Tips Manajemen Waktu – Sahabat Wirausaha tentu sudah akrab dengan pepatah asing time is money, alias waktu adalah uang. Pepatah ini memiliki makna yang begitu mendalam akan pentingnya mengelola dan memanfaatkan waktu dengan baik, mendorong agar kita tidak menunda-nunda pekerjaan, dan menyia-nyiakan kesempatan yang ada.

Bagi pelaku UMKM, kemampuan mengelola waktu dengan baik sangat penting, karena menjalankan bisnis tidaklah mudah. Banyak aktivitas yang harus dilakukan dalam satu waktu secara bersamaan, sehingga waktu 24 jam sehari seolah tak cukup. Dampaknya, bisnis bisa tidak berjalan lancar dan produktif.

Bagaimana sih mengatur dan mengelola waktu yang baik, supaya bisnis lebih terstruktur dan berjalan dengan lancar? Yuk, simak tips manajemen waktu untuk UMKM dalam artikel Tips Bisnis kali ini!

1. Tentukan Prioritas dan Buat Daftar Tugas Harian

Kemampuan menentukan prioritas menjadi salah satu kunci kesuksesan seorang entrepreneur. Ketika menjalankan bisnis, mustahil produktivitas meningkat apabila kita tidak tahu apa yang harus dilakukan. Bahkan bisnis akan sulit berjalan dengan baik dan lancar, jika kita tidak memiliki skala prioritas yang jelas. Jadwal pekerjaan yang tidak teratur akan menyebabkan inefisiensi dan pemborosan waktu pelaksanaan setiap tugas.

Nah, agar Sahabat Wirausaha dapat bekerja secara terstruktur dan memiliki serangkaian tugas yang jelas untuk dikerjakan setiap harinya, maka perlu meluangkan waktu untuk menentukan prioritas dan membuat daftar tugas. Catatlah semua pekerjaan yang harus diselesaikan, mulai dari yang paling penting hingga yang tidak penting. Agar mudah dikerjakan, urutkan tugas berdasarkan tingkat urgensinya. Selain itu, perkirakan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Misalnya hari Senin untuk melakukan kegiatan administrasi, Selasa untuk mengatur persiapan produksi, Rabu untuk mengatur jadwal pertemuan dengan klien dan supplier, Kamis untuk penagihan, Jumat dan Sabtu untuk pemasaran media sosial, dan lain sebagainya. Apapun prioritasnya, pastikan Sahabat Wirausaha bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut tepat waktu.

Baca Juga: 7 Peluang Bisnis 2025 yang Menjanjikan Bagi yang Ingin Mulai Usaha

2. Hindari Melakukan Tugas Secara Multitasking

Tips manajemen waktu yang kedua adalah multitasking. Sebagian orang beranggapan bahwa melakukan pekerjaan secara multitasking merupakan cara cerdas dan efektif. Faktanya tidaklah demikian. Bekerja secara multitasking justru tidak efektif karena kita tidak bisa fokus, konsentrasi terpecah. Alih-alih menyelesaikan banyak pekerjaan dalam satu waktu, malah tidak ada pekerjaan yang selesai secara tuntas, sehingga kita terjebak pada pekerjaan yang sama setiap harinya.  

Sebagai pelaku UMKM, kita dituntut untuk bisa fokus pada pekerjaan, agar bisnis yang dijalankan bisa berkembang dan sukses. Sebab itu, mengerjakan satu tugas dalam satu waktu justru akan meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis.

Misalnya, Sahabat Wirausaha berencana untuk mengecek stock opname pada hari Jumat pada pukul 09.00 – 10.00 WIB. Selama 1 jam tersebut, fokuslah pada pekerjaan tersebut sampai selesai. Jangan diselingi dengan tugas-tugas lain, seperti membalas email, menerima atau melakukan panggilan, mengirim atau membalas pesan teks, apalagi scrolling media sosial.

Ketika kita tidak fokus pada satu pekerjaan, tentu konsentrasi dan perhatian kita menjadi terpecah, sehingga berisiko pekerjaan tidak selesai, bahkan yang lebih parah terjadi kesalahan. Sementara terjadinya kesalahan kerja menyebabkan kita harus mengulangi pekerjaan yang sama mulai dari awal. Hal tersebut tentu menyebabkan pekerjaan menjadi tidak efisien.

3. Delegasikan Tugas Sebanyak Mungkin

Tahukah Sahabat Wirausaha bahwa bekerja sendiri dan terlalu banyak mengambil tanggung jawab dalam bisnis merupakan kesalahan yang sering dilakukan oleh sebagian besar pelaku usaha? Ketika memulai bisnis, kita mungkin bisa meng-handle segala sesuatunya sendiri. Namun seiring dengan berkembangnya bisnis, jika kita tetap bersikeras untuk bekerja sendiri, maka akan timbul masalah.

Karena itulah, tips manajemen waktu yang kedua adalah mendelegasikan tugas-tugas tertentu. Harus disadari bahwa mengelola bisnis bukanlah pekerjaan yang mudah untuk dikerjakan secara solo (sendiri). Banyaknya kegiatan yang harus dikerjakan, bahkan dalam waktu bersamaan tidak berbanding lurus dengan waktu, tenaga, dan ruang kita yang terbatas. Sebab itu, kita membutuhkan tim kerja yang solid dan dapat dipercaya, meski hanya dalam skala kecil.

Mungkin ada kekhawatiran hasil pekerjaan orang lain tidak sebaik kita. Apapun alasannya, kita harus belajar untuk mendelegasikan tugas kepada orang lain. Mempekerjakan orang yang terampil, kompeten, dan dapat dipercaya bisa menjadi solusi. Kita bisa memposisikan diri sebagai leader yang memberikan tugas, bimbingan, arahan, dan juga tanggung jawab kepada karyawan sesuai dengan bidangnya. Selain menghemat waktu, kita juga bisa lebih fokus dalam memikirkan strategi yang tepat untuk mengembangkan bisnis kedepannya.

Baca Juga: Membuat Bisnis Lebih Berdampak, Berikut 6 Hal yang Bisa Kamu Lakukan

4. Luangkan Waktu untuk Beristirahat

Tips manajemen waktu untuk UMKM berikutnya adalah meluangkan waktu untuk beristirahat. Bekerja tanpa henti bahkan sampai pada tahap workaholic justru tidak akan menguntungkan. Selain mengakibatkan kelelahan fisik dan mental, juga meredupkan kreativitas, bahkan mengurangi kemampuan kita dalam berpikir kritis dan memecahkan masalah.

Beristirahat sejenak dari aktivitas bisnis tidak akan mengakibatkan kita rugi hingga puluhan bahkan ratusan juta rupiah. Dengan istirahat tubuh dan pikiran kita bisa menjadi kembali segar, sehingga lebih mudah untuk menemukan ide-ide terbaik dan solusi yang inovatif dalam bisnis kita. Manfaatkan waktu istirahat kita dengan melakukan aktivitas yang menyenangkan, seperti menonton film, berkumpul bersama keluarga atau teman, membaca buku, berjalan-jalan santai, mandi air hangat, atau yang lainnya.

5. Hindari Gangguan yang Tidak Perlu

Sebagai pelaku UMKM, kita sering kali tidak menyadari bahwa waktu kita banyak yang terbuang untuk melakukan aktivitas yang kurang bermanfaat. Misalnya saja berselancar di situs-situs web yang tidak berhubungan dengan bisnis kita, sibuk membaca thread dan postingan di media sosial, asyik mengikuti berita gosip selebritis, dan lainnya.

Berbagai gangguan tersebut harus dihindari, agar kita bisa kembali fokus pada pekerjaan dan tetap termotivasi untuk bekerja. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menghindari gangguan-gangguan yang tidak perlu, yaitu:

• Membatasi akses pada situs-situs web yang menyebabkan Sahabat Wirausaha banyak membuang waktu, bahkan jika perlu memblokirnya.
• Aktifkan mode senyap pada smartphone, sehingga Sahabat Wirausaha tidak terganggu dengan bunyi notifikasi pesan dan panggilan yang masuk.
• Atur dan tentukan batasan waktu untuk membuka media sosial sebagai hiburan, misalnya 30 menit setiap harinya.

6. Otomatisasi Pekerjaan

Tips manajemen waktu selanjutnya adalah memanfaatkan teknologi sebaik mungkin. Teknologi yang berkembang cepat memberikan dampak positif pada kegiatan bisnis. Banyak kegiatan bisnis yang awalnya membutuhkan waktu lebih untuk mengerjakannya, kini dapat dikerjakan dalam waktu singkat. Berbagai aplikasi tersedia untuk memudahkan pekerjaan dan urusan bisnis, mulai dari tugas-tugas administrasi perkantoran hingga pengelolaan keuangan.

Sahabat Wirausaha dapat memanfaatkan berbagai aplikasi untuk mengotomatisasi pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Contoh sederhana adalah WhatsApp Business, yang menawarkan fitur-fitur yang memudahkan Sahabat Wirausaha untuk mengelola data pelanggan, menawarkan produk, dan lainnya. Selain itu, untuk membuat laporan keuangan dan pengelolaan keuangan bisnis, Sahabat Wirausaha bisa menggunakan aplikasi Buka Warung, Teman Bisnis, Labamu, Wave, dan lainnya.

Dengan mengotomatiskan pekerjaan bisnis, Sahabat Wirausaha bisa lebih fokus pada kegiatan-kegiatan yang lebih strategis, seperti perluasan jangkauan pasar, perolehan prospek, strategi pemasaran, dan kegiatan lain yang dapat mendorong kemajuan bisnis. Pastikan aplikasi yang digunakan untuk mengotomatiskan pekerjaan mudah dioperasikan dan berfungsi dengan baik.

Baca Juga: Kolaborasi dengan Brand Lain, Apa Untungnya?

7. Disiplin Waktu dengan Berani Berkata “Tidak”

Tips manajemen waktu yang terakhir ini penting sifatnya. Sebab, salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh para pelaku UMKM, yaitu tidak disiplin terhadap waktu dan prioritas yang telah ditetapkan. Mereka bahkan takut untuk berkata ‘tidak’ atau menolak ajakan minum kopi dari teman.

Penting untuk Sahabat Wirausaha sadari bahwa penentuan prioritas seharusnya menjadi benteng yang kokoh dalam menjalankan dan mengelola bisnis. Prioritas ini menjadi outline atau garis besar pekerjaan yang harus dikerjakan dan diselesaikan tepat waktu, agar pengelolaan dan operasional bisnis dapat berjalan dengan lancar.

Sebab itu, ketika Sahabat Wirausaha telah berhasil menentukan prioritas dan daftar tugas yang akan dikerjakan, jangan biarkan keluarga atau teman menghancurkannya, upayakan untuk disiplin. Sahabat Wirausaha harus berani berkata ‘tidak’ pada setiap ajakan baik dari keluarga atau teman di saat kita fokus bekerja, meski itu hanya sekadar minum kopi, nonton film, main game, apalagi nongkrong. Namun, jika ada kondisi kedaruratan, Sahabat Wirausaha boleh-boleh saja berhenti dari rutinitas pekerjaan dan memberikan bantuan yang diperlukan.

***

Manajemen waktu yang efektif menjadi salah satu kunci sukses bagi pelaku UMKM. Meski bukan perkara mudah, namun bukan mustahil untuk diterapkan. Banyak cara yang bisa dipraktikkan untuk mengelola waktu dengan baik, seperti tips manajemen waktu di atas yang dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas bisnis. Sahabat Wirausaha siap mencoba?

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi:

1. Bisnis.com. 2020.
2. Kompas.com. 2023.
3. Warta Ekonomi. 2019.
4. Subscription DNA. 2024.
5. Business.com. 2024.