Sahabat Wirausaha, semua usaha mikro punya potensi yang sama untuk naik kelas ke kategori yang lebih tinggi. Usaha mikro bisa naik kelas menjadi usaha kecil, usaha kecil bisa menjadi usaha menengah, usaha menengah bisa naik menjadi usaha besar.

Dalam proses menuju perusahaan skala kecil, menengah dan besar ini pasti banyak masalah yang dihadapi pelaku UMKM, baik dari sisi manajemen sdm, manajemen perusahaan, manajemen keuangan dan sebagainya. Dalam proses membangun bisnis, pelaku ukm perlu manajemen bisnis yang bagus dari semua sisi. Salah satunya dengan penerapan Standard Operating Procedure (SOP) yang akan mengatur kelancaran kegiatan operasional sebuah usaha.

Jadi sebenarnya apa itu SOP? Yuk, kita bahas fungsi, tujuan, prinsip dasar SOP dan tips membuat SOP.

Baca Juga : 5 Langkah Mudah Membuat SOP untuk Usaha

Fungsi Standard Operating Procedure (SOP)

Secara sederhana, SOP adalah panduan yang berkaitan dengan prosedur yang harus dijalankan. Contohnya dalam sebuah perusahaan, SOP perusahaan adalah segala panduan yang perlu karyawan lakukan untuk mendapatkan hasil kerja yang diharapkan. Intinya, SOP ini akan mengatur supaya segala sesuatunya berjalan dengan baik, benar, dan juga efektif.

SOP ini adalah pedoman kerja yang harus ditaati semua pihak. Coba teman-teman UMKM bayangkan, kalau sebuah perusahaan tidak memiliki SOP. Setiap karyawan akan bingung tentang apa yang harus mereka kerjakan. Karyawan tersebut juga akan kebingungan tentang tugas, hak, dan tanggung jawabnya. Inilah salah satu fungsi dari adanya standar aturan. SOP yang sudah ada akan menjadi panduan bagi tiap karyawan untuk melaksanakan tugasnya.

Baca Juga : Standar Operasional Prosedur (SOP)

Sumber : unsplash.com

SOP ini memiliki beberapa fungsi, seperti:

1. Sebagai Panduan Kerja

SOP akan berfungsi sebagai panduan saat bekerja. Dengan adanya aturan, bisa memudahkan dalam hal operasional bisnis teman-teman UMKM. Karena SOP ini berisi tahapan dalam melakukan pekerjaan. Ini akan sangat berfungsi untuk membantu karyawan dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugasnya.

SOP juga akan membantu meningkatkan kinerja dari bisnisnya teman-teman UMKM lho. Itu karena setiap pekerjaan bisa menjadi terarah. Setiap karyawan akan tahu apa yang perlu mereka kerjakan, apa saja hak dan tanggung jawab mereka, bagaimana standar kerja yang perusahaan harapkan, dan sampai mana batasan kerja mereka. Dengan menerapkan aturan ini dengan baik, teman-teman UMKM juga akan membantu karyawan untuk bekerja dengan optimal.

Baca Juga: Apa itu Business Model Canvas (BMC)?

2. Sebagai Dasar Hukum

SOP juga akan berfungsi sebagai dasar hukum. Kalau nantinya ada satu pihak yang melanggar aturan ini, maka hukuman yang akan didapatkan juga sudah ada didalam SOP. Dengan pedoman ini juga setiap kesalahan akan lebih mudah untuk dicari penyebabnya. Hal ini karena cukup dengan melihat siapa yang bekerja tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.

3. Memberikan Informasi yang Berkaitan dengan Pekerjaan

Dalam aplikasinya, SOP adalah segala aturan yang akan berkaitan dengan pekerjaan. SOP ini tidak hanya soal prosedur, tapi juga akan berisi semua kemungkinan yang terjadi saat bekerja. Termasuk di dalamnya adalah kemungkinan masalah dan hambatan yang akan muncul selama bekerja.

Baca Juga: Tipe-tipe Struktur Kepemilikan pada Social Enterprise

4. Pedoman Disiplin Kerja

Inti dari isi SOP adalah aturan yang perlu untuk semua pihak ikuti. Di dalam SOP juga berisi konsekuensi yang akan mereka dapatkan jika melanggar. Dengan adanya SOP, teman-teman UMKM bisa menciptakan disiplin kerja yang baik.

Tujuan Memiliki Standard Operating Procedure (SOP)

Setelah mengetahui fungsi adanya SOP, aturan ini memiliki tujuan dalam pembuatannya. Beberapa tujuan tersebut adalah:

1. SOP bisa mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan usaha, karena segala instruksi dan tahap-tahap pekerjaan sudah tersusun dan tertulis dengan jelas. Kalau terdapat pekerjaan yang tidak sesuai dengan SOP, maka karyawan bisa dikenakan sanksi.
2. SOP akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi secara keseluruhan. Karyawan akan bertanggung jawab dengan beban yang diberikan, mandiri dan percaya diri dalam mengambil keputusan selama bekerja.
3. SOP menciptakan ukuran standar kinerja bagi karyawan, baik untuk mengevaluasi kinerja saat ini, maupun untuk perbaikan kinerja di masa yang akan datang.
4. SOP memberikan informasi mengenai kualifikasi dan kompetensi yang harus dikuasai oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini akan membantu pelaku UMKM dalam proses rekrutmen karyawan, termasuk apakah karyawan memerlukan training tertentu untuk memperbaiki kinerjanya.

Baca juga: Visi dan Misi

Prinsip dalam Menyusun SOP

Karena fungsinya yang sangat penting, pembuatan SOP tidak bisa dibuat dengan sembarangan. Dalam pembuatannya ada beberapa prinsip yang perlu teman-teman UMKM perhatian. Beberapa prinsip tersebut adalah:

Sumber : unsplash.com

1. Jelas dan Mudah Dipahami

Karena akan menjadi pedoman dan akan banyak orang yang menggunakan, setiap aturan dan tahapan yang ada di dalam SOP harus dibuat jelas dan mudah dipahami. Dalam penerapannya juga setiap langkah yang ada di panduan ini harus mengandung penjabaran yang rinci, supaya mudah dilaksanakan.

Selain itu, pembuatan panduan ini juga sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit. Hal ini untuk menghindari timbulnya salah paham saat mengartikan maksud yang ada didalam SOP.

2. Efektif dan Efisien

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah semua pihak akan dengan mudah paham apa yang harus mereka kerjakan. Dalam pembuatannya, SOP harus bisa membuat semua sistem kerja menjadi efektif dan juga efisien.

Baca Juga : Bentuk Interaksi Sosial dalam Operasional Bisnis UMKM

3. Keselarasan

Prinsip lainnya dalam penyusunan SOP adalah adanya keselarasan. Keselarasan ini berkaitan dengan tujuan dari bisnis teman-teman UMKM. Keselarasan ini berkaitan dengan visi, misi, sumber daya, dan juga beberapa hal lain. Target bisnis haruslah menjadi patokan. Pembuatan SOP harus dibuat berdasarkan tujuan bisnis itu sendiri.

4. Dinamis

Ini berarti SOP bisa berubah sewaktu-waktu. Tentunya perubahan ini terjadi dengan pemberitahuan sebelumnya. Perubahan dalam aturan menjadi penting, karena harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada. Di sinilah pentingnya evaluasi dari SOP itu sendiri. Nantinya, setiap kekurangan yang ada bisa diperbaiki dan menghasilkan aturan atau panduan terbaru yang lebih baik.

5. Terukur

Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk membantu pelaku UMKM mencapai tujuan atau targetnya. Tujuan atau target inilah yang harus bisa diukur, baik secara kuantitas maupun kualitas. Prinsip terukur dalam pembuatan aturan ini sebagai bahan evaluasi. Dengan adanya ukuran yang jelas, akan mudah menilai apakah aturan yang ada masih relevan atau tidak.

6. Terbuka

Salah satu prinsip lainnya yang perlu menjadi perhatian ketika membuat SOP adalah keterbukaan. Setiap aturannya harus bersifat transparan. Setiap pihak harus tahu dengan jelas semua hak dan tanggung jawabnya. Keterbukaan ini juga berarti setiap aturan bisa berubah. Ketika aturan yang berlaku dianggap sudah tidak efektif atau sudah tidak relevan, perubahan bisa dilakukan.

7. Kepastian Hukum

Selain masalah prosedur kerja, SOP akan mengatur saat terjadi kesalahan. Didalam SOP akan berisi hukuman. SOP bisa menjadi panduan apakah seorang karyawan bisa dilindungi atau tidak jika yang bersangkutan mengalami tuntutan hukum.

Baca Juga : Badan Usaha Berbadan Hukum

Tips Menyusun Standard Operating Procedure (SOP)

Selain memperhatikan prinsip seperti di atas, dalam pembuatan SOP juga ada beberapa tips yang bisa pelaku UMKM gunakan dalam membuat aturan yang efektif dan baik.

Sumber : unsplash.com

1. Menentukan Orang yang Tepat

Teman-teman UMKM mungkin sudah paham seberapa penting sebuah SOP bagi pelaku UMKM. Jadi dalam proses pembuatannya juga tidak bisa sembarangan. Orang atau tim yang menyusun aturan ini tidak bisa merupakan orang yang sembarang. Pembuatan SOP juga memerlukan orang yang mengerti hal teknis dan non teknis dari perusahaan tersebut. Dalam beberapa kasus, SOP dibuat oleh pihak eksternal yang mereka sewa.

Baca Juga: Perlukah Mencari Solusi Kepada Pihak Berpengalaman?

2. Buat Visual yang Menarik

SOP akan berisi banyak panduan yang akan menjadi pedoman bagi banyak orang. Hal ini akan memunculkan masalah jika panduan yang ada hanya tersedia dalam format teks atau tulisan saja. Karena beberapa orang justru lebih paham jika melihat gambar. Fungsi visual dari SOP itu bisa membuat orang tertarik untuk membacanya. Panduan yang berisi banyak aturan dan pedoman akan sangat membosankan, kalau isinya hanya teks atau tulisan saja.

3. Perhatikan Kerja di Lapangan

Setiap pembuatan SOP harus memperhatikan siapa yang akan menggunakannya dan juga bagaimana pelaksanaanya nanti. Pastikan juga saat penggunaanya nanti tidak menimbulkan masalah lain. Saat akan membuat SOP, pelaku UMKM bisa mempelajari apa saja yang terjadi saat oprasional bisnis teman-teman UMKM.

Baca Juga: Apa itu Bumping Karyawan?

4. Lakukan Pengujian

Sebelum SOP menjadi aturan tetap, lakukanlah pengujian dalam beberapa waktu tertentu. Hal ini untuk menilai apakah aturan tersebut sudah sesuai harapan atau belum. Selain itu, pengujian ini juga akan menilai bagaimana respon dari pihak yang terkait. Seperti apakah aturan yang baru ini memudahkan atau malah membuat tambah rumit.

5. Pastikan Setiap Aturan yang Dibuat Memiliki Alasan

Dalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan tentang mengapa aturan tersebut dibuat. Teman-teman UMKM perlu memberi jawaban untuk setiap pertanyaan tersebut. Berikan alasan yang masuk akal tentang mengapa aturan tersebut ada. Jangan sampai ada pihak yang berpikir jika aturan tersebut dibuat hanya untuk menguntungkan pihak yang lain.

6. Pastikan Semua Pihak Setuju

Karena pelaksanaan SOP ini merupakan tanggung jawab bersama, penting untuk memastikan semua pihak yang terlibat setuju dengan aturan tersebut. Persetujuan ini juga untuk menghindari munculnya konflik di kemudian hari.

Mungkin teman-teman UMKM merasa usaha berskala kecil ga penting-penting amat memiliki SOP. Usaha yang berskala kecil dan prosesnya sederhana, mungkin memang tidak membutuhkan SOP yang kompleks. SOP sederhana mengenai pembagian kerja, dilengkapi dengan formulir atau checklist singkat mungkin sudah cukup. Adanya SOP yang jelas sesuai dengan kegiatan operasional perusahaan akan memberikan banyak kemudahan, baik bagi karyawan, maupun bagi manajemen.

Baca juga: Pola Struktur Organisasi bagi UMKM

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi:

1. talenta.co
2. koinworks.com
3. qmfinancial.com