Tips Bisnis- Tips Mengelola Stok

Wawasan Bisnis Tips Bisnis

Tips Bisnis- Tips Mengelola Stok

Rizky Handika • Penulis

Sonia Fatmarani • Editor

13 September 2022 • Waktu Baca 6 menit

13 Sep 2022

Waktu Baca 6 menit

Dalam menjalankan usaha, cara mengelola stok barang dengan baik seringkali di abaikan pelaku umkm. Untuk sebuah bisnis dalam skala kecil, pengelolaan stok barang mungkin masih relatif mudah. Tidak akan banyak barang atau bahan berceceran. Tapi, jika bisnis tersebut sudah masuk ke skala menengah hingga ke atas. Data barang yang tidak akurat dapat membuat proses produksi tak lancar. Jika terus-menerus terjadi, bukan tidak mungkin sebuah bisnis terkena imbasnya. Misalnya, tidak semua kebutuhan konsumen dapat terpenuhi.

Dari uraian singkat tadi, bisa di simpulkan bahwa mengelola stok barang adalah salah satu poin krusial dalam kesuksesan bisnis. Kekurangan atau kehilangan barang jelas dapat merugikan sahabat wirausaha. Sudah waktunya pelaku umkm berbenah pada area stok barang untuk meningkatkan efektivitas produksi. Di bawah ini ada tips-tips mengelola stok barang dengan mudah, teliti dan benar, Yuk cari tahu!

Pengertian Stok Barang

Sumber: https://unsplash.com/photos/l_Z5M0Qwt-s

Secara sederhana dalam konteks bisnis, stok atau persediaan barang merupakan barang-barang yang dimiliki oleh pemilik bisnis atau perusahaan untuk nantinya dijual ke pelanggan. Stok yang dimaksud tidak harus berupa barang jadi, tetapi disesuaikan dengan jenis usaha yang dilakukan. Stok juga dapat berupa bahan setengah jadi atau bahan baku yang akan diolah untuk jadi produk.

Penyimpanan stok ini pun harus benar-benar diperhatikan sesuai dengan kondisi atau karakter dari barang tersebut. Beberapa stok bahkan harus disimpan dalam ruang penyimpanan khusus yang memerlukan fitur tertentu. Seperti kulkas dengan suhu sangat rendah, kesterilan tingkat tinggi, dan lain-lain.

Manfaat Mengelola Stok Barang Gudang

Sumber: https://unsplash.com/photos/fyaTq-fIlro

Mengelola stok barang yang tidak baik bisa membuat keuntungan yang tidak maksimal. Menurut SBA (Small Business Administration) organisasi pemerintah Amerika Serikat yang mendukung pengusaha dan usaha kecil) menyatakan “manajemen stok barang yang buruk adalah pembunuh UKM terbesar ke-4”.

Tapi, apabila dikelola dengan baik, Sahabat Wirausaha bisa memperkirakan jumlah barang yang harus dipesan atau diproduksi untuk periode penjualan selanjutnya dan bisa menekan risiko adanya kelebihan barang untuk terhindar mengalami kerugian.

Berbicara tentang jadwal produksi, tentu saja di dalam gudang ada istilah Manajemen Gudang atau Warehouse Management. Artinya adalah suatu prosedur untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dan jumlah yang tepat. Manfaat dari sebuah manajemen gudang:

Menjaga kualitas dan kuantitas barang dan peralatan.
Penataan logistik dan peralatan.
Peningkatan pelayanan distribusi.
Menyediakan data dan informasi yang akurat dan aktual.
Memudahkan akses dalam pengendalian dan pengawasan.
Menertibkan proses administrasi.

Baca Juga: Aset Tetap

Cara Manajemen Stok Barang

Sumber: https://unsplash.com/photos/8wy9mGgmGoU

Untuk memudahkan Sahabat Wirausaha dalam mengelola stok, berikut beberapa cara manajemen stok yang bisa pelaku umkm terapkan:

1. Tetapkan Jumlah Minimum Stok Barang

Salah satu cara manajemen stok barang yang tepat, yaitu dengan menentukan jumlah minimum barang yang akan disimpan sebagai persediaan. Dikutip dari halaman Business Tech, menentukan jumlah minimum stok barang dapat memudahkan untuk mengelola inventaris. Sahabat wirausaha juga bisa mengetahui, kapan waktu yang tepat untuk melakukan penambahan barang sehingga persediaan tetap terjaga.

Jumlah stok minimum dapat ditentukan berdasarkan seberapa cepat suatu barang keluar dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya kembali dari pemasok barang. Pastikan sahabat wirausaha mengawasi jumlah stok barang secara teratur, untuk bisa mengisi persediaan ulang dengan tepat waktu ketika dibutuhkan.

Baca Juga: Aset Tidak Tetap

2. Buat Informasi Produk dengan Lengkap

Cara mengelola persediaan barang berikutnya yang bisa di lakukan adalah dengan membuat informasi dari setiap produk selengkap mungkin. Mengutip Business News Daily, informasi produk ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, negara asal, hingga nomor lot. Lebih bagus lagi, jika melengkapi informasi produk dengan biaya untuk setiap item.

Dengan begitu, sahabat wirausaha akan mengetahui berapa banyak jumlah uang yang harus dikeluarkan untuk produk tertentu dari waktu ke waktu. Sahabat wirausaha bisa mengetahui faktor-faktor yang sekiranya memengaruhi perubahan biaya pada produk tertentu. Misalnya, kelangkaan atau hal lainnya.

Baca Juga: Aset Tidak Bergerak

3. Utamakan Mengeluarkan Stok Barang Lama

Sistem ini umumnya disebut dengan FIFO (First in First Out). FIFO berarti mengutamakan barang yang paling lama untuk dijual terlebih dahulu. Ini bisa mencakup produk apa saja. Bisa juga disebut sebagai FEFO (First Expired First Out), yang artinya mendahulukan barang dengan batas waktu kadaluwarsa yang paling dekat untuk digunakan terlebih dahulu. Sistem FEFO biasanya cocok untuk produk makanan dan obat-obatan yang mungkin saja produk yang baru datang memiliki waktu kadarluasa yang lebih cepat daripada yang sebelumnya. Hal ini bisa terjadi jika produk tidak laku di satu tempat, tapi laku di tempat lainnya.

Dengan menggunakan sistem FIFO dan FEFO, arus keluar masuk barang akan lebih teratur, meminimalisir pemborosan barang, serta membantu mengoptimalkan perputaran persediaan yang pada akhirnya membantu meningkatkan pendapatan.

4. Punya Tempat Penyimpanan yang Cukup

Sahabat wirausaha harus menyediakan tempat penyimpanan yang cukup supaya persediaan barang dapat tertata dengan rapi. Sahabat wirausaha bisa membuat layout rak terlebih dahulu sebelum menempatkan barang. Supaya lebih mudah ketika pengambilan barangnya ketika dibutuhkan.

Bukan hanya untuk bisnis besar yang memiliki gudang. Pelaku umkm yang belum bisa punya gudang, harus bisa memanfaatkan ruang semaksimal mungkin.

5. Lakukan Forecasting

Forecasting adalah perhitungan untuk memperkirakan berapa banyak kebutuhan barang yang di butuhkan dalam rentang waktu tertentu. Adanya forecasting mempermudah pelaku umkm dalam merencanakan pembelian barang. Selain itu, forecasting dapat memperkecil potensi kelebihan atau kekurangan barang. Jadwal barang masuk dan keluar pun dapat terencana dengan baik, sehingga meminimalisasi selisih.

Contoh sederhananya, pelaku umkm bisa melihat data penjualan 3 bulan sebelumnya untuk mengatur persediaan barang supaya tidak terjadi kehabisan stok. Dengan melihat data penjualan produk dan membuat jumlah minimal stok barang. Pelaku umkm misa memperkirakan kapan waktu yang tepat mengisi stok dengan jumlah yang tepat. Hal ini bisa membuat lebih optimal dalam mengelola persedian barang dan tidak sampai terjadi stok barang kosong.

6. Lakukan Stock Opname Berkala

Keberhasilan dari pengelolaan stok barang dapat terlihat dari stock opname ini. Pada dasarnya, stock opname merupakan kegiatan pencocokan data barang yang ada pada sistem atau aplikasi dengan fisiknya. Pencatatan melalui stock opname ini bertujuan untuk menghindari kehilangan atau kekurangan barang. Sahabat wirausaha dapat melihat sehat tidaknya pengelolaan barang lewat kegiatan ini.

Baca Juga: Laporan Neraca Keuangan

Penyebab Kelalaian Stok Barang

Sumber: https://unsplash.com/photos/WBtKpZ0k-hc

Mengelola stok menjadi faktor terpenting dalam pengadaan barang. Mengelola stok merupakan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi. Penyebab terjadinya beberapa kelalaian stok barang diantaranya sebagai berikut:

1. Stok Opname Tidak Akurat

Dalam suatu bisnis, bagian gudang wajib memuat stok yang dicatat secara berkala dan real time. Hal itu dilakukan supaya jumlah dan kondisi stok barang terlihat jelas dan tidak mengganggu proses pengadaan selanjutnya. Mengelola stok yang dikerjakan tanpa ketelitian, menyebabkan data tidak akurat dan berdampak pada permintaan barang tak terkontrol.

Contohnya, saat konsumen ingin membeli produk yang sebenarnya habis. Tetapi sahabat wirausaha teteap melayani dan beranggapan produk tersebut masih ada di catatan stok. Tapi saat produk akan di ambil, produk itu tidak ada di dalam gudang. Tentu hal tersebut dapat membuat konsumen kecewa.

2. Perencanaan Arus Barang Tidak Teratur

Metode pencatatan stok barang tanpa sistem yang jelas dan rinci menyebabkan perencanaan keluar-masuk barang terhambat.

Contohnya, saat perencanaan barang masuk yang tidak tepat, akurasi perencanaan barang masuk terganggu dan dapat menurunkan keuntungan bisnis kedepannya. Arus barang, baik keluar maupun masuk merupakan perencanaan barang yang berkesinambungan satu sama lain. Keduanya harus diimbangi dengan data akurat, supaya perencanaan tepat dan tidak meleset.

3. Monitoring Arus Barang Tidak Sesuai

Satu lagi penyebab kelalaian pada pengelolaan stok barang yaitu monitoring yang terbatas jika dilakukan secara manual. Masalah pada monitoring akan berdampak pada pengambilan keputusan ketika melakukan perencanaan barang masuk dan keluar.

Contohnya, saat melakukan pengawasan barang keluar dalam proses distribusi. Ketika barang keluar tetapi tidak tercatat oleh system. Kondisi ini sangat sering terjadi di banyak bisnis yang memiliki sistem pengelolaan barang yang buruk. Jika kelalaian semacam ini terjadi, tentu merugikan bisnis sahabat wirausaha.

Prosedur Membuat Daftar Stok barang

Sumber: https://unsplash.com/photos/EnRzB1bYjlQ

Data adalah hal penting yang harus dimiliki dalam proses pengelolaan stok barang. Data berguna untuk pengontrolan, pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk pengelolaan stok barang yang berkelanjutan. Catatlah seluruh data secara lengkap dan akurat baik secara tradisional melalui formulir atau secara digital menggunakan aplikasi. Berikut ini tips yang bisa sahabat wirausaha gunakan saat membuat daftar stok barang:

1. Cantumkan Kode pada Setiap Produk

Berikan kode pada setiap barang, terlebih lagi kalau menyediakan banyak barang dengan bermacam warna, motif atau model. Kode ini akan membantu sahabat wirausaha mengenali dan menyebutkan jenis barang secara spesifik dengan waktu yang lebih singkat. Penggunaan kode juga mempermudah mengelompokkan peletakan barang di gudang.

2. Tentukan Perkiraan Jadwal Stok

Lakukan perkiraan berupa jumlah persediaan yang dibutuhkan dan yang harus dikeluarkan pada periode tertentu. Selanjutnya buat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya sahabat wirausaha melakukan pembelian. Membuat jadwal masuk barang akan memudahkan untuk menghitung budget persediaan dalam periode tertentu.

3. Pisahkan Stok Lama dan Baru

Layaknya keuangan, mencampur aduk stok barang juga akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan. Pisahkan stok lama dan stok baru untuk mempermudah perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual, Sebaiknya keluarkan stok lama terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.

4. Cek Sebelum Menyimpan Barang

Lakukan pengecekan barang sebelum menyimpannya ke dalam gudang. Ini akan mencegah bercampurnya barang-barang yang tidak sempurna atau mengalami kesalahan produksi dengan barang berkualitas tinggi. Sahabat wirausaha bisa terhindar dari komplain konsumen yang kecewa karena mendapatkan barang yang tidak prima.

Itulah beberapa cara mudah mengelola stok barang untuk bisnis. Meski terlihat sederhana, jangan sekali-kali sahabat wirausaha meremehkan pengelolaan barang ini. Tanpa pengelolaan yang baik, bisnis juga bisa ikut berantakan. Cara-cara yang telah dijelaskan di atas merupakan beberapa cara yang bisa sahabat wirausaha lakukan supaya manajemen stok barang di gudang bisa terkontrol.

Ingat, mengelola stok barang, tentu merupakan salah satu faktor yang sangat krusial dalam menjalankan bisnis. Pasalnya, pengelolaan stok barang yang baik dan benar akan memaksimalkan pendapatan sahabat wirausaha. Jadi, jangan sampai proses penting ini terlewat atau salah kaprah dalam penerapannya, ya! Semoga bermanfaat!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi: