Mengenal Manajemen Pergudangan – Sahabat Wirausaha UMKM di Indonesia yang memiliki bisnis pasti tidak asing dengan istilah pergudangan, bukan? Pergudangan yang efisien dan teratur merupakan salah satu faktor kunci kesuksesan bagi bisnis dalam mengelola stok barang yang tersedia.

Terlepas dari seberapa besar atau kecilnya bisnis Sahabat, Mengenal Manajemen Pergudangan yang baik akan membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun, bagi sebagian besar pemilik bisnis, mengatur stok barang seringkali menjadi tugas yang membingungkan. Di sinilah peran Mengenal Manajemen Pergudangan sangat penting.

Seperti yang dilakukan oleh Ethix.id, penyedia layanan logistik yang menghadirkan Warehouse Management System (WMS) atau Sistem Manajemen Pergudangan. Teknologi ini telah membantu mengurangi hingga 99,9% masalah yang sering terjadi di gudang, mulai dari kehilangan barang, stok opname tidak seimbang, hingga kesalahan pengiriman dan barang rusak.

Fungsi dan Tujuan Manajemen Pergudangan

Pergudangan tak hanya berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang. Lebih dari itu, manajemen pergudangan melibatkan proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian penyimpanan serta pergerakan barang di dalam gudang. 

Dengan menerapkan sistem Mengenal Manajemen Pergudangan, bisnis Sahabat dapat terhindar dari masalah yang biasa terjadi dalam lingkup bisnis, seperti kekurangan stok, kelebihan stok, kerusakan barang, dan ketidakmampuan untuk mengirim pesanan tepat waktu kepada pelanggan. 

Berikut adalah fungsi dari pergudangan:

1. Movement atau material handling dibagi ke dalam empat aktivitas utama yaitu:

• Receiving, yaitu kegiatan yang melibatkan penerimaan dan pemeriksaan barang atau bahan yang diterima dari pemasok berdasarkan pesanan dari bagian pembelian. Proses receiving biasanya mencakup beberapa langkah, yaitu penerimaan barang, pemeriksaan barang, pengelompokan material menjadi part komponen dan packing material.
• Transfer, yaitu pemindahan bahan atau barang dalam jarak yang relatif pendek, yaitu kurang dari 1,5 meter. Lebih baik jika menggunakan alat bantu seperti troli kecil untuk memudahkan proses transfer bahan ini.
• Order selection, merupakan proses yang melibatkan pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau area picking untuk disiapkan menuju proses pengiriman.  Adapun tahapan dalam order selection yaitu, penerimaan pesanan, penyiapan daftar picking, pengambilan barang, pengelompokan barang, pemeriksaan barang, pengemasan dan penyiapan pengiriman.
• Shipping, merupakan tahapan akhir yang mencakup pengiriman barang kepada pelanggan. Dalam proses ini juga ada beberapa tahapan yaitu, pembuatan dokumen pengiriman, pemilihan metode pengiriman, jadwal pengangkutan, mencatat jumlah muatan dan pelacakan barang jika sudah dikirim.

Baca Juga: Inventarisasi Stok

2. Storage, terdiri dari empat kegiatan utama, yaitu : 

• Holding, atau penyimpanan, merupakan suatu aktivitas penting dalam manajemen inventaris dan rantai pasok yang bertujuan untuk memberikan perlindungan keamanan dan memastikan ketersediaan persediaan barang.
• Consolidation, adalah proses penggabungan barang dari berbagai sumber untuk menciptakan pengiriman yang lebih efisien dan terkoordinasi. Proses ini bisa terjadi baik dalam konteks inbound (pemasukan) maupun outbound (pengeluaran). Inbound consolidation mengacu pada penggabungan barang yang datang dari berbagai pemasok sebelum barang-barang tersebut diproses lebih lanjut atau disimpan di gudang. Outbound consolidation mengacu pada penggabungan barang yang akan dikirim ke berbagai pelanggan atau tujuan dari satu atau beberapa pusat distribusi.
• Outbond dispertion (break bulk) adalah proses saat barang-barang yang telah dikonsolidasikan dalam satu pengiriman besar dipecah kembali menjadi pengiriman yang lebih kecil untuk didistribusikan ke berbagai tujuan akhir. Proses ini biasanya terjadi di pusat distribusi atau terminal di dekat tujuan akhir pengiriman.
• Goods in process atau barang dalam proses, mengacu pada barang-barang yang sedang dalam tahap produksi dan belum menjadi produk jadi. Dalam konteks product mixing, ini berarti menggabungkan berbagai komponen atau bahan baku menjadi produk setengah jadi atau produk jadi.

3. Information transfer, informasi yang tepat waktu dan akurat sangat diperlukan terutama yang terkait dengan kegiatan pada tingkat persediaan, tingkat perputaran, tingkat pemakaian barang persediaan, transportasi, pemanfaatan ruang Gudang dan personalia.

Tujuan dari pergudangan:

1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik. 
2. Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan pertanggung jawaban pengelolaan pergudangan. 
3. Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik yang ada mudah dicek, ditemukan dan diambil. 
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang. 
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai.

Baca Juga: Manajemen Risiko: Pengertian, Ciri, Tujuan, Manfaat dan Prinsip

Mengenal Manajemen Pergudangan, Cara Mengelola Pergudangan untuk UMKM

Untuk meningkatkan manajemen pergudangan Sahabat Wirausaha, berikut adalah beberapa tips yang dapat diterapkan:

1. Menggunakan Sistem Manajemen

Dengan menggunakan perangkat lunak sistem manajemen yang memungkinkan Sahabat Wirausaha untuk melacak stok barang secara real-time, mengelompokkan barang berdasarkan kategori, dan menghasilkan laporan analisis. 

Selain itu, salah satu fitur penting dari sistem Mengenal Manajemen Pergudangan adalah kemampuannya untuk menghasilkan laporan analisis. Dengan laporan ini, Sahabat Wirausaha dapat menganalisis pola permintaan pelanggan, tren penjualan, dan performa keseluruhan stok gudang. 

Analisis ini memberikan hasil yang dapat membantu Sahabat membuat keputusan strategis terkait dengan pengadaan stok, promosi produk, dan pengelolaan risiko persediaan. Serta perangkat lunak sistem manajemen ini akan mempermudah proses pengambilan barang, pengisian stok, dan pemantauan ketersediaan barang.

2. Penerapan Metode Penyimpanan yang Tepat

Gunakan sistem penyimpanan yang rapi dan tertata, seperti penyusunan barang berdasarkan kategori atau bisa juga sesuai dengan abjad. Pastikan untuk memberikan label dengan tulisan yang jelas pada setiap area penyimpanan untuk memudahkan identifikasi dan meminimalisir risiko kehilangan barang. 

Letakkan barang yang paling sering dijual atau digunakan di area yang paling mudah diakses untuk meningkatkan efisiensi pengambilan barang. Pastikan area tersebut bebas dari hambatan dan mudah dijangkau oleh karyawan yang sedang bekerja di gudang.

3. Pemantauan Stok Secara Berkala

Lakukan inventarisasi stok secara teratur untuk memastikan bahwa jumlah stok yang tercatat sesuai dengan jumlah stok yang sebenarnya ada di gudang. Lakukan inventarisasi stok secara teratur untuk memastikan bahwa jumlah stok yang tercatat sesuai dengan jumlah stok yang sebenarnya ada di gudang. Ini membantu mencegah kekurangan atau kelebihan stok yang tidak diinginkan.

Baca Juga: Mengenal Validasi Risiko dan Potensi Pasar Untuk Menumbuhkan Rasa Percaya Diri

4. Pelatihan Karyawan

Berikan pelatihan kepada karyawan tentang prosedur pengelolaan pergudangan yang baik, termasuk cara menyusun barang, penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan, dan teknik pengambilan barang yang efisien. Berikan pelatihan kepada karyawan Sahabat Wirausaha tentang prosedur pengelolaan pergudangan yang baik, termasuk cara menyusun barang, penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan, dan teknik pengambilan barang yang efisien. Karyawan yang terlatih akan dapat menjalankan operasi Mengenal Manajemen Pergudangan dengan lebih efisien.

5. Analisis Kinerja dan Perbaikan Terus-Menerus

Selalu evaluasi kinerja pergudangan Anda dan identifikasi area-area di mana Sahabat Wirausaha dapat melakukan perbaikan. Gunakan umpan balik dari karyawan dan pelanggan untuk meningkatkan sistem secara terus-menerus.

Lakukan evaluasi kinerja pergudangan secara berkala untuk mengidentifikasi area-area di mana Sahabat Wirausaha dapat melakukan perbaikan. Umpan balik dari karyawan dan pelanggan juga dapat membantu Anda meningkatkan sistem Anda secara terus-menerus.

6. Laporan Analisis Persediaan

Salah satu fitur penting dari sistem manajemen persediaan adalah kemampuannya untuk menghasilkan laporan analisis persediaan. Dengan laporan ini, Anda dapat memantau kinerja pergudangan Anda secara keseluruhan, mengidentifikasi tren permintaan, dan melihat pola-pola yang mungkin memengaruhi persediaan Anda di masa depan.

Analisis ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam merencanakan pengadaan stok, mengoptimalkan tingkat persediaan, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok.

Dengan mengadopsi sistem Mengenal Manajemen Pergudangan, Sahabat dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kinerja keseluruhan dari operasi pergudangan. Hal ini membantu Sahabat Wirausaha menghadapi tantangan yang terkait dengan pengelolaan stok barang.

Sumber:

1. http://repository.stei.ac.id/850/3/BAB%20II.pdf 
2. https://swa.co.id/read/439230/pencapaian-gemilang-ethix-id-di-tahun-2023-menjadi-solusi-terdepan-dalam-layanan-logistik-e-commerce
3. https://terkini.id/read/td-2600/5-alasan-mengapa-perlu-menggunakan-warehouse-management-system-untuk-perusahaan\
4. https://rakyatku.
5. com/read/218159/mengenal-warehouse-management-system-dan-manfaatnya