“Adanya beban kerja ini disebabkan karena adanya ketidakseimbangan antara kapasitas atau kemampuan pekerja dengan tuntutan pekerjaan yang harus dihadapi. Seperti halnya dengan kondisi pekerja di UMKM, tuntutan pekerjaan lebih besar lebih besar dibandingkan dengan kapasitas pekerja. Oleh karena itu, munculnya beban kerja tidak dapat dihindari.” (Vitasari et al, 2022)

***

Sahabat Wirausaha, tenaga kerja merupakan sebuah aspek penting dalam mengembangkan sebuah bisnis. Dengan adanya SDM yang memadai, kegiatan bisnis yang kita jalankan dapat ditingkatkan kapasitasnya. Hal ini yang kemudian membuat tenaga kerja harus mendapatkan perhatian, baik secara kuantitas maupun kualitas. 

Isu tenaga kerja ini menjadi perhatian tersendiri pada saat pandemi. Pada periode tersebut, kondisi lingkungan pekerjaan di setiap bisnis mengalami tantangan. Banyak bisnis yang harus mempekerjakan karyawannya dari rumah. Kondisi ini tidak hanya mengganggu pemilik usaha tetapi juga tenaga kerjanya itu sendiri. Dalam mengidentifikasi kondisi tersebut, yuk, kita pelajari artikel ilmiah yang ditulis oleh Vitasari, Gustopo, Sari dan Herawan pada tahun 2022.

Mengenal Karakteristik Beban Kerja Karyawan

Dalam menjaga kualitas para pekerja, hal penting yang perlu diperhatikan dari karyawan adalah workload atau beban kerja. Beban kerja adalah banyaknya tanggung jawab pekerjaan yang dibebankan kepada  pekerja, baik secara fisik maupun mental. Beban kerja juga dapat diartikan sebagai selisih antara kapasitas atau kemampuan yang dimiliki oleh seorang pekerja dengan pekerjaan yang diminta atau dibebankan oleh pemilik dalam mencapai tujuan bisnis. Secara umum, sumber beban kerja ini dapat dibagi menjadi tiga, yaitu jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, aspek waktu pengerjaan dan latar belakan psikologis dari pekerja itu sendiri.

Beban kerja sendiri memiliki peran penting dalam menjaga kualitas karyawan. Berdasarkan informasi dari World Health Organization (WHO), beban kerja dapat menjadi salah satu faktor penting dalam menyebabkan kecelakaan kerja yang hal itu berkaitan dengan kondisi stres dalam pekerjaan. Perlu diperhatikan bahwa ketika terjadi kecelakaan dalam pekerjaan, maka hal itu menjadi sebuah kerugian Sahabat Wirausaha. Meskipun biaya tersebut tidak ditanggung oleh tempat kerja atau telah terdapat asuransi, Sahabat Wirausaha akan dirugikan karena kehilangan karyawan untuk beberapa waktu. 

Dalam mengelola beban kerja, Sahabat Wirausaha harus memperhatikan kemampuan dari karyawan. Hal ini dikarenakan suatu pekerjaan bisa saja menjadi beban kerja yang berlebih bagi seorang pekerja, tetapi tidak bagi pekerja lainnya. Perbedaan kemampuan karyawan merupakan alasan utama dari kondisi tersebut. Bagi pekerja yang memiliki kemampuan lebih, mereka akan cenderung bisa mengelola cakupan pekerjaan yang cukup banyak, sedangkan bagi pekerja yang memiliki keterbatasan kemampuan, pekerjaan yang tidak terlalu banyak saja dapat menjadi sebuah beban kerja.

Baca Juga: 11 Ide Usaha Sampingan dengan Modal Kecil Untuk PNS dan Karyawan

Kemampuan Fisik, Landasan Menentukan Beban Kerja

Dalam menjalankan semua pekerjaan, aspek fisik dari karyawan selalu menjadi perhatian utama. Karyawan yang memiliki fisik yang baik, tentunya akan memberikan nilai produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan yang tidak menjaga fisik mereka. Aspek tersebut tidak hanya berlaku pada pekerjaan yang bersifat kasar tapi bahkan mencakup pekerjaan yang bersifat kantoran. 

Kajian yang dilakukan oleh Vitasari (2022) menunjukkan bahwa terdapat tiga aspek fisik yang mempengaruhi beban pekerjaan, yaitu stamina, penyakit dan keterbatasan fisik. 

1. Stamina

Stamina adalah kemampuan seorang individu untuk melakukan suatu aktivitas untuk waktu yang panjang. Semakin kuat stamina, seorang karyawan akan semakin mampu untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam jangka waktu yang panjang. Dengan sebuah stamina yang kuat, karyawan bisa menanggung banyak beban kerja tanpa harus mengalami sakit.

2. Penyakit

Dalam kegiatan usaha sehari-hari, terdapat beberapa karyawan yang mungkin memiliki riwayat penyakit. Penyakit sendiri dapat dibagi menjadi dua, yaitu penyakit ringan dan penyakit kronis. Penyakit ringan seperti demam pada dasarnya mungkin terjadi pada semua karyawan dan membutuhkan waktu penyembuhan yang tidak panjang, sedangkan penyakit kronis adalah penyakit yang tidak mudah disembuhkan dan terkadang harus menjadi bagian hidup sehari-hari. Penyakit tersebut dapat menghalangi karyawan dalam menyelesaikan tanggung jawab mereka sehingga mengganggu produktivitas.

3. Keterbatasan Fisik

Aspek ini berkaitan dengan kondisi disabilitas yang mungkin dihadapi oleh karyawan. Sahabat wirausaha perlu memastikan kebutuhan khusus yang diberikan terpenuhi. Hal ini dikarenakan produktivitas dari karyawan berkebutuhan khusus akan sangat bergantung pada fasilitas yang diberikan oleh tempat kerja.

Menemukan Karyawan yang Penuhi Standar Kesehatan Jasmani

Dalam rangka menjaga kondisi fisik para pekerja untuk produktivitas yang maksimal, Sahabat Wirausaha dapat memastikan beberapa hal di tempat kerja. 

Pertama, Sahabat Wirausaha perlu memastikan kondisi fisik para pekerja saat melakukan rekrutmen. Sahabat Wirausaha dapat melakukan tes fisik untuk memastikan bahwa karyawan yang akan direkrut memenuhi standar yang dibutuhkan. Tes ini tidak perlu terlalu sulit, seperti melakukan tes lari keliling lapangan atau sejenisnya saja. Selain tes, Sahabat Wirausaha juga dapat melakukan identifikasi kebutuhan khusus melalui tahapan ini.

Setelah melakukan penilaian fisik, Sahabat Wirausaha juga dapat mendorong karyawan untuk menjaga kesehatan tubuh. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat kegiatan olahraga rutin untuk para karyawan. Kegiatan ini juga tidak perlu terlalu berat tapi dapat dilakukan dengan senam atau lari pagi bersama sebanyak satu kali per minggu. Selain menjaga kondisi tubuh, kegiatan ini juga dapat menjadi kesempatan untuk membangun kedekatan informal dengan para karyawan.

Baca Juga: Fleksibel dan Menjanjikan! 6 Ide Usaha Sampingan Online Buat PNS dan Karyawan

Meninjau Faktor Psikologis, Elemen Penting Lainnya untuk Menentukan Beban Kerja

Perlu diperhatikan bahwa kemampuan dalam bekerja juga tidak hanya mencakup aspek fisik, tetapi juga mencakup aspek psikologis. Aspek-aspek psikologis ini yang terkadang tidak diperhatikan oleh pemilik usaha dalam mengelola karyawannya. Pemilik usaha sering melihat beban kerja dari sisi fisik saja, tetapi lupa pentingnya mengelola aspek psikologis dari karyawan. Padahal, aspek psikologis sering menjadi faktor utama dari menurunnya performa dan kualitas pekerja sebagai akibat dari beban kerja yang terlalu banyak.

Apabila dilihat lebih dalam, terdapat tiga aspek yang menjadi penyebab faktor psikologis. Ketiga faktor tersebut adalah ketidaknyamanan kerja, stres mental dan masalah personal. Mari kita bahas satu per satu.

1. Ketidaknyamanan Kerja

Ketidaknyamanan kerja adalah aspek dimana pekerja merasa tidak cocok dengan kondisi dan jenis pekerjaan. Mereka sebenarnya tidak memiliki banyak pekerjaan yang terlalu berat, tetapi karena rasa tidak nyaman tersebut, mereka merasa beban pekerjaan mereka terlalu berat.

2. Stres Mental

Kondisi stres mental ini biasanya ditandai dengan sugesti dan perasaan bahwa pekerjaan yang mereka miliki terlalu berat, meskipun sebenarnya secara fisik tidak demikian. Hal ini dapat dipicu oleh berbagai pekerjaan yang mungkin tidak menyita tenaga fisik tetapi menguras pikiran dan emosi. 

Mereka menghadapi banyak tekanan psikologis dari kolega kantor mereka sehingga pikiran mereka tidak tenang dan tidak bisa menikmati pekerjaan. Para karyawan dengan pekerjaan kantoran sering menghadapi kondisi tersebut. Kondisi ini perlu diperhatikan karena dampaknya terhadap produktivitas sangat tinggi tetapi cenderung sulit untuk disadari oleh pemberi kerja.

3. Psikologis

Dalam kegiatan pekerjaan di perusahaan, bukan tidak mungkin seorang karyawan membawa masalah personal di lingkungan kerjanya. Meskipun dalam ruang lingkup yang profesional, akan sangat sulit bagi para karyawan untuk benar-benar tidak memiliki masalah personal yang tidak terbawa. Tidak menutup kemungkinan pada beberapa kesempatan, Sahabat Wirausaha sebagai pemberi kerja mungkin harus terlibat untuk menyelesaikan masalah. 

Menciptakan Lingkungan yang Mendukung Kesehatan Psikologis Karyawan

Dalam rangka mengatasi masalah, Sahabat Wirausaha dapat melakukan beberapa hal. Pertama, Sahabat Wirausaha dapat menumbuhkan ikatan antara karyawan dengan pekerjaannya. Kondisi ini juga yang membuat Sahabat Wirausaha perlu membantu rasa nyaman dan suka terhadap pekerjaan yang dilakukan. 

Sebagai contoh, Sahabat Wirausaha dapat melakukan pendekatan informal dengan para pekerja. Pada kesempatan itu, pekerja diajak terlibat dalam diskusi untuk mendapatkan masukan mengenai bisnis yang dijalankan. Karyawan juga dapat diberikan informasi mengenai bisnis ke depan dan bagaimana peran penting mereka dalam rencana bisnis. Hal ini membuat mereka merasa terlibat dan menyukai pekerjaan mereka.

Setelah membangun pola pikir yang partisipatif, Sahabat Wirausaha juga harus mampu menempatkan pekerjaan yang sesuai kepada karyawan. Dalam banyak kasus, pemilik usaha terkadang tidak mempertimbangkan bidang dan jenis pekerjaan yang disukai oleh karyawannya. Hal ini pada akhirnya membuat karyawannya kehilangan motivasi dan merasa beban kerja mereka menjadi terlalu berat. Perlu diingat bahwa keputusan manajerial ini yang juga akan mempengaruhi bagaimana karyawan dapat menikmati pekerjaan tersebut.

Langkah ketiga yang dapat dilakukan oleh Sahabat Wirausaha adalah membuat lingkungan kerja yang nyaman. Lingkungan tersebut tidak boleh menekan karyawan, tetapi pada sisi yang lainnya tetap memberikan target yang jelas serta memotivasi para karyawan terhadap tanggung jawabnya. 

Baca Juga: 3 Cara Monitoring Kinerja Karyawan Agar Bisnis Semakin Produktif

Kondisi Beban Kerja Saat Pandemi COVID-19

Pandemi COVID-19 menyebabkan terjadinya perubahan pola di dunia kerja. Hal ini dapat terlihat dari banyaknya kantor yang menerapkan work from home (WFH). Perubahan kondisi ini mungkin membuat karyawan menjadi lebih fleksibel dan tidak harus selalu berada di kantor. Akan tetapi, kondisi pandemi yang penuh dengan ketidakpastian membuat para pekerja menghadapi tekanan tersendiri dan secara tidak langsung menambah beban kerja. 

Peningkatan beban kerja ini juga disebabkan oleh perubahan pola kerja. Pada kondisi tersebut, pemberi kerja dapat meminta karyawannya melakukan pekerjaan di luar jam kerja. Hal ini tidak terlepas dari pola bekerja yang tidak mengenal tempat dan mengenal waktu. Secara tidak langsung, para karyawan diminta untuk mengompensasi fleksibilitas yang mereka miliki dengan tuntutan kerja yang tidak biasa tersebut.

Dengan karakteristik unik tersebut, beban kerja pada masa pandemi dapat disebabkan oleh dua hal, yaitu ketakutan berkaitan dengan COVID 19 itu sendiri dan yang kedua adalah dampak COVID-19 terhadap peluang kerja. Menariknya, kekhawatiran berkaitan dengan COVID-19 menjadi sumber utama para karyawan merasakan beban kerja berlebih. Mereka merasa kondisi pandemi jauh lebih menekan mereka dibandingkan beban fisik dan psikologis yang mereka alami. Hal ini menunjukkan bahwasanya kondisi tidak pasti seperti pandemi dapat menimbulkan tekanan yang jauh lebih tinggi jika dibandingkan dengan beban kerja pada umumnya.

Pembelajaran Penting, Mengelola Beban Kerja Karyawan

Dengan semua tantangan yang dihadapi pada masa pandemi, Sahabat Wirausaha sebenarnya dapat mengambil beberapa pembelajaran berkaitan dengan pengelolaan beban kerja karyawan, yang terdiri dari:

1. Adopsi Teknologi

Sahabat Wirausaha mulai dapat melakukan adopsi teknologi pada kegiatan operasional usaha. Adopsi teknologi ini akan meringankan beban karyawan dalam melakukan pekerjaan rutin mereka. Sebagai contoh, sebelum pandemi karyawan sebelumnya harus melakukan kunjungan secara langsung kepada pemasok, sedangkan setelah masa pandemi, karyawan dapat memiliki opsi untuk melakukan pemesanan bahan baku dengan menggunakan teknologi. Beberapa hal lain yang dapat dijadikan contoh seperti pencatatan keuangan, mesin kasir dan juga pemasaran.

2. Efisiensi Proses Kerja

Efisiensi proses kerja juga menjadi pembelajaran lain yang dapat Sahabat Wirausaha lakukan. Pola kerja yang lebih fleksibel dapat diterapkan juga setelah masa pandemi, dimana jumlah karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Selain itu, beberapa usaha juga melakukan perubahan sistem kerja seperti karyawan yang sebelumnya tetap dan harus masuk ke tempat kerja setiap hari sekarang bisa dibayar sebagai karyawan kontrak yang masuk sesuai dengan kebutuhan. Pandemi mengajarkan Sahabat Wirausaha untuk memiliki opsi yang tepat untuk setiap kondisi usaha yang dijalankan.

Baca Juga: 6 Cara Menentukan Key Performance Indicator, Agar Karyawan Paham Target Kerja

3. Manajemen Risiko

Manajemen resiko usaha yang baik juga dapat meringankan beban pekerja. Dengan adanya kasus pandemi, Sahabat Wirausaha dapat melihat bagaimana pengelolaan resiko dapat menjadi penting. Dengan adanya pengelolaan resiko tersebut, para pekerja juga akan mendapat kepastian yang lebih baik sehingga mereka dapat berfokus dengan pekerjaan mereka. Salah satu contoh manajemen resiko tersebut adalah asuransi. Sahabat wirausaha dapat memberikan asuransi yang diperlukan bagi para pekerja sehingga mereka juga dapat lebih sejahtera dan bekerja lebih maksimal.

Nah, itu adalah beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk meringankan beban usaha karyawan di tempat kerja. Sahabat wirausaha harus ingat bahwa karyawan adalah kunci terbaik dari mengembangkan usaha karena tidak semua hal harus Sahabat Wirausaha sebagai pemilik dapat lakukan. Oleh karena itu, yuk, kita ciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan kita.

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi :  

1. Porter, M. E. (1990). The Competitive Advantage of Nations. Harvard Businness Review. https://hbr.org/1990/03/the-competitive-advantage-of-nations
2. Fernanda Putri, W., Sinulingga, S., & Hidayati, J. (2020). Micro, Small and Medium Enterprise strategy to improve competitiveness in the era of the ASEAN economic community (AEC). IOP Conference Series: Materials Science and Engineering, 801(1), 12124. https://doi.org/10.1088/1757-899X/801/1/012124