Sumber: Youtube

Sahabat Wirausaha, sudahkah kamu familiar dengan pengertian EDI? Atau mungkin kamu sudah pernah menjalaninya, tapi tidak mengetahui bahwa hal tersebut adalah implementasi dari EDI?

Sebut saja PO (Purchase Order), invoice, atau faktur pembelian yang biasa digunakan sebagai dokumen transaksi antara pihak penjual dan pembeli. EDI atau Electronic Data Interchange merupakan istilah umum yang digunakan dalam dunia bisnis untuk memudahkan proses pertukaran data transaksi yang berulang-ulang antar perusahaan. Yuk simak pembahasan berikut ini untuk mengetahui EDI lebih dalam!

Baca Juga: Memantau Peluang Pasar Ekspor melalui Platform Alibaba

Definisi

EDI (Electronic Data/Document Interchange) merupakan proses pertukaran dokumen-dokumen bisnis langsung dari komputer trading partners melalui jaringan komunikasi. EDI mempunyai standar dalam transaksi perdagangan sehingga perusahaan dapat berkomunikasi secara langsung dari sistem komputer ke sistem yang lainnya, tanpa memerlukan dokumen hard copy dan terhindar dari pekerjaan yang tertunda.

Dengan adanya EDI, keterlambatan pertukaran informasi antara trading partners, pun dapat dihilangkan untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Trading partners sendiri berarti pihak-pihak yang terlibat dalam suatu transaksi jual-beli, seperti manufaktur, supplier, dan distributor.

Baca Juga: Mengenal Sertifikasi ISO dan Manfaatnya untuk Bisnis

3 Komponen Utama di EDI

Pada dasarnya, cara bekerja EDI adalah melalui 3 komponen utama yaitu pesan standar, perangkat lunak, dan komunikasi.

1. Pesan standar

Pesan standar adalah dokumen yang memuat informasi bisnis antar trading partners dan mengacu pada ANSI X12 Uniform Communication Standard (UCM). Setiap pesan standar memiliki kode EDI masing-masing yang terdiri dari 3 digit. Pesan standar yang termasuk dalam ANSI X12 adalah:

Software/Perangkat Lunak EDI berfungsi sebagai penerjemah pesan standar EDI kedalam internal file format penerima dan harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis organisasi penerima. Beberapa contoh software yang digunakan dalam EDI adalah Tradelink, SPS Commerce Fulfillment, TrueCommerce EDI, Cleo, Jitterbit, MuleSoft Anypoint Platform, dan IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Baca Juga: Meneropong Masa Depan Rantai Pasok Melalui Pemanfaatan Teknologi

3. Komunikasi

Komunikasi EDI dilakukan antar sistem komputer trading partners. Dalam melakukan EDI, trading partners yang melakukan transaksi perlu menggunakan protokol/jaringan komunikasi yang sama dan mempunyai kecepatan jaringan yang memadai.

sumber: EDI Basics

Manfaat Penggunaan EDI

1. Menghemat biaya, karena tidak perlu mengeluarkan biaya kertas, biaya penyimpanan dokumen, dan biaya pengiriman dokumen.
2. Respon yang cepat. Dengan menggunakan EDI, lead time atau waktu pengiriman dokumen hanya 1 menit, bahkan bisa kurang dari itu!
3. Mengurangi kesalahan entry data. EDI dapat menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada pengulangan entry data dan dilengkapi dengan fitur Error Correction Control yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat.
4. Menghemat waktu yang diperlukan untuk menulis, mencetak, dan mengirimkan dokumen, karena dengan EDI semua transaksi berbasis elektronik.
5. Keamanan transaksi, karena EDI menggunakan enkripsi dokumen sehingga hampir tidak bisa dokumen dipalsukan.
6. Meningkatkan peluang pasar. Beberapa bisnis mensyaratkan trading partner mereka memiliki sistem EDI sebagai salah satu usaha efisiensi pertukaran dokumen.

Baca Juga: Menggunakan Mobile Banking Dalam Pencatatan Keuangan

Electronic Data Interchange atau EDI merupakan suatu teknologi pertukaran informasi bisnis secara real time antara trading partners, atau pihak pembeli dan penjual. EDI mempunyai 3 komponen utama yaitu pesan standar atau informasi bisnis yang dikirimkan, software sebagai alat untuk mengkonversi pesan standar EDI kedalam sistem komputer penerima, dan jaringan komunikasi yang sama antar trading partners.

Manfaat implementasi EDI sangat menguntungkan bisnis kamu lho, Sahabat Wirausaha! Kamu bisa menghemat biaya, menghemat waktu, mendapatkan respon yang cepat, mengurangi kesalahan data, keamanan yang terjamin, dan yang terpenting adalah bisnis kamu mempunyai nilai lebih di mata konsumen. Yuk, mulai coba untuk menerapkan EDI di bisnis kamu. Saatnya UKM naik kelas!

Referensi:

1. Electronic Data Interchange (EDI) – School of Information Systems
2. What is ANSI X12?
3. What is EDI (Electronic Data Interchange)?
4. Mengenal Electronic Data Interchange (EDI) untuk Bersaing di Era Digital