Apa yang ada di benak kamu ketika mendengar document control?

Jika jawaban sahabat wirausaha adalah sebuah departemen yang bertugas untuk mengoperasikan dan mengendalikan dokumen, kamu sudah hampir 100% benar. Tapi, apakah kamu mengetahui bahwa peran document control dalam suatu bisnis sangat penting dan krusial?

Baca Juga: Dokumen Komersial

Document control juga berperan dalam menjaga sistem yang berjalan dalam suatu perusahaan benar, serta melindungi kepentingan dan kerahasiaan perusahaan, lho. Yuk simak lebih lanjut tentang document control!

Pengertian Document Control

Document control, atau yang berarti kontrol dokumen dalam bahasa Indonesia, merupakan suatu proses untuk menyetujui dokumen, memperbaharui dokumen sesuai kebutuhan, melacak perubahan dokumen, memastikan versi dokumen supaya tidak ada yang terduplikat, mengelola akses dokumen, dan melakukan pengarsipan dokumen yang tidak terpakai lagi (obsolete document).

Tugas kontrol dokumen sangat penting untuk bisnis yang mengharuskan akurasi dan presisi, seperti industri manufaktur dan konstruksi.

Baca Juga: APINDO Export Series: Mempersiapkan Dokumentasi Ekspor

Pentingnya peran Document Control dalam bisnis

1. Efisiensi

Document control membantu kamu untuk mendapatkan informasi yang benar dengan waktu lebih cepat. Pun ketika sedang dilakukan audit internal maupun external, kamu dapat dengan mudah mengakses dokumen yang dibutuhkan, menghemat waktu untuk mencari dan memeriksa validitas dokumen tersebut, dan menghindari terjadinya penyimpanan data berulang.

2. Konsistensi

Document control bekerja untuk membuat dokumentasi sesuai ISO (International Organization for Standardization) yang mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum. Dokumentasi inilah yang akan berfungsi sebagai SOP (Standard Operational Procedure) perusahaan dan menjadi standar acuan bagaimana karyawan harus melakukan pekerjaannya, sehingga jalannya pekerjaan pun akan terkontrol. Jika karyawan tidak memenuhi SOP, maka karyawan akan dikenai sanksi dan teguran.

Baca Juga: Mempersiapkan Dokumen Ekspor

3. Kualitas

Document Control berperan untuk menjaga kualitas perusahaan, dengan menjaga agar tidak ada dokumen yang tidak terduplikasi, tidak ada dokumen yang berubah tanpa pengawasan, dan memastikan bahwa semua karyawan bekerja berdasarkan SOP terbaru, termasuk melakukan sosialisasi SOP tersebut.

4. Keamanan

Setiap bisnis pasti mempunyai data atau informasi sensitif, mulai dari catatan karyawan hingga informasi kartu kredit hingga data kepemilikan perusahaan. Document control bertugas untuk menetapkan protokol keamanan yang akan melindungi informasi-informasi tersebut dari akses yang tidak sah, seperti karyawan yang ingin mengambil data perusahaan untuk kepentingan pribadi dan mengirimkan dokumen tersebut melalui email.

Document control akan membuat sistem untuk menentukan siapa yang dapat mengakses, membaca, memodifikasi, dan menduplikat dokumen tersebut, serta memastikan setiap orang yang memiliki akses ke dokumen berstatus legal dan sah.

Baca Juga: Document Against Payment

Jika sahabat wirausaha ingin melakukan standarisasi ISO 9001 tentang Sistem Manajemen Mutu di bisnis kamu, maka kamu disarankan untuk membentuk bagian document control sebagai bagian yang membantu Management Representative (wakil manajemen) dalam menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.5, tentang pengendalian informasi terdokumentasi.

Namun jangan khawatir, meskipun kamu belum berencana untuk melakukan standarisasi ISO 9001, kamu tetap dapat mengimplementasikan document control di bisnismu untuk mengatur sistem perusahaan berjalan dengan efektif. Saatnya UMKM naik kelas!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Referensi:

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen - IPQI

Manfaat Pelatihan Document Control Bagi Perusahaan - Gamasemesta

A Small Business Guide to Document Control | The Blueprint (fool.com)