Monitoring Kinerja Karyawan – Sahabat Wirausaha, penting bagi setiap pelaku usaha untuk mengenal pentingnya sistem manajemen kinerja di dalam bisnis apapun. Tanpa sistem manajemen kinerja yang efektif, besar kemungkinannya suatu bisnis akan gagal. Pasalnya, manajemen kinerja merupakan sebuah alat kontrol untuk mengevaluasi dan memonitor kinerja karyawan. 

Nah, bayangkan saja jika tidak ada kontrol bagi orang-orang yang menjalankan suatu bisnis, tentu akan kacau bukan? Untuk mencegahnya terjadi, kita harus paham betul bagaimana cara mengawasi kinerja karyawan secara efektif.  Yuk, simak ulasan berikut ini untuk mengetahui cara-cara monitoring kinerja pegawai kita!

Cara Monitoring Kinerja Karyawan

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh manajer atau pemilik bisnis untuk melakukan monitoring kinerja karyawan secara efektif yaitu sebagai berikut:

1. Mempertimbangkan Validitas, Keandalan, Efektivitas Biaya, dan Rasa Keadilan

Dalam sistem manajemen kinerja, pemilik bisnis perlu mempertimbangkan empat hal penting berikut ini saat proses/aktivitas monitoring kinerja karyawan:

a. Validitas

Validitas atau keabsahan perlu dipertimbangkan untuk mengetahui:

• Apakah standar yang ditetapkan dan ukuran yang digunakan untuk penilaian kinerja karyawan sudah relevan dengan peran kerja tertentu.
• Apakah standar tersebut sudah cukup untuk melakukan penilaian kinerja karyawan dengan benar.
• Apakah ukuran atau indikator itu sendiri secara akurat mencerminkan atau menangkap apa yang sudah dicapai.

Nah, sebuah sistem manajemen kinerja dikatakan valid jika standar dan ukuran kinerja relevan secara langsung dengan apa yang dibutuhkan dalam pekerjaan atau suatu posisi jabatan. Validitas terbagi menjadi 3 (tiga) jenis yaitu:

• Validitas konstruk, yaitu menentukan apa yang akan diukur.
• Validitas konten, yaitu menentukan berapa banyak yang akan diukur.
• Validitas kriteria, yaitu bagaimana cara mengukur secara akurat.

b. Keandalan

Keandalan berarti dapat dipercaya, berkaitan dengan konsistensi dan akurasi pengukuran atau penilaian kinerja. Keandalan dibutuhkan untuk efektivitas sistem manajemen kinerja. Syarat keandalan adalah kriteria penilaian kinerja karyawan (seluruhnya atau sebagian) telah dinyatakan valid. Tanpa kriteria yang valid, maka pengukuran atau penilaian yang andal terhadap kinerja karyawan tidak mungkin dilakukan. Hal ini penting untuk dipertimbangkan dalam proses monitoring.

c. Efektivitas Biaya

Efektivitas biaya merupakan salah satu pertimbangan penting dalam merancang, mengelola, dan monitoring kinerja apapun dalam sistem manajemen, termasuk kinerja karyawan. Sederhananya, efektivitas biaya merupakan bentuk penghematan biaya terhadap seluruh rangkaian proses pengukuran/penilaian kinerja.

d. Rasa Keadilan

Rasa keadilan yang dimaksud adalah keadilan terhadap sistem. Agar efektif, sistem manajemen kinerja harus memenuhi asas keadilan, baik dalam hal proses pengambilan keputusan maupun secara prosedural. Hal ini penting untuk dipertimbangkan dalam proses monitoring karyawan. Alasannya yaitu hasil evaluasi penilaian kinerja memiliki pengaruh besar terhadap persepsi karyawan tentang keadilan atau ketidakadilan dari sistem manajemen, serta bagaimana mereka merespon hasil evaluasi tersebut.

Baca Juga: 6 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan dalam Bisnis, Sudah Coba Terapkan?

2. Mengevaluasi Kinerja Berdasarkan Kompetensi

Cara lainnya yaitu mengevaluasi kinerja berdasarkan kompetensinya. Perlu juga untuk mengetahui jenis kinerja apa saja yang akan ditinjau; apakah kinerja individu, kinerja kelompok kerja, ataukah kinerja organisasi seperti contoh berikut ini.

a. Kinerja Individu

Kompetensi Pribadi : Pengetahuan, Keterampilan, Kemampuan, dan Sikap.

b. Kinerja Kelompok Kerja (Tim)

Kompetensi Tim : Pengetahuan Kolektif dan Kerja sama Tim.

c. Kinerja Organisasi

Kompetensi Organisasi : Pengetahuan Kolektif, Kapasitas Produktif, Nilai Budaya dan Sikap Kerja seluruh tenaga kerja (karyawan).

Evaluasi terhadap kinerja berdasarkan kompetensi akan memberikan hasil yang cukup beragam seperti berikut ini:

d. Kinerja Individu

Hasil Evaluasi : Hasil berupa kuantitas dan kualitas.

Tindakan : Dari segi kuantitas, pemilik bisnis dapat mengambil keputusan untuk mengurangi atau menambah jumlah karyawan. Dari segi kualitas, pemilik bisnis dapat menilai seberapa baik kualitas dari kompetensi yang dimiliki oleh karyawannya. Karyawan dengan nilai kualitas terbaik layak menerima penghargaan (rewards), baik dalam bentuk hadiah, bonus, promosi jabatan, atau lainnya. Sebaliknya, karyawan dengan kualitas terburuk, dapat diberikan hukuman (punishment) berupa denda atau sanksi tertentu sesuai kebijakan perusahaan.

e. Kinerja Kelompok Kerja (Tim)

Hasil Evaluasi : Hasil berupa produktivitas dan kualitas.

Tindakan : Sama halnya dengan kinerja individu, pemilik bisnis dapat memberikan penghargaan (rewards) atau hukuman (punishment) sesuai dengan hasil evaluasi tersebut. Selain itu, pemilik bisnis dapat memfasilitasi program pelatihan dan pengembangan sesuai kebutuhan.

Baca Juga: Membangun Bisnis Berkelanjutan Melalui Peningkatan Kemampuan Karyawan

f. Kinerja Organisasi

Hasil Evaluasi : Hasil berupa profitabilitas (keuntungan), kepuasan pelanggan, saham, prospek bisnis, dan pangsa pasar.

Tindakan : Tindakan yang diambil berdasarkan hasil evaluasi dapat berupa pengambilan berbagai keputusan bisnis, penentuan strategi pemasaran dan penjualan, peningkatan layanan bisnis, dan lainnya.

3. Monitoring dengan Menggunakan Dasbor Kinerja (Performance Dashboard)

Dasbor kinerja merupakan suatu sistem pengiriman informasi berlapis yang mampu memberikan informasi, wawasan, maupun peringatan kepada pengguna sesuai permintaan. Dasbor kinerja juga merupakan sebuah sistem aplikasi yang mampu menerjemahkan strategi bisnis ke dalam bentuk data metrik dan grafis.

Manfaat dasbor kinerja bagi pengguna bisnis adalah pengguna dapat mengukur, memantau, dan mengelola kinerja bisnis/karyawan secara lebih efektif. Selain itu, dasbor kinerja memudahkan pengguna untuk mengambil keputusan bisnis, mengelola bisnis dan orang (karyawan), mengoptimalkan proses dan rencana bisnis, serta dapat bekerja secara proaktif.

Sahabat Wirausaha dapat menggunakan dasbor kinerja untuk monitoring kinerja karyawan maupun kinerja bisnis. Salah satu contoh dasbor kinerja adalah KPI (Key Performance Indicators) dashboards. KPI adalah nilai terukur yang dapat menunjukkan seberapa efektif pelaku bisnis telah mencapai target dan sasaran bisnisnya. Sederhananya, KPI mengukur apa saja yang telah dicapai selama periode tertentu. Secara visual, KPI berbentuk bagan dan grafik interaktif sehingga memungkinkan evaluasi dan analisis yang lebih cepat dan teratur.

Mungkin Sahabat Wirausaha bertanya-tanya, bagaimana sih cara kerja dasbor kinerja? Nah, dengan dasbor kinerja, pengguna bisnis dapat melakukan beberapa hal seperti berikut ini: 

• Memantau proses dan aktivitas bisnis penting dengan menggunakan data metrik. Tanda peringatan secara otomatis akan muncul di sistem aplikasi, saat kinerja karyawan menurun di bawah target yang telah ditentukan.
• Menganalisis penyebab suatu masalah, isu, atau tren dengan menggali informasi yang relevan melalui real time system dari berbagai perspektif secara lengkap.

Tujuan Monitoring Kinerja Karyawan

Secara umum, monitoring kinerja karyawan memiliki beberapa tujuan loh. Apa saja?

1. Mengamati dan mengetahui perkembangan hal-hal yang telah dicapai oleh seluruh karyawan, baik secara individu maupun kelompok kerja, selama periode tertentu.
2. Mengidentifikasi permasalahan, isu, atau tren yang sedang terjadi di dalam lingkup perusahaan/bisnis sehingga pemilik bisnis dapat mencari solusi terbaik.
3. Memudahkan pemilik dalam mengantisipasi atau memitigasi risiko yang mungkin terjadi akibat hasil kinerja karyawan yang buruk.
4. Mengoptimalkan pelaksanaan program bisnis dan kinerja seluruh karyawan sehingga dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan/bisnis.
5. Menetapkan strategi atau target yang perlu dicapai di kemudian hari.

Nah, demikian ulasan mengenai cara monitoring kinerja karyawan dengan efektif. Sahabat Wirausaha dapat menerapkan tiga tips tersebut untuk bisnis yang sedang dijalankan saat ini loh.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini.

Referensi eBook: 

Shields, John. 2007. Managing Employee Performance and Reward. New York: Cambridge University Press.