Apa Itu Digital Signature – Bayangkan kamu menandatangani kontrak kerja, perjanjian jual beli, atau dokumen legal lainnya—tanpa pena, tanpa kertas, bahkan tanpa harus bertatap muka. Cukup lewat ponsel atau laptop, semua bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Inilah kekuatan dari Digital Signature alias tanda tangan digital.

Di era bisnis serba cepat dan jarak jauh, teknologi ini jadi solusi utama untuk memastikan dokumen legal tetap sah, aman, dan efisien. Tapi sebenarnya, apa itu Digital Signature? Bagaimana cara kerjanya, dan kenapa penting bagi pelaku bisnis, termasuk UMKM? Yuk, kita bedah bersama di sini!

Apa Itu Digital Signature?

Secara sederhana, Digital Signature adalah metode tanda tangan elektronik berbasis kriptografi yang digunakan untuk memverifikasi keaslian, integritas, dan keabsahan suatu dokumen digital. Berbeda dengan sekadar menulis nama di PDF, digital signature punya kekuatan hukum karena menggunakan teknologi enkripsi yang kompleks.

Menurut Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Indonesia, digital signature didefinisikan sebagai "tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya dan digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi." Artinya, digital signature bukan hanya simbol atau gambar tanda tangan, tetapi proses teknis yang menjamin bahwa:

  • Dokumen tidak diubah setelah ditandatangani
  • Penandatangan adalah pihak yang sah
  • Waktu tanda tangan bisa dibuktikan secara digital

Teknologi ini didasarkan pada prinsip Public Key Infrastructure (PKI), sebuah sistem kriptografi yang menggunakan pasangan kunci publik dan kunci privat untuk memastikan keamanan komunikasi dan transaksi.

Baca Juga: Apa Itu Kebijakan Privasi? Panduan Lengkap untuk Memahami Peranannya dalam Dunia Digital

Bagaimana Cara Kerja Digital Signature?

Untuk memahami apa itu Digital Signature, kita perlu membongkar proses teknis di baliknya. Berikut langkah-langkah sederhananya:

1. Pembuatan Pasangan Kunci

Setiap pengguna memiliki dua kunci:

  • Private key: Hanya diketahui oleh pemilik, digunakan untuk menandatangani dokumen.
  • Public key: Diketahui publik, digunakan untuk memverifikasi tanda tangan.

2. Proses Penandatanganan

Saat seseorang menandatangani dokumen digital:

  1. Dokumen tersebut diolah melalui algoritma hash (seperti SHA-256), menghasilkan nilai unik (hash value).
  2. Nilai hash ini kemudian dienkripsi dengan private key pengguna.
  3. Hasil enkripsi inilah yang disebut digital signature dan dilekatkan pada dokumen.

3. Proses Verifikasi

Penerima dokumen menggunakan public key untuk:

  1. Mendekripsi tanda tangan digital.
  2. Menghitung hash dokumen dan membandingkannya dengan hash hasil dekripsi.
  3. Jika cocok, berarti dokumen asli dan belum diubah sejak ditandatangani.

Teknologi ini membuat pemalsuan tanda tangan hampir mustahil, kecuali jika seseorang berhasil mencuri private key (yang sangat kecil kemungkinannya karena sistem perlindungannya berlapis).

Apa Saja Manfaat Digital Signature dalam Dunia Bisnis?

Mengetahui apa itu Digital Signature belum cukup kalau belum memahami dampaknya. Bagi pelaku bisnis, teknologi ini menawarkan banyak keuntungan praktis:

1. Efisiensi Waktu

Tidak perlu lagi mencetak, mengirim via kurir, menunggu tanda tangan basah, lalu melakukan scan ulang. Semua bisa diselesaikan dalam hitungan menit secara online.

2. Menghemat Biaya

Menurut DocuSign, penggunaan tanda tangan digital bisa mengurangi biaya administrasi hingga 85%, terutama untuk dokumen kontrak, invoice, hingga HR.

3. Keamanan Lebih Tinggi

Dengan enkripsi dan verifikasi kriptografi, digital signature jauh lebih sulit dipalsukan dibanding tanda tangan manual.

4. Kepatuhan Hukum

Di Indonesia, digital signature yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi seperti PrivyID, VIDA, dan Peruri, memiliki kekuatan hukum setara tanda tangan basah (UU ITE & PP 71/2019).

5. Ramah Lingkungan

Beralih ke tanda tangan digital berarti mengurangi ketergantungan pada kertas dan tinta. Sebuah langkah kecil menuju operasional yang lebih hijau.

Gabung jadi Member ukmindonesia.id buat update terus info seputar UMKM dan peluang usaha!

Apa Itu Digital Signature dalam Praktik UMKM?

Dulu, teknologi ini mungkin dianggap eksklusif untuk korporasi besar atau perusahaan multinasional. Tapi sekarang, banyak UMKM mulai memanfaatkannya untuk:

  • Menandatangani invoice atau tagihan digital
  • Mengesahkan kontrak kerja sama vendor
  • Validasi dokumen ekspor-impor
  • Penandatanganan non-disclosure agreement (NDA) atau kontrak mitra

Contohnya, sebuah UMKM ekspor kopi dari Toraja mulai menggunakan digital signature untuk mempercepat pengiriman dokumen bea cukai dan kontrak buyer dari luar negeri. Hasilnya? Proses ekspor yang sebelumnya memakan 4-5 hari kini bisa selesai dalam 1 hari kerja.

Studi Kasus: Transformasi Tanda Tangan di Dunia Nyata

Telkom Indonesia, salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, mulai mengadopsi Digital Signature sebagai bagian dari transformasi digital mereka sejak 2020. Bersama PrivyID, Telkom mengintegrasikan tanda tangan digital ke berbagai lini operasional, mulai dari persetujuan internal, kerja sama antar unit bisnis, hingga pengesahan dokumen dengan mitra eksternal. Hasilnya sangat signifikan:

  • Ratusan ribu dokumen dapat ditandatangani tanpa tatap muka
  • Efisiensi waktu pengesahan kontrak meningkat hingga 70%
  • Penghematan biaya cetak, kurir, dan administrasi yang mencapai ratusan juta rupiah per tahun

Kasus ini memperlihatkan bahwa apa itu Digital Signature bukan hanya alat bantu teknologi, tetapi katalis efisiensi skala besar bagi korporasi.

Baca Juga: Apa Itu Task Management Tools? Solusi Cerdas Atur Tugas dan Tim di Era Digital

Lembaga Pemerintah dan Pemilu: Kasus Komisi Pemilihan Umum (KPU)

Di sektor pemerintahan, penggunaan Digital Signature mulai mendapat momentum, terutama untuk menjawab kebutuhan efisiensi dan transparansi di masa pemilu. Salah satu studi kasus menarik datang dari Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI).

Pada pemilu 2024, KPU menghadapi tantangan besar: bagaimana memastikan kecepatan distribusi dan keabsahan dokumen hasil rekapitulasi suara dari ribuan TPS di seluruh Indonesia, sambil tetap menjunjung tinggi akuntabilitas dan legalitas setiap laporan.

Sebelumnya, proses pengesahan dokumen rekapitulasi dilakukan secara manual—dicetak, ditandatangani basah oleh petugas, lalu dikirim secara fisik ke pusat. Proses ini memakan waktu lama dan rawan kesalahan administratif, apalagi di daerah terpencil.

Untuk menjawab tantangan ini, KPU mulai menerapkan Digital Signature tersertifikasi dari penyelenggara resmi yang telah disetujui oleh Kementerian Kominfo. Implementasi ini digunakan untuk:

  • Menandatangani digital dokumen C1 hasil penghitungan suara
  • Mengesahkan berita acara rekapitulasi elektronik (e-rekap)
  • Mengirim dan menyimpan dokumen resmi ke pusat dengan cepat

Dengan sistem ini, setiap dokumen yang ditandatangani memiliki jejak digital (timestamp) yang bisa diverifikasi keasliannya, serta dikunci secara kriptografis agar tidak bisa diubah sembarangan.

Hasilnya?

  1. Kecepatan Proses: Dokumen yang sebelumnya harus menempuh perjalanan fisik selama 2–3 hari kini bisa sampai dan tervalidasi dalam hitungan menit.
  2. Keamanan dan Akurasi: Dengan kriptografi berbasis PKI, integritas dokumen dijaga. Bila ada perubahan sekecil apapun, sistem akan langsung menolak dokumen sebagai tidak valid.
  3. Transparansi Publik: Karena semua dokumen digital bisa ditampilkan dan dilacak secara real-time di website publik KPU, kepercayaan masyarakat terhadap proses rekapitulasi meningkat.
  4. Efisiensi Biaya: Pengurangan penggunaan kertas, tinta, pengiriman fisik, dan logistik manual memberi penghematan anggaran yang signifikan.

Baca Juga: Apa Itu Order Fulfillment? Rahasia di Balik Kelancaran Belanja Online yang Jarang Dibicarakan

Apakah Digital Signature Legal di Indonesia?

Regulasi yang mengatur antara lain:

  • UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)
  • Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
  • Peraturan Kominfo No. 11 Tahun 2022 tentang Penyelenggara Sertifikasi Elektronik

Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum dan pembuktian yang sah selama memenuhi prinsip Autentikasi, Integritas, dan Non-repudiasi alias tidak bisa disangkal.

Artinya, selama digital signature dibuat lewat penyedia resmi seperti PrivyID, VIDA, Digisign, Peruri Sign, maka tanda tangan tersebut sah di mata hukum dan dapat digunakan untuk transaksi bisnis maupun perjanjian hukum.

Apa itu Digital Signature bukan hanya istilah teknis, melainkan simbol dari efisiensi, kepercayaan, dan legalitas dalam era digital. Mulai dari startup, UMKM, hingga lembaga pemerintah, semuanya mulai mengadopsinya sebagai standar baru. Jika bisnismu masih bergantung pada tanda tangan manual, mungkin sekarang waktunya bertransformasi. Karena di dunia yang terus bergerak cepat, kecepatan dan keamanan adalah mata uang baru.

Jika tulisan ini bermanfaat, silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi:

  1. Undang-Undang ITE – https://peraturan.bpk.go.id
  2. Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 – https://jdih.kominfo.go.id
  3. DocuSign eSignature Trends Report 2023 – https://www.docusign.com
  4. PrivyID Case Study – https://privy.id
  5. VIDA Indonesia – https://vida.id
Sonia Fatmarani • Editor