Sahabat wirausaha, tahukah Anda salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh UMKM adalah tidak melakukan pencatatan persediaan dan pembelian barang? Hal ini tentu sangat berbahaya, karena jika segala transaksi persediaan dan pembelian barang tidak tercatat dapat mempengaruhi cash flow perusahaan.
Salah satu dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi jual-beli barang adalah purchase order (PO) atau pesanan pembelian. PO berfungsi sebagai tanda bukti pemesanan barang dan digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Selain itu, Dokumen PO akan membantu kamu dalam memastikan setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis, lho. Yuk, pelajari tentang PO lebih lanjut!
Pengertian Purchase Order (PO)
Purchase order (PO) atau yang dalam bahasa indonesia berarti pesanan pembelian, merupakan sebuah dokumen hukum yang dibuat oleh pembeli dan diberikan kepada penjual saat membeli barang atau jasa.
Dalam sebuah PO, akan tertera informasi-informasi seperti identitas pembeli, alamat pembeli, tanggal pembelian, tanggal kedatangan barang, tenggang waktu pembayaran atau terms of payment, kode barang, deskripsi barang atau jasa, jumlah barang atau jasa, dan harga barang atau jasa yang dipesan.
Dengan adanya dokumen purchase order, baik pembeli maupun penjual berkomitmen untuk melakukan transaksi jual-beli barang atau jasa untuk jumlah yang disepakati. Karena pesanan akan dipenuhi sebelum pembeli menerima invoice atau tagihan mereka, dokumen purchase order juga berfungsi sebagai jaminan pembayaran terhadap penjual.
Fungsi Purchase Order (PO)
- Menghindari kesalahan dalam jumlah pemesanan barang atau jasa dan spesifikasi produk.
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga pada saat penagihan dari penjual tidak ada perbedaan harga.
- Mengingatkan penjual untuk melakukan penyediaan barang atau jasa sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
- Membantu melacak pesanan yang masuk sehingga dapat menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
- Sebagai dokumen hukum yang diperlukan untuk pengiriman.
- Sebagai tanda bukti pembelian yang nantinya akan diarsipkan dan menjadi bukti transaksi bisnis
Bagaimana cara kerja PO?
Sumber: pribadi
Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice
Purchase order dan invoice atau tagihan merupakan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi jual-beli. Keduanya terhubung karena PO sering digunakan untuk membuat invoice, sebagai acuan barang yang dibeli dan harganya. Namun faktanya, kedua hal tersebut berbeda, lho. Berikut beberapa perbedaan antara PO dan invoice:
Purchase Order (PO) | Invoice |
Dibuat oleh pembeli | Dibuat oleh penjual |
Diterbitkan pada awal proses pembelian | Dibuat setelah barang dipesan atau dijual |
Diberikan oleh pembeli kepada penjual | Diberikan oleh penjual kepada pembeli |
Menyediakan informasi tentang barang yang dibutuhkan oleh pembeli, informasi vendor, terms of payment, dan harga barang | Menyediakan informasi harga pembelian barang berdasarkan dari PO yang telah dibuat untuk menagih pembayaran yang sudah disepakati |
Itulah penjelasan tentang dokumen purchase order beserta manfaatnya bagi bisnis kamu, sahabat wirausaha. Apakah selama ini kamu sudah mengimplementasikan penggunaan PO? Jika belum, saatnya kamu memulai penggunaan PO sekarang untuk memudahkan pencatatan pembelian bisnis kamu. Saatnya UMKM naik kelas!
Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.
Referensi:
What Is a Purchase Order & How Does It Work? (sumup.com)
Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi, dan Contoh (jurnal.id)
REGISTRASI