Standar yang Umum Dibutuhkan Pembeli Ekspor

Berbagai pelaku UKM Indonesia menemukan jalan buntu ketika menawarkan produk ke pembeli/importir di negara lain. Apakah jalan buntu itu? Jawabannya adalah sertifikasi.

Meskipun di artikel sebelumnya kita sudah membahas standar-standar wajib ekspor yang harus dipenuhi berdasarkan regulasi pemerintah, terdapat standar-standar lain yang umumnya dibutuhkan pembeli/importir, biasanya adalah sertifikasi, atau yang kita sebut standar umum.

Kita semua sudah mengetahui bahwa untuk memperoleh sertifikasi tersebut membutuhkan proses panjang. Tetapi, banyak pelaku UKM Indonesia yang tidak mengetahui apa yang perlu dipersiapkan. Bahkan, lebih banyak yang bingung mengenai apa saja standar-standar umum tersebut. Akibatnya tidak banyak UKM yang mampu untuk memenuhinya, padahal sertifikasi adalah tahapan terakhir dari implementasi standar umum tersebut. Hal pertama yang harus dilakukan adalah mempelajari dan memulai penerapan di usaha kita. Mari kita mulai belajar bersama mengenai berbagai standar umum tersebut di artikel ini.

Definisi

Standar umum (standar sekunder) adalah berbagai standar atau persyaratan diluar regulasi dari pemerintah, namun dibutuhkan oleh kebanyakan pembeli atau Importir. Sehingga, standar umum ini lebih menekankan pada kualitas dibandingkan keamanan produk. Akan tetapi, para pembeli atau Importir juga memprioritaskan keamanan produk untuk menjaga reputasi dengan konsumennya. Karena itulah, banyak standar umum menambahkan elemen-elemen keamanan produk yang sudah termasuk di bawah standar wajib.

Standar umum yang kebanyakan dibutuhkan oleh pasar ekspor adalah berbagai sistem manajemen yang bukti kepatuhannya berupa sertifikasi. Tidak hanya itu, standar umum ini juga bisa berupa spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh kebanyakan pembeli/importir, seperti warna, ukuran, kemanisan, kesegaran, kecacatan, dan lainnya sebagai tambahan yang diwajibkan oleh regulasi pemerintah. Standar-standar umum ini dikembangkan oleh organisasi publik maupun swasta. Meskipun kebanyakan standar umum berskala internasional atau regional, banyak standar umum pada beberapa negara berskala hanya nasional. Dikarenakan pembahasan standar umum spesifikasi teknis itu sangat luas untuk jenis produk, maka artikel ini akan membahas lebih mengenai standar sistem manajemen.

Hal yang perlu diingat adalah bahwa berbagai standar umum yang dibahas disini adalah jenis-jenis standar yang diinginkan oleh mayoritas pembeli/importir di dunia. Akan tetapi, jenis standar yang dibutuhkan sebenarnya tetap mengacu pada masing-masing pembeli/importir yang juga berbeda-beda untuk tiap jenis produk dan tiap negara. Tanyakanlah langsung kepada target importir untuk mempersiapkan standar-standar lebih spesifik. Namun, berbagai standar umum disini cukup untuk menjelaskan standar-standar yang umumnya perlu dipersiapkan untuk meningkatkan akses pasar ekspor.

Jenis-Jenis Standar Umum Ekspor untuk Segala Industri

Di bawah ini adalah beberapa standar yang umumnya dibutuhkan oleh pembeli/importir di pasar ekspor yang dapat diimplementasikan untuk usaha di semua industri.

Sistem Manajemen Kualitas

Standar sistem manajemen kualitas menjelaskan kemampuan perusahaan untuk menyediakan produk atau jasa yang secara konsisten memenuhi persyaratan regulasi dan konsumen. Sertifikasi dalam kualitas manajemen yang diakui oleh hampir semua pembeli/Importir di seluruh dunia adalah ISO 9001. Sistem ini dapat diaplikasikan di semua sektor dan industri, termasuk usaha produksi atau jasa, serta untuk semua skala usaha. Ini Oleh karena itu, ISO 9001 sungguh fleksibel untuk digunakan bagi UKM di Indonesia.

ISO 9001 ini sangat fleksibel bagi UKM. Pertama, ISO 9001 menjelaskan “apa“ yang harus dilakukan perusahaan tapi tidak menerangkan “bagaimana“ ini dilakukan. Lalu, ISO 9001 tidak menetapkan level kualitas tertentu. Sahabat UKM sendiri adalah yang menentukan level yang diharapkan, melihat kebutuhan konsumen masing-masing.

Implementasi ISO 9001 sangat penting dalam melakukan ekspor. Hal ini dikarenakan penerapan ISO 9001 sudah menjadi simbol kualitas bagi usaha manufaktur maupun jasa di seluruh negara. Sistem ini memastikan kebutuhan dan ekspektasi konsumen selalu terpenuhi sehingga implementasi ini meningkatkan kesetiaan konsumen. Makin banyak UKM di dunia menerapkannya dan melakukan sertifikasi, karena semakin banyak konsumen yang mengharapkannya. Oleh karena itu, penerapan sistem ISO jelas akan meningkatkan akses pasar ekspor bagi UKM.

Sistem Manajemen Lingkungan

Saat ini di seluruh penjuru dunia, kepedulian terhadap lingkungan sudah meningkat dengan pesat. Standar manajemen lingkungan yang paling diakui di internasional adalah ISO 14001. Secara garis besar, tujuan ISO 14001 adalah untuk melindungi lingkungan dan mengurangi tingkat polusi untuk menyeimbangkan antara kebutuhan lingkungan dan ekonomi.

Sama seperti ISO 9001, ISO 14001 juga dapat diimplementasikan oleh berbagai jenis usaha (produksi atau jasa) dan berbagai skala usaha (termasuk UKM). ISO 14001 tidak menetapkan tingkat minimum dalam kinerja lingkungan. Namun, ini hanya membutuhkan usaha perusahaan untuk menetapkan targetnya masing-masing sesuai kebutuhan.

Meskipun sertifikasi ISO 14001 tidak wajib, sudah banyak pembeli/importir yang memilih untuk melakukan perdagangan dengan eksportir yang secara konsisten menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan lingkungan. Sehingga, kepemilikan sertifikasi ISO 14001 meningkatkan daya saing bagi pasar ekspor. Setiap bisnis, termasuk UKM, pasti memiliki risiko yang berdampak pada lingkungan dari sisi konsumsi bahan baku dan energi sampai produksi limbah. Sehingga, implementasi ISO 14001 sangat penting bagi kesuksesan ekspor.

Sistem Ketenagakerjaan

Semakin meningkatnya kekhawatiran konsumen, khususnya di negara maju, terhadap kondisi kerja yang tidak manusiawi merupakan alasan diciptakannya standar ketenagakerjaan. Standar yang paling diakui di dunia adalah SA 8000. Di standar ini, terdapat berbagai elemen utama untuk diperhatikan diantaranya: tidak mempekerjakan anak di bawah umur, tidak ada pemaksaan kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, kebebasan berasosiasi dan hak berpendapat, diskriminasi, tindakan kedisiplinan, jam kerja, dan kompensasi.

Implementasi SA 8000 memberikan manfaat bagi banyak pihak. Karyawan menjadi lebih merasa sejahtera dan kedepannya akan lebih mudah untuk menjaga dan merekrut karyawan kompeten. Dalam hal ekspor, ini juga jelas akan meningkatkan citra dan reputasi bagi pembeli/importir. Untuk melakukan sertifikasi SA 8000, badan sertifikasinya harus diakreditasi oleh SAAS (Jasa Akreditasi Akuntabilitas Sosial).

Sistem Kesehatan dan Keselamatan Kerja

OHSAS 18001 adalah salah satu standar yang diakui secara internasional untuk mengembangkan sistem kesehatan dan keselamatan kerja. Standar ini tidak dikembangkan oleh ISO, namun dikembangkan oleh badan sertifikasi nasional Irlandia, Inggris, dan Afrika Selatan. OHSAS 18001 menekankan pada isu-isu tempat kerja di mana kegiatan karyawan berjalan, namun tidak mencakup pada kesehatan & keselamatan lainnya seperti kesehatan karyawan, keamanan produk, dan dampak lingkungan.

Diatas adalah jenis-jenis standar umum yang dapat diimplementasikan pada segala industri. Tapi, standar-standar umum ini juga berlaku berbeda untuk masing-masing industri. Karena itulah, mari kita coba bahas jenis-jenis standar umum untuk industri yang mayoritas terdapat pada UKM di Indonesia, yaitu makanan dan tekstil.

Jenis-Jenis Standar Umum untuk Industri Makanan

Standar-standar umum yang dibutuhkan untuk mengekspor produk makanan, selain standar-standar umum yang sudah dibahas sebelumnya, relatif mengenai sistem pertanian dan manufaktur produk makanan. Disini, standar umum tidak hanya meningkatkan kualitas, tapi juga meningkatkan keamanan produk makanan. Berikut adalah standar-standar ekspor yang umum pada industri makanan.

Sistem Pertanian Makanan

Standar sistem pertanian makanan (atau sering disebut Good Agricultural Practice) memastikan bahwa makanan diproduksi dalam pertanian yang meminimalisir dampak lingkungan dan penggunaan bahan kimia melalui kesejahteraan petani dan hewan yang terlibat dalam proses produksi. Salah satu standar GAP yang paling diakui di pasar ekspor adalah GLOBAL G.A.P yang dikembangkan oleh industri retail makanan di Eropa. Standar ini Ini dapat diterapkan di berbagai produk pertanian di seluruh dunia. Sehingga, kebutuhan pasar di mayoritas negara mengenai proses praktek pertanian sudah tercakup disini.

Sistem Manufaktur Makanan

Sistem manufaktur makanan menekankan keamanan pada empat elemen dalam proses manufaktur makanan, yaitu produksi, pengemasan, penyimpanan, dan distribusi. Standar yang paling penting disini adalah sistem HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) dan GMP (Good Manufacturing Practice). Bahkan, beberapa negara mewajibkan HACCP dan GMP sebagai standar dalam proses pengolahan produk makanan. Ini wajar dikarenakan HACCP dan GMP dipercaya membantu dalam meminimalisir resiko dalam proses pengolahan makanan dan meningkatkan keamanan produk. Oleh karena itu, para pelaku UKM yang mengimplementasikan sistem HACCP dan GMP akan memiliki peluang yang lebih tinggi untuk dapat mengekspor produk makanannya.

Namun HACCP dan GMP terkadang belum cukup untuk dapat diterima dalam pasar ekspor. Terdapat beberapa standar lain yang umumnya diinginkan oleh para pembeli/importir dalam sistem manufaktur makanan, seperti ISO 22000, FFSC 22000 ,dan BRC Global Standards.

Jenis-Jenis Standar Umum untuk Industri Tekstil

Diluar standar-standar umu pada industri tekstil, mayoritas standar-standar umum yang dibutuhkan kebanyakan pembeli/importir produk tekstil adalah mengenai tanggung jawab perusahaan, kondisi kerja, dan upah yang adil. Sehingga, standar-standar ISO 14001, OHSAS 18001, dan SA 8000, yang sudah dibahas di atas, sangat penting untuk dimiliki oleh eksportir tekstil. Namun berikut beberapa tambahan standar umum yang penting untuk diimplementasikan untuk mengekspor produk tekstil.

Sistem Manufaktur Tekstil

Salah satu standar sistem manufaktur tekstil yang diakui adalah WRAP (Worldwide Responsible Accredited Production) dikembangkan olh Asosiasi Pakaian dan Alas Kaki Amerika (AAFA), yang sudah menganalisa kondisi kerja di berbagai pabrik tekstil di banyak negara. Tujuan standar ini adalah mewujudkan proses manufaktur tekstil yang legal, manusiawi, dan etis. WRAP memiliki prinsip-prinsip utama yang menekankan pada karyawan, kesehatan dan keselamatan kerja, lingkungan, dan kepatuhan regulasi khususnya dalam ekspor-impor dan keamanan produk.

Dalam proses sertifikasi, WRAP melakukan sertifikasi pada fasilitas kerja, bukan pada produk atau perusahaan. Saat ini, sertifikasi WRAP sudah menjadi kebutuhan konsumen maupun pembeli/importir di negara-negara maju untuk memastikan produk tekstilnya diproduksi di area kerja (di negara berkembang) yang mengadopsi praktek etis.

Standar Ukuran

Hal yang paling diperhatikan oleh konsumen dalam produk tekstil adalah mengenai ukuran. Jadi meskipun sudah dipasang ukuran pada label, diperlukan standar ukuran yang diharapkan oleh konsumen. Terdapat standar ukuran yang berbeda-beda pada tiap negara. Contohnya ukuran 15 pada kaos di Amerika Serikat sama dengan ukuran 38 pada kaos di Eropa. Oleh karena itu, perlu untuk mengecek standar ukuran pada tiap jenis produk tekstil di masing-masing negara. Namun, juga terdapat standar internasional yaitu ISO 10652:1991 yang sudah diterapkan di beberapa negara.

Standar Pencucian

Hal kedua yang paling diperhatikan oleh konsumen dalam produk tekstil setelah ukuran adalah pencucian. Sehingga, memasang instruksi pencucian tidaklah cukup, namun diperlukan standar yang tepat pada pencucian pada masing-masing bahan sehingga produk dapat tahan lama. Sudah terdapat standar internasional yang diakui untuk hal ini yaitu ISO 3758: 2012. Akan tetapi, hal terpenting yang perlu dipastikan adalah bahwa produk dapat dicuci dengan mesin, karena inilah yang saat ini dibutuhkan oleh mayoritas konsumen.

Apakah UKM bisa dan perlu menerapkan standar sistem manajemen untuk mengekspor?

Berbagai Persepsi

Terdapat banyak persepsi salah mengenai standar sistem manajemen bagi UKM, diantaranya:

1. Sulit untuk diimplementasikan oleh UKM

Faktanya, berbagai standar sistem manajemen dapat digunakan oleh berbagai skala usaha. Bahkan, beberapa standar ini dapat dijalankan oleh usaha dengan satu karyawan. Apalagi UKM lebih mudah untuk mengimplementasikannya karena lini organisasi pendek serta tugas dapat didefinisikan dan dikomunikasikan lebih mudah.

2. Terdapat biaya besar untuk mengimplementasikan

Memang terdapat berbagai komponen biaya dalam mengimplementasikan ISO 9001. Selain biaya sertifikasi, terdapat biaya training, dokumentasi, fasilitas, jasa pendukung, dan lainnya. Meskipun terdapat biaya, UKM akan mendapatkan manfaat yang mencegah segala risiko kerugian kedepannya. Bahkan, saat ini biaya sertikasi sudah menurun karena makin banyaknya institusi sertifikasi.

3. Memerlukan jasa konsultan untuk mengembangkan sistem

Memang membayar konsultan akan berguna ketika karyawan tidak memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai standar sistem manajemen tertentu. Namun, jika sistem ini dikembangkan langsung oleh karyawan bersama-sama, maka akan lebih efektif untuk diaplikasikan kedepannya karena adanya rasa kepemilikan. Terdapat banyak material yang disajikan oleh ISO, BSN, dan organisasi terkait lainnya melalui situsnya.

4. Memerlukan banyak dokumentasi

Terkadang perusahaan merasa sulit ketika diminta untuk mendokumentasikan proses dan melakukan pencatatan. Apalagi untuk proses sertifikasi, dokumentasi ini sangatlah dibutuhkan. Akan tetapi, sebetulnya tidak diperlukan untuk mendokumentasikan semua proses, tapi bisa dilakukan untuk proses yang wajib saja bagi suatu standar. Selain itu, dokumentasi ini bisa disimpan dalam file digital sehingga tidak memerlukan banyak kertas.

Berbagai Manfaat dan Biaya

UKM akan memiliki banyak manfaat dari implementasi dan sertifikasi sistem manajemen di pasar ekspor. Berikut adalah beberapa manfaat tersebut:

Mengurangi hambatan ekspor: Dengan meningkatnya persaingan di pasar ekspor, maka saat ini kebanyakan perusahaan importir membeli produk hanya dari supplier yang memiliki kualitas yang jelas yang tercermin dari sertifikasi sistem manajemen.
Meningkatkan citra: UKM yang mengimplementasi sistem manajemen, apalagi memiliki sertifikasi, dapat menunjukkan kualitas tinggi pada produknya. Ini jelas akan meningkatkan citra yang kuat bagi pembeli/importir.
Harga yang lebih kompetitif: Implementasi beberapa standar sistem manajemen akan meningkatkan efisiensi bisnis pada pemakaian bahan baku dan segala sumber daya. Sehingga, ini akan membuat UKM dapat menurunkan biaya produksi yang akan juga membuat harganya lebih terjangkau.

Meskipun banyak manfaat dari penerapan standar sistem manajemen, berikut adalah komponen-komponen biaya yang perlu dipersiapkan UKM dalam mengimplementasikannya.

Biaya Pengembangan: Terdiri dari pembelian material-material untuk training ke karyawan, penilaian kondisi pemakaian sumber daya dan produksi limbah, pembuatan dokumen-dokumen (seperti kebijakan dan prosedur), dan lainnya.
Biaya Implementasi: Terdiri dari pengecekan, training, dan evaluasi secara berkala
Biaya Sertifikasi: Terdiri dari pendaftaran, audit sertifikasi, audit pengawasan, dan travel yang dibayarkan ke badan sertifikasi internasional.

Sekian pembahasan kita kali ini mengenai standar-standar umum yang dibutuhkan oleh mayoritas pembeli/importir di pasar ekspor. Bagi sahabat UKM yang merasa masih jauh untuk mengimplementasikan standar-standar umum disini. Jangan khawatir, tidak semua pembeli/importir memerlukan sertifikasi dalam berbagai standar ini. Hal yang terpenting adalah kita memulai untuk menerapkan segala standar sistem manajemen di atas. Ini dikarenakan banyak juga pembeli/importir yang datang langsung untuk melihat proses dan tempat kerja usaha kita. Jika sistem manajemen kita sudah mulai terstandarisasi mengikuti standar internasional, maka pembeli/importir akan menomorduakan adanya sertifikasi.

Hal terpenting lainnya adalah bahwa standar umum ekspor tidak hanya mengenai sistem manajemen, tapi juga terdapat spesifikasi teknis produk. Oleh karena itu, buatlah produk dengan spesifikasi dan kualitas internasional. Lalu, tanyakan kepada masing-masing target pembeli/importir bagaimana spesifikasi produk yang dibutuhkan. Karena jika pada dasarnya produk kita sudah memiliki keunggulan yang diinginkan, maka pembeli/importir akan berupaya untuk mengimplementasikan standar umum lainnya yang dibutuhkan konsumen akhir. Bahkan, mereka bisa saja akan membantu untuk menginvestasikan proses sertifikasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu, tetap semangat ya teman-teman, pasti bisa siap ekspor!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi:

Hilda Fachrizah • Editor