ISO 9001 - Quality System Management

Legalitas & Perizinan Sertifikasi

ISO 9001 - Quality System Management

Luthfiya Naifa Putri • Penulis

• Editor

30 Desember 2022 • Waktu Baca 3 menit

30 Dec 2022

Waktu Baca 3 menit

Apakah Sahabat Wirausaha pernah mendengar tentang ISO 9001?

ISO 9001 merupakan salah satu jenis sertifikasi standar internasional yang paling populer. Seperti jenis sertifikasi ISO lainnya, ISO 9001 dibuat oleh International Organization for Standardization yang terdiri dari perwakilan badan-badan standardisasi di seluruh negara di dunia.

ISO 9001 memfokuskan tentang penerapan sistem manajemen mutu dalam sebuah bisnis dengan tujuan untuk memenuhi kepuasaan pelanggan. Sebuah bisnis yang sudah memiliki sertifikasi ISO tentu mempunyai nilai lebih saat berkompetisi di pasar global karena adanya jaminan kualitas produk atau jasa, serta kepercayaan konsumen lho, Sahabat Wirausaha. Yuk, mari kita pelajari lebih dalam tentang ISO 9001 di artikel ini!

Pengertian Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

Sistem manajemen mutu atau Quality Management System merupakan sistem yang diterapkan dalam bisnis untuk meningkatkan dan menjaga kualitas mutu dari jasa atau produk yang dijual untuk mencapai kepuasan pelanggan. Dengan adanya sistem manajemen mutu, diharapkan perusahaan menghasilkan produk dan jasa yang mencapai target dan konsisten dalam produksi. Tujuan dari penerapan sistem manajemen mutu dalam perusahaan adalah:

Memudahkan perusahaan dalam mencapai visi dan misinya.
Menambah kepercayaan konsumen terhadap produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
Menciptakan budaya kerja yang solid, rapi, dan terarah dengan standar kerja yang ditetapkan, serta mendorong karyawan untuk menciptakan budaya perbaikan terus menerus.
Meningkatkan motivasi kerja bagi karyawan dan mendorong mereka untuk meningkatkan kemampuannya sesuai dengan standarisasi sistem manajemen mutu.
Membantu perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya dan mengukur kesesuaian standar antara kebutuhan dengan persyaratan yang ditentukan oleh standar.
Meningkatkan kredibilitas kerja perusahaan di mata stakeholder.

ISO 9001 Sebagai Standar Internasional Mengatur Sistem Manajemen Mutu

Standar sistem manajemen mutu mengacu pada ISO 9001 yang telah diakui sebagai standar internasional. ISO 9001 menjelaskan bagaimana perusahaan harus memiliki sebuah sistem manajemen untuk beroperasi, bagaimana aliran proses bisnis, bagaimana penanganan dan pemantauan pekerjaan mulai dari input sampai dengan output proses.

Perusahaan yang menerapkan ISO 9001 dapat menjamin kesesuaian dari sebuah proses atau produk terhadap kebutuhan tertentu dan ini sangat penting bagi perusahaan dan organisasi. Dengan berpedoman pada ISO 9001, perusahaan dapat melakukan evaluasi apakah produk dan proses yang dilakukan oleh dapat memenuhi keinginan dan persyaratan dari pelanggan secara konsisten.

Selain itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 juga bertujuan untuk memastikan konsistensi mutu produk dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan perusahaan ataupun pelanggan, serta mencegah terjadi kegagalan mutu produk atau jasa sepanjang proses produksi.

Baca Juga: ISO 28000 - Rantai Pasok

ISO 9001 mencakup beberapa syarat yang harus diketahui, dipahami, dan dipenuhi oleh perusahaan yang ingin mencapai sertifikasi ISO. Syarat ini tertera dalam panduan sertifikasi ISO 9001 yang berisikan 10 klausul untuk menjadi acuan dalam melakukan sertifikasi ISO 9001, yaitu:

Scope / Ruang Lingkup
Normative Reference / Acuan Normatif
Terms and References / Istilah dan Definisi
Context of Organization / Konteks Organisasi
Leadership / Kepemimpinan
Planning / Perencanaan
Support / Dukungan
Operation / Operasional
Performance Evaluation / Evaluasi Kinerja
Improvement / Peningkatan Performa

Manfaat Penerapan ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)

Sistem manajemen mutu dapat diterapkan di semua kalangan bisnis, dari perusahaan besar sampai dengan UMKM lho, Sahabat Wirausaha. Dengan mengimplementasikan sistem manajemen ISO 9001 perusahaan mendapatkan beberapa manfaat sebagai berikut:

Meningkatkan jaminan kualitas produk dan proses.
Meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan.
Meningkatkan peluang bisnis untuk masuk pasar global.
Meningkatkan citra perusahaan di mata pelanggan dan mempunyai daya saing.
Memenuhi kebutuhan pasar.
Meminimalisir pekerjaan yang berulang sehingga proses berjalan lebih efektif dan efisien.
Sistem yang berjalan terdokumentasi dengan baik.

Bagaimana cara mendapatkan sertifikasi ISO 9001?

1. Membuat Komitmen

Jajaran top management harus berkomitmen untuk menerapkan ISO 9001, serta memastikan dan meninjau bahwa standar ISO yang dipilih sudah tepat untuk perusahaan. Untuk mendapatkan sertifikasi ISO, sebuah perusahaan harus telah beroperasi selama minimal 3 bulan.

2. Melakukan Gap Analysis

Gap analysis dilakukan dengan membandingkan dan menganalisa sistem manajemen yang sebelumnya sudah berjalan dengan sistem manajemen yang disyaratkan oleh ISO 9001.

3. Membentuk Tim ISO

Perusahaan melalui top management membentuk dan menetapkan SDM untuk tim ISO yang terdiri dari ketua proyek (Lead Assessor) dan anggota tim. Anggota tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi, terdiri dari pimpinan departemen dan staff. Walaupun telah ada tim ISO, top management juga harus terlibat aktif dalam penerapan sistem manajemen sebagai fungsi leadership.

4. Menyelenggarakan Training ISO

Seluruh karyawan perusahaan harus mendapatkan training ISO yang meliputi awareness training (pengenalan tentang ISO 9001), documentation training (pembuatan dokumentasi ISO 9001), dan internal audit training (pelatihan audit internal). Training dapat dilakukan dengan menggunakan jasa konsultan ISO.

5. Membuat Dokumen ISO

ISO 9001 mengharuskan semua sistem proses bisnis terdokumentasi dengan pembuatan Pedoman Mutu, Prosedur Kerja, Struktur Organisasi, Kebijakan Mutu, Instruksi Kerja, Formulir Kerja, serta Key Performance Indicator (KPI) yang berfungsi untuk mengidentifikasi sistem dan proses. Jika pada masa mendatang terdapat penambahan ataupun pengurangan pada sistem, maka dokumentasi tersebut juga harus diperbaharui.

6. Implementasi Sistem Manajemen ISO

Setelah tahap persiapan selesai, tim ISO mulai menerapkan standar ISO minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi, dan menjalankan ISO 9001.

7. Melakukan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen

Agar implementasi sistem ISO 9001 bisa berhasil, pemeliharaan sistem melalui komunikasi dan training harus dilakukan secara teratur untuk memastikan budaya kesadaran manajemen mutu yang berkelanjutan. Audit internal juga harus dilakukan untuk memastikan bahwa persyaratan standar dan klausul ISO 9001 telah terpenuhi. Setelah audit internal selesai, hasil tersebut harus dipresentasikan bersama top management dan melakukan rapat tinjauan manajemen (RTM) untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan dari hasil temuan audit.

8. Memilih badan sertifikasi ISO dan menyiapkan biaya yang dibutuhkan untuk sertifikasi

Badan sertifikasi ISO merupakan badan independen yang mempunyai spesialisasi dalam proses audit standar ISO. Beberapa badan sertifikasi ISO di Indonesia adalah:

PT SGS Indonesia
PT Sucofindo
PT Asia Cipta Management
TUV Rheinland
Worldwide Quality Assurance
United Registrar of Systems
DAS Certification
Mutu Certification International
European Quality Assurance
Bureau Veritas
Quality International Certification Ltd
TUV Nord Indonesia
SAI Global
PT Galaxi Sertifikasi Sistem

9. Audit Sertifikasi ISO

Setelah perusahaan telah siap dan telah menentukan masalah yang disorot dalam laporan audit internal, Badan Sertifikasi ISO yang telah ditunjuk akan melakukan audit ISO perusahaan dan mencatat ketidaksamaan (non-conformity) bila terdapat temuan dalam audit.

Auditor akan ungkapkan efektivitas sistem manajemen dan apakah perusahaan telah memenuhi semua persyaratan standar ISO 9001. Jika sudah sesuai, laporan Auditor kemudian akan diperiksa melalui proses persetujuan dari Badan Sertifikasi dan jika tidak ada anomali diidentifikasi maka Sertifikat ISO resmi diberikan kepada perusahaan.

10. Asesmen Lanjutan

Setelah perusahaan telah mendapatkan sertifikat ISO 9001, perusahaan harus memberikan laporan dan dilakukan audit eksternal oleh Badan Sertifikasi terkait tiap tahun sekali. Hal ini dilakukan untuk memastikan perusahaan konsisten dalam menjaga persyaratan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Itu dia Sahabat Wirausaha, pengertian, tujuan, manfaat, dan cara untuk mendapatkan ISO 9001 – Quality System Management di bisnis kita. Yuk kita mulai implementasikan ISO 9001 di dalam bisnis kita agar kualitas mutu produk yang kita hasilkan akan memberikan kepuasaan kepada pelanggan. Saatnya UMKM naik kelas!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi: