Mungkin Sahabat Wirausaha pernah menjalankan proses dalam permintaan barang dimana kondisi tersebut membutuhkan surat yang dinamakan letter of inquiry / inquiry letter atau surat permintaan.
Surat ini berguna untuk mengirimkan permintaan kepada supplier mengenai barang, jasa, dan hal lainnya yang bersifat resmi. Surat tersebut dibuat berdasarkan informasi yang muncul dari berbagai sumber mulai dari koran, majalah, relasi, dan sumber lainnya dan berisi pernyataan untuk membeli barang sekaligus permintaan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Tentang Inquiry Letter
Sahabat Wirausaha perlu tahu, bahwa inquiry letter merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk membantu seseorang dalam menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan permintaan barang dan harga. Isi surat harus dibuat sejelas mungkin agar membantu supplier memahami isi surat dan bisa memberikan jawaban sesuai dengan permintaan perusahaan.
Biasanya, divisi purchasing akan mengirimkan surat kepada supplier setelah menentukan barang yang dibutuhkan. Biasanya, hal ini terjadi saat mencari supplier. Setelah mendapatkan beberapa supplier, mereka akan mengirimkan surat berisi permohonan permintaan informasi harga dan spesifikasi produk agar membantu perusahaan dalam menentukan barang yang diminta. Penulis surat harus menuliskan alasan yang tertera dalam surat tersebut. Terdapat dua jenis surat yang termasuk ke dalam inquiry letter. Apa saja, ya?
Baca Juga: Letter of Credit (L/C)
1. The first inquiry
The first inquiry adalah jenis surat yang biasanya dipakai dalam bertransaksi pada suatu perdagangan. The first inquiry disebut juga sebagai sebuah surat yang pertama kali dikirim kepada pembeli. Jadi, ketika terdapat seorang pembeli yang baru saja akan melakukan sebuah transaksi, maka pembeli tersebut menggunakan surat berjenis first inquiry.
2. The Routine Inquiry
The Routine inquiry biasanya diberikan secara rutin. Apabila ada permintaan sebuah barang dari pembeli dan juga sudah sering melakukan surat permintaan tersebut sebelumnya, maka seorang pembeli hanya perlu membuat surat permintaan berjenis routine inquiry ini. Hal itu yang membedakan jenis dari keduanya.
Format Inquiry Letter
Sumber: scholarsenglish.id
Inquiry Letter harus diawali dengan menyertakan nama, tujuan penulisan surat, serta apa saja keperluan yang hendak dicapai dalam penulisan surat. Inquiry Letter merupakan surat yang harus ditulis dengan menerapkan etika penulisan. Inquiry Letter pada umumnya membutuhkan waktu 1-2 minggu untuk dapat memberikan balasan sebagai bahan pertimbangan.
Waktu ini dirasa cukup untuk melakukan diskusi bagi sebuah organisasi untuk dapat menerima Inquiry Letter yang ditawarkan atau memberikan kesempatan pada pilihan lain. Dalam membuat Inquiry Letter harus menerapkan kaidah penulisan surat resmi untuk memenuhi standar etika tersebut. Berikut merupakan format Inquiry Letter yang dapat digunakan, baik dalam bahasa Inggris maupun Bahasa Indonesia:
1. Salam dan Alamat Surat
Hal ini merupakan etika penulisan surat yang penting untuk dituliskan.
2. Paragraf Pertama
Paragraf ini berisi pengenalan mengenai identitas diri, posisi, lokasi, dan keterangan perusahaan atau organisasi.
3. Paragraf Kedua
Berisi tentang penjelasan mengenai tujuan penulisan dan bagaimana informasi akan digunakan. Paragraf ini juga menjelaskan bahwa sifat Inquiry Letter merupakan surat resmi, penting, rahasia, dan bersifat personal.
4. Informasi
Informasi dalam Inquiry Letter haruslah spesifik, dapat disampaikan dalam bentuk poin-poin yang jelas.
5. Penutup
Bagian akhir ini berisi kesimpulan, insentif yang ditawarkan, serta kalimat penutup. Jangan lupa Inquiry Letter juga harus diakhiri dengan pembubuhan tanda tangan dan nama terang.
Dengan mengetahui langkah-langkah serta cara yang tepat, Sahabat Wirausaha bisa dengan mudah membuat inquiry letter kepada supplier. Selama ini sudah sesuai, belum ya?
Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.
Referensi:
REGISTRASI