Ingin Membangun Tim yang Harmonis? Ini Dia 6 Cara Berkomunikasi Efektif Bagi Pemimpin Bisnis

Cara berkomunikasi efektif bagi pemimpin - Halo Sahabat Wirausaha! Kalau pernah bekerja di sebuah organisasi atau perusahaan, pasti pernah deh merasakan atau setidaknya melihat berbagai macam jenis pemimpin atau atasan. Ada yang galak, yang cuek, yang perfeksionis, yang nyebelin, sampai yang kelewat baik.

Kalau dapat atasan yang galak, pasti setiap masuk kerja rasanya gugup dan ga tenang. Menyambut hari Senin pasti jadi hal yang mengerikan. Kalau dapat atasan yang cuek, pasti sering bingung ketika dikasih tugas yang ga jelas. Ketika dapet atasan yang perfeksionis, pasti ngerjain segala sesuatu jadi lebih lama karena semuanya harus sempurna dulu.

Nah, itu dari perspektif pekerja. Kalau Sahabat Wirausaha jadi pemimpin bisnis, jadi harus gimana dong? Karena kayaknya semua jenis pemimpin pasti ada saja kekurangannya. Sama seperti hubungan cinta, kunci dari menjadi pemimpin tim yang sukses itu adalah KOMUNIKASI. Jadi jangan fokus pada substansi yang ingin disampaikan, tapi fokuslah pada CARA Sahabat menyampaikan sesuatu. Mau tau apa saja kemampuan komunikasi yang dibutuhkan untuk menjadi pemimpin yang sukses? Yuk kita bahas satu persatu!

1. Aktif Mendengar

Mungkin Sahabat Wirausaha bertanya-tanya, “Lho, kita kan lagi membahas cara berkomunikasi, kok jadi disuruh mendengar?”. Perlu kita ingat bahwa komunikasi yang baik itu sifatnya dua arah. Artinya, ketika dua individu sama-sama bertukar informasi dan pikiran, maka kualitas komunikasi itu pasti lebih baik. Banyak lho kasus dimana seorang atasan tidak mau mendengarkan anggota timnya.

Ada contoh kasus di sebuah perusahaan dimana seorang anggota tim IT memberikan masukan kepada atasannya bahwa sistem informasi perusahaan yang saat ini ada bersifat rentan. Jadi ada risiko terjadinya kerusakan pada sistem bahkan hingga kehilangan data-data penting. Tetapi atasannya malah mengesampingkan masukan itu dengan alasan “Itu bukan prioritas kita saat ini”. Alhasil beberapa bulan kemudian hal yang dikhawatirkan tim IT tadi pun terjadi.

Selagi panik, atasannya kemudian berargumen “Kenapa kamu tidak mengatakan betapa pentingnya sistem kita untuk diperbaiki?”, lalu anggota tim IT itu hanya bisa mengatakan “Saya sudah menjelaskannya kepada Anda, tetapi Anda lah yang menganggap bahwa hal itu belum penting untuk diatasi saat itu”. Jadi, jangan mentang-mentang posisi kita adalah atasan atau pemimpin maka kita pasti lebih tahu daripada anggota tim kita.

Jadi, bagaimana caranya jadi pendengar yang baik?

Ketika memberikan arahan, tawarkan kepada anggota tim untuk memberikan masukan.

Hal ini punya beberapa manfaat. Pertama, bisa jadi ada satu atau dua hal yang belum terpikirkan oleh Sahabat ketika menyampaikan sebuah kebijakan atau pekerjaan, lalu anggota tim bisa “menambal” bagian tersebut dengan memberikan masukan sehingga kebijakan atau pekerjaan yang dihasilkan bisa jadi lebih baik. Kedua, anggota tim akan merasa dianggap penting dan benar-benar berperan sebagai bagian dari tim ketika Sahabat memberikan mereka kesempatan untuk bersuara, dan benar-benar didengarkan pendapatnya dengan fokus dan baik.

Bukalah kesempatan bagi anggota tim untuk menyampaikan apapun.

Tidak hanya ketika Sahabat Wirausaha memberikan arahan, tetapi secara umum berikanlah anggota tim kesempatan untuk menyampaikan apapun dan kapanpun. Dengarkanlah dengan seksama ketika mereka menyampaikan kekhawatiran atau ide yang mungkin mereka miliki untuk membuat bisnis jadi lebih baik. Bila merasa didengarkan, pasti mereka akan merasa dihargai dan senang bekerja di bawah pimpinan kita.

2. Kejelasan Komunikasi

Ketika menyampaikan arahan, usahakan menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan sedetail mungkin. Perlu diingat, kemampuan teknis anggota tim mungkin tidak secanggih kita. Jadi hindari menggunakan bahasa-bahasa yang terlalu teknis ya! Upayakan juga untuk detail ketika memberikan arahan. Sampaikan dengan spesifik apa yang Sahabat Wirausaha harapkan dan ekspektasinya.

Kebayang tidak? Misalkan Sahabat Wirausaha ingin anggota tim membantu membuatkan laporan keuangan bulanan secara rutin, setiap awal bulan, dengan format tertentu, dan menggunakan Microsoft Excel. Itu adalah ekspektasi yang ada di dalam pikiran kita.

Lalu kita hanya bilang “Tolong buatin laporan keuangan bulanan ya”. Kira-kira bagaimanakah hasilnya? Mungkin mereka akan buat laporan di bulan itu saja, mungkin mereka akan menyusun laporannya di kertas, mungkin mereka akan menggunakan format yang berbeda dengan yang kita harapkan. Ujung-ujungnya, pasti Sahabat Wirausaha sendiri yang senewen melihat hasilnya yang berbeda dengan ekspektasi.

Jadi upayakan untuk memberikan arahan yang jelas, dan berikan mereka kesempatan untuk bertanya bila mereka belum paham dengan arahan atau ekspektasi yang kita harapkan.

3. Percaya Diri

Seorang pemimpin adalah penggerak bisnis. Ketika seorang pemimpin menyampaikan visi dan misi bisnis, menyampaikan strategi, atau memberikan arahan, anggota tim pasti akan melihat dan merespon pesan tersebut tergantung pada cara pemimpin itu menyampaikannya.

Ketika mereka melihat kepercayaan diri dan optimisme dari cara pemimpin atau atasannya menyampaikan sesuatu, pasti mereka akan lebih terinspirasi dan antusias untuk bergerak. Begitu pula ketika pemimpinnya terlihat ragu-ragu, cemas, tidak bersemangat, pasti mereka akan merespon arahan tersebut dengan respon seadanya.

Kalau diibaratkan dengan sebuah kapal, ketika nakhoda kapal memberikan arahan kepada awak kapal tentang kemana mereka akan pergi, dan apa yang harus dilakukan oleh masing-masing awak kapal dengan tegas dan jelas, pasti mereka akan sigap melakukan tugasnya. Tetapi bila sang nakhoda kelihatan bingung sambil melihat peta, lalu dengan ragu-ragu memberikan perintah kepada awak kapal, pasti mereka juga akan ragu-ragu mengerjakan tugasnya.

4. Adaptif

Situasi yang berbeda akan membutuhkan cara komunikasi yang berbeda pula. Hal ini berlaku dalam konteks media yang digunakan dan kepada siapa kita berbicara. Untuk media, pasti akan ada perbedaan antara cara kita berkomunikasi ketika berbicara langsung dengan ketika kita berbicara melalui chat.

Ketika berbicara langsung, kita bisa menggunakan gestur tubuh dan ekspresi wajah untuk memperjelas pesan yang disampaikan. Berbeda dengan komunikasi via chat atau pesan tertulis. Semua pesan yang ingin disampaikan harus tertulis dengan detail dan jelas agar betul-betul tersampaikan dan dipahami oleh anggota tim kita.

Begitupun dengan target komunikasi kita. Setiap orang memiliki watak yang berbeda dan akan merespon suatu gaya berkomunikasi dengan respon yang berbeda. Ada tipe orang yang akan semakin termotivasi ketika dia diapresiasi, misalkan kita menyampaikan ke karyawan, “Terima kasih ya! Hasil laporanmu rapi dan mudah untuk dipahami”.

Namun, ada pula orang yang justru termotivasi ketika diberikan tantangan, misalnya “Hasil laporanmu sebetulnya sudah benar, tapi ini tidak selevel dengan potensi kamu. Saya yakin kamu seharusnya bisa lebih baik dari ini”.

Hal yang sulit adalah mengidentifikasi tiap anggota tim Sahabat itu tipe yang mana dan ini hanya bisa dilakukan dengan komunikasi yang intens tetapi harmonis agar anggota tim selalu merasa nyaman mengekspresikan dirinya secara jujur di hadapan kita.

5. Mengembangkan Rasa Empati

Menunjukkan kepedulian kepada lawan bicara kita, baik itu anggota tim, konsumen, maupun pihak lain, adalah salah satu kunci untuk meraih kepercayaan mereka. Tataplah mata mereka ketika mereka berbicara agar mereka betul-betul merasa bahwa kita fokus sepenuhnya pada mereka.

Ulangi yang mereka sampaikan dengan kalimat berbeda untuk memastikan bahwa Sahabat betul-betul paham dengan yang disampaikan, misalkan “Berarti kalau saya boleh simpulkan, kamu berharap tugas ini bisa dibagi dengan anggota tim lainnya karena kamu harus membagi waktu untuk mengurus anakmu di rumah?”. Jangan memotong pembicaraan mereka meskipun kita sudah paham dengan pesan yang mereka maksud.

6. Berpikiran Terbuka

Untuk dapat membawa bisnisnya ke level yang lebih sukses lagi, selain mampu berkomunikasi dengan baik, seorang pemimpin juga harus mampu menerima berbagai bentuk pemikiran dari pihak lain. Banyak lho kasus bisnis yang tidak berkembang dan bahkan performanya menurun karena pemimpinnya selalu menepis pendapat atau masukan dari anggota timnya. Padahal bisa saja mereka melihat sesuatu yang tidak kita lihat, atau mempelajari sesuatu yang belum tentu kita tahu.

***

Itu dia 6 cara komunikasi efektif yang bisa kita terapkan dalam tim. Ingat ya, sematang-matangnya rencana yang sudah disusun, sebesar-besarnya anggaran yang sudah disiapkan, ketika eksekusinya tidak berjalan dengan baik hanya karena masalah komunikasi, semua bisa berantakan. Yuk, jadi pemimpin yang bijak dalam berkomunikasi!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Sahabat Wirausaha. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini.

Referensi

Annisa Anastasya • Editor