Apakah Sahabat Wirausaha masih terkendala dalam mengatur aktivitas perusahaan? Atau seringkali ditemukan kendala yang terjadi secara berulang? Untuk memastikan sebuah perusahaan bisa mencapai tujuannya dengan baik, kita memerlukan kegiatan kontrol dan evaluasi secara berkala. Rutinitas ini dibuat untuk memastikan rencana kerja yang dibuat berjalan dengan lancar. Nah, dalam melaksanakan kontrol dan evaluasi tersebut, tentu dibutuhkan sistem dalam sebuah perusahaan.

Sistem yang baik harus bisa mencerminkan keseluruhan dari aktivitas perusahaan. Dalam pengukurannya bisa menggunakan Key Performance Indicator (KPI) sebagai tolak ukur dalam menentukan keberhasilan. Simak artikel berikut untuk mengetahui lebih jauh tentang cara menyusun KPI sebagai indikator dalam mengukur kinerja harian, mingguan, dan bulanan sebuah perusahaan.

Baca Juga: Pengenalan Bentuk SOP Yang Penting Diketahui Bagi UMKM

Pengertian Key Performance Indicator

Menurut beberapa sumber key performance indicator (KPI) merupakan sebuah ukuran kuantitatif dalam menilai kinerja sebuah organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuannya. Indikator dalam pengukuran tersebut bisa dilakukan secara harian, mingguan, dan bulanan. Penerapan KPI yang baik juga bisa menjadi bahan dalam mengevaluasi kinerja tim. Selain itu, bisa juga memberikan teguran terhadap orang yang bertanggung jawab apabila terjadi hambatan dalam aktivitas perusahaan. Sehingga, dari indikator tersebut bisa menentukan keputusan apa yang pantas untuk diambil sebagai konsekuensinya.

Ada beberapa karakteristik dalam menilai kesuksesan sebuah perusahaan dalam mencapai target-targetnya, diantaranya:

1. Pengukuran yang didasarkan pada non-financial
2. Pengukuran yang biasa digunakan
3. Pengukuran yang sudah diketahui oleh manajemen
4. Pengukuran yang sudah dimengerti dan dipahami oleh seluruh tim di perusahaan
5. Pengukuran yang bisa dijadikan bahan pertanggung jawaban kepada individu dan tim
6. Pengukuran yang memiliki pengaruh yang signifikan
7. Pengukuran yang berdampak positif terhadap perusahaan

Sumber Gambar: AIHR

Baca Juga: Mengenal Standar K3 Untuk Produksi

Jenis Key Performance Indicator

Dalam sebuah perusahaan terdapat dua jenis indikator dalam mengukur progress keberhasilan. Jenis-jenis tersebut meliputi hal berikut:

1. Key Performance Indicator (KPI) Secara Financial.

Contoh hal yang berhubungan dengan KPI Financial diantaranya:

• KPI Gross Profit (Laba Kotor), cara pengukuran pada KPI ini adalah dengan mengurangi pendapatan oleh Harga Pokok Penjualan (HPP). Sehingga akan didapatkan jumlah laba kotor dari penjualan.
• KPI Net Profit (Laba Bersih), cara pengukuran pada KPI ini adalah dengan mengurangi pendapatan oleh Harga Pokok Penjualan (HPP) dan biaya-biaya operasional lainnya termasuk bunga dan pajak. Sehingga akan didapatkan jumlah laba bersih dari penjualan.
• KPI Gross Profit Margin (Marjin Laba Kotor), cara pengukuran pada KPI ini adalah dengan membagi laba kotor oleh pendapatan. Sehingga akan didapatkan nilai persentase dari marjin laba kotor.
• KPI Net Profit Margin (Marjin Laba Bersih), cara pengukuran pada KPI ini adalah dengan membagi laba bersih oleh pendapatan. Sehingga akan didapatkan nilai persentase dari marjin laba bersih.
• KPI Current Ratio (Rasio Lancar), cara pengukuran pada KPI ini adalah dengan membagi current asset (aktiva lancar) oleh current liabilities (kewajiban lancar). Sehingga akan didapatkan kinerja keuangan berdasarkan neraca likuiditas.

Tujuan dari pengukuran KPI di atas adalah untuk memastikan kondisi perusahaan dilihat dari sisi keuangan. Dari indikator tersebut bisa menggambarkan kemampuan perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya ketika terjadi penurunan secara mendadak.

Baca Juga: Cara Mengoptimalkan Kinerja Reseller

Sumber Gambar: Flutlicht

2. Key Performance Indicator (KPI) Secara Non-Financial.

Contoh hal yang berhubungan dengan KPI Non-Financial diantaranya:

• KPI Manpower Turnover (Perputaran Tenaga Kerja)

Pada KPI ini mengukur persentase karyawan yang keluar dari perusahaan dan digantikan oleh karyawan baru. Tujuan dari KPI in adalah untuk melihat tingkat kenyamanan perusahaan bagi karyawan. Rate yang tinggi menandakan bahwa perusahaan perlu mengevaluasi sistem dan lingkungan kerja bagi karyawan. Employee turnover yang tinggi justru malah mendatangkan kerugian bagi perusahaan baik secara finansial maupun budaya perusahaan.

Biasanya manpower yang tinggi bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti jobdesk yang berlebihan dan tidak sesuai dengan benefit yang diterima oleh karyawan, maupun dari sisi manajemen yang belum tersistem dengan baik. Untuk itu perlu penjabaran yang mendetail dan jelas terkait pekerjaan yang akan dilimpahkan pada karyawan.

• KPI Customer Satisfaction (Matriks Kepuasan Pelanggan)

Pada KPI ini lebih terfokus pada tingkat kepuasan pelanggan. Oleh karenanya, KPI ini untuk mengukur kualitas pelayanan pada pelanggan. Ada beberapa hal yang menjadi faktor dari tingkat kepuasan pelanggan, seperti mutu produk, kualitas pelayanan, penetapan harga, pengalaman belanja yang menyenangkan, testimoni dan review dari pelanggan sebelumnya, dan strategi pemasaran.

Dengan terpenuhinya beberapa faktor di atas akan sangat mempengaruhi jumlah konsumen loyal di sebuah perusahaan. Untuk itu, dalam menyusun KPI customer satisfaction, perusahaan bisa mulai menyusunnya dengan memperhatikan fakto-faktor tersebut.

Baca Juga: Langkah Aksi Membangun Brand untuk Meningkatkan Nilai dan Citra Positif Produk/Perusahaan

• KPI Repeat Customer to New Customer Ratio (Rasio Pelanggan Berulang pada Pelanggan Baru)

Pada KPI ini akan mengukur tingkat penjualan pada repeat order konsumen baru. Dengan kata lain, KPI ini bisa mengukur seberapa banyak konsumen yang loyal. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi kesetiaan seorang pelanggan diantaranya adanya pembelian ulang, kebiasaan dalam menggunakan brand perusahaan, adanya rasa senang dalam menggunakan brand terkait, tetap menjadi pilihan utama ketika ada brand kompetitor, adanya keyakinan dari pelanggan bahwa produk dari brand adalah yang terbaik, hingga konsumen loyal melakukan pemasaran secara sukarela tanpa dibayar oleh perusahaan.

Dari beberapa faktor di atas, perusahaan bisa mulai menyusun langkah dan strategi untuk meningkatkan rasio pelanggan berulang tersebut. Upaya yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan membuat KPI repeat customer to new customer ratio. Biasanya KPI ini akan diterapkan pada divisi promosi dan pemasaran.

• KPI Market Share (Pangsa Pasar)

Pada KPI ini lebih difokuskan kepada ukuran penguasaan pasar dari total keseluruhan pasar dalam satu industri. Market share ini menggambarkan juga potensi pasar yang sedang dan akan digarap oleh sebuah perusahaan. Data yang dihasilkan kemudian bisa memberikan gambaran terhadap kemampuan produksi dan pemasaran yang berhasil dicapai.

Nilai yang disajikan untuk mengukur market share biasanya berbentuk persentase. Cara pengukurannya yaitu dengan membagi jumlah penjualan produk di perusahaan oleh jumlah keseluruhan penjualan di industri terkait. Kemudian hasilnya dikalikan 100 persen.

Baca Juga: Menentukan Unique Selling Proposition

Sumber Gambar: Bright Analytics

Langkah Menyusun Key Performance Indicator

Setelah mengetahui indikator dan faktor yang mempengaruhi terhadap pengukuran kinerja perusahaan, maka selanjutnya adalah dengan menyusun langkah-langkahnya. Berikut adalah tahapannya:

1. Tentukan Tujuan Utama Perusahaan

Hal pertama yang harus dilakukan adalah dengan mengetahui tujuan utama dari perusahaan. Hal tersebut dikarenakan, tujuan pembuatan KPI adalah untuk membantu mencapai visi dari perusahaan. Dengan demikian, dapat ditentukan kebijakan seperti apa yang cocok untuk perkembangan perusahaan.

2. Identifikasi Tujuan yang Ingin Dicapai

Kemudian, lakukan identifikasi tujuan yang ingin dicapai, bisa harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan. Dengan menentukan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang, akan membantu dalam penyusunan KPI yang terukur.

Hal yang bisa membantu dalam membuat target yang ingin dicapai diantaranya harus lebih spesifik, harus bisa diukur, harus realistis dan bisa dicapai, relevan dengan tujuan perusahaan, serta memiliki tenggat waktu dalam mencapainya.

Baca Juga: Bangun Customer Engagement Lewat Gimmick Promosi di Media Sosial

3. Diskusikan Tujuan dengan Jajaran Manajemen Perusahaan

Setelah tujuan berhasil dibuat, selanjutnya lakukan diskusi dengan pemangku kebijakan dalam perusahaan. Tujuan dari diskusi tersebut adalah untuk meminta saran dan pendapat dari pihak manajemen. Dengan mendiskusikannya, diharapkan akan ada pandangan lain atau dukungan yang mengarahkan pada perkembangan perusahaan.

4. Tentukan Cara Pengukuran KPI

Sebelum menyusun KPI, alangkah baiknya untuk mengetahui terlebih dahulu cara pengkurannya. Dengan memahami jenis-jenis KPI dari pemaparan sebelumnya, diharapkan akan lebih tepat dalam penyusunan KPI. Dalam satu perusahaan memungkinkan untuk memiliki beberapa KPI yang menyesuaikan tugas dari divisi terkait.

5. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Setelah KPi berhasil dibuat dan disepakati, maka langkah lainnya adalah dengan melakukan monitoring dan controlling secara rutin. Evaluasi tersebut bisa dilakukan per bulan, per catur wulan, per semester, atau bahkan per satu tahun. Kembali lagi pada kebijakan perusahaan masing-masing.

Baca Juga: 10 Tipe Inovasi Bisnis yang Perlu Dilakukan

Setelah membaca artikel di atas, diharapkan akan memberikan gambaran dalam menyusun sendiri key performance indicator perusahaan masing-masing. Biasanya, key performance indicator antara satu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya. Meskipun sama-sama berada dalam satu industri, namun faktor kebijakan dan budaya perusahaan akan ikut berpengaruh pada penyusunan key performance indicator tersebut. Selamat mencoba!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.