UKM Indonesia

Standar Operasional Prosedur (SOP)


Sumber : majalahfranchise.com

Sahabat UKM pernah ga bertanya-tanya, mengapa sebuah restoran yang punya cabang dimana-mana, tetap bisa menyuguhkan makanan dengan rasa, ukuran, kualitas, dan harga yang sama? Disinilah peran dari Standar Operasional Prosedur atau yang biasa disingkat dengan SOP. Dalam hal ini, konsisten menjadi kata kunci utamanya dan ini sangatlah penting untuk sebuah bisnis. Memang apa sih SOP itu? Apa pentingnya bagi sebuah bisnis? dan bagaimana tips praktis dalam pembuatan SOP untuk bisnis Sahabat UKM? Yuk kita pelajari bersama-sama.

Apa itu SOP

Secara sederhana, SOP adalah cara kerja tertulis yang sudah dibakukan atau distandarisasi. SOP biasanya berisi panduan atau pedoman dalam bentuk instruksi tertulis mengenai berbagai proses penyelenggaraan yang berhubungan dengan bisnis kita. Karena pedoman ini sudah dibakukan, maka seluruh karyawan dalam organisasi harus mengikuti SOP tersebut sehingga memiliki keseragaman dalam menjalankan tugasnya. Jadi seperti contoh restoran di atas, hal inilah yang membuat siapapun koki yang sedang bertugas, dimanapun wilayah cabangnya berada, kapanpun menu tersebut dipesan, maka produk yang disuguhkan ke pelanggan tetap memiliki rasa, ukuran, kualitas, dan harga yang seragam.

Pentingnya SOP untuk UKM

Dengan memiliki SOP dalam bisnis kita, setidaknya ada empat manfaat yang dapat dirasakan oleh Sahabat UKM, antara lain :

1. Mengurangi tingkat kesalahan

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, SOP adalah pedoman yang harus diikuti oleh karyawan. Karena seluruh instruksi telah tertulis secara runut, detail, dan jelas, maka hal ini tentu akan memberikan kemudahan bagi karyawan dalam menjalankan tugasnya sekaligus mengurangi insidensi terjadinya kesalahan dalam bekerja.

2. Mendapatkan kepercayaan pelanggan

Dengan diterapkannya SOP, maka kualitas dan pelayanan kita akan terstandar. Hal ini akan sangat membantu Sahabat UKM dalam menjaga kualitas produk. Dengan kualitas produk yang terjaga, tentu kepercayaan pelanggan juga akan meningkat bukan?

3. Membentuk kemandirian karyawan

Dalam hal ini, karyawan akan terlatih untuk dapat secara mandiri mengikuti SOP yang ada, sehingga tidak lagi bergantung pada pemimpinnya

4. Membantu dalam proses rekrutmen karyawan

Dengan memiliki SOP, Sahabat UKM akan mengetahui kompetensi atau keterampilan apa yang harus dimiliki oleh karyawan. Hal ini tentu akan memudahkan kita dalam melakukan proses rekrutmen kedepannya. 

 

Pembuatan SOP untuk UKM

Berikut tips praktis yang dapat Sahabat UKM lakukan dalam membuat SOP :

1. Jelas dan mudah dipahami

Layaknya pembuatan KPI, Sahabat UKM tidak perlu membuat SOP yang terlalu canggih. Hal yang paling penting adalah SOP harus jelas dan mudah dipahami dengan cepat. Jika SOP tidak mudah dipahami dan tidak jelas dalam setiap langkah kerjanya, tentu karyawan juga akan sulit untuk dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan standar kita.

2. Selaras dan konsisten

Sudah sepatutnya pedoman kerja yang kita buat selaras dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Jika sudah selaras, pastikan SOP ini secara konsisten dipatuhi dan dijalankan oleh karyawan ya.

3. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif

Sebagai contoh SOP dalam restoran, gunakanlah kalimat aktif seperti “gorenglah ayam selama 5 menit”, dibandingkan dengan kalimat pasif “ayam harus digoreng selama 5 menit”

4. Gunakan pernyataan positif

Kalimat positif seperti “cek kembali jumlah ayam yang disajikan” lebih baik digunakan daripada kalimat negatif seperti “jangan lupa untuk mengecek jumlah ayam”

5. Adanya mekanisme reward dan punishment

Tanpa adanya pemberian hadiah (reward) bagi karyawan yang telah menjalankan SOP dengan baik, tentu karyawan tidak akan merasa termotivasi. Begitu juga sebaliknya, jika karyawan tidak diberi hukuman (punishment) ketika melakukan cara kerja yang tidak sesuai SOP. Jadi pastikan adanya mekanisme reward dan punishment ya dalam organisasi bisnis Sahabat UKM.

Bagaimana Sahabat UKM, mudah untuk dilakukan bukan tips-tips di atas? Yuk kita coba membuat SOP untuk bisnis kita. JIka dirasa belum sempurna, SOP ini bisa kita perbaiki terus-menerus kok kedepannya. Selamat mencoba! 

***

Nikita Puspita Ing Endit @nikitapuspita.endit, Dosen STEI Indonesia dan Mentor Business Coaching Magister Manajemen Universitas Indonesia

Sumber referensi :

blog.typsy.com. (2021). How to be a Barista - Tips for Beginners.

linovhr.com. (2020). SOP Perusahaan : Pengertian, Fungsi, Manfaat & Cara Implementasi.

pagisore.id. About Pagi Sore.

Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: