Dalam banyak kegiatan dan program pemerintah, pendampingan menjadi salah satu hal penting. Hal ini sejalan dengan banyak temuan bahwa UMKM sangat membutuhkan pendamping untuk membantu mengarahkan usaha.

Program pendampingan juga sering ditemukan pada program-program pembiayaan bagi UMKM. Program ini diwajibkan dengan harapan akan memberikan sebuah kesempatan bagi UMKM untuk melihat hal-hal sederhana dari bisnis yang mungkin tidak terlihat.

Meskipun pendampingan merupakan salah satu kegiatan yang diwajibkan, bukan berarti kegiatan ini tidak penting. Sahabat UKM justru harus mampu memanfaatkan kegiatan pendampingan yang didapatkan. Pendampingan merupakan sebuah hak dibandingkan kewajiban.

Baca Juga: Akselerasi UMKM Naik Kelas melalui Realokasi Subsidi Bunga KUR untuk Pendampingan

Salah satu alasan mengapa pendampingan menjadi sangat penting adalah karena tidak semua kondisi bisnis bisa dijelaskan dalam teori. Sahabat UKM mungkin sudah banyak membaca mengenai kewirausahaan dan informasi lainnya, baik melalui media cetak atau media daring.

Pengetahuan dari tulisan yang sahabat UKM baca mungkin dapat menjadi landasan bertindak dan mengambil keputusan. Akan tetapi, banyak kondisi lapangan yang terkadang tidak sesuai dengan apa yang sebelumnya sahabat UKM baca.

Pada kondisi inilah, pengalaman dan kebijaksanaan dalam menghadapi kondisi diperlukan. Pada kondisi ini pula, pendamping dapat memberikan sudut pandang berkaitan dengan usaha.

Selain memberikan perspektif baru dalam menghadapi proses bisnis, pendampingan juga bermanfaat untuk membangun sebuah jaringan. Pada beberapa kasus ketika sahabat UKM membutuhkan jaringan, baik untuk pemasaran maupun akses permodalan, pendamping mungkin dapat membantu. Hal ini juga menjadi sebuah alasan penting dalam memanfaatkan kegiatan pendampingan.

Nah, melihat sekilas manfaat pendampingan tersebut, mari kita pelajari bagaimana memanfaatkan momen pendampingan menjadi efektif.

Hal Penting dalam Mencari Pendamping/Mentor

Berdasarkan buku HBR Guide to Getting the Mentoring You Need yang dikeluarkan oleh Harvard Business Review, sahabat UKM perlu memperhatikan beberapa hal dalam mencari dan memahami pendampingan sebelum berbicara lebih lanjut mengenai pendampingan. Pertama, sahabat UKM dapat terlibat lebih dari satu program pendampingan.

Baca Juga: Pendampingan Gratis Bagi UMKM Terdampak Covid-19

Beberapa pelaku UMKM mungkin sangat selektif dalam mencari pendamping. Mereka mencari pendamping yang sempurna untuk memberikan informasi dan bimbingan bagi usaha mereka. Pada kenyataannya, tidak ada pendamping yang sempurna. Setiap pendamping memiliki pengalaman dan keahlian di bidang masing-masing.

Oleh karena itu, sebenarnya sahabat UKM dapat mengikuti program pendampingan atau mencari pendamping sebanyak mungkin untuk memastikan bahwa sahabat UKM bisa mendapatkan masukan untuk setiap isu yang sering dihadapi. Perlu diingat bahwa pendamping atau mentor sering bersifat sukarela sehingga sebenarnya tidak mengeluarkan biaya dalam prosesnya.

Kedua, proses pendampingan tidak selalu harus dilakukan secara formal dan jangka panjang. Pendamping yang baik akan memahami bahwa permasalahan bisnis bisa dihadapi setiap waktu dan kondisi. Oleh karena itu, sahabat UKM harus mampu berkomunikasi pula secara informal untuk mencari masukan dan bimbingan terhadap masalah yang dihadapi.

Pada level tertentu, kedekatan secara informal akan lebih mudah membantu pendamping untuk memahami nilai dan budaya usaha sehingga dapat memberikan masukan yang lebih tepat.

Selain itu, pendampingan juga tidak selalu harus bersifat jangka panjang. Pada beberapa kasus pendampingan, sahabat UKM mungkin dapat terlihat dalam program pendampingan sampai waktu tertentu. Setelah itu relasi tetap dapat dibangun meskipun mungkin kegiatan pendampingan sudah tidak berjalan kembali.

Sebagai contoh, kegiatan pendampingan berkaitan dengan sertifikasi BPOM mungkin hanya akan efektif dilakukan sampai proses sertifikasi tersebut selesai. Apabila sudah selesai maka proses pendampingan selesai. Meskipun begitu, sahabat UKM juga ada baiknya memiliki pendamping atau mentor yang bersifat permanen. Pendamping ini yang bisa memberikan bimbingan dalam proses pengembangan usaha secara berkelanjutan.

Ketiga, sahabat UKM perlu memahami bahwa proses pendampingan tidak hanya berlaku bagi pemula dalam berwirausaha. Beberapa orang mungkin menganggap bahwa belajar hanya berlaku bagi seseorang yang baru memulai sesuatu. Padahal proses pembelajaran selalu berjalan beriringan pada setiap tahapan berbisnis. Masalah dalam berbisnis akan selalu muncul pada setiap tahapan yang dilalui.

Baca Juga: Pelatihan dan Pendampingan Bagi Pengusaha Perempuan

Pada setiap tahapan itulah dibutuhkan mentor atau pendamping yang bisa memberi masukan. Pada sisi lain, pendamping juga tidak harus selalu memahami sebuah teori pada level tertentu saja. Pendamping bisa saja hanya memberikan perspektif dari pihak yang berada di luar usaha. Hal ini diperlukan untuk memberikan pandangan yang objektif terhadap masalah yang dihadapi oleh sahabat UKM.

Keempat, sahabat UKM dapat melibatkan pendamping lebih jauh dengan menunjukkan manfaatkan yang akan didapatkan oleh pendamping. Pada dasarnya, pendamping adalah orang dengan pengalaman lebih banyak yang ingin membantu. Pendamping akan mengalokasikan tenaga dan waktu sesuai dengan yang mampu mereka berikan kepada sahabat UKM.

Akan tetapi, sahabat UKM dapat mendorong pendamping untuk terlibat lebih jauh dengan menunjukkan seberapa potensial usaha yang sedang dijalankan. Sahabat UKM dapat menceritakan lebih banyak mengenai visi usaha dan rencana ke depan untuk meyakinkan pendamping.

Selain itu, sahabat UKM juga bisa menekankan seberapa penting peran sang pendamping dalam bisnis yang dijalankan. Dengan begitu, pendamping memiliki ikatan emosional untuk terlibat lebih jauh, baik dalam memberikan bimbingan atau menghubungkan kepada jaringan yang dimiliki.

Jenis-Jenis Pendamping/Mentor

Setelah memahami hal penting dalam mencari pendamping, sahabat UKM perlu menyesuaikan pula jenis pendamping. Pada dasarnya ada banyak jenis pendamping yang dapat sahabat UKM dapatkan. Pada buku yang sama, dijelaskan beberapa jenis pendamping yang dapat membantu sahabat UKM.

Jenis pendamping pertama adalah co-mentor. Pendamping pada dasarnya tidak harus seseorang yang memiliki level di atas sahabat UKM. Co-mentor adalah contohnya dimana mereka biasanya terdiri dari relasi dengan level yang sama yang dapat membantu dalam berdiskusi mengenai permasalahan bisnis.

Baca Juga: Pendampingan Penyusunan Rencana Usaha (Business Plan)

Co-mentor merupakan pendamping yang bersifat horizontal dimana mereka dapat dijadikan sebagai sarana diskusi yang cenderung konstruktif. Mereka dapat membantu memberikan pandangan ke dalam bisnis dengan keahlian mereka yang mungkin berbeda dengan kita.

Sebagai contoh, Achmad Zaky tidak sendiri saat mendirikan Bukalapak. Terdapat kedua sahabatnya yang membantu mendirikan Bukalapak. Mereka adalah Muhammad Fajrin Rasyid dan Nugroho Herucahyono. Keduanya memiliki peran yang berbeda, Fajrin lebih banyak fokus pada bisnis dan Nugroho lebih banyak fokus pada teknologi. Kombinasi seperti ini yang kemudian membuat Achmad Zaky memiliki rekan diskusi dan secara tidak langsung menjadi co-mentor bisnisnya.

Perlu diperhatikan bahwa co-mentor juga memerlukan insentif. Insentif ini dapat berupa pertukaran ide dan gagasan dari masing-masing keahlian. Sebagai contoh, Pak Ardi memiliki bisnis kue. Beliau ingin mencari informasi lebih banyak mengenai inovasi produk yang bisa dipakai pada kuenya.

Kebetulan beliau memiliki relasi yang bekerja sebagai peneliti di bidang gizi pada salah satu universitas. Pak Ardi pun menghubungi beliau dan menanyakan mengenai beberapa hal berkaitan dengan rekayasa pangan. Pada saat yang sama, relasi beliau tersebut juga sedang mencari insight lebih lanjut mengenai

Jenis pendamping berikutnya adalah remote mentor. Pendamping dengan jenis ini mungkin yang paling familiar bagi sahabat UKM. Mereka merupakan pihak eksternal bisnis. Mereka dapat terdiri dari keluarga, saudara, professor di universitas atau bahkan individu yang tidak berkaitan langsung dengan sahabat UKM.

Baca Juga: YCAB Foundation : Mengentaskan Kemiskinan Lewat Pembinaan Ultra Mikro

Remote mentor ini diperlukan untuk memberikan perspektif dan ide yang tidak terpikirkan oleh orang-orang yang ada di internal. Mereka diperlukan ketika sahabat UKM sudah tidak mendapatkan ide dan prespektif yang cukup dari co-mentor atau rekan diskusi yang ada.

Selain kedua jenis tersebut, pendamping juga bisa bersifat invisible mentor. Pendamping seperti ini adalah pendamping yang mungkin tidak pernah berkomunikasi langsung, tetapi sahabat UKM dapat belajar dari mereka. Para pendamping ini memberikan keteladanan tanpa harus melakukan interaksi. Dalam bahasa sederhana yang sahabat UKM dapat dimengerti, pendamping seperti ini dapat disebut sebagai idola.

Sahabat UKM dapat memilih diantara pengusaha besar, tokoh politik, tokoh akademik atau siapa saja yang memiliki aspek keteladanan dan pembelajaran yang bisa diambil. Pada kasus ini, sahabat UKM perlu aktif dalam mencari pembelajaran dari para pendamping. Meskipun terlihat tidak lazim, tetapi pendamping seperti ini dapat dicari ketika sahabat UKM kesulitan mencari pendamping dari kategori sebelumnya.

Bagaimana Memulai Membangun Proses Pendampingan

Perlu diperhatikan bahwa dalam tulisan kali ini, pendampingan merupakan partisipasi aktif dari sahabat UKM sebagai pihak yang membutuhkan pendampingan. Sahabat UKM harus memiliki intensi untuk mengikuti kegiatan pendampingan. Hal ini tentu berbeda jauh dari kesan pendampingan sebagai sebuah kewajiban yang harus diikuti.

1. Mencari pendamping

Dalam memulai kegiatan pendampingan, hal pertama yang harus dilakukan sahabat UKM adalah mencari pendamping itu sendiri. Apabila memiliki program pendampingan atau merupakan mitra binaan dari pihak tertentu, sahabat UKM akan lebih mudah menemukan pendamping.

Sedangkan apabila tidak memiliki, maka sahabat UKM dapat mencari melalui jaringan individu yang dimiliki. Pendamping juga bisa didekati secara individu pada kondisi tertentu. Sebagai contoh, sahabat UKM mungkin mengikuti kegiatan pelatihan dan melihat salah satu pembicara memiliki kapasitas untuk menjadi mentor. Sahabat UKM kemudian dapat mendatangi yang bersangkutan untuk kemudian meminta beliau menjadi pendamping.

2. Mengenal pendamping

Setelah mendapat pendamping, sahabat UKM perlu mengenal lebih lanjut mereka. Hal ini penting untuk memastikan bahwa sahabat UKM dapat membangun kedekatan emosional dengan pendamping. Perlu diperhatikan bahwa membangun relasi tidak semudah dan sesederhana yang dibayangkan. Dalam banyak kasus, pendampingan dilakukan secara remote, seperti telefon, e-mail, dan media lainnya. Interaksi seperti ini memerlukan usaha lebih berat untuk dalam membangun kedekatan.

Salah satu indikator dari kedekatan antara sahabat UKM dengan mentor adalah saling terbuka mengenai peran dalam program pendampingan tersebut. Sahabat UKM dapat membagikan informasi mengenai usaha secara komprehensif. Sedangkan, pendamping dapat berbagi informasi mengenai keahlian yang bisa dibagikan kepada sahabat UKM.

Baca Juga: Peran Rumah BUMN Bagi UMKM

Pendamping juga dapat memberikan informasi lebih lanjut mengenai aktivitas pekerjaan dan sosial yang mungkin dapat mendukung sahabat UKM dalam mengembangkan bisnis. Perlu diperhatikan bahwa mungkin pendamping tidak langsung berinisiatif membagikan semua informasi tersebut. Oleh karena itu, sahabat UKM harus berperan aktif untuk mendorong pendamping dalam membangun relasi tersebut.

3. Membuat pencapaian

Setelah mengenal pendamping dengan baik, sahabat UKM perlu membuat sebuah milestone atau pencapaian. Pendamping dapat memberikan masukan dan juga indikator untuk mengevaluasi setiap pencapaian yang ada. Tanpa memiliki pencapaian, sahabat UKM tidak akan bisa menentukan dari mana titik sahabat UKM memulai, lalu apa yang dicari dari pendampingan serta manfaat apa yang ingin didapatkan.

Sebagai contoh, sahabat UKM mungkin ingin mengajukan pendaan melalui salah satu angel investor. Sahabat UKM kemudian membuat poin pencapaian, mulai dari membuat pitch deck, melakukan pitching dengan investor, menegosiasikan kontrak hingga mendapatkan investasi. Sahabat UKM juga menentukan waktu yang dibutuhkan untuk meraih setiap poin pencapaian tersebut.

Rancangan ini kemudian diberikan kepada pendamping untuk kemudian dievaluasi. Pendamping juga dapat menyambungkan sahabat UKM dengan salah satu relasinya untuk membantu mencapai sebuah poin pencapaian, seperti mempertemukan dengan rekannya yang mampu membuat pitch deck.

4. Menentukan media pendampingan

Salah satu kunci dari pendampingan adalah media yang tepat. Sahabat UKM harus mampu menentukan sebuah media pendampingan yang tepat, entah itu melalui pertemuan fisik, telepon atau meeting online. Media yang tepat ini harus didiskusikan dengan pendamping untuk menciptakan pendampingan yang sesuai bagi kedua pihak.

Bagaimana Menjalankan Pendampingan

Setelah sahabat UKM memahami hal apa yang perlu dilakukan dalam membangun proses pendampingan yang bermanfaat, sahabat UKM juga harus mengetahui bagaimana proses pendampingan itu sebaiknya berjalan. Hal ini diperlukan agar proses pendampingan tidak berhenti ketika sahabat UKM mendapatkan pendamping saja.

Baca Juga: Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP)

1. Menentukan struktur pendampingan

Dalam memastikan bahwa proses pendampingan berjalan dengan baik, sahabat UKM perlu menentukan struktur pendampingan yang akan dilaksanakan. Struktur pendampingan ini mencakup bentuk interaksi seperti pertemuan rutin dan mekanisme komunikasi antara sahabat UKM dengan pendamping. Struktur ini baiknya disusun oleh sahabat UKM untuk kemudian dikonfirmasikan kepada para pendamping.

Struktur pendampingan ini sangat bermanfaat bagi sahabat UKM untuk memberikan jalur komunikasi yang baik. Seperti yang sahabat UKM tahu, pendamping juga mungkin memiliki aktivitas yang banyak dan tidak dapat dihubungi secara mendadak. Dengan membuat sebuah struktur pendampingan, sahabat UKM dapat membangun komunikasi yang intens tanpa harus mengganggu pendamping.

2. Mempersiapkan hambatan

Salah satu keniscayaan dalam program pendampingan adalah hambatan. Hambatan ini bisa muncul dalam banyak hal seperti kesibukan dari pendamping, kendala pada media komunikasi dan banyak hal lainnya. Sahabat UKM harus tidak segan untuk meminta hak pendampingannya, seperti meminta penugasan, evaluasi dan juga arahan terkait bisnis.

Hal ini juga yang menjadikan alasan mengapa membangun struktur menjadi sangat penting. Apabila struktur pendampingan sudah disepakati sebelumnya dengan pendamping, sahabat UKM berhak untuk meminta apa yang telah disepakati.

Baca Juga: Konsultasi Legalitas Bisnis dan Pajak Perorangan

Seluruh penjelasan di atas adalah beberapa hal yang bisa dilaksanakan untuk mengoptimalkan pendampingan. Semoga dengan penjelasan tersebut, sahabat UKM bisa membangun pola pendampingan yang konstruktif dan bermanfaat bagi usaha. Jadi, yuk mulai aktif dalam kegiatan pendampingan.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.