Foto oleh ThisIsEngineering dari Pexels

Sahabat Wirausaha, pernahkah mengalami kesulitan dalam mengakses data bisnis secara akurat, seperti data penjualan, laporan keuangan, laporan produksi, hingga data pelanggan? Atau pernah mengalami miskomunikasi dengan departemen lain dalam bisnis? Hal ini dapat terjadi jika bisnis yang dijalankan Sahabat Wirausaha belum memiliki sistem yang terintegrasi antar departemen atau divisi bisnis. Nah, mungkin ini pertanda bahwa Sahabat Wirausaha harus mempertimbangkan untuk menggunakan ERP software.

Sahabat Wirausaha mungkin merasa asing dengan istilah ERP atau Enterprise Resource Planning. Oleh sebab itu, pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai apa itu ERP dan manfaatnya pada UMKM, serta haruskah UMKM berinvestasi pada ERP software.

Baca Juga: Apa itu Electronic Data Interchange?

Apa Itu Enterprise Resource Planning?

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sebuah software atau sistem yang mengintegrasikan seluruh aspek dalam bisnis, yaitu keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia, distribusi, penjualan, hingga customer service menjadi satu kesatuan informasi yang akurat.

ERP akan mengumpulkan seluruh informasi dari setiap departemen, lalu membentuk database bisnis yang terpusat sehingga dapat diakses oleh setiap departemen bisnis. Dengan kata lain, penggunaan ERP akan memberikan aliran informasi yang akurat dan tepat sehingga mempermudah Sahabat Wirausaha untuk mengatur dan mengontrol kegiatan operasional bisnisnya.

Baca Juga: Tips Mengelola Stok Barang Untuk Kelancaran Arus Kas

ERP sendiri memiliki dua versi, yaitu ERP Open Source dan ERP Proprietary. Hal mendasar yang membedakan kedua jenis ERP ini adalah biaya dan copyright. ERP Open Source menawarkan biaya yang lebih murah atau bahkan akses gratis dan lebih mudah untuk digunakan, namun memiliki layanan yang terbatas. Sedangkan pengguna ERP Proprietary memiliki akses penuh terhadap software, software yang lebih stabil, dan full-support jika terjadi masalah teknis, namun pengguna harus membayar biaya langganan per tahun, per bulan ataupun langganan sekali seumur hidup (lifetime subscription).

Perusahaan penyedia layanan ERP di Indonesia, antara lain: EQUIP (HarshMicro), Oracle Netsuite, SAP, Ramco, ODOO, Mekari (perusahaan asal Indonesia), dll.

Baca Juga: Meneropong Masa Depan Rantai Pasok Melalui Pemanfaatan Teknologi

Manfaat ERP Software untuk UMKM

Tidak hanya perusahaan dengan skala besar saja yang mendapat manfaat dari penggunaan ERP, namun UMKM juga dapat merasakan manfaat penggunaan ERP. Lalu, apa sajakah manfaat ERP untuk UMKM?

1. Menyediakan informasi real time yang akurat

UMKM juga memiliki cukup banyak data, terlebih jika UMKM itu sedang berkembang dan melakukan ekspansi bisnis. Penggunaan ERP akan memudahkan Sahabat Wirausaha untuk menyimpan data dari berbagai divisi dan memiliki kemudahan untuk mengakses kapan saja dengan akurat. Hal ini sangat berguna jika Sahabat Wirausaha akan mengambil keputusan penting atau sedang menghadapi krisis.

Baca Juga: Tips Mudah Bikin Laporan Keuangan Dengan Aplikasi Digital

2. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi proses bisnis

Dengan menggunakan ERP, seluruh tugas dan pekerjaan telah terotomatisasi dengan jelas pada sistem sehingga dapat mengurangi kesalahan pekerja. Sebagai contoh, bagian produksi dapat dengan mudah mengatur stok produk setiap harinya sesuai dengan jumlah order dan jadwal pengiriman yang telah ditentukan oleh bagian divisi lain sehingga dapat mengurangi stok produk yang berlebihan.

3. Meningkatkan hubungan baik dengan pelanggan

ERP software akan menyimpan dengan baik data pelanggan, berupa informasi umum pelanggan (nama, alamat, kontak, dan riwayat pembelian) dan data realtime jika mereka melakukan order saat ini. Sahabat Wirausaha dapat memberikan pelayanan yang maksimal berupa kecepatan respon terhadap pesanan pelanggan ataupun komplain, kecepatan pengiriman produk, dsb.

Baca Juga: Jangan Takut Keterbatasan Modal untuk Ekspor dengan Program Pembiayaan ini

4. Meningkatkan daya saing bisnis

Efisiensi proses bisnis memberikan dampak positif pada pelayanan terhadap pelanggan, seperti respon customer service yang tanggap, kecepatan dalam menyelesaikan pesanan dan pengiriman pesanan akan memberikan nilai tambah di mata konsumen. Hal ini dapat meningkatkan daya saing bisnis Sahabat Wirausaha terhadap kompetitor.

5. Memonitor kinerja bisnis

Dengan semua informasi yang terekam pada sistem ERP, Sahabat Wirausaha dapat memonitor kinerja setiap divisi atau kinerja bisnis secara keseluruhan tanpa terbatas waktu. Jika menemukan divisi dengan performa rendah, Sahabat Wirausaha dapat dengan mudah mengetahui penyebabnya.

Baca Juga: Marketing Campaign, Seberapa Efektif Meningkatkan Penjualan?

Haruskah Usaha Kecil Menengah Berinvestasi pada ERP Software?

Sahabat Wirausaha pasti bertanya-tanya haruskah bisnis dengan skala kecil menengah menggunakan ERP. Nah, jawabannya adalah ya jika bisnis yang dijalankan Sahabat Wirausaha memang membutuhkannya. Lalu, bagaimana kita dapat mengetahui apakah bisnis kita memang membutuhkan ERP?

Dilansir dari website Oracle, salah satu penyedia layanan software ERP, terdapat lima indikasi utama yang menandakan bisnis kita membutuhkan ERP, antara lain:

1. Terdapat banyak software untuk setiap proses yang berbeda
2. Akses untuk mendapatkan informasi di setiap divisi bisnis tidak mudah
3. Pencatatan akuntansi terasa sulit dan membingungkan
4. Penjualan dan pengalaman konsumen yang menurun
5. Sistem IT memakan waktu lama dalam beroperasi

Baca Juga: Cara Mendorong Kreativitas Dalam Berbisnis

Jadi, penggunaan ERP tidak hanya terbatas pada usaha skala besar saja ya! UMKM pun dapat menggunakan ERP software untuk mengelola dan mengintegrasikan aliran informasi atau data bisnis agar dapat diakses secara akurat oleh divisi bisnis. Beragam manfaat dapat dirasakan jika Sahabat Wirausaha mulai berinvestasi pada penggunaan ERP, seperti proses bisnis yang semakin efisien, menambah daya saing bisnis, hingga kemudahan dalam memonitor kinerja bisnis.

Sahabat Wirausaha tidak perlu bingung dengan biaya yang mungkin dibebankan, karena vendor penyedia layanan ERP sekarang sudah cukup banyak yang menawarkan berbagai macam layanan dari low-budget hingga fulltime support. Oleh karena itu, yuk segera berinvestasi dengan menggunakan ERP!

Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi:

1. NetSuite.com
2. Tollbox.com