Inilah Prosedur dan Biaya Pendaftaran Barcode di Indonesia

Gambar diambil dari assetinfinity.com

Menyematkan barcode ke barang dagangan menjadi praktik yang main lazim dari hari ke hari. Apalagi di era digital seperti sekarang, di mana teknologi terus berkembang pesat. Pemakaian barcode kini tak hanya terbatas pada industri retail dan dagang, melainkan juga di area farmasi, pendidikan, kesehatan, hingga perbankan. Secara individu, banyak juga orang yang memanfaatkan barcode dan QR Code untuk memindai kartu nama, materi presentasi, hingga undangan meeting dan pernikahan. Di kalangan industri kecil dan menengah, barcode juga punya fungsi yang tak kalah penting, mulai dari mengontrol pasokan bahan sampai melancarkan ekspor produk.

Nah, dengan manfaat sebanyak itu, tentunya teman-teman UKM penasaran, bagaimana sih caranya membuat barcode? Bagaimana prosedur pendaftarannya? Dan apa saja yang harus kita siapkan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Bagaimana Prosedur Untuk Mengurus Barcode di Indonesia?

Satu-satunya organisasi yang diberi wewenang oleh GS1 Global—perusahaan pembuat barcode yang berpusat di Brussel, Belgia—untuk mengurusan penomoran dan pendaftaran barcode di Indonesia adalah GS1 Indonesia (rumahumkm.net). Di GS1, teman-teman harus mendaftar sebagai anggota terlebih dulu, sebelum bisa mendaftarkan produk untuk dibuatkan barcode.

Jika tertarik untuk memiliki barcode, pertama teman-teman pegiat UKM harus mendaftar menjadi anggota GS 1 Indonesia terlebih dahulu. Secara umum, GS 1 tidak membatasi siapapun yang ingin bergabung menjadi anggota. Seluruh pelaku bisnis, termasuk produsen dan perusahaan manufaktur, supplier atau distributor industri, badan penerbitan alias publisher (koran, buku, majalah), dan pelaku industri rumahan (home industry). Selain itu, organisasi dan lembaga yang bisa mendaftar termasuk lembaga asosiasi, koperasi, perhimpunan perusahaan, serta perusahaan atau lembaga-lembaga berbentuk badan hukum yang menggunakan atau berkepentingan langsung dengan identifikasi dan komunikasi untuk produk dan jasa.

Untuk mendaftarkan usaha atau pun lembaga kita sebagai anggota GS 1, berikut adalah beberapa hal yang harus teman-teman siapkan :

Fotokopi Surat Keterangan Domisili
Fotokopi Surat Izin Badan POM (P-IRT, SP, MD, ML), khusus untuk produk makanan dan minuman.
Fotokopi NPWP perusahaan atau Per orangan dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak.
Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan (dikeluarkan oleh Notaris).
Fotokopi Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
Fotokopi KTP/Paspor
Surat kuasa bagi orang yang mengurus Barcode (dikeluarkan oleh perusahaan).

Pendaftaran bisa teman-teman lakukan dengan masuk ke website GS 1 Indonesia di alamat http://gs1id.org/ , lalu memilih kolom fasilitas OnLine, dan pilih Formulir Pendaftaran dan download. Klik “Lanjutkan”, dan proses register secara online sudah selesai. Teman-teman bisa mengisi lembar formulir pendaftaran yang telah diunduh, dan menyiapkannya bersama fotokopi-fotokopi dokumen yang sudah disebutkan di atas. Setelah beberapa hari, staf GS 1 akan menghubungi kita untuk melakukan verifikasi dan menginstruksikan langkah selanjutnya. Pihak GS 1 biasanya juga akan meminta sampel produk.

Menakar Biaya Pembuatan dan Pendaftaran Barcode

Beruntungnya, GS 1 bukan tipe yang memukul rata biaya kepada semua pengusaha. Nantinya, biaya pendaftaran barcode akan ditentukan dari besar kecilnya perusahaan kita. Selain itu, pendaftaran ini tidak untuk per-produk, melainkan untuk per-perusahaan. Biaya pembuatan barcode dari GS 1 bersifat fluktuatif, artinya ada range tertentu dari yang kecil sampai yang besar. Besarannya akan dilihat dari beberapa faktor, seperti izin usaha, informasi yang diberikan berkenaan dengan selama setahun dua tahun transaksi itu berapa besar, lalu proses verifikasi invoice.

Untuk perusahaan yang mendaftar menjadi anggota GS1 dan berhasil memenuhi persyaratan, akan dialokasikan sebanyak 1000 nomor barcode. Jumlah ini bisa dipergunakan bebas untuk 1000 kemasan produk milik lembaga atau perusahaan yang mendaftar. 1000 nomor produk barcode ini akan dibuatkan untuk kemasan berbagai produk, dengan disesuaikan berdasarkan perbedaan jenis barang, merk, ukuran/warna/rasa, dan keterangan lainnya.

Sementara untuk biaya, akan ditentukan berdasarkan kategori Modal Awal Disetor/Kekayaan Suatu Perusahaan. Dengan asumsi setiap USD 1 = Rp. 14.300,- , maka estimasi biaya pokok untuk mengurus pendaftaran di GS 1 adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan Dengan Modal Awal Disetor < Rp. 250.000.000,-

a. Biaya Pengurusan/Penunjukkan Kuasa: Rp. 1.500.000

b. Biaya Pendaftaran: Rp. 1.000.000,-

c. Biaya Tahunan: Rp. 1.000.000.00 –

d. Biaya per 3 Tahunan (Number Fee): USD 125 (Rp. 1.787.500,-)

Estimasi Biaya Pokok Pengurusan Kategori 1 = Rp. 5.287.500

2. Perusahaan Dengan Modal Awal Disetor Rp. 250.000.000,- s/d Rp. 1.000.000.000,-

a. Biaya Pengurusan/Penunjukkan Kuasa: Rp. 2.000.000

b. Biaya Pendaftaran: Rp. 1.000.000,-

c. Biaya Tahunan: Rp. 1.000.000.00 –

d. Biaya per 3 Tahunan (Number Fee): USD 250 (Rp. 3.575.000,-)

Estimasi Biaya Pokok Pengurusan Kategori 2 = Rp. 7.575.000,-

3. Perusahaan Dengan Modal Awal Disetor Rp. 1.000.000.000,- s/d Rp. 5.000.000.000,-

a. Biaya Pengurusan/Penunjukkan Kuasa: Rp. 2.500.000

b. Biaya Pendaftaran: Rp. 1.000.000,-

c. Biaya Tahunan: Rp. 1.500.000.00 –

d. Biaya per 3 Tahunan (Number Fee): USD 450 (Rp. 6.435.000,-)

Estimasi Biaya Pokok Pengurusan Kategori 3 = Rp.11.435.000,-

Biaya yang dijabarkan di atas dibayarkan setelah teman-teman melengkapi syarat pedaftaran dan mendapat invoice dari GS 1 Indonesia dan belum termasuk PPN 10%. Untuk biaya per tahunan, tentu hanya dibayarkan 3 tahun sekali, dan dikonversikan lewat mara uang USD. Dollar dan besarnya biaya-biaya di atas akan disesuaikan dengan klasifikasi dan kategori perusahaan yang ditentukan berdasarkan dokumen dan data-data yang disetorkan perusahaan teman-teman. Setelah urusan bayar-membayar selesai, teman-teman akan mendapat fasilitas sebagai anggota GS 1 Indonesia, yang termasuk (rumahumkm.net) :

Sistem Penomoran Barcode (1000 nomor barcode)
Pelatihan gratis khusus anggota baru, untuk 1 orang
Seminar
GS 1 Indonesia News/Bulletin
Film master
Verifikasi barcode
Jasa konsultasi GS 1 System.

Pembayaran per tahun akan dialokasikan untuk hal-hal teknis serta kegiatan-kegiatan yang diadakan GS 1 agar pelaku bisnis dapat memanfaatkan barcode dan informasi di dalamnya secara lebih luas. Sementara pembayaran per tiga tahun adalah untuk pengalokasian nomor barcode. Intinya, dengan biaya per tiga tahun sobat UKM akan mendapatkan pengalokasian nomor untuk per barcode, sedangkan untuk pembayaran per tahunan, teman-teman UKM akan mendapatkan training, product update, atau seminar-seminar yang akan membantu teman-teman untuk memanfaatkan informasi barang-barang yang sudah terdaftar di GS 1 agar bisa dimanfaatkan lebih jauh. Biasanya, estimasi waktu untuk proses pengurusan barcode adalah 14 hari kerja, alias 2 minggu setelah dokumen dan pembayaran diterima oleh GS 1 Indonesia.

Menggunakan Shared Barcode Agar Lebih Hemat

Jika setelah melihat estimasi biaya di atas, teman-teman masih merasa harga pendaftaran barcode kelewat mahal, kita bisa mengakalinya dengan mendaftarkan shared barcode. Harganya terbilang relatif, dari 3 juta hingga puluhan juta. Shared barcode, alias sistem barcode bersama, adalah sistem di mana sekelompok orang (kemitraan/grup/koperasi) melakukan urunan biaya untuk mendaftar barcode resmi yang terdaftar secara global, atas nama bersama. Alternatf ini bisa dipilih oleh teman-teman UKM yang memang terdesak masalah biaya namun tetap memerlukan barcode, dan tidak ada jalan lain. Namun, sistem ini tidak disarankan untuk UKM yang berencana untuk jadi usaha mandiri dan berkembang dengan banyak produk di masa depan (komunitasgoukm.id).

Jika tertarik, teman-teman UKM bisa menggunakan barcode bersama (shared barcode) dengan cara mendaftarkan sekelompok usaha melalui lembaga koperasi atau perhimpunan perusahaan.

Baca Juga: Pembiayaan Ultra Mikro

Tapi bagaimana jika di dalam satu komunitas UKM, kita punya jenis produk yang sama namun domisili kami berbeda-beda tempat, apakah tetap bisa menggunakan shared barcode? Sebenarnya, domisili bukanlah penghalang asalkan jenis produknya seragam. Sudah ada beberapa produk yang sudah cukup besar, terletak di di beberapa daerah, dan barcode-nya tetap sama. Jadi, tetap bisa menggunakan barcode yang sama dan mendistribusikannya ke beberapa kota, provinsi, bahkan negara. Baik untuk produsen maupun reseller-reseller. Tapi saat pendaftaran, hanya tetap satu produk dengan satu brand dan satu alamat yang didaftarkan. Model distribusi tetap disampaikan seperti apa adanya. Penggunaan satu barcode akan dievaluasi nantinya, bisa atau tidak. Kalau komoditas berbeda, tidak bisa. Tapi kalo sama, tidak akan jadi isu.

Kira-kira berapa perusahaan yang bisa bergabung dan bagaimana sistemnya? Barcode yang didaftarkan berapa usianya? Faktanya, di GS 1 memang bisa menggunakan shared barcode untuk kelompok usaha. Seperti koperasi atau perhimpunan UMKM. Mereka bisa memanfaatkan, dengan produk yang sama, berbagi. Hal ini bisa langsung dijelaskan ke pihak GS1, nanti dari mereka akan dijelaskan prosedur dan langkahnya tentang bagaimana barcode bisa digunakan bersama-sama.

Bagaimana? Masih ragu-ragu untuk menggunakan barcode sebagai media identifikasi produk? Setelah membaca artikel Tips Bisnis ini, tentu diharapkan teman-teman tidak lagi maju-mundur dalam menggunakan barcode. Sebab, ditilik dari berbagai manfaat dan kegunaannya, baik di industri retail maupun manufaktur, tentu barcode adalah salah satu yang diperlukan UKM untuk lebih maju dan naik kelas.

Jika masih bingung, bisa tonton pembahasan lengkapnya di Webinar
APINDO UMKM Akademi.

Referensi :

Daulay, Sere Saghranie. Hubungan BARCODE dengan Produk Industri Sebagai Standar Perdagangan Produk Industri Masa Kini

Keyword : “UKM Naik Kelas”, “Usaha Kecil Menengah”, “UKM Unggul”, “Barcode UKM”, “Barcode UMKM”, Barcode 1D”, Barcode 2D”, “Manfaat Barcode”, “Barcode Retail”, “GS 1”, Barcode Ekspor”, “UKM Ekspor”, “Duta Kalingga Pratama”

Banu Rinaldi • Editor