Cara Menentukan Key Performance Indicator - Halo Sahabat Wirausaha! Sebagai pengusaha, pasti sedih dan bingung ketika melihat bisnis kita tidak berkembang. Apalagi kalau performanya naik turun, wah itu sih pasti bikin sakit kepala. Ada beberapa kemungkinan mengapa hal itu bisa terjadi; mungkin saja ada perubahan perilaku pasar yang belum kita deteksi sehingga strategi yang digunakan kurang cocok, atau mungkin kita belum menetapkan target yang jelas dan belum dikomunikasikan dengan baik kepada karyawan.

Nah, untuk masalah yang kedua tadi, solusinya bisa dengan membuat KPI. Apa itu KPI? KPI adalah Key Performance Indicator atau sebuah metrik penilaian performa yang berbasis capaian target. Mengapa KPI menjadi penting bagi sebuah bisnis? Mari simak penjelasannya dalam artikel ini.

Pentingnya Membuat KPI Bagi Karyawan

Bayangkan kita sedang berjalan di tengah hutan, ketika melihat peta ternyata kita harus berjalan 100 KM lagi hingga bisa keluar dari hutan. Setelah itu, kita menetapkan target bahwa sehari kita harus bisa berjalan 10 Km karena perbekalan hanya cukup untuk 10 hari lagi. Bandingkan dengan bila kita tidak menentukan target, kita pasti tidak akan bisa mengukur kapan bisa keluar dari hutan dan besar kemungkinan perbekalanmu akan habis lebih dulu.

Baca Juga: Cara UMKM Menetapkan Target Usaha

Begitu pula dengan bisnis, tanpa sasaran yang terukur pasti perkembangan menjadi tidak jelas. Oleh karena itu kita perlu membuat KPI, khususnya untuk karyawan. Ini penting karena karyawan adalah mesin penggerak perusahaan yang juga perlu kita monitor performanya.

6 Cara Membuat Key Performance Indicator untuk Karyawan

Ada beberapa langkah agar Sahabat Wirausaha bisa membuat Key Performance Indicator yang tepat untuk karyawan, yaitu:

1. Buat Sasaran dan Tujuan Bisnis

Sebelum kita menyusun KPI untuk karyawan, kita perlu merancang dulu dengan jelas apa kira-kira target yang ingin dicapai oleh bisnis. Targetnya harus spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat dengan waktu. Sebagai contoh, misalkan ada seorang pelaku UMKM bernama Pak Andi yang punya usaha toko roti dan kue menargetkan dalam 1 tahun sudah bisa membuka 1 cabang baru.

Target ini spesifik dan terukur karena yang harus dicapai itu jelas dalam bentuk nominal modal yang diperlukan untuk membuka cabang kedua. Target ini juga dapat dicapai, realistis, dan terikat dengan waktu karena targetnya bukan dalam waktu 3 bulan yang mana kurang masuk akal tetapi 1 tahun yang kalau diusahakan bisa saja terwujud.

Hindari menetapkan target yang tidak jelas, misalkan “Meningkatkan penjualan”. Banyak lho UMKM yang prinsip targetnya hanya sekedar “yang penting angka penjualan meningkat”. Akibatnya karyawan bisnismu tidak akan termotivasi untuk bekerja lebih giat dan pintar lagi karena mereka akan menganggap “selama angka penjualan sudah lebih bagus itu sudah cukup”.

Apalagi tidak ada keterangan waktunya, karyawan jadi semakin tidak semangat untuk meningkatkan penjualan karena dianggap masih bisa dilakukan lagi tahun depan. Tujuan utama membuat KPI yang mana adalah agar bisnismu bisa berlari lebih cepat akan jadi sia-sia deh.

Baca Juga: Tips Iklan Efektif dengan Pemasangan Target Konsumen yang Spesifik

2. Identifikasi Area Kontribusi Karyawan

Setelah menetapkan target bisnis, kita bisa mulai membuat break down sasaran-sasaran yang lebih kecil yang harus dicapai agar target utama bisnis bisa berhasil. Misalkan, agar bisa buka cabang, maka pak Andi perlu mengumpulkan uang kas sebanyak 480 juta. Maka artinya dalam sebulan pak Andi perlu menghasilkan profit dan menyimpan kas sebesar 40 juta. Untuk mencapai itu, berarti produksi dan pemasarannya harus mendukung terwujudnya angka tersebut.

Jadi kita perlu identifikasi area-area apa saja yang ada dalam organisasimu yang diperlukan kinerja terbaiknya agar target bisnismu bisa tercapai. Misalkan area pemasaran untuk mendukung penjualan, area produksi untuk mendukung penjualan, area rantai pasok untuk mendukung penekanan biaya, area pelayanan konsumen untuk mendukung penjualan, dan lain-lain. Setiap bisnis mungkin saja memiliki struktur yang berbeda-beda, jadi kita perlu memastikannya untuk bisnismu sendiri.

3. Buat Key Performance Indicator

Setelah mengidentifikasi area-area kontribusi, kita bisa menetapkan KPI untuk masing-masing area tersebut. Misalkan untuk bagian produksi mau menjadikan tingkat repeat order sebagai KPI bagi karyawan. Hal ini bisa diukur bila kita bisa mendapatkan data pelanggan. Misalnya pak Andi yang bisnisnya adalah toko kue, memberikan layanan pesan antar. Agar bisa menggunakan layanan itu pasti pelanggan akan menghubungi toko pak Andi menggunakan nomor kontak pribadinya. Lalu nomor kontak tersebut bisa disimpan agar pak Andi bisa memantau pelanggan mana saja yang sudah pernah membeli lebih dari satu kali atau bahkan sering memesan dari tokonya.

Jangan lupa memastikan KPI ini diberikan kepada unit kerja yang tepat ya! Repeat Order tadi bisa terwujud apabila kualitas pelayanan atau produk juga bagus kan? Artinya KPI tersebut lebih cocok untuk diberikan kepada karyawan operasional mu dan bukan kepada karyawan pemasaranmu. Begitu pula dengan KPI lainnya, pemberian KPI yang tepat penting agar karyawan kita tidak bingung dengan tugasnya.

Contoh lain misalkan untuk area pemasaran pak Andi bisa juga menetapkan rasio biaya iklan dengan peningkatan penjualan sebagai KPI. Hal ini mudah untuk diukur terutama bila pak Andi beriklan secara digital. Misalkan dia beriklan di Facebook, Instagram, atau Tiktok, setiap pembeli yang memesan melalui iklan yang dia pasang, pasti akan terdata. Jadi pak Andi bisa dengan akurat mengukur KPI tersebut.

Baca Juga: Menentukan Target Konsumen Spesifik di Facebook Ads

Agar lebih jelas, berikut ini adalah contoh template KPI untuk area kontribusi pemasaran yang bisa kita jadikan contoh:

Sumber: maranatha.edu

Di tabel tersebut ada tiga kolom utama. Pertama adalah kolom KPI dimana kita jabarkan indikator apa yang akan kita targetkan untuk tim pemasaran, misalkan pertumbuhan angka penjualan dibandingkan dengan periode sebelumnya, skor kepuasan konsumen, dan lain-lain. Jangan lupa untuk menetapkan KPI yang relevan dengan tugas mereka ya, karena ga mungkin kan tim pemasaran diberikan target kualitas produk yang notabene adalah tanggung jawab tim produksi?

Di kolom berikutnya ada unit pengukuran. Hal ini penting untuk diperjelas karena tidak semua KPI menggunakan unit pengukuran yang sama. Contoh, untuk KPI pertumbuhan penjualan kita bisa menggunakan unit pengukuran persen karena kita ingin melihat berapa persen angka pertumbuhan penjualan kita. Tetapi, untuk KPI skor penilaian konsumen, unit pengukuran yang kita gunakan adalah angka karena kita akan mengukurnya dengan angka rata-rata penilaian yang diberikan oleh konsumen.

Baca Juga: Bagaimana UMKM Menerapkan Target Penjualan?

Di kolom yang terakhir adalah angka target yang akan kita tetapkan untuk masing-masing KPI tadi. Misalkan berdasarkan tabel di atas target pertumbuhan penjualan yang ditetapkan oleh pak Andi adalah 15% dan target skor penilaian konsumen adalah 4,25. Nah, pertanyaannya gimana ya cara kita menentukan angka target yang tepat?

4. Tentukan Target

Target yang kita berikan juga harus realistis, dapat dicapai, tetapi juga mendukung tercapainya target bisnis. Misalkan pak Andi membuat target KPI tim pelayanan konsumen untuk mencapai nilai rata-rata pelayanan 4,25 dari pelanggan dalam 1 tahun. Target tersebut dapat dibilang realistis karena sebagai bisnis yang baru dibuka tentunya akan ada banyak hal yang perlu dibenahi berdasarkan masukan dari pelanggan, sehingga nilai 4,25 tidak terlalu tinggi untuk bisa dicapai.

Contoh lain misalkan KPI repeat order yang pak Andi berikan kepada tim produksi / operasional dengan target di hingga akhir tahun ada 20% pelanggan yang melakukan repeat order. Target ini juga realistis karena alasan yang sama dengan contoh sebelumnya. Kecil kemungkinan di periode awal berjalannya bisnis kita langsung mendapatkan banyak pelanggan yang berlangganan karena pelanggan pasti masih membanding-bandingkan bisnis kita dengan milik kompetitor.

Lalu bagaimana caranya kita tahu atau bisa menentukan target yang tepat? Dalam artian tidak terlalu muluk-muluk, tetapi juga tidak terlalu mudah dicapai. Jawabannya, tidak ada cara yang absolut untuk melakukan itu. Wajar kok ketika awal memulai usaha untuk mengira-ngira dahulu target untuk masing-masing area kontribusi.

5. Komunikasikan KPI

Setelah semua komponen KPI tersusun, berikutnya kita harus menyampaikan KPI tersebut kepada karyawan. Kalau kita hanya menyusun KPI itu diam-diam tanpa disampaikan, bagaimana caranya mereka bisa mencapai target kan? Ajaklah mereka berdiskusi mengenai mengapa kita menetapkan angka-angka target tersebut dan mengapa memilih KPI tersebut agar karyawan juga paham kontribusi yang mereka bisa berikan untuk pengembangan usaha itu.

Lebih jauh lagi, kita juga bisa menawarkan reward atau hadiah kepada tim yang memenuhi target dan/atau memberikan hukuman kepada mereka yang tidak memenuhi target. Tapi, untuk hukuman jangan terlalu kejam juga ya! Misalkan pemotongan gaji, pemecatan, dan sejenisnya. Wah bukannya termotivasi yang ada mereka malah tertekan untuk mencapai target.

Baca Juga: Komunikasikan Target Usaha Pada Karyawan Dengan Cara Ini

6. Monitoring

Nah, ketika kita baru mengembangkan usaha dan baru menerapkan target pertama kepada karyawan, penting bagi kita untuk mengawasi perkembangan capaian KPI mereka dan mengevaluasinya. Tujuannya agar kita bisa mengukur kapasitas karyawan kita dan kondisi eksternal bisnis yang mungkin mempengaruhi capaian target tersebut.

Jangan sampai bila ternyata target yang kita terapkan ternyata terlalu rendah lalu tidak kita sadari, dan jangan sampai juga bila ternyata targetnya terlalu tinggi sehingga sulit untuk dicapai oleh karyawan. Apalagi kalau kita sampai menyalahkan mereka karena tidak bisa mencapai target.

Dampingi terus karyawan ketika berusaha untuk mencapai target yang sudah kita tentukan. Bila kita lihat ternyata target yang ditetapkan bisa dengan mudah dicapai, artinya target itu kurang menantang dan bisa kita tingkatkan lagi di periode evaluasi berikutnya. Bila targetnya terlalu tinggi, maka kita bisa cari tahu lebih lanjut apakah memang angkanya yang terlalu tinggi, atau ada hal-hal yang dibutuhkan karyawan untuk mencapai target itu tetapi belum kita fasilitasi.

Misalkan mereka ternyata membutuhkan pelatihan lebih lanjut mengenai digital marketing, customer service, dan pelatihan lainnya. Bisa juga justru karena kondisi pasar yang tidak memungkinkan bagi karyawanmu untuk mencapai target itu, misalkan pangsa pasar yang ternyata lebih kecil dibandingkan dengan target penjualan yang lebih besar.

Proses monitoring dan evaluasi ini perlu kita lakukan secara berkelanjutan ya, supaya bisnis kita bisa berlari dengan kencang tetapi juga konsisten. Bandingkan pula capaian target periode ini dengan periode sebelumnya agar kita bisa menilai seberapa jauh perkembangan bisnismu.

Itu dia cara membuat KPI untuk karyawanmu. Membuat KPI memang adalah sebuah seni yang tidak bisa sempurna dalam satu malam. Menetapkan target yang tepat dan menjaga produktivitas bisnismu memang membutuhkan proses yang berkelanjutan. Oleh karena itu, yuk mulai dari sekarang! Supaya bisnis bisa lebih cepat berkembang dan naik kelas! Semangat ya!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Sahabat Wirausaha. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini.

Referensi:

1. https://www.barantum.com/blog/cara-membuat-kpi/
2. https://www.pijar.info/blog/4-cara-menyusun-key-performance-indicator-atau-kpi
3. https://www.linovhr.com/cara-membuat-kpi-untuk-karyawan/