UKM Indonesia

Pentingnya Kontrak Pengadaan Bahan Baku bagi UMKM



sumber : litigasi.co.id

Pengadaan bahan baku dalam kegiatan usaha menjadi salah satu aspek kritikal yang harus dijaga dengan baik. Dalam hal ini, Sahabat Wirausaha dituntut untuk dapat memaksimalkan profit dengan cara meminimalkan biaya, dengan tetap mempertahankan kualitas barang maupun jasa serta kepuasan konsumen.

Biaya pembelian bahan baku biasanya menjadi salah satu biaya yang mengambil porsi cukup besar dalam usaha, terlebih jika Sahabat Wirausaha melakukan pembelian bahan bakunya secara intuitif, karena dapat menyebabkan ongkos pembelian bahan baku yang lebih besar. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pengadaan bahan baku berbasis kontrak.


Pentingnya Perencanaan Bahan Baku

Persediaan dan sumber daya memiliki peran vital dalam suatu rantai pasok usaha. Hal ini juga tentu berkaitan dengan pemilihan sumber daya dalam proses pengadaan bahan baku. Perencanaan bahan baku dapat dilakukan dengan berkoordinasi bersama pemasok terkait dengan kualitas, pengiriman, jumlah, dan berbagai hal lainnya. Pengendalian bahan baku ini penting dilakukan untuk memastikan bahan baku dapat memenuhi kebutuhan produksi akan permintaan konsumen dalam periode waktu tertentu.

Gambar 1. Ragam Bahan Baku

sumber : darta.co.id

Perencanaan bahan baku yang tepat dapat mencegah Sahabat Wirausaha dari pemborosan serta penundaan produksi yang akan berakibat fatal untuk kepuasan konsumen. Perencanaan bahan baku yang baik dapat diimplementasikan melalui pembuatan kesepakatan atau kontrak dengan pemasok.


Apa itu Kontrak

Kontrak merupakan bentuk persetujuan antara dua orang atau lebih tentang kewajiban untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan secara sebagian. Bentuk persetujuan ini dituangkan dalam dokumen tentang persetujuan antara dua pihak dengan berbagai syarat dan ketentuan.

Kontrak dapat berlaku untuk beragam jenis bisnis dan industri. Dalam hal ini, kontrak sering kali digunakan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dengan vendor ataupun pemasok, agar seluruh pihak dapat memenuhi kewajiban sesuai dengan kesepakatan bersama.

Gambar 2. Kontrak

sumber : pengadaanbarang.co.id


Membuat Kontrak dengan Pemasok

Untuk dapat membuat kontrak, Sahabat Wirausaha perlu mengetahui berapa kebutuhan bahan baku untuk setiap batch atau setiap produksi. Sebagai contoh, Alif Cake n Bakery merupakan salah satu UMKM yang bergerak dalam bidang makanan, yang memproduksi berbagai macam jenis roti, kue kering, dan kue basah. Oleh karena itu, beragam bahan baku seperti mentega, gula, tepung terigu, telur, vanili, dan kebutuhan lainnya merupakan bahan baku vital yang diperlukan setiap kali batch produksi.

Gambar 3. Bolu

sumber : blogunik.com

Berikut adalah beragam nama produk yang diproduksi oleh Alif Cake n Bakery. Untuk jumlah batch produksi, kita dapat menggunakan data historis selama beberapa tahun terakhir, misalkan dalam hal ini kita gunakan data tahun 2018 hingga 2020.

Tabel 1. Ragam Nama Produk Alif Cake n Bakery

Nama Produk

Kode Produk

Batch Produksi

Cake Kurma Kacang

P-1

25

Cake Kurma Almond

P-2

25

Cake Marmer

P-3

25

Bolu Sarang Semut

P-4

20

Moka Nougat

P-5

20

English Fruit Cake

P-6

20

Lapis Legit

P-7

25

Lapis Surabaya

P-8

15

sumber : Penulis

Dengan kebutuhan bahan baku yang beraneka ragam untuk setiap produknya, maka kita perlu menggolongkan bahan baku utama untuk setiap batch nya seperti dalam tabel 2 berikut ini.

Tabel 2. Kebutuhan Bahan Baku per Batch

Produk

Bahan Baku

Tepung Terigu (kg)

Tepung Maizena (kg)

Baking Powder (kg)

Mentega (kg)

Gula Halus (kg)

Margarin Putih (kg)

Telur Ayam (butir)

Cake Kurma Kacang

0.065

0.025

0.015

0.02

0.025

0.02

4

Cake Kurma Almond

0.095

0.03

0.0012

0.02

0.11

0.02

4

Cake Marmer

0.3

0.03

0.01

0.2

0.25

0.05

10

Bolu Sarang Semut

0.175

0.015

0.007

0.05

0.15

0.05

6

Moka Nougat

0.175

0.015

0.007

0.05

0.15

0.05

6

English Fruit Cake

0.16

0.015

0.005

0.125

0.25

0.125

8

Lapis Legit

0.45

0

0

0.025

0.21

0.075

5

Lapis Surabaya

0.16

0.015

0.005

0.125

0.25

0.125

8

sumber : Penulis

Setelah mengetahui kebutuhan jumlah tiap bahan baku setiap batch produksi, maka selanjutnya Sahabat Wirausaha juga perlu memperhatikan kapasitas ruang penyimpanan yang dimiliki seperti tabel 3 berikut ini.

Tabel 3. Kapasitas Ruang Penyimpanan

Jenis Bahan Baku

Jumlah (Unit Satuan)

Tepung Terigu

250

Tepung Maizena

48

Baking Powder

60

Mentega

30

Gula Halus

120

Margarin Putih

40

Telur Ayam

225

sumber : Penulis

Setelah mengetahui kapasitas ruang penyimpanan, maka kita perlu mendapatkan data penjualan tahun 2018 hingga 2020 yang telah disesuaikan dengan data persentase permintaan dan sisa seperti dalam tabel 4 berikut. Dalam hal ini, sisa merupakan produk gagal atau bahan baku yang tidak layak digunakan untuk produksi.

Tabel 4. Persentase Permintaan dan Sisa

Ragam Produk

D/P

W/P

Total

Cake Kurma Kacang

104.79%

4.13%

108.92%

Cake Kurma Almond

104.66%

0.58%

10.24%

Cake Marmer

104.4%

0%

104.4%

Bolu Sarang Semut

102.73%

0.93%

103.66%

Moka Nougat

103.11%

0.99%

104.1%

English Fruit Cake

107.95%

1.03%

108.97%

Lapis Legit

102.82%

0.8%

103.62%

Lapis Surabaya

102.82%

0.43%

103.25%

Keterangan : D-Demand : Permintaan; W-Waste : Sisa; P : Produksi

sumber : Penulis

Kelak data ini dapat kita proyeksikan menjadi kebutuhan bahan baku di masa mendatang dengan berbagai penyesuaian dan perkiraan penjualan, apakah bertambah dari penjualan saat ini dan berapa persen perkiraan penambahan penjualannya. Misal hasil proyeksi seperti yang terdapat dalam tabel 5 berikut ini.

Tabel 5. Estimasi Kebutuhan Bahan Baku Tahun 2021 - 2022

Bulan

Jenis Bahan Baku

Tepung Terigu (kg)

Tepung Maizena (kg)

Baking Powder (kg)

Mentega (kg)

Gula Halus (kg)

Margarin Putih (kg)

Telur Ayam (butir)

Oktober

59.49

5.54

16.73

10.41

48.08

17.41

125

November

60.32

5.37

16.98

10.54

48.17

17.26

140

Desember

58.64

5.32

17.03

10.26

48.97

17.81

133

Januari

59.2

5.46

16.45

10.65

48.25

17.77

135

Februari

58.74

5.23

16.21

10.24

48.77

17.67

176

Maret

80.1

7.03

18.23

11.45

49.62

18.36

187

April

77.52

6.63

16.43

10.67

48.26

19,63

123

Mei

81.12

5.08

16.87

10.53

48.17

17.76

156

Juni

65.12

5.29

16.46

10.16

48.64

17.34

154

Juli

61.50

5.40

15.98

10.76

48.82

17.55

134

Agustus

66.25

5.55

16.46

10.22

48.26

17.96

157

September

65.26

5.39

16,25

10.41

48.27

18.15

166

sumber : Penulis

Data-data inilah yang kelak akan menjadi acuan Sahabat Wirausaha dalam menentukan berapa besarnya kebutuhan bahan baku dari pemasok yang akan dituangkan dalam kontrak kerjasama. Terkait dengan isi kontrak, hal-hal yang perlu ada dalam kontrak, antara lain :

  • Identitas Para PIhak, dalam hal ini Sahabat Wirausaha maupun pemasok
  • Kesepakatan
  • Hak dan Kewajiban Para Pihak
  • Ruang Lingkup Kerja Sama Pemasokan Barang

Untuk lebih lengkap, contoh kontrak dapat Sahabat Wirausaha akses disini

Bagaimana Sahabat Wirausaha, apakah sudah menggunakan kontrak dalam melakukan kerja sama dengan pemasok selama ini? Jika belum, semoga setelah ini Sahabat Wirausaha sudah dapat merancang draft kerja sama kontraknya ya. Selamat bertumbuh!

Sumber referensi :

  1. legalakses.com. Perjanjian Pemasokan Barang (Supplier Barang)
Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: