Alur Rekrutmen Karyawan - Keberadaan tenaga kerja menjadi salah satu faktor yang dapat menentukan keberhasilan bisnis. Keberhasilan mendapatkan karyawan yang ideal dan sempurna mungkin akan sedikit sulit, namun kita tetap harus bisa mendesain proses rekrutmen yang efektif dan efisien.

Dengan begitu, kita bisa mendapatkan karyawan yang setidaknya bisa menjalankan perannya dengan baik dan juga selaras dengan budaya perusahaan atau organisasi, serta dapat memberikan kontribusi terbaik untuk tim dan organisasi. Nah, berikut ini adalah beberapa alur rekrutmen karyawan yang bisa Sahabat Wirausaha coba terapkan.

Dampak Buruk Jika Salah Merekrut Karyawan

Sebelum masuk ke pembahasan utama, kita akan mengulas sedikit tentang pentingnya melakukan proses rekrutmen yang baik untuk menghindari dampak buruk akibat salah merekrut karyawan. Nah, dilansir dari laman Rey, berikut dampak buruk yang bisa terjadi jika kita salah dalam merekrut karyawan : 

• Kinerja Menurun: Karyawan akan menjadi tidak optimal dalam produktivitas dan kinerja.
• Biaya Tambahan: Mencakup biaya perekrutan ulang, pelatihan, dan penyelesaian masalah.
• Gangguan Tim: Ketidakcocokan kandidat dengan tim yang dapat mengganggu kinerja tim.
• Hilangnya Waktu: Waktu yang terbuang untuk mengatasi kesalahan rekrutmen.
• Risiko Reputasi: Jika masalah mengenai rekrutmen atau kandidat terekspos keluar, maka berdampak pada citra perusahaan.

Baca Juga: Kurangi Risiko Salah Rekrut Hingga Temukan Karyawan Potensial, Inilah Pentingnya Masa Probation Bagi Bisnis UMKM

9 Alur Merekrut Karyawan yang Efektif dan Efisien

Proses rekrutmen karyawan menjadi salah satu tahapan penting bagi setiap bisnis, tidak terkecuali untuk UMKM. Tentunya proses ini bukan sekedar untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saja, namun penting juga untuk membangun fondasi bagi pertumbuhan dan keberhasilan bisnis. Nah, berikut ini beberapa alur merekrut karyawan yang efektif dan efisien : 

1. Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja

• Langkah awal dalam proses merekrut karyawan adalah melakukan perencanaan strategis dengan memahami dan mengidentifikasi kebutuhan akan tenaga kerja. Sahabat Wirausaha bisa menganalisis beberapa hal, seperti posisi apa yang memang sedang dibutuhkan, jumlahnya, peran, tanggung jawab, kualifikasi, hingga keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi posisi tersebut dan tujuan bisnis secara umum.
• Identifikasi tenaga kerja ini juga bisa dilihat dari kebutuhan internal, misalnya bisnis sedang berkembang dan memang membutuhkan tambahan karyawan untuk menunjang dan membantu perusahaan atau organisasi mencapai tujuannya. Atau bisa juga untuk mengisi posisi yang kosong karena karyawan sebelumnya mengundurkan diri. Nah, mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja ini dapat membantu kita dalam merancang strategi perekrutan yang efektif dan efisien.

2. Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Jelas

• Langkah selanjutnya dalam merekrut karyawan yaitu membuat deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan dengan jelas dan terperinci. Dalam membuat deskripsi ini, Sahabat Wirausaha harus mencantumkan gambaran mengenai kualifikasi yang dibutuhkan, tugas atau tanggung jawab, dan harapan perusahaan atau organisasi terhadap karyawan yang akan direkrut.
• Deskripsi ini akan membuat kita lebih mudah menentukan kriteria seleksi yang tepat. Selain itu, deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan jelas dan terperinci dapat membantu kandidat potensial mengetahui segala sesuatu terkait lowongan tersebut, termasuk memahami kualifikasi, peran, tanggung jawab, dan harapan yang dibutuhkan perusahaan atau organisasi. Deskripsi yang jelas dan terperinci juga dapat membantu kita dalam mengeliminasi lamaran kandidat yang tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
• Contohnya begini, kita membutuhkan pekerja untuk bagian produksi kue, maka kita bisa membuat deskripsi lowongan pekerjaan yang bisa kita sesuaikan dengan apa yang kita butuhkan, misalnya pekerja yang kita butuhkan adalah perempuan dengan usia minimal 18 tahun dan maksimal 35 tahun. Selain gender, dalam deskripsi yang kita buat, kita bisa mencantumkan syarat berpengalaman atau tidak, dan kriteria lainnya.

Baca Juga: Apa Saja Faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja Karyawan di Bisnis UMKM? Mari Simak Penjelasannya

3. Mengumumkan Lowongan

• Setelah membuat deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah Sahabat Wirausaha membuat informasi lowongan pekerjaan. Ada dua cara yang dapat kita lakukan, yaitu melalui jalur internal dan eksternal. Jika sudah memiliki karyawan, Sahabat Wirausaha bisa mengevaluasi apakah bisa merekrut karyawan secara internal untuk posisi yang sedang dibutuhkan. Jika memang bisa, Sahabat Wirausaha bisa memberitahukan kepada karyawan terkait lowongan tersebut. 
• Metode rekrutmen secara internal sebenarnya memiliki plus minus. Plusnya mungkin karyawan tersebut sudah lebih memahami situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi. Sementara itu, minusnya adalah akan ada posisi yang kosong dan Sahabat Wirausaha harus melakukan proses seleksi lagi. 
• Sementara itu, untuk metode eksternal, Sahabat Wirausaha bisa menyebarkan informasi pengumuman lowongan pekerjaan di berbagai saluran, seperti situs web perusahaan, portal karir atau situs web rekrutmen, media sosial, lembaga rekrutmen profesional, hingga pameran karir.

4. Seleksi Berkas Lamaran

• Setelah periode pendaftaran dan penerimaan berkas lamaran selesai, Sahabat Wirausaha perlu melakukan proses penyaringan kandidat untuk memilih calon karyawan yang memenuhi persyaratan dasar. Pada proses penyaringan ini, Sahabat Wirausaha bisa melakukan penilaian terhadap kualifikasi, pengalaman, dan kemampuan para calon karyawan melalui berkas lamaran kerja, yakni resume, surat lamaran, atau portofolio.
• Selanjutnya, Sahabat Wirausaha bisa membuat daftar pendek kandidat yang lolos seleksi berkas. Sahabat bisa menghubungi kandidat yang terpilih melalui email atau telepon dan menginformasikan kepada kandidat bahwa mereka telah lolos seleksi berkas. Jangan lupa juga untuk menanyakan kesediaan mereka untuk tahap selanjutnya yaitu wawancara. Jika bersedia, informasikan secara detail mengenai jadwal wawancara agar kandidat dapat mempersiapkan diri.

5. Wawancara dan Uji Kemampuan

• Wawancara bisa Sahabat Wirausaha lakukan dalam beberapa tahap dengan melibatkan pihak terkait, bisa owner atau tim rekrutmen yang telah dibentuk. Tahap ini dilakukan untuk mengevaluasi kecocokan calon karyawan dengan peran atau tanggung jawab pekerjaan dan budaya perusahaan atau organisasi. 
• Wawancara dapat dilakukan secara langsung, melalui telepon, atau melalui video konferensi. Selain itu, Sahabat Wirausaha bisa melakukan uji kemampuan teknis atau kepribadian tertentu, misalnya melalui tes tertulis, uji keterampilan teknis, studi kasus, atau simulasi tugas yang disesuaikan dengan posisi yang dilamar. Pasalnya, beberapa pekerjaan mungkin membutuhkan keterampilan kandidat yang sesuai dengan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan atau organisasi.
• Misalnya kita membutuhkan pekerja yang bisa desain grafis untuk produk pakaian. Nah, saat wawancara kita bisa menanyakan hal-hal yang terkait dengan desain grafis tersebut, misalnya pengalaman, apakah calon kandidat memiliki pengalaman desain grafis, jika iya kita bisa lanjut bertanya, apa saja desain grafis yang pernah dibuat, untuk apa dan dengan aplikasi apa biasanya mereka membuat desain grafis tersebut. 

Baca Juga: Perluas Relasi Hingga Peluang Kerjasama, Inilah 10 Manfaat Bergabung dengan Komunitas Usaha

6. Pemeriksaan Latar Belakang (Background Checking)

• Setelah tahap wawancara selesai, Sahabat Wirausaha bisa melakukan pemeriksaan latar belakang untuk verifikasi atau validasi atas informasi yang disediakan oleh calon karyawan. Pemeriksaan latar belakang ini bisa mencakup pekerjaan sebelumnya (jika ada), bagaimana mereka di pekerjaan atau perusahaan sebelumnya, pendidikan, hingga catatan kejahatan. 
• Sahabat Wirausaha bisa menghubungi instansi-instansi yang dicantumkan calon karyawan dalam berkas lamaran kerja, atau cek sosial media, atau bisa juga melalui jasa yang menyediakan layanan pemeriksaan latar belakang.
• Pemeriksaan latar belakang ini bertujuan untuk memastikan kecocokan kandidat yang dipilih dengan posisi pekerjaan dan budaya organisasi. Selain itu, pemeriksaan ini juga bisa digunakan untuk memastikan bahwa calon karyawan tidak memiliki catatan yang tidak diinginkan atau catatan kriminal. Setelah pemeriksaan latar belakang selesai, Sahabat Wirausaha bisa menetapkan calon karyawan yang dipilih.

7. Penawaran Kerja

• Selanjutnya, Sahabat Wirausaha dapat memberikan penawaran yang mencakup gaji, jadwal kerja, dan segala hal penting lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan. Ini bisa disampaikan dengan melakukan diskusi informal dengan kandidat terpilih. Selain menyampaikan hasil seleksi, lakukanlah penawaran. 
• Kita bisa menyampaikan hasil seleksi melalui email, telepon atau pesan singkat. Nah, dalam menyampaikan informasi hasil seleksi, sebaiknya dilakukan di jam kerja melalui telepon.  Penyampaian informasi melalui telepon lebih efektif karena kita bisa menyampaikan dengan jelas dan detail terkait hasil seleksi dan proses selanjutnya, sehingga kandidat dapat memahami apa yang harus dipersiapkan kedepannya.
• Bersikap terbuka dalam proses negosiasi dengan kandidat adalah wajar karena merupakan bagian dari proses perekrutan. Namun jika kandidat tersebut melakukan negosiasi yang tidak masuk akal, Sahabat Wirausaha bisa memilih kandidat lain dari daftar finalis. Jika kandidat setuju, Sahabat Wirausaha bisa lanjut dengan surat penawaran kerja yang harus ditandatangani kandidat yang berisi posisi pekerjaan, gaji, jadwal mulai bekerja dan syarat atau ketentuan lain yang disepakati selama proses rekrutmen.

8. Orientasi atau Onboarding

• Selanjutnya, setelah kandidat yang terpilih secara resmi menjadi karyawan baru, maka Sahabat Wirausaha perlu menyelenggarakan program orientasi atau onboarding untuk karyawan baru. Hal ini dilakukan untuk memperkenalkan prosedur kerja, budaya perusahaan atau organisasi, dan membantu karyawan baru tersebut agar dapat merasa nyaman dan beradaptasi dalam lingkungan kerja yang baru.
• Setelah melakukan orientasi tersebut, Sahabat Wirausaha bisa meminta feedback kepada karyawan baru terkait orientasi yang dilakukan. Hal ini dilakukan selain untuk menghargai karyawan baru, kita juga bisa mendengar pendapat, masukan atau bahkan ide segar yang dapat menciptakan pembaharuan atau inovasi yang berguna bagi perusahaan atau organisasi.

Baca Juga: 7 Cara Memilih Partner Bisnis yang Tepat, Kunci Keberhasilan Kolaborasi Bisnis

9. Pemantauan, Evaluasi dan Pengembangan

• Apakah proses rekrutmen sudah selesai setelah tahap orientasi? Jawabannya belum. Sebenarnya proses merekrut karyawan yang baru juga memerlukan yang namanya pemantauan dan evaluasi terhadap karyawan baru tersebut. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa keputusan rekrutmen yang dilakukan dapat memberikan nilai tambah untuk perusahaan atau organisasi. 
• Pemantauan kinerja karyawan baru ditambah feedback atau umpan balik dari tim dan manajemen, dapat membantu kita dalam mengevaluasi hal-hal yang perlu diperbaiki. Hal ini tentunya penting untuk pengembangan ide atau meningkatkan kualitas proses rekrutmen di masa mendatang.

Nah, itu tadi beberapa alur rekrutmen karyawan yang efektif dan efisien. Mendapatkan karyawan yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan mampu memberikan kontribusi terbaik bagi kemajuan bisnis  tentunya menjadi impian bagi setiap pelaku usaha. Untuk itu, Sahabat Wirausaha yang ingin mencari karyawan, jangan lupa menerapkan alur rekrutmen di atas, ya!

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi : 

1. https://in.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-hire-employees
2. https://www.shrm.org/content/dam/en/shrm/credentials/shrm-certification/teaching-resources/recruitment-and-selection-hiring-the-right-person-instructors-manual.pdf
3. https://greatdayhr.com/id-id/blog/tips-background-check-karyawan/
4. https://rey.id/blog/bisnis/cara-merekrut-karyawan-untuk-usaha-kecil/