Sahabat Wirausaha, apa faktor penting yang harus ada dalam bisnis yang kita jalankan? Modal finansial dan non-finansial, produk atau layanan berkualitas, strategi pemasaran, dan keterampilan manajerial tentu jadi jawaban utama. Namun, ada faktor penting lain yang keberadaan dan perannya tidak bisa kita abaikan, yaitu konsumen. Sebagus apa pun kualitas produk dan layanan yang kita tawarkan, bahkan dengan konsep bisnis yang kreatif sekali pun, bisnis akan sulit berjalan apalagi berkembang tanpa adanya dukungan konsumen.

Tak heran jika muncul istilah konsumen adalah raja, karena memang sepenting itulah peran konsumen dalam bisnis kita. Maka dari itu, kita harus pandai-pandai menerapkan strategi jitu untuk menggaet konsumen. Di era digitalisasi seperti sekarang ini, kita semakin dimudahkan dengan adanya berbagai platform media sosial dan aplikasi pesan yang dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalisasi basis data kontak konsumen. Salah satunya adalah WhatsApp Business. Aplikasi ini memiliki fitur lebih lengkap untuk mengumpulkan data kontak konsumen. Penasaran bagaimana caranya? Yuk, simak artikel ini sampai selesai.

Baca Juga: Membedah Penggunaan WhatsApp Business Untuk Naik Skala Bisnis

Pentingnya Basis Data Kontak Konsumen

Sahabat Wirausaha, kita harus menyadari bahwa basis data (database) kontak konsumen dan pelanggan sangat penting bagi kelancaran dan perkembangan bisnis kita. Basis data konsumen memuat detail data konsumen yang mencakup nama, nomor kontak, alamat email, dan lainnya. Meski tampak sederhana, namun percayalah bahwa hal ini punya pengaruh penting bagi kelangsungan bisnis kita ke depannya. Sebab, basis data kontak konsumen memungkinkan kita untuk menerapkan strategi pemasaran dan penjualan yang lebih tepat sasaran dengan mengoptimalkan pengalaman konsumen. Berikut pentingnya basis data kontak konsumen bagi bisnis.

• Memahami potensi pasar

Bagaimana cara mengetahui dan membidik potensi pasar yang ada? Tentu dengan membangun basis data konsumen. Dari basis data tersebut, kita bisa menawarkan produk yang sesuai dengan target pasar yang akan dibidik berdasarkan usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, atau informasi demografis lainnya.

• Mengetahui performa bisnis

Basis data konsumen dapat merepresentasikan performa bisnis yang kita jalankan. Semakin bertambah data konsumen setiap harinya, menandakan bahwa performa bisnis kita semakin baik. Sebab, jumlah konsumen potensial yang berinteraksi bahkan melakukan transaksi semakin baik. Demikian sebaliknya. Nah, ketika performa bisnis menurun, kita bisa segera melakukan evaluasi internal dan mengambil langkah perbaikan.

Baca Juga: Cara Praktis Buat Katalog Produk di WhatsApp Business

• Menjadi petunjuk bisnis

Ada kalanya kita merasa stagnan dan minus ide, sehingga tidak tahu akan melakukan apa guna meningkatkan penjualan. Adanya basis data konsumen memungkinkan kita untuk lebih mengenal para konsumen dan pelanggan. Dengan demikian, kita bisa mendapatkan petunjuk dalam menentukan arah bisnis dan pasar yang tepat, sehingga benar-benar mampu mendongkrak penjualan.

• Menjadi media komunikasi dengan konsumen

Kontak konsumen umumnya terintegrasi dengan akun-akun media sosial mereka. Hal ini tentu akan semakin memudahkan kita untuk mengenalkan produk bisnis dan menjalin komunikasi serta interaksi dengan konsumen. Kita bisa mengirimkan informasi produk baru atau program promo menarik kepada konsumen secara lebih efektif dan efisien.

Cara Mengubah Aplikasi WhatsApp dari Akun Personal Ke Akun Business

WhatsApp Business merupakan salah satu aplikasi yang banyak digunakan oleh para pelaku bisnis untuk meningkatkan penjualan dan mengembangkan bisnisnya. Aplikasi ini memiliki fitur yang memang mendukung untuk kepentingan bisnis. Penggunaan aplikasi ini tidaklah sulit. Apabila sebelumnya Sahabat Wirausaha telah menggunakan WhatsApp Personal, maka cukup mengubah akun personal menjadi akun bisnis. Pastikan Sahabat Wirausaha telah mencadangkan data obrolan yang ada lebih dulu. Berikut langkah-langkah untuk mengubah akun personal ke akun bisnis.

• Unduh aplikasi WhatsApp Business dari Play Store atau App Store.
• Lanjutkan dengan membuka aplikasi tersebut, kemudian baca Ketentuan Layanan, lalu tap tombol SETUJU DAN LANJUTKAN.
• Secara otomatis, aplikasi WhatsApp Business mengidentifikasi nomor telepon. Lanjutkan langkah dengan mengetuk tombol nomor telepon yang muncul. Apabila Sahabat Wirausaha ingin menggunakan nomor yang berbeda, maka tap tombol GUNAKAN NOMOR LAIN.
• Langkah berikutnya tap tombol LANJUT > Izinkan untuk mengizinkan aplikasi ini mengakses riwayat obrolan, kontak, foto, media, dan file di perangkat.
• Muncul halaman Buat profil bisnis Anda. Sahabat Wirausaha bisa mengedit username, memilih kategori bisnis, menuliskan deskripsi tentang bisnis, dan sekaligus alamat bisnisnya. Jika sudah, tap tombol LANJUT.
• Di halaman Buat katalog, Sahabat Wirausaha bisa mengetuk tombol MULAI untuk memulai membuat katalog, atau NANTI untuk menundanya.
• Profil bisnis Sahabat Wirausaha secara otomatis akan ditautkan pada akun Facebook dan Instagram yang dimiliki. Lanjutkan langkah dengan mengetuk OKE.
• Kini, akun personal WhatsApp Sahabat Wirausaha telah berubah menjadi akun bisnis.

Baca Juga: Ragam Fitur WhatsApp Business yang Perlu Dioptimalkan Untuk Menunjang Bisnis

Strategi Optimalisasi Basis Data Kontak Konsumen Dengan Fitur Labelling pada WhatsApp Business

Seiring dengan berkembangnya bisnis, jumlah konsumen dan pelanggan kita akan semakin bertambah. Jika tidak dikelola dengan baik, maka akan membingungkan dan menyulitkan kita untuk membedakan mana konsumen lama dan baru, pesanan baru, konsumen yang sudah membayar dan belum, dan pesanan yang telah selesai, karena semua data konsumen bercampur-baur. Jangan sampai kita kehilangan pesanan, hanya karena pesan yang masuk tertimpa dengan pesan lain, atau kita terlalu lama merespon, sehingga konsumen beralih ke pesaing kita. Untuk menghindari masalah tersebut, kita bisa memanfaatkan fitur Labelling pada aplikasi WhatsApp Business untuk mengoptimalisasi basis data kontak konsumen.

• Menandai konsumen berdasarkan status

Sebelumnya fitur Labelling hanya terdapat pada software Customer Relationship Management (CRM), kini fitur tersebut hadir di aplikasi WhatsApp Business, sehingga lebih memudahkan kita sebagai pelaku usaha untuk mengelola data kontak konsumen. Fitur ini memungkinkan kita untuk membuat kategori atau menandai konsumen berdasarkan statusnya. Misalnya konsumen yang masih bertanya, konsumen yang sudah pesan tetapi belum membayar, konsumen yang sudah membayar, konsumen yang pesanannya sudah dikirim, dan konsumen yang pesanannya sudah selesai.

Dengan tampilan user interface sederhana, fitur Labelling pada WhatsApp Business memudahkan kita untuk mengelompokkan konsumen dengan menandai data kontaknya. Caranya sangat mudah, Sahabat Wirausaha cukup tap titik tiga di sudut kanan atas aplikasi kemudian pilih Label. Secara default, aplikasi telah menyediakan 5 (lima) kategori konsumen berdasarkan statusnya yaitu, Pelanggan baru, Pesanan baru, Menunggu pembayaran, Telah membayar, dan Pesanan selesai. Kategori-kategori tersebut tentu dapat diubah dan disesuaikan dengan jenis bisnis Sahabat Wirausaha.

Baca Juga: 14 Hal yang Wajib Dilakukan Untuk Menjamin Keamanan Komunikasi Digital di WhatsApp

Untuk mengelompokkan kontak konsumen berdasarkan kategori yang telah dibuat, Sahabat Wirausaha hanya perlu menandai masing-masing kontak konsumen. Caranya buka kontak konsumen kemudian tap titik tiga di sudut kanan atas lalu pilih Labeli chat. Seketika muncul kategori konsumen yang telah dibuat, lalu klik kotak cek pada jenis kategori yang diinginkan. Secara otomatis akan muncul tanda atau label pada kontak konsumen tersebut. Setiap label kategori konsumen dapat dibedakan warnanya, sehingga akan lebih memudahkan kita untuk mengidentifikasi setiap chat yang masuk. Dengan optimalisasi basis data kontak konsumen ini, kita bisa dengan lebih mudah dan cepat dalam mengecek status pesanan dari konsumen, sehingga kita bisa memberikan layanan yang tepat guna meminimalisir timbulnya kesalahan dan keluhan konsumen.

• Kategorisasi pesan broadcast

Tanpa akun bisnis, kita harus mengirimkan pesan baik informasi produk maupun program promosi untuk konsumen baru secara manual satu per satu. Hal ini tentu membutuhkan waktu yang lama, apalagi jika jumlah konsumen baru yang potensial untuk menjadi pelanggan bisnis kita cukup banyak. Selain pekerjaan menjadi kurang efektif dan juga dari sisi waktu kurang efisien. Meski kita memiliki grup WA konsumen sekali pun, pengiriman pesan akan terkesan ‘nyepam’. Hal ini bisa menimbulkan ketidaknyamanan dari konsumen dan pelanggan yang tidak membutuhkan informasi tersebut. Jika mereka merasa terganggu, mereka tidak akan segan untuk keluar dari grup. Alih-alih menambah basis data kontak konsumen, kita justru kehilangan konsumen.

Fitur Labelling pada WA Business memungkinkan kita untuk mengirimkan pesan broadcast kepada beberapa konsumen yang dituju berdasarkan kategorinya. Misalnya, kita ingin menawarkan produk kepada konsumen baru, maka kita hanya perlu mengirimkan pesan penawaran tersebut pada konsumen yang terkelompok pada kategori tertentu. Caranya pilih kategori konsumen yang akan dikirimi pesan, misalnya Pelanggan Baru. Tap titik tiga di sudut kanan atas kemudian pilih Kirim pesan kepada pelanggan. Secara otomatis, WA Business menyediakan ruang chat baru. Nah, kini Sahabat Wirausaha bisa segera mengetikkan pesan dan mengirimkannya. Pesan teks hanya akan terkirim pada nomor kontak konsumen yang terkelompok dalam kategori tersebut.

Baca Juga: Cara Praktis Buat Katalog Produk di WhatsApp

Basis data konsumen bukan hanya sekadar kumpulan nomor telepon konsumen semata, melainkan sumber daya yang menjadi ‘aset berharga’ bagi bisnis. Sebab dari basis data tersebut, kita memiliki peluang untuk mengembangkan bisnis secara berkesinambungan. Jadi, apakah Sahabat Wirausaha telah memiliki basis data kontak konsumen?

Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan terkait dengan pengelolaan basis data kontak konsumen, Sahabat Wirausaha juga bisa membaca Tips Menambah Basis Data Kontak Konsumen dan Menyimpannya dengan Google Contact dan Tips Mengelola Kontak Untuk Membangun Hubungan Baik dengan Konsumen.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Sumber:

1. https://www.pawoon.com/database-pelanggan-apa-pentingnya-untuk-bisnis/
2. https://www.soxedo.co.id/database-pelanggan/