UKM Indonesia

​Pola Struktur Organisasi bagi UMKM



man wearing gray polo shirt beside dry-erase board

Sumber: Unsplash


Pola Struktur organisasi bagi UMKM yang sudah mapan dan berkembang biasanya sudah sangat lazim digunakan bahkan menjadi satu keharusan agar dalam satu wadah UMKM tersebut bisa bekerjasama dan saling melengkapi untuk mencapai satu tujuan. Tetapi bagi UMKM yang masih mikro atau yang baru saja memulai usaha, mungkin masih belum menerapkan Pola struktur organisasi dalam usahanya tersebut dan masih berjalan secara alamiah. Bagaimana dengan sahabat wirausaha? Apakah sudah menerapkan konsep dan pola struktur organisasi dalam UMKM sahabat semua?

Atau barangkali sahabat wirausaha belum menyadari peranan penting struktur organisasi dalam usaha sahabat semua? Atau bahkan belum mengerti apa sih struktur organisasi itu dan apa fungsinya? Nah sebelum kita membahas pengertian, tujuan, fungsi dan peranan struktur organisasi bagi UMKM, ada baiknya kita mundur sedikit mengulas beberapa kasus yang sering dialami oleh para pelaku UMKM yang justru menjadi sangat kerepotan ketika usahanya berkembang karena kurangnya pengetahuan dasar untuk manajemen usaha dan kurangnya kekompakan dalam team usaha tersebut.

Beberapa kasus yang berhasil penulis kumpulkan dari beberapa sumber pelaku UMKM adalah :

1.Usaha UMKM milik pribadi atau keluarga ( suami istri), begitu pula modal usaha juga milik pribadi.

2.Modal usaha juga milik pribadi atau keluarga.

3.Tenaga kerja yang digunakan umumnya masih berasal dari lingkungan keluarga sendiri atau tetangga yang sifatnya tidak terikat secara tetap atau permanen.

4.Proses produksi, atau kegiatan jual beli masih dilakukan sendiri dengan tanggung jawab pribadi.

5.Proses pembelian barang pasokan atau bahan baku juga dilakukan sendiri.

6.Proses pemasaran hasil produksi pun dilakukan sendiri.

7.Tidak dilakukan pencatatan keuangan dan cashflow yang rapi.

8.Tidak dilakukan pencatatan stock barang baik stock bahan baku dan stock barang yang sudah jadi.

9.Tidak ada pemisahan tanggung jawab yang jelas antara masing-masing personel dalam UMKM tersebut, masih bercampur baur antara satu dengan yang lain dan masih bersifat menunggu komando dari pimpinan atau pemilik UMKM.

10.Rawan terjadi konflik antar karyawan ketika sedang banyak order.

11. Rawan terjadi mis komunikasi dengan pelanggan atau pembeli karena tidak bisa menyelesaikan pesanan secaraon time.

Itulah 11 point kasus yang sering dialami oleh sahabat pelaku UMKM yang justru menjadi sumber atau akar masalah kenapa UMKM tidak bisa berkembang dengan baik. Bahkan boleh dikatakan apa yang diperoleh hanya cukup untuk kebutuhan sehari-hari.

Padahal, tahukah sahabat bahwa UMKM justru menjadi pondasi yang kuat untuk menyusun kekuatan ekonomi global ? Banyak sekali UMKM yang bisa meningkatkan usahanya menjadi sangat besar bahkan bisa go internasional dengan mengekspor hasil olahannya. Kunci keberhasilan UMKM tersebut ternyata bukan karena modal yang besar, tapi karena kebersamaan team dalam usaha UMKM tersebut dalam sebuah sistem manajemen atau struktur organisasi UMKM untuk maju bersama-sama. Bagaimana caranya? Yuk kita bahas step by step bagaimana membentuk Struktur organisasi UMKM yang bisa mengantarkan kesuksesan UMKM Indonesia menjadi UMKM Unggul, UMKM Go Ekspor, dan UMKM naik kelas.

1.Pengertian Struktur Organisasi UMKM

Struktur organisasi UMKM adalah sebuah garis hierarki atau bertingkat yang menjelaskan posisi dan fungsi masing-masing komponen dalam satu wadah usaha UMKM. Katakanlah sahabat memiliki UMKM yang masih mikro, untuk usaha Industri Mikro Keripik Singkong dan memiliki 5 karyawan yang membantu usaha tersebut, maka sahabat harus memberikan posisi dan tugas untuk masing-masing karyawan tersebut sesuai dengan talenta atau bidang yang dikuasai nya.

Sahabat juga harus memisahkan jenis pekerjaan yang berhubungan dengan usaha tersebut, missal yang paling esensial adalah posisi sebagai Purchasing (pembelian barang) dapat anda gabung merangkap dengan pencatatan stok barang, baik barang masuk atau barang keluar. Untuk usaha yang skala nya masih mikro, posisi gabungan ini bisa dikerjakan oleh satu karyawan.

Lalu sahabat bisa menunjuk satu karyawan lagi di posisi penjualan merangkap dengan marketing. Marketing tidak hanya menjual barang, tapi juga mencatat history barang yang terjual sehingga marketing juga tahu setiap saat stock barang yang ready untuk dijual, tentu bekerja sama dengan bagian stok barang.

Nah yang 3 orang lainnya dapat anda beri tugas khusus bertanggung jawab dibidang produksi. Bagian ini tidak hanya memproduksi tapi juga meningkatkan kualitas produksi, standar mutu dan citarasa produk yang selalu update dengan style dan permintaan pasar.

Jika sahabat mengendalikan usaha tersebut bersama pasangan suami atau istri, juga harus ada pemisahan posisi dan tanggung jawab yang jelas, missal suami jadi Direktur yang bertanggung jawab secara keseluruhan dan istri menjadi bagian keuangan yang mencatat seluruh cashflow keuangan, berapapun uang yang masuk dan keluar untuk keperluan usaha harus dicatat dengan rapi, sehingga mempermudah sahabat untuk melakukan evaluasi setiap bulannya.

Inilah satu contoh sederhana membuat garis hirarki, posisi, dan tanggung jawab atau fungsi masing-masing posisi tersebut.

2.Tujuan dibentuknya Struktur Organisasi UMKM

Tujuan dibentuknya organisasi sangatlah penting yaitu untuk menjadi fungsi dasar bagi manajemen UMKM dalam menjalankan visi dan misi bersama untuk mencapai target dan sasaran dengan strategi yang jelas, disepakati dan dikerjakan secara bersama sama sesuai dengan posisi dan fungsi masing-masing komponen.

Jika sahabat sudah membuat dan memisahkan posisi dan tugas serta tanggung jawab dari masing-masing posisi tersebut, maka sahabat akan lebih mudah memanajemen usahanya serta mempermudah pengaturan kerja apabila terjadi permintaan yang besar atau pekerjaan yang menumpuk. Seandainya sahabat ingin menambah jumlah karyawan pun tidak akan terjadi konflik dalam pekerjaan karena masing-masing sudah menjalankan pekerjaan sesuai posisi dan mengikuti aturan atau rule yang telah sahabat tetapkan sebelumnya.

3.Fungsi Struktur Organisasi UMKM

Setelah sahabat membuat pemisahan posisi/ kedudukan, jabatan, dan tanggung jawab pada masing-masing personel pada posisi atau kedudukannya, tentunya Sahabat sebagai pemilik UMKM akan merasakan dampak dan manfaatnya secara langsung, disamping juga akan sangat bermanfaat pada semua sektor, baik bagi karyawan sendiri maupun bagi keberhasilan target pekerjaan.

Fungsi dan manfaat struktur organisasi UMKM dapat diuraikan sebagai berikut :

a.Mempermudah manajemen usaha UMKM

Struktur Organisasi UMKM akan mempermudah sahabat dalam memanajemen usaha dan meningkatkan kualitas maupun kuantitas produksi. Kenapa? Karena sahabat tidak perlu mengulang-ngulang perintah yang sama kepada setiap karyawan, dan tidak perlu memberikan tugas setiap hari karena masing masing personel sudah mengetahui posisi dan lingkup tugas dan tanggung jawabnya.

b.Membuat komunikasi lebih baik

Hal yang sering terjadi pada UMKM seperti kasus nomor 11 dan 12 diatas adalah rawannya konflik dan mis komunikasi antar karyawan karena masing-masing mengerjakan pekerjaan secara serabutan bersama-sama. Hal ini kadang bisa menimbulkan rasa saling iri dan saling tunggu sehingga pekerjaan pun tidak bisa cepat selesai. Nah pembagian posisi dan tugas pada masing-masing personel akan membuat mereka nyaman melakukan pekerjaan masing masing sehingga membuat komunikasi antar karyawan dan atas menjadi jauh lebih baik.

c.Meningkatkan efisiensi operasional

Struktur organisasi dan pembagian pekerjaan yang jelas juga meningkatkan efisiensi operasional karena masing-masing pekerja dapat langsung mengerjakan pekerjaan dan menyelesaikannya tanpa menunggu komando. Artinya pekerjaan bisa selesai lebih cepat dan operasional pun bisa ditekan menjadi seminimal mungkin

d.Mengurangi konflik antar karyawan

Hal yang sama seperti yang diuraikan pada point b diatas tentu akan bisa diminimalisir sehingga masing-masing karyawan bisa mengerjakan pekerjaannya dengan tanggung jawab masing-masing tanpa harus merepotkan atau mengganggu karyawan lain, sehingga dapat meminimalisir konflik yang mungkin terjadi antar karyawan.

e.Meningkatkan kinerja karyawan

Efisiensi dan efektifitas karyawan dalam melaksanakan pekerjaan masing-masing dengan penuh tanggung jawab tentu akan meningkatkan kinerja karyawan bahkan meningkatkan kualitas hasil produksi dan penjualan.

4.Peran Serta Struktur Organisasi bagi UMKM

Lalu apa saja sih peran serta Struktur Organisasi bagi UMKM ? Berikut adalah penjelasan singkat mengenai peran serta Struktur Organisasi bagi UMKM yang dapat berdampak pada peningkatan performa dan kualitas usaha UMKM secara menyeluruh.

Peran serta struktur organisasi bagi UMKM adalah :

a.Memperjelas Garis Komando dan Jalur hubungan dalam melakukan pekerjaan

Dengan adanya struktur organisasi maka setiap personil dalam tim dapat melihat dengan jelas garis komando fungsional maupun laporan pekerjaan. Sehingga masing-masing personel akan mengerti dengan jelas kepada siapa harus bertanya atau harus melaporkan hasil pekerjaannya. Begitu juga bagi seseorang yang menduduki jabatan tertentu juga bisa memberikan perintah atau komando dengan pekerja di bawahnya tanpa harus merasa khawatir.

b.Memperjelas Kedudukan dan Posisi pada masing masing personnel dalam UMKM tersebut.

Dengan struktur organisasi maka kedudukan dan posisi masing-masing personel dalam UMKM tersebut sangat jelas. Siapa staf, siapa supervisor, stock barang, purchasing, pemasaran, manager dan lain-lain. Sehingga pekerja tidak perlu bingung kalo terjadi kehabisan stock bahan baku, tentu dia kan mudah meminta ke bagian purchasing untuk segera menyiapkan bahan baku untuk produksi sebelum bahan tersebut habis.

c.Memperjelas Tanggung jawab bagi masing masing personil yang menduduki posisi masing-masing

Masing-masing pihak akan mempunyai tanggung jawab yang lebih jelas sehingga tidak bisa saling lempar apabila terjadi kesalahan atau kegagalan produksi. Masing-masing sudah tahu lingkup pekerjaan dan tanggung jawabnya.

d.Memberikan Uraian satuan pekerjaan dan wilayah kerja bagi masing-masing posisi atau jabatan.

Setiap personel yang menduduki jabatan di posisi tertentu harus membuat Uraian satuan pekerjaan dan lingkup kerjanya serta Standar Operasional Pekerjaan / SOP sehingga menjadi acuan dan aturan kerja yang jelas bagi semua pekerja yang berada di lingkup wilayah pekerjaannya. Hal ini dapat meminimalisir tumpah tindih yang mungkin terjadi antar pekerja.

5.Bagaimana membangun Struktur Organisasi yang Efektif bagi UMKM ?



Untuk membangun struktur organisasi yang efektif, maka sahabat harus membuat konsep terlebih dahulu, menyangkut konsep visi misi usaha UMKM, target, tujuan, konsep posisi, konsep tanggung jawab masing-masing posisi, dan konsep keseluruhan tentang produksi dan harapan sahabat untuk bisa mewujudkan semua itu.

Nah konsep tersebut dapat anda presentasikan kepada semua staf dan mintalah mereka untuk aktif bertanya, memberikan usulan atau masukan atas konsep yang anda sampaikan.

Selain itu, Anda juga bisa menentukan jobdesk atau pekerjaan sesuai dengan tingkat jabatan dan kesulitan yang dihadapi. Berdasarkan data dari Harvard Business Review, organisasi yang sukses mengalami enam fase perubahan seperti pada gambar berikut.

Sumber : Harvard Business Review

Selain itu, menurut hasil survei di Harvard Business Review, perubahan yang berhasil pada dasarnya tergantung pada redistribusi kekuasaan dan pekerjaan dalam struktur organisasi. Komunikasikan dengan baik pekerjaan tersebut kepada sesama tim dengan baik. Lalu, apa saja hal penting yang harus sahabat diskusikan dan bahas bersama team agar mereka paham dan memiliki tanggung jawab secara moril untuk menjalankan kesepakatan tersebut?

Berikut adalah point-point penting yang harus sahabat perhatikan agar Struktur organisasi UMKM yang anda buat tersebut bisa efektif dan dikerjakan bersama-sama dengan penuh tanggung jawab.

a.Mendefinisikan posisi, tugas dan tanggung jawab dengan jelas

Setiap posisi jabatan tertentu harus didefinisikan dengan jelas, apa tanggung jawab dan kewajibannya, sejauh mana lingkup pekerjaannya, dan siapa saja yang berada di bawah komandonya, serta kepada siapa dia harus memberikan laporan pekerjaannya

b.Pemimpin menjadi Role model untuk mencapai target dan tujuan.

Pemimpin adalah Role model dan contoh yang sangat efektif. Oleh sebab itu pemimpin akan lebih mudah memberikan contoh langsung kepada bawahan, misal bagaimana seorang pemimpin berkomitmen atau menerapkan kedisiplinan pada setiap pekerjaan yang dikerjakannya.

c.Menetapkan Aturan Umum

Menetapkan Aturan umum seperti peraturan disiplin kerja, jam kerja kantor, jam istirahat dan jam libur, tatacara umum pekerjaan dan lain-lain

d.Menetapkan Standar Operasional Pekerjaan

Menetapkan Standar Operasional Pekerjaan menyangkut tata cara melakukan pekerjaan dalam sebuah proses produksi mulai dari awal pekerjaan sampai akhir.

e.Mempermudah komunikasi

Mempermudah komunikasi dan hubungan yang jelas antara bawahan dan atasan serta mempermudah komunikasi untuk jalur distribusi barang di dalam usaha UMKM tersebut.

f.Memantau Proses Kerja

Anda juga harus rajin untuk tetap memantau proses pekerjaan untuk memberikan efek positif serta menyemangati para pekerja untuk bekerja lebih rajin dan bertanggung jawab. Begitu juga para personel yang anda percaya untuk menempati jabatan atau posisi tertentu, harus rajin memantau pekerjaan dari bawahan yang berada dalam lingkup kerjanya.

g.Menganalisis

Sahabat bisa menganalisis pekerjaan dari awal sampai hasil yang diperoleh, dengan melibatkan beberapa personil yang anda percaya di posisi jabatan tertentu. Hasil analisis tersebut menjadi acuan untuk kerangka pekerjaan selanjutnya.

h.Memberikan Penilaian hasil Pekerjaan

Jangan lupa memberikan penilaian dari setiap pekerjaan pekerja dan berikanlah evaluasi dari hasil yang mereka peroleh.

i.Memberikan Reward Pekerjaan yang berhasil dilakukan dengan baik

Memberikan reward dan hadiah bagi pekerja yang berhasil atau rajin atau mempunyai kriteria tertentu dapat memberikan efek positif dan menumbuhkan semangat yang baik bagi para pekerja.

6.Saran Merancang Pola Struktur Organisasi bagi UMKM

Nah setelah sahabat melakukan point 1-5 tersebut, maka sahabat bisa membuat Rancangan Pola Struktur Organisasi UMKM sahabat tentunya yang paling sesuai dengan kondisi usaha UMKM sahabat semua.

Ada berbagai macam jenis struktur organisasi usaha tergantung dari jenis usaha dan legalitas hukumnya. Misal usaha UMKM anda sudah berbentuk Perseroan Terbatas (PT) biasanya struktur organisasi yang dibuat pun lebih kompleks karena tidak hanya melibatkan fungsional direksi, tetapi juga ada komisaris dan para pemegang saham. Begitu juga jika usaha UMKM sahabat berbentuk PT dibidang jasa Kontraktor, maka struktur organisasinya juga lebih kompleks dan bersifat matriks dimana tanggung jawab pelaksanaan pekerjaan akan dibebankan kepada para manajer proyek.

Ada 3 pola Struktur Organisasi Usaha secara umum yang dapat dijadikan role atau acuan bagi rumusan Pola Struktur Organisasi yang bisa sahabat pilih untuk diterapkan pada UMKM sahabat semua, yaitu :

a.Pola Struktur Organisasi Fungsional

Pola Struktur organisasi Fungsional adalah pembagian pekerjaan berdasarkan fungsi manajemen nya seperti Bagian Purchasing, Gudang, Keuangan, Pemasaran, dan administrasi. Pola ini lebih umum dan lebih banyak digunakan, karena lebih fleksibel dan dapat digunakan untuk jenis usaha UMKM dari tingkat mikro sampai ke perusahaan besar.

b.Pola Struktur Organisasi Divisional

Pola Struktur Organisasi Divisional adalah pembagian pekerjaan berdasarkan divisi yang dikembangkan. Pola ini biasanya diterapkan pada perusahaan atau UMKM Industri, dimana usahanya ada beberapa divisi yaitu Divisi Produksi, Divisi Penjualan, Divisi Pengembangan Usaha, dll. Pola Struktur Organisasi Divisional ini biasanya tetap dikombinasikan dengan Pola fungsional karena masing masing divisi tetap memiliki pertanggung jawaban garis lurus ke atas sampai ke Direksi atau pemilik Perusahaan.

c.Pola Struktur Organisasi Proyek

Pola Struktur Organisasi Proyek adalah pembagian pekerjaan berdasarkan proyek yang dikerjakan di masing-masing daerah. Sehingga struktur Organisasi proyek menjadi tanggung jawab penuh manager proyek.

Demikianlah penjelasan secara umum tentang Pola Struktur Organisasi bagi UMKM, tentunya sahabat bisa memilih salah satunya untuk dapat diaplikasikan dalam usaha UMKM sahabat semua.

Terakhir sahabat juga harus memperhatikan hal-hal pokok yang perlu anda pertimbangkan untuk merancang dan menyusun Pola Struktur Organisasi UMKM yaitu :

a.Rancanglah Struktur Organisasi sesuai dengan Visi dan Misi

b.Rancanglah Struktur Organisasi setelah merumuskan bisnis.

c.Pertimbangkan bakat dan talenta Pekerja untuk menduduki posisinya.

d.Pertimbangkan Usia Pekerja yang menduduki Posisi –posisi tertentu

e.Ajaklah Pekerja untuk menilai diri sendiri

f.Rancanglah Struktur Organisasi yang ramping sehingga tidak menimbulkan pembengkakan biaya operasional dan mempermudah jalur komando dan jalur administrasi.

Bagaimana Sahabat wirausaha, apakah penjelasan Pola struktur organisasi ini bisa membantu sahabat wirausaha? Semoga penjelasan ini dapat bermanfaat untuk kita semua dan dapat menambah ilmu yang dapat diaplikasikan pada usaha sahabat semua.

Ainnur Rohmah Aladawiyah ST, [email protected], Penulis & Founder Algebra.id




Tags
Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: