Tips Membangun Relasi Dengan Importir

Ekspor Impor Perjanjian Kerjasama Dagang

Tips Membangun Relasi Dengan Importir

Intan Faradella Sukanto • Penulis

• Editor

31 Agustus 2022 • Waktu Baca 3 menit

31 Aug 2022

Waktu Baca 3 menit

Sahabat Wirausaha, pada Oktober 2021, nilai ekspor Indonesia mencapai angka US$22,03 miliar atau naik 6,89 persen dibanding nilai ekspor pada September 2021, yaitu mencapai US$20,60 miliar. Naiknya nilai eskpor itu menunjukkan tingginya tingkat permintaan dari luar negeri terhadap produk lokal sejalan dengan banyaknya wirausaha yang telah melakukan ekspansi ke pasar internasional.

Dalam proses ekspansi tersebut, terkadang kita menemukan beberapa hambatan, salah satu hal yang mungkin terjadi adalah pembeli atau buyer tidak melakukan perpanjangan kontrak bisnis dengan kita sehingga kita harus memulai lagi dari awal untuk mencari pembeli potensial lainnya dan mungkin berakibat pada penghentian operasional ekspor untuk beberapa saat. Jika terjadi kasus seperti ini tentunya kita akan merugi.

Nah, untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kasus pembeli yang tiba-tiba memutuskan hubungan kontrak karena tidak puas dengan pelayanan kita, alangkah baiknya mempertimbangkan langkah-langkah strategis untuk membangun dan menjaga relasi dengan importir. Hal ini diperlukan untuk menjaga stabilitas bisnis kita dalam jangka panjang.

Sahabat Wirausaha. tidak ingin usaha ekspansi ke pasar internasional kita gagal karena pelayanan kita kurang memuaskan, bukan? Oleh karena itu, penting sekali untuk membangun relasi dengan importir.

Komunikasi yang Baik

Sahabat Wirausaha, komunikasi memegang peranan penting membangun relasi dengan importir. Seperti yang kita ketahui, kita dan importir memiliki keterbatasan dalam hal berkomunikasi. Importir mungkin tinggal di negara yang sangat jauh dengan perbedaan waktu yang cukup signifikan. Hal ini memberikan tantangan tersendiri bagi kita untuk dapat berkomunikasi secara efektif dan efisien.

Komunikasi dua arah yang terbuka sangat disarankan untuk mengurangi risiko kesalahpahaman dan ketidaknyamanan yang mungkin terjadi sehingga mendorong terciptanya komunikasi yang efektif antar kedua pihak. Beberapa tips yang dapat Sahabat Wirausaha lakukan dalam berkomunikasi dua arah dengan pembeli ekspor, antara lain:

1. Pelajari Bahasa Utama dan Budaya Pembeli

Bahasa merupakan faktor utama dalam menjalin komunikasi dua arah dengan siapa saja, terlebih untuk kasus pembeli ekspor. Perbedaan bahasa dapat mendorong terjadinya kesalahpahaman antar kedua pihak. Perlu kita ketahui, tidak semua pembeli ekspor mahir dalam berbahasa inggris.

Oleh karena itu, selain memudahkan dalam hal berkomunikasi, mempelajari bahasa utama atau yang sering digunakan oleh pembeli ekspor kita dapat menjadi keunggulan bersaing bagi usaha kita di mata pembeli ekspor. Pahami pula jika ada budaya atau etiket tertentu dari negara asal pembeli. Hal ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pembeli.

2. Perhatikan Perbedaan Waktu

Hal signifikan lainnya yang perlu mendapat perhatian Sahabat Wirausaha adalah perbedaan waktu antara tempat tinggal kita dan importir. Pesan kita mungkin mendapatkan respon lambat jika kita mengirimkannya pada waktu yang tidak tepat. Telepon kita pun mungkin tidak akan terjawab.

Baca Juga: Apa itu Bill of Lading?

Jika kita masih baru dalam bisnis ekspor, hal ini dapat menyebabkan proyek ekspor kita mungkin akan berlarut-larut dalam mencapai kesepakan. Untuk menghindari hal tersebut, kita dapat menemukan waktu untuk berkirim email, pesan, atau telepon yang tepat dengan menyesuaikan standar waktu pembeli ekspor kita. Sebagai contoh, jika pembeli ekspor kita tinggal di Amerika Serikat (USA) dengan perbedaan waktu 12 jam, kita dapat mengirimkan pesan atau telepon pada malam hari waktu Indonesia.

3. Menggunakan Bahasa yang Sopan

Jika ingin pesan atau maksud dan tujuan kita tersampaikan dengan benar, Sahabat Wirausaha harus mengingat untuk menggunakan bahasa yang sopan. Bahasa yang sopan akan menunjukkan integritas kita sehingga akan berdampak positif pada image usaha kita pula.

4. Tentukan Media Komunikasi

Menentukan media komunikasi yang tepat untuk kedua pihak juga merupakan faktor penting dalam menjalin komunikasi dua arah. Hal ini bertujuan untuk mendorong komunikasi menjadi lebih progresif dan efektif karena aliran informasi antar kedua pihak dapat tersampaikan dengan baik.

Sebagian besar dari importir biasanya menggunakan email untuk saling terhubung dan bertukar informasi. Namun, hal ini dapat berbeda jika Sahabat Wirausaha memasarkan produk melalui media/platform lain, seperti melalui website untuk B2B ataupun forum internasional lainnya.

Jika bertemu calon pembeli di Tradeshow, Sahabat Wirausaha dapat menanyakan contact person untuk menghubungi mereka. Simpan contact person calon pembeli dan pembeli sebagai database untuk menghubungi mereka kembali di masa depan, khususnya untuk calon pembeli potensial, Sahabat Wirausaha dapat mem-follow up mereka di masa mendatang dengan database tersebut.

5. Berikan Informasi yang Detail

Informasi apapun yang berkaitan dengan produk dan layanan, harus kita sampaikan dengan jelas. Informasi yang dimaksud adalah informasi umum perusahaan dan informasi produk dan layanan terkait. Informasi umum perusahaan berupa nama dan alamat usaha, sedangkan informasi khusus terkait produk dan layanan terkait harus disebutkan dengan jelas di Surat Penawaran (Quote) untuk dikirimkan ke pembeli.

Informasi khusus ini, antara lain : deskripsi produk, kemampuan produksi atau kuantitas pengiriman, sistem dan metode pembayaran, sistem pengiriman, dan sebagainya. Dengan memberikan informasi yang detail mengenai perusahaan, produk, dan layanan diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan pembeli terhadap kita sehingga berdampak pada meningkatkan loyalitas pembeli di masa mendatang.

6. Bertanya Jika Ada yang Kurang Dipahami

Saat berkomunikasi dengan pembeli, terlebih jika informasi yang disampaikan oleh pembeli berhubungan langsung dengan kegiatan ekspor, sebaiknya pahami dengan seksama sebelum mengirimkan respon balasan.

Jika ada hal yang kurang dipahami, Sahabat Wirausaha dapat menanyakan maksud dari poin tersebut sebagai bentuk respon balasan dari pesan yang pembeli kirimkan. Hal ini dikarenakan, keterbukaan informasi diperlukan untuk menjalin komunikasi dua arah yang efektif.

7. Minta Feedback dari Pembeli

Feedback merupakan kunci dari komunikasi dua arah. Tanpa adanya feedback, komunikasi menjadi kurang efektif karena aliran informasi tidak tersampaikan dengan benar. Jika Sahabat Wirausaha tidak mendengar kabar atau balasan dari pembeli setelah beberapa saat, kita dapat mengirim pesan dengan menanyakan kabar pembeli sebagai awalan pesan dan dilanjutkan dengan menanyakan pesan yang telah dikirim beberapa waktu lalu untuk mengetahui bagaimana tanggapan pembeli terhadap pesan tersebut.

8. Respect dan Apresiasi

Dalam membangun relasi dengan pembeli ekspor, menunjukkan apresiasi terhadap pembeli merupakan faktor yang patut dipertimbangkan sebagai bentuk respect (sikap menghargai) akan kerjasama yang telah terjalin. Hal ini menunjukkan bahwa kita adalah suplier yang berkualitas dan memiliki integritas.

9. Keterbukaan

Keterbukaan akan segala informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan menjadi faktor penting dalam membangun hubungan jangka panjang dengan pembeli ekspor karena informasi yang tidak sesuai atau kurang dapat menimbulkan risiko kesalahpahaman. Tentunya, Sahabat Wirausaha tidak ingin bukan kesalahpahaman yang mungkin terjadi berdampak buruk dalam hubungan kerjasama bisnis dengan pembeli.

Baca Juga: Cost and Freight (CFR)

Jika terdapat perubahan yang berhubungan dengan produk dan layanan, alangkah baiknya segera diinfokan kepada pembeli supaya pembeli dapat memberikan respon secepatnya. Keterbukaan informasi juga merupakan bentuk sikap menghargai yang dapat kita tunjukkan kepada pembeli.

10. Tepat Waktu

Ketepatan waktu dalam memenuhi pesanan dapat memberikan dampak positif terhadap pelayanan yang kita berikan. Hal ini menunjukkan bahwa kita memiliki kemampuan untuk memenuhi pesanan dalam surat penawaran yang telah disetujui oleh kedua pihak. Segala informasi keterlambatan, baik dari sisi produksi ataupun pengiriman, Sahabat Wirausaha dapat menginformasikannya kepada pembeli.

11. Membangun dan Menjaga Kepercayaan

Kepercayaan merupakan fondasi dari hubungan yang kuat. Tanpa kepercayaan diantara kedua pihak, hubungan yang terjalin dengan pembeli akan mudah bermasalah. Sahabat Wirausaha, dalam membangun kepercayaan membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

Oleh karena itu, kepercayaan yang telah terbentuk akan mudah hancur jika tidak dijaga sebaik mungkin. Kepercayaan antara eksportir dan importir dapat terjalin jika terciptanya komunikasi dua arah yang mengedepankan keterbukaan informasi dan sikap saling menghargai antar kedua pihak.

Manfaat Menjaga Hubungan Jangka Panjang Dengan Impotir

Sahabat Wirausaha, sangat penting bagi kita sebagai eksportir untuk menjaga hubungan yang baik dengan pembeli. Selain untuk menjaga brand produk dan image negara asal kita, menjalin hubungan yang baik dengan pembeli ekspor dapat memberikan manfaat jangka panjang untuk bisnis kita.

Berikut merupakan beberapa manfaat jangka panjang dari menjaga hubungan baik dengan pembeli ekspor, antara lain:

1. Mendorong Terjadinya Repeat Buying

Dengan pelayanan yang memuaskan akan mendorong terciptanya hubungan yang baik dengan pembeli ekspor. Terjalinnya hubungan yang baik ini akan menjadi bahan pertimbangan pembeli untuk melakukan repeat buying dan menjalin kerjasama jangka panjang. Tentunya, hal ini akan berdampak positif untuk kita, terutama dalam segi penjualan dan cashflow.

2. Menciptakan Loyalitas Pembeli Ekspor

Sahabat Wirausaha, pembeli yang memiliki tingkat kepuasan yang tinggi, meskipun telah melakukan repeat buying berulang kali, akan mendorong terciptanya loyalitas pembeli ekspor kita. Pembeli yang loyal memiliki kecenderungan untuk terus bertransaksi dengan kita karena telah merasa nyaman dan aman, meskipun pembeli tersebut mendapatkan penawaran dari perusahaan lain dengan harga lebih rendah. Kecil kemungkinan pembeli akan berpindah membeli produk ke perusahaan tersebut.

3. Meningkatkan Daya Saing Terhadap Kompetitor

Manfaat lain yang dapat Sahabat Wirausaha rasakan adalah image dan brand kita menjadi lebih unggul dibanding kompetitor karena kita mampu memberikan pelayanan yang maksimal dan optimal. Jika kita memiliki track record yang baik dalam perdagangan internasional, maka hal ini juga dapat menarik minat calon pembeli potensial untuk melakukan kerjasama dengan kita.

Nah, bagaimana Sahabat Wirausaha? Cukup mudah, bukan? Dalam membangun relasi dengan importir. Yuk, mari berekspansi dan menjadi UMKM yang berorientasi ke pasar global!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi:

• Editor

Komentar (0)