Business Process Mapping - Bagi para pebisnis, biasanya sudah cukup familiar dengan istilah proses bisnis atau business process. Ya, proses bisnis secara garis besar merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pebisnis dalam menghasilkan produk atau layanan untuk mencapai tujuan bisnis yang ditentukan.

Maka, dalam kegiatannya proses bisnis juga memerlukan perencanaan yang digambarkan dengan pemetaan proses bisnis atau Business Process Mapping (BPM). Kira-kira, seperti apa ya Business Process Mapping dibuat dan fungsinya untuk bisnis? Tenang, Sahabat Wirausaha bisa mempelajarinya pada artikel berikut ini.

Pengertian Business Process Mapping

Business Process Mapping adalah tampilan visual dari langkah-langkah proses bisnis yang digambarkan dari awal hingga akhir. Pemetaan bisnis ini memberikan tampilan atau visualisasi ringkas tentang langkah-langkah yang diperlukan untuk membawa produk, layanan, atau proses lain dari awal hingga akhir dan urutan langkah-langkah yang harus dilakukan.

Baca Juga: Proses Produksi dan Produk dalam Bisnis Sosial

Business Process Mapping biasanya menggunakan flowchart atau diagram alir untuk menggambarkan langkah-langkah dan urutannya. Diagram ini memiliki proses alur dari kiri ke kanan, atau terkadang dari atas ke bawah. Diagram alir juga menggunakan simbol yang sudah ditetapkan untuk menggambarkan bagian-bagian penting dari proses tersebut, seperti mulai (start), berhenti (stop/tujuan bisnis), input, serta data.

Fungsi Business Process Mapping

Sejatinya, Business Process Mapping memiliki peranan penting dalam menunjang proses bisnis. Namun, seringkali Business Process Mapping disalahartikan sebagai pemodelan proses bisnis (Business Process Modeling). Padahal, keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Business Process Mapping berfungsi untuk mengidentifikasi dan mendokumentasi segala aktivitas dalam proses bisnis. Selain itu, Business Process Mapping juga menjadi bagian dari manajemen alur kerja (workflow) secara keseluruhan, yang juga mencakup business process modeling.

Kemudian, cakupan tersebut yakni Business Process Modeling berfungsi untuk menjelaskan proses bisnis yang dilakukan serta pihak yang bertanggung jawab melakukannya. Di sisi lain, Business Process Modeling memberikan representasi proses yang lebih rinci dan memuat materi tambahan dari perusahaan. Jadi, pemetaan proses bisnis ini memiliki fungsi tersendiri ya, Sahabat Wirausaha. Namun, pemetaan ini tetap memiliki cakupan dalam pemodelan proses bisnis dalam implementasinya.

Baca Juga: Proses Bisnis

Tujuan Business Process Mapping

Salah satu tujuan utama pemetaan proses bisnis ini adalah tidak lain untuk menunjang proses bisnis agar menjadi lebih efektif. Hal ini dikarenakan diagram proses bisnis yang jelas dan lengkap dapat meyakinkan perusahaan lainnya, misalnya perusahaan afiliasi atau partnership, untuk meninjau perbaikan atau peningkatan strategi bisnis yang dilakukan perusahaan terkait. Secara garis besar, beberapa tujuan Business Process Mapping ini adalah sebagai berikut:

• Menjelaskan garis besar proses kerja perusahaan dengan lebih rinci secara visual, sehingga memudahkan karyawan atau pihak lain yang terlibat dalam memahami tujuan bisnis.
• Membantu menetapkan standar operasional prosedur (SOP) bisnis yang terbaik sehingga proses audit internal perusahaan bisa dilakukan secara efisien.
• Meningkatkan visibilitas dalam meminimalisir risiko potensial yang terjadi dalam proses bisnis. Misalnya, masalah legalitas hukum, kesehatan bisnis, serta masalah keamanan.

Cara Menyusun Business Process Mapping

Secara ringkas, penyusunan Business Process Mapping melibatkan lima langkah berikut ini:

• Identifikasi proses yang akan didokumentasikan. Misalnya penanganan keluhan, pengadaan barang, dan lainnya.
• Dokumentasikan poin-poin penting, seperti poin awal dan akhir proses dan setiap tugas di antara dua poin tersebut. Sebagai bagian dari dokumentasi proses, tunjukkan poin keputusan atau decision; Biasanya mengacu pada jawaban “Ya” atau “Tidak”, dengan diikuti oleh proses jawaban lainnya di salah satu atau dua arah poin dalam dokumen tersebut.
• Mengumpulkan informasi. Manajer harus mengamati proses atau mengumpulkan informasi dari karyawan untuk membangun pemahaman yang akurat tentang tugas atau kegiatan yang dilakukan. Informasi tersebut berguna bagi siapa pun yang terlibat dalam proses dan urutan di mana mereka dilibatkan.
• Libatkan juga pihak lainnya dan para stakeholders, dengan meminta mereka untuk membantu mengidentifikasi hal-hal yang bersifat inefisiensi (mubazir) dan redundansi (pengulangan yang berlebih).
• Petakan proses tersebut dengan diagram alir (flowchart), atau bisa juga disesuaikan dengan kebutuhan. Karena yang terpenting adalah menjaga agar informasi yang dimuat tetap jelas dan sederhana.

Baca Juga: Pemetaan Proses Produksi Dalam Usaha

Kesimpulan

Business Process Mapping bisa menjadi salah satu cara untuk membantu bisnis agar dapat berkembang lebih baik lagi kedepannya. Setelah Business Process Mapping disusun dengan baik, jangan lupa untuk diterapkan dan pastikan agar terus dipantau dalam praktiknya di perusahaan.

Seiring berjalannya waktu, Business Process Mapping juga akan membantu Sahabat Wirausaha agar dapat mengidentifikasi masalah bisnis, yang awalnya tidak diduga atau muncul dengan sendirinya yang justru akan meningkatkan ketangguhan bisnis tersebut.

Nah, jika Sahabat Wirausaha sudah memiliki bisnis sendiri, tidak ada salahnya untuk mencoba menyusun Business Process Mapping ini dengan tim, ya. Tingkatkan kualitas bisnis Sahabat dengan proses bisnis yang baik, sehingga Sahabat Wirausaha dapat mencapai tujuan bisnis secara lebih optimal. Sampai jumpa pada artikel lainnya!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi: inmarketing, Tech Target