Halo Sahabat Wirausaha, dalam proses bisnis tentu pernah menghadapi masalah, bukan? Entah mungkin masalah produksi, pemasaran, operasional, sumber daya manusia, dan sebagainya. Oleh karena itu, kita perlu mencari tahu bagaimana menemukan solusi dengan cara yang efektif dan tepat.

Salah satu metode yang bisa kita gunakan adalah root cause analysis. Apakah itu? Mari kita simak selengkapnya pada kamus bisnis berikut.

Baca Juga: Analisis Pareto

Pengetian Root Cause Analysis (RCA)

Root Cause Analysis (RCA) Adalah suatu metode pemecahan masalah yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah atau peristiwa. Praktek Root Cause Analysis (RCA) didasarkan pada keyakinan bahwa masalah-masalah yang terbaik dipecahkan dengan memperbaiki atau menghilangkan akar penyebab, bukan hanya untuk segera mengatasi gejala yang jelas.

Dengan mengarahkan langkah-langkah perbaikan pada akar permasalahan, diharapkan bahwa kemungkinan terulangnya masalah akan diperkecil. Demikian Root Cause Analysis (RCA) sering dianggap sebagai suatu proses berulang-ulang dan sering dipandang sebagai alat perbaikan terus menerus. Secara luas Root Cause Analysis (RCA) dapat digolongkan menjadi 5 (lima) kriteria yang dinamai sesuai bidang dasarnya seperti berbasis keamanan, berbasis produksi, berbasis proses, berbasis kegagalan, dan berbasis sistem.

Baca Juga: Analisis TOWS Matrix dan Rencana Tindak Lanjut untuk UMKM

• RCA berbasis keamanan biasanya diterapkan di kecelakaan bidang analisis dan keselamatan dan kesehatan.
• RCA berbasis produksi memiliki asal-usul di bidang pengawasan mutu untuk industri manufaktur.
• RCA berbasis proses pada dasarnya merupakan lanjutan untuk RCA berbasis produksi, tetapi dengan lingkup yang diperluas untuk menyertakan proses bisnis.
• RCA berbasis kegagalan berakar pada kegagalan praktek analisis yang digunakan dalam rekayasaan dan pemeliharaan.
• RCA berbasis sistem muncul sebagai sebuah penggabungan dari kriteria sebelumnya, bersama dengan ide-ide yang diambil dari bidang-bidang seperti manajemen perubahan, manajemen risiko, dan analisis sistem.

Langkah Melakukan Root Cause Analysis

Langkah 1 – Definisikan Masalah

• Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
• Jelaskan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

Langkah 2 – Kumpulkan Data

• Apakah memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
• Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
• Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?

Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

• Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
• Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?
• Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah utama?

Baca Juga: Membedah Penggunaan Analisis SWOT pada UKM

Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

• Mengapa faktor kausal tersebut ada?
• Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

• Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali? Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
• Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi? Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Fungsi

Dalam proyek-proyek improvement Root Cause Analysis Berfungsi atau bermanfaat antar lain sebagai berikut :

• Mengidentifikasi potensi kegagalan/kesalahan produk ataupun proses.
• Mencatat efek yang akan timbul jika benar-benar terjadi kegagalan/kesalahan.
• Menemukan sebab-sebab potensial dari kesalahan tersebut dan resiko yang ditimbulkan.
• Membuat daftar dan prioritas tindakan yang dapat dilakukan untuk mengurangi resiko kegagalan/kesalahan.

5 Why Analysis

1. Tentukan masalahnya dan area masalahnya

Permasalahan harus ditentukan dengan area dimana yang terjadinya masalah yang akan diselesaikan.

2. Lakukan brainstorming

Mengumpulkan tim solid untuk brainstorming sehingga Anda bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah yang terjadi.

3. Lakukan Gemba Kaizen

Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, objek aktual, dengan data aktual. Pentingnya menerapkan Kaizen dengan Genba, Genbutsu, Genjitsu dalam penerapan Lean Manufacturing dengan tujuan untuk mengetahui secara langsung objek tanpa mengandalkan data yang diterima saja.

Baca Juga: Analisis Tren: Produk Seperti Apa yang Akan Laku di Tahun 2022

4. Mulai bertanya menggunakan Why (Mengapa)

Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab. Mulailah dengan masalah dan curah pendapat faktor-faktor penyebab untuk masalah itu dengan menanyakan "Mengapa?" Tinjauan yang dilakukan selama analisis situasi dan lokakarya pemangku kepentingan adalah tempat yang baik untuk menemukan faktor penyebab.

Staf proyek juga dapat bertanya pada diri sendiri berdasarkan pengalaman mereka sendiri dan pemangku kepentingan dengan pertanyaan “mengapa” atau “jadi apa” untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab.

Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.

5. Identifikasi dan implementasikan solusi

Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya. Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

Itulah pembahasan mengenai Root Cause Analysis, semoga bermanfaat ya.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.