Ada lebih dari ratusan juta data pribadi di seluruh dunia diperkirakan bocor sejak beberapa tahun terakhir. Lantas, jika kita beralih ke Indonesia, masih ingatkah Sahabat Wirausaha dengan beberapa insiden kebocoran data di Indonesia yang sempat viral pada tahun 2020-2021? Seperti yang menimpa salah satu e-commerce Indonesia bahkan lembaga milik pemerintah pun juga pernah mengalami kebocoran data (security breach).

Kebocoran data yang terjadi di Indonesia maupun dunia, menunjukkan satu fakta bahwa data pribadi yang tersimpan di platform digital saat ini masih tergolong rentan untuk dicuri. Dan meskipun insiden demi insiden yang terjadi sudah berlalu, namun tetap saja tidak dapat dipungkiri bahwa kebocoran data tersebut membuat masyarakat khawatir.

Nah, sebagai pelaku usaha atau yang baru ingin mulai berbisnis kira-kira apa saja yang harus dilakukan untuk menyimpan basis data konsumen secara aman? Penasaran? Yuk, langsung saja kita simak penjelasan dan tips lengkapnya berikut ini.

Baca Juga: Big Data

Apa Itu Basis Data (Database) Konsumen?

Sebelum kita membahas tips menyimpan basis data konsumen secara aman, Sahabat Wirausaha perlu tahu dulu, nih, apa sih database konsumen itu? Data konsumen yang dimaksud itu data yang seperti apa?

Database konsumen adalah kumpulan informasi yang dihimpun dari setiap pelanggan. Database ini dapat meliputi nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Selain itu, database konsumen juga dapat berisikan informasi seputar riwayat pembelian, percakapan, jadwal janji temu bahkan kebutuhan yang mereka inginkan selanjutnya. Gimana, kebayang kan betapa pentingnya database konsumen itu?

Baca Juga: Tips Menambah Basis Data Kontak Konsumen dan Menyimpannya Dengan Google Contact

Apa Saja Manfaat Database Konsumen?

Mungkin di antara kita masih ada yang bertanya-tanya, sebenarnya adakah manfaat lain dari menyimpan data konsumen selain sekadar menyimpannya? Jawabannya, ya tentu saja ada! Database pelanggan itu memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan atau suatu bisnis.

Salah satu manfaatnya, kita bisa lebih mudah menghubungi serta mengenali pelanggan atau konsumen, sehingga jika membutuhkan saran dari mereka, kita bisa melakukannya dengan lebih praktis.

Dengan adanya data tersebut, perusahaan atau bisnis yang Sahabat Wirausaha jalankan bukan hanya menyimpan data pelanggan, namun memiliki informasi penting guna memperbaiki bisnis dan memenuhi kebutuhan pelanggan ke depannya.

Baca Juga: 3 Langkah Pemanfaatan Data Untuk Mengambil Keputusan Bisnis

Selain itu, database konsumen juga membantu bisnis untuk terus terhubung dengan pelanggan. Jangka panjangnya adalah membangun loyalitas pelanggan sehingga memungkinkan terjadinya bisnis yang berulang. Khusus pada pelanggan dengan loyalitas tinggi, Sahabat Wirausaha dapat memberikan penawaran spesial.

Sebaliknya, database konsumen juga dapat memberikan informasi terkait pelanggan yang sudah lama tidak melakukan pembelian. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk memberikan penawaran spesifik agar mendorong mereka kembali membeli produk kita. Wah, banyak sekali bukan manfaatnya?

Cara Menyimpan Database Konsumen Dengan Aman

Seperti yang telah dijelaskan di atas, bahwa database yang digunakan untuk kebutuhan bisnis memuat informasi perusahaan. Mulai dari produk yang ditawarkan, data penjualan, proses transaksi hingga informasi akun konsumen. Maka dibutuhkan struktur database yang benar-benar aman agar bisnis tidak dirugikan.

Ya, pencurian data merupakan salah satu tindakan berbahaya yang terjadi karena bocornya database yang tidak dikelola secara maksimal. Adapun dampak negatifnya yaitu hilangnya kepercayaan konsumen dan rusaknya reputasi perusahaan. Tentu sebagai pemilik bisnis, Sahabat Wirausaha pasti tidak mau hal itu terjadi, bukan?

Lantas, bagaimana caranya agar database konsumen tidak dibobol oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab? Nah, ada beberapa hal yang dapat Sahabat Wirausaha lakukan, diantaranya:

Baca Juga: Electronic Data Interchange (EDI)

1. Terapkan Pembatasan Akses Jarak Jauh

Membuat keamanan database menjadi maksimal bisa dilakukan dengan memberlakukan pembatasan akses jarak jauh. Bahkan jika perlu, administrator server harus masuk ke server web melalui jalur lokal. Kalaupun harus menggunakan akses jarak jauh, diperlukan sistem pengamanan yang maksimal, seperti protokol tunneling dan adanya enkripsi.

Apalagi jika database yang digunakan memuat sejumlah informasi penting dan bersifat pribadi. Selain memberikan izin akses jarak jauh dengan sejumlah enkripsi pengaman, Sahabat Wirausaha wajib menyertakan pembatasan ke sejumlah IP dan akun tertentu.

2. Atur Job Description dan Akses Perizinan

Dalam membuat struktur database misalnya di sebuah website, tentu ada banyak pihak yang terlibat. Mulai dari tim pengembang, penguji sampai produksi. Nah, agar bisa membangun keamanan web yang maksimal, Sahabat Wirausaha harus melakukan pengaturan atas perizinan yang diberikan. Misalnya tim pengembang yang hanya memiliki akses khusus ke database dan sumber daya server.

Baca Juga: Tips Mengelola Kontak Untuk Lancarkan Komunikasi Konsumen

Tidak hanya tim pengembang, tim penguji juga harus diberikan akses terpisah, terutama untuk server yang tidak bisa dimasuki oleh pengguna umum. Oleh sebab itu, setiap tim yang terlibat diharuskan menggunakan akses khusus pada file yang sudah ditentukan, alih-alih akses umum, supaya keamanan database dapat lebih terjamin.

3. Pasanglah layanan keamanan secara menyeluruh

Gunakan jasa antivirus berbayar untuk mendapatkan keamanan secara menyeluruh. Jika perlu, pasang hardware firewall, karena jika hanya software, hal ini kurang menjamin. Sistem firewall kebanyakan melindungi software Sahabat Wirausaha tapi sayangnya ketika firewall ini diaktivasi, ancaman virus sudah ada di dalam jaringan sistem Sahabat Wirausaha.

Maka gunakan appliance-based firewall yang menghubungkan Sahabat Wirausaha dengan Internet, hal itu mampu menghalangi penyusup yang akan masuk ke jaringan Sahabat Wirausaha. Demi keamanan ekstra, Sahabat Wirausaha juga dapat memasang spam filter untuk blok situs yang berpotensi membahayakan.

4. Perbarui Fitur Keamanan

Kendati sudah memberikan tindakan pengamanan berlapis, semua tidak akan bisa maksimal jika Sahabat Wirausaha lupa melakukan pembaharuan fitur keamanan. Ya, sistem operasi dan perangkat lunak atau software dalam database harus dilakukan update secara tepat waktu, dan berkala.

Baca Juga: 7 Strategi Mengelola Hubungan Baik Dengan Konsumen

Pembaharuan ini berfungsi untuk meningkatkan kemampuan atas potensi pembobolan data akibat peretasan. Di sinilah pentingnya melakukan cek keamanan (security check) yang dapat dilakukan satu bulan atau tiga bulan sekali.

Terkadang ada sistem operasi atau software yang memberikan kita notifikasi untuk melakukan pembaharuan dan mengarahkan kita untuk melakukan pembaharuan dengan sekali klik, namun jika tidak ada notifikasi maka kita bisa secara rutin melakukan cek dengan cara melihat bagian pengaturan dan informasi sistem operasi atau software yang kita gunakan.

Biasanya kita akan mendapati aplikasi yang disarankan untuk di update. Atau bisa langsung ke App Store atau Play Store kemudian melakukan update pada software yang digunakan.

5. Hindari Data Bertingkat

Ada juga pengelola database yang menggunakan pengaturan struktur data bertingkat. Padahal, pengaturan ini bisa membuat siapapun memperoleh akses ke seluruh data pada sebuah node. Demi mencegah kebocoran database, ada baiknya membuat struktur data dengan serapi mungkin. Melalui basis data yang dipisahkan dalam beberapa jalur, maka penggunaannya jauh lebih efisien sesuai kebutuhan.

Struktur ini sangat berfungsi dalam tahap pembangunan aplikasi yang membutuhkan ribuan informasi data. Jika struktur yang dibangun lebih efektif, tapi memberikan dampak maksimal, tentu akan memberikan hasil yang lebih baik bagi perusahaan.

6. Rajin Memantau dan Audit Server

Meskipun terdengar merepotkan, apabila ingin membangun struktur database yang aman, Sahabat Wirausaha harus rajin melakukan pemantauan dan audit server. Misalnya memantau kinerja semua log layanan jaringan, log akses situs web, hingga log sistem operasi. Kenapa semua itu wajib dilakukan?

Baca Juga: Mengenal Psikologi Konsumen Untuk Mengambil Keputusan Pemasaran

Karena file log ini yang paling rentan menghadapi serangan para hacker atau virus berbahaya, sehingga sistem keamanan database bisa dibobol. Melalui pemantauan dan audit yang rutin, ketika ada kejanggalan yang muncul pada log, tentu bisa dilakukan penyelidikan dan akhirnya menemukan solusi kebocoran.

7. Gunakan Bantuan Profesional

Untuk membuat basis data yang lebih aman, Sahabat Wirausaha dapat meminta bantuan atau bekerja sama dengan pihak ketiga yang profesional. Karena bagaimanapun juga, tidak selamanya Anda bisa melakukan tindak pengamanan secara internal. Pihak ketiga yang profesional jelas memiliki infrastruktur pengamanan basis data lebih baik.

Dengan bantuan profesional, Sahabat Wirausaha juga tidak perlu repot lagi dalam urusan pengamanan struktur database. Karena setiap risiko bisa dipertanggungjawabkan dan dikelola pihak ketiga. Namun, tentu saja Sahabat Wirausaha harus menyesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran bisnis.

8. Tingkatkan Kewaspadaan Tim

Tidak hanya kesalahan sistem, kebocoran data terkadang juga diakibatkan oleh human error. Untuk itu, tekankan kepada karyawan Sahabat Wirausaha untuk selalu berhati-hati, terutama dalam menjaga privasi data pelanggan. Virus atau malware bisa datang melalui email. Minta seluruh karyawan untuk waspada terhadap email yang berasal dari pengirim tak dikenal.

Alih-alih membukanya, minta mereka untuk segera melapor ke bagian IT. Selain itu, biasakan mereka untuk mengenali masing-masing pelanggan dengan metode pencocokan data. Hal ini untuk menghindarkan bocornya data pelanggan ke orang-orang yang berpotensi melakukan kriminalitas.

Baca Juga: Pentingnya Ulasan, Bintang, dan Data Laporan

9. Pasang Back-up Data Otomatis

Data sifatnya sangat penting di dunia yang serba digital ini. Jangan sampai karena suatu hal, data yang sudah Sahabat Wirausaha kumpulkan bertahun-tahun lenyap dalam sekejap. Selain kebocoran, masalah lain yang mungkin muncul adalah hilangnya data. Bukan karena pencurian paksa, namun bisa jadi karena kesalahan sistem atau apapun yang berpotensi menghilangkan seluruh data bisnis Sahabat Wirausaha. Untuk menyiasati hal ini, Sahabat Wirausaha sebaiknya menyiapkan salinan data.

Jika ukuran data Sahabat Wirausaha cukup besar, bisa memanfaatkan layanan penyimpanan data awan secara otomatis. Dengan begitu, Sahabat Wirausaha tidak perlu khawatir ketika kehilangan data karena masih bisa mengambilnya lagi secara online.

Nah, itu tadi tips-tips yang bisa diterapkan untuk menyimpan database konsumen secara aman. Mampu menjaga kerahasiaan data personal menunjukkan profesionalitas perusahaan atau bisnis yang Sahabat Wirausaha jalankan, khususnya dalam melayani pelanggan. Jika terjadi kebocoran data, dampaknya bukan hanya pada pelanggan, tapi juga bisa menurunkan reputasi bisnis Sahabat Wirausaha, bukan?

Jadi bagaimana? Sudahkah Sahabat Wirausaha membuat langkah-langkah terbaik untuk mengamankan basis data pelanggan? Jika belum, yuk mulai dipersiapkan. Karena kalau bukan sekarang, kapan lagi?

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.