Tips Mengelola Kontak untuk Membangun Hubungan Baik dengan Konsumen

‘Jualan lewat platform kirim pesan Whatsapp, hmmmm kelihatannya menarik nih’.

Betul, sangat menarik sekali menurut saya. Kenapa? Karena sebenarnya platform kirim pesan baik itu Whatsapp, Telegram, Line, dan juga email itu sangat potensial jika dioptimalkan untuk berjualan. Pengalaman saya pribadi, hanya berjualan lewat media kirim pesan Whatsapp dalam dua hari bisa tembus penjualan sebesar 32 juta rupiah. Waw angka yang menarik. Angka itu murni semuanya dari jualan dengan menggunakan Whatsapp. Kok bisa? Gimana caranya?

Jadi ceritanya, tahun yang lalu saya sempat membuat buku, buku perdana tepatnya yang berjudul Kiat Praktis Branding. Buku itu saya terbitkan melalui penerbit indie, atau lebih tepatnya diterbitkan dengan pendanaan sendiri untuk mencetak buku tersebut. Maklum, waktu itu saya tidak seterkenal sekarang sehingga tidak ada satu penerbit pun yang melirik naskah buku saya. Selain itu ya karena memang menerbitkan buku sendiri saya bilang lebih menguntungkan karena kita dapat menikmati 100% keuntungan untuk diri sendiri tanpa harus dibagi dengan pihak lain. Maka dicetaklah buku Kiat Praktis Branding dengan uang seadanya.

Setelah selesai dicetak, buku saya pasarkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada. Untuk tahap pertama, saya pakai Whatsapp untuk memasarkan buku tersebut. Dan benar, selama dua hari berjualan menggunakan platform media pengirim pesan ini penjualan buku tembus 32 juta rupiah. Kenapa Whatsapp saya pilih? Alasanya sederhana, karena media pengirim pesan ini yang menggunakan sangat banyak sekali. Menurut data We Are Social yang diterbitkan bulan Januari 2020, Whatsapp merupakan media kirim pesan yang paling banyak digunakan dengan angka 84% dari pengguna internet di Indonesia. Pikiran saya, ini media yang pasti digunakan hampir semua orang di Indonesia yang menggunakan internet. Itu artinya sangat potensial untuk menjangkau calon konsumen.

Apa yang saya kerjakan di Whatsapp? Tentunya semua fitur yang ada saya optimalkan seperti fitur grup, status, maupun pesan langsung maupun broadcast ke nomor yang tersimpan. Semua fitur asli bawaan Whatsapp tanpa menggunakan bantuan fitur pihak ketiga. Rahasia kenapa dalam dua hari bisa dapat omset penjualan selain menggunakan strategi copywriting yang menarik adalah pada database nomor kontak whatsapp yang saya miliki. Saat itu saya mempunyai lebih dari empat ribu kontak Whatsapp. Empat ribu kontak tersebutlah yang saya prospek untuk menjadi calon konsumen dari buku yang saya tulis sendiri. Ya, salah satu kuncinya jualan di Whatsapp adalah jumlah kontak yang kita punya. Pertanyaannya, bagaimana saya bisa mengoleksi kontak Whatsapp yang lumayan banyak?

Sebelumnya saya ingin bertanya kepada teman-teman. Pernah tidak pagi-pagi mendapatkan sebuah pesan di handphone yang isinya adalah pemberitahuan selamat Anda memenangkan hadiah dari undian A misalnya? Atau sebuah pesan yang isinya penawaran untuk pengajuan pinjam untuk modal usaha? Atau hanya sekedar penawaran berlangganan sesuatu? Jika iya, maka kita sama. Senasib sepenanggungan. Pertanyaan saya, kira-kira mereka itu dapat nomor kita dari mana?

Ya bisa jadi data kita yang entah kita isikan itu bocor sampai mana-mana. Tentu orang yang berkepentingan sangat senang mendapatkan database kontak kita. Perlu teman-teman tahu bahwasanya untuk mendapatkan database kontak itu tidak gratis. Ada yang sampai rela mengeluarkan uang yang tidak sedikit hanya untuk membeli database kontak. Kabar baiknya teman-teman, kita itu tidak perlu keluar uang untuk mendapatkan banyak database kontak. Kok bisa? Bagaimana caranya?

Yang saya kerjakan untuk menambah jumlah database kontak adalah dengan cara ‘mencurinya’, ya mencurinya dari berbagai macam grup yang ada di Whatsapp kita yang setiap hari kita buka. Saya tipe orang yang sangat senang jika bergabung dengan banyak grup baru di whatsapp, itu artinya saya berkesempatan untuk menambah database kontak saya secara gratis. Semua nomor yang ada di grup Whatsapp saya simpan di daftar kontak handphone saya. Saya tandai mereka berasal dari grup apa dan namanya siapa. Setelah itu, saya kirim pesan satu persatu kontak yang saya simpan tadi dengan memperkenalkan diri dan meminta mereka untuk juga menyimpan nomor kontak saya. Lama-kelamaan kontak saya semakin banyak. Setelah itu saatnya beraksi untuk jualan.

Ngomongin soal media kirim pesan, ada banyak media yang bisa kita gunakan sebenarnya seperti Whatsapp, Telegram, Line, email, dan tentunya media kirim pesan lainnya. Kalau saya pribadi lebih menyarankan teman-teman untuk menggunakan media kirim pesan yang tingkat penggunanya sangat banyak, apa itu? Tentu Whatsapp dan email. Lantas apakah media kirim pesan yang lain tidak perlu digunakan? Tentu bukan begitu, hanya saja teman-teman bisa mengelola strategi pemasaran dengan fokus jika media kirim pesan pun mendukung dari berbagai aspeknya.

Pentingnya Mengelola Kontak Konsumen

Teman-teman, dalam strategi digital marketing, media kirim pesan mempunyai peranan yang sangat penting sebenarnya. Karena ia menjadi garda terakhir dari semua sistem funnel pemasaran yang kita gunakan. Media kirim pesan biasa digunakan calon konsumen untuk mengkonfirmasi bahwasanya mereka sedang belanja kepada pihak yang memang dapat dipercaya. Selain itu, media kirim pesan juga dapat kita gunakan untuk merawat ulang hubungan kita dengan para pelanggan atau kolega bisnis kita. Sehingga saya katakan, kita sebagai pelaku UKM wajib hukumnya untuk mengelola kontak yang ada di media kirim pesan kita.

Baca Juga: Chat Commerce

Berikut adalah pentingnya kita mengelola kontak konsumen:

Mengkategorikan jenis kontak kita konsumen kita sesuai dengan jenisnya: Seperti kontak yang masih berstatus calon konsumen atau yang sudah menjadi konsumen. Hal ini untuk memudahkan kita dalam mengelola strategi komunikasi pemasaran melalui media kirim pesan.
Memudahkan kita menghubungi kembali konsumen: Mungkin kita pernah mengalami saat mau menghubungi salah satu pelanggan kita untuk mengkonfirmasi pesanan misalnya, rupanya di kotak kita itu ada enam nama yang sama persis. Tidak mungkin dong kita akan mengirimi pesan ke semua enam orang tersebut. Tentu hal ini akan membingungkan kita, sebenarnya mana sih pelanggan yang mau kita hubungi tersebut. Untuk itulah penting kita mengelola kontak dengan benar.
Sebagai direktori data pelanggan dan calon pelanggan: Yang bisa kita kelola untuk meningkatkan pemasaran produk kita.
Lebih efisien dalam berkomunikasi dan menjaga hubungan baik: Tidak hanya dengan pelanggan kita, tapi juga dengan mitra pemasok, dan mitra usaha lainnya.

Apa Saja Sih Yang Harus Diperhatikan Dalam Mengelola Kontak?

Dengan seiring berkembangnya teknologi, saya yakin saat ini hampir semua gadget (gawai) yang teman-teman gunakan adalah gadget cerdas atau yang biasa orang sebut sebagai smartphone. Nah di smartphone ini, sebenarnya sudah dilengkapi dengan fitur pengelolaan kontak yang super lengkap. Kalau dulu kita hanya bisa menyimpan nama dan nomer seluler saja, kini kita bisa menyimpan data kontak dengan lengkap karena smartphone era sekarang telah menyiapkan begitu banyak kolom data untuk memudahkan kita melengkapi informasi atas seseorang, khususnya mitra bisnis dan pelanggan setia kita. Bukan hanya nama dan nomor HP, kolom jabatan, nama organisasi/perusahaan, alamat, email, tanggal penting, jenis hubungan (misalnya konsumen, pelanggan, pemasok, reseller, dropshipper, dll), sampai email dan catatan khusus (notes) telah disediakan.

Dalam mengelola database kontak, sebisa mungkin kita lengkapi selengkap-lengkapnya. Karena hal ini akan sangat membantu saat kita mengoptimalisasi strategi komunikasi pemasaran melalui media kirim pesan ini. Baik itu untuk mengelola prospek calon pelanggan ataupun mengelola pelanggan yang sudah lama agar tetap menjadi loyal ke kita. Dan tentu saja memudahkan kita dalam menjaga hubungan baik dengan mitra usaha seperti pemasok bahan baku, reseller, ataupun dropshipper.

Sebelum meneruskan membaca artikel ini, yuk teman-teman kita cek kontak yang ada di smartphone kita ada berapa, dan ada berapa persen yang informasinya lengkap seperti ada nama depan dan belakang, alamat, email, nama organisasi/perusahaan, bahkan sampai jabatannya dan catatan hari ulang tahunnya? Jika memang belum lengkap, mari kita lengkapi terlebih dahulu!

Cara Menambah Jumlah Kontak

Seperti yang saya ceritakan di awal tulisan ini, saya pernah menjual lewat Whatsapp selam dua hari bisa tembus penjualan yang lumayan besar. Kuncinya adalah seberapa banyak database yang ada di kontak kita. Semakin banyak maka peluang untuk menawarkan produk semakin baik. Mengelola 1000 calon konsumen tentu memberikan peluang pemasaran yang lebih besar dibandingkan dengan hanya mengelola 10 calon konsumen. Anggap saja kita menggunakan hukum pareto skala 9:1 atau 10%, maka potensi pemasaran kita akan jauh lebih besar saat mengelola 1000 calon konsumen dibanding hanya mengelola 10 konsumen. Dengan mengelola 1000 calon konsumen, kita berpotensi mendapatkan 100 pembelian sedangkan yang hanya mengelola 10 calon konsumen ia hanya akan mendapatkan peluang 1 pembelian. Nah di sinilah pentingnya kita mempunyai banyak database kontak calon konsumen.

Bagaimana cara menambah jumlah kontak kita? Ada beberapa cara yang biasa saya gunakan untuk menambah database kontak di smartphone saya, baik itu nomor seluler maupun email. Yang pertama yang saya kerjakan adalah dengan mengoleksinya dari data anggota grup dari Whatsapp grup yang saya tergabung disana. Sebisa mungkin saya menyimpan nomor yang ada disana untuk kemudian saya kirimi pesan perkenalan dan meminta dengan baik mereka mau menyimpan nomer saya. Cara ini sangat efektif karena kita dapat langsung berkomunikasi dengan orang yang nomernya kita simpan.

Cara yang kedua, saat ada kesempatan saya mengikuti pameran produk, saya berusaha untuk menyapa dengan ramah setiap ada orang yang datang ke stand, mengajak mereka kenalan dan ngobrol basa-basi. Setelahnya saya tawari jika berkenan saya boleh menyimpan nomornya, saya sodorkan gawai pintar saya yang sudah saya bukakan aplikasi Whats Direct ke tamu saya sehingga saat itu juga saya bisa mengapa dia melalui pesan di Whatsapp. Dalam pesan tersebut, tak lupa saya isikan pesan untuk bisa menyimpan nomer saya dan sangat senang sekali bisa bertemu dengan mereka.

Selain itu, untuk menambah kontak kita bisa mengoleksinya dengan mengoptimalkan iklan di media sosial. Arahkan para pemirsa (viewers) kita di media sosial untuk mengisikan data melalui formulir khusus yang kita sediakan dalam setiap kampanye kita, baik kampanye berbayar maupun tidak berbayar misalnya dengan program bagi-bagi ebook gratis.

Berdasarkan pengalaman saya pribadi menggunakan teknik manual dan sederhana tersebut, saya mampu mengoleksi ribuan kontak di smartphone saya lengkap dengan berbagai informasi yang dibutuhkan.

Oh ya sahabat UKM, sekedar mengingatkan bahwa sana jika mau menyimpan nomor seluler dari calon konsumen maupun mitra usaha sebisa mungkin simpanan di cloud, seperti saya yang simpan di akun Google. Hal ini sangat berguna jika suatu ketika kita harus berganti smartphone, kita masih bisa menghubungkan ulang dengan daftar database kontak kita tapi. Hal ini juga untuk jaga-jaga jika smartphone kita tiba-tiba hilang atau rusak, karena kita masih bisa mengakses database kontak kita melalui akun Google. Karena begini teman-teman, banyak sekali saya temui para pelaku UKM yang tidak menggunakan fitur ini. Saat mereka kehilangan atau mengalami kerusakan smartphone, mereka kebingungan mau menghubungi mitra bisnis atau pelanggannya. Itu terjadi karena mereka hanya menyimpan database kontak tersebut di smartphone mereka, tapi tidak di cloud.

Baca Juga: Satisfaction Rate

Memiliki ribuan bahkan ratusan ribu database konta tentu saja sangat bagus. Namun selain jumlah kontak, ada hal lain yang lebih penting yang harus sahabat UKM lakukan. Database ratusan ribu tidak ada fungsinya jika teman-teman tidak pernah mengelolanya. Ya, selain mengoleksi database kontak, langkah berikutnya yang sangat penting untuk meningkatkan penjualan kita adalah bagaimana kita bisa mengelola mereka. Sesekali sapa kontak calon konsumen kita dengan menanyakan kabarnya. Sesekali bisa juga memberikan tips mengenai perawatan/penggunaan produk kita. Hal ini penting guna meningkatkan keterkenalan brand kita kepada calon konsumen kita.

Selain menyapa calon konsumen, sangat bagus sekali kita mengucapkan selamat ulang tahun kepada para pelanggan kita. Bahkan bila perlu, pada saat hari ulang tahun mereka kita berikan program khusus misalnya diskon atau penawaran lainnya. Atau misalnya kita bisa mengucapkan selamat hari raya kepada para pelanggan kita langsung melalui pesan ke kontak mereka. Ini akan sangat berarti bagi kita untuk membuat mereka menjadi semakin loyal ke produk kita.

Sekali lagi, mengelola kontak dengan baik akan sangat membantu kita meningkatkan penjualan produk. Strategi pemasaran melalui media pesan akan menjadi salah satu strategi pemasaran yang efektif saat kita mempu mengoptimalkannya. Perbanyak database kontak kita dengan informasi yang lengkap, baik itu untuk pelanggan kita maupun untuk calon konsumen yang memang menjadi target pasar kita. Database yang jumlahnya ribuan bahkan ratusan ribu tidak ada manfaatnya jika kita tidak mengelolanya dengan benar. Kelola mereka dan sapa mereka sesuai dengan prinsip strategi pemasaran yang kita gunakan di media pesan. Saya yakin jika teman-teman bisa mengoptimalkan kontak ini dapat membantu teman-teman meningkatkan pemasaran dari produk teman-teman, karena saya pun sampai dengan saat ini mempraktekannya.

Oke itu tadi tips dari saya tentang bagaimana mengelola kontak untuk membangun hubungan baik dengan konsumen. Semoga coretan tinta ini bisa bermanfaat bagi teman-teman semua. Sukses selalu.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Banu Rinaldi • Editor