Cara Membuat Struktur Organisasi -- Tahukah Sahabat Wirausaha bahwa UMKM memiliki peran penting dalam perekonomian nasional. Berdasarkan data Kementerian Koperasi dan UKM, pada 2021, Indonesia memiliki 64,2 juta unit UMKM. Kemudian pada 2022, UMKM telah berhasil menyumbang 61,9% terhadap Produksi Domestik Bruto (PDB) Nasional. Meski memiliki jumlahnya banyak, tidak semua bisnis yang dijalankan tersebut berjalan lancar. 

Tidak sedikit dari pelaku UMKM y mampu bertahan dan bersaing dengan bisnis serupa. Kebanyakan usaha yang bertahan bahkan berkembang tersebut telah beradaptasi dengan digitalisasi. Tidak hanya itu, UMKM yang bertahan juga memiliki struktur organisasi yang baik. Nah, apakah Sahabat Wirausaha telah memiliki struktur organisasi dalam  usaha? Jika belum, simak artikel ini karena akan membahas cara membuat struktur organisasi untuk bisnis UMKM.

Pentingnya Membuat Struktur Organisasi untuk UMKM

Struktur organisasi sendiri adalah sebuah susunan atau sistem mengenai tata cara kerja antara individu atau kelompok dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dalam hal UMKM, tujuannya adalah bisnis.

Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan peran yang berbeda-beda, seperti marketing, keuangan, dan stok barang. Tiga pekerjaan tersebut tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja. Sebab, bisnis akan menjadi lambat dan tidak efektif sehingga dapat merugikan bisnis itu sendiri.

Struktur organisasi untuk UMKM juga disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan usaha tersebut. Misalnya, jumlah karyawan yang sedikit, modal terbatas, lingkup pasar, dan produk atau jasa yang spesifik. Dengan adanya struktur organisasi, diharapkan UMKM dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas operasional. Selain itu, juga dapat meningkatkan inovasi dan adaptabilitas.

Jika Sahabat Wirausaha salah satu pelaku UMKM yang belum menentukan struktur organisasi, artikel ini akan membahas cara membuat struktur organisasi untuk UMKM yang dapat diikuti. Simak ulasannya hingga akhir.

Baca Juga: 7 Jenis Inovasi Organisasi yang Bisa Diterapkan Agar Bisnis Makin Produktif

7 Cara Membuat Struktur Organisasi untuk UMKM

Sebelum membuat struktur organisasi UMKM, Sahabat Wirausaha dapat mengikuti beberapa langkah berikut ini.

1. Menentukan Tujuan dan Strategi Bisnis

Cara membuat struktur organisasi pertama yang harus dilakukan Sahabat Wirausaha adalah menentukan tujuan dan strategi bisnis UMKM secara jelas dan spesifik. Hal ini akan menjadi dasar dalam menentukan jenis, ukuran, bentuk struktur organisasi yang sesuai, dan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) yang diperlukan.

Apabila Sahabat Wirausaha memiliki bisnis kuliner ayam geprek. Tentukan tujuan dari bisnis ini, misalnya, ingin bisnis dikenal masyarakat luas dan mendatangkan banyak pelanggan. Dengan menentukan tujuan, Sahabat Wirausaha dapat memilih strategi yang digunakan. Misalnya, gunakan promosi di berbagai platform digital. Cara membuat struktur organisasi ini terbilang cukup efektif karena Sahabat Wirausaha akan memahami target dan strategi yang akan membantu bisnis.

2. Memetakan Aktivitas Bisnis

Kemudian, Sahabat Wirausaha dapat membuat daftar semua aktivitas bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis. Kategorikan aktivitas berdasarkan fungsi, seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan SDM.

3. Kelompokkan Aktivitas dalam Divisi

Selanjutnya, kelompokkan aktivitas-aktivitas yang terkait ke dalam divisi atau departemen. Sahabat Wirausaha dapat mempertimbangkan kesamaan fungsi, keterkaitan antara aktivitas, dan skala usaha UMKM. Misalnya, divisi HRD untuk merekrut karyawan, divisi keuangan untuk mengatur arus kas bisnis, divisi pemasaran untuk memasarkan produk, divisi produksi untuk memproduksi barang yang akan dijual, dan divisi umum untuk memenuhi kebutuhan kerja karyawan.

4. Menentukan Jabatan dan Tanggung Jawab

Untuk cara membuat struktur organisasi selanjutnya, Sahabat Wirausaha dapat menentukan jabatan-jabatan yang diperlukan untuk setiap departemen. Jangan lupa untuk menjelaskan secara rinci mengenai tanggung jawab dan tugas dari setiap jabatan. Sebagai contoh, Sahabat Wirausaha sebagai pemilik dengan jabatan direktur. Kemudian, terdapat beberapa manajer dengan beberapa anak buah sesuai dengan divisi dan tugasnya.

5. Membuat Bagan Struktur Organisasi

Langkah selanjutnya adalah membuat bagan struktur organisasi. Sahabat Wirausaha dapat menggambarkan struktur organisasi secara visual menggunakan bagan yang menunjukkan hirarki, hubungan antar bagian, dan garis komando yang jelas.

Baca Juga: Biar Gak Burnout, Ini Dia 6 Tips Menjaga Kesehatan Mental Bagi Pelaku UMKM

6. Mengisi Posisi dengan SDM yang Tepat

Cara membuat struktur organisasi berikutnya adalah Sahabat Wirausaha dapat memilih orang-orang dengan kualifikasi dan pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan setiap jabatan. Mintalah bantuan partner bisnis atau karyawan yang dipercaya untuk menentukan orang-orang tersebut.

7. Mengembangkan Pedoman Kerja

Agar tidak kebingungan, Sahabat Wirausaha bisa membuat pedoman kerja yang jelas untuk setiap jabatan. Pedoman ini berisi mengenai penjelasan tugas yang dikerjakan, standar kinerja, dan prosedur kerja yang harus diikuti oleh setiap karyawan. Sahabat Wirausaha dapat membuat manual book dan menjelaskan kepada karyawan. Tak perlu panjang lebar, yang penting jelas, rinci, dan spesifik.

Memilih Pola Struktur Organisasi UMKM

Dalam cara membuat struktur organisasi, Sahabat Wirausaha juga perlu mengetahui pola yang akan digunakan. Dilansir dari peoplemanagingpeople.com, terdapat 6 pola struktur organisasi yang dapat digunakan UMKM. Berikut adalah ulasannya.

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional merupakan pola yang paling umum. Dalam cara membuat struktur organisasi ini, orang dikelompokkan berdasarkan fungsi pekerjaannya. Misalnya, bisnis skincare yang struktur organisasinya terdiri dari marketing, business development, HRD, dan financeCara membuat struktur organisasi fungsional.

2. Struktur Organisasi Divisi

Struktur organisasi divisi adalah struktur di mana perusahaan diorganisasikan ke dalam banyak struktur fungsional yang lebih kecil. Struktur organisasi divisi dapat dibuat berdasarkan fokus dari tujuan usaha yang dimiliki.

Cara membuat struktur organisasi dengan pola ini dapat digunakan untuk bisnis yang memiliki banyak proyek atau produk. Misalnya, bisnis percetakan yang memiliki berbagai proyek, seperti percetakan kertas kado, percetakan buku tulis, dan percetakan khusus kertas keras. Di dalam setiap proyek tersebut masing-masing memiliki jabatan tersendiri, seperti marketing, business development, dan tim kreatif.

3. Struktur Organisasi Berbasis Proses

Dalam struktur organisasi ini, perusahaan membagi fungsi pekerjaan berdasarkan proses atau alur pekerjaan. Struktur organisasi berbasis proses mengambil keputusan dengan mempertimbangkan tugas setiap karyawan dan cara mereka berinteraksi.

Pada usaha bisnis kue kering, misalnya, membagi divisi menjadi bagian adonan, memanggang, packing, dan pemasaran. Masing-masing divisi ini memiliki leader yang bertanggung jawab memantau seluruh proses tersebut.

4. Struktur Organisasi Berbasis Matriks

Berbeda dengan struktur hirarki tradisional, dalam struktur organisasi berbasis matriks ini karyawan melaporkan pekerjaan kepada dua atasan berbeda. Karyawan memiliki dua manajer, yaitu atasan langsung dan atasan tidak langsung. Sebagai contoh, pada bisnis periklanan, seorang penulis melaporkan pekerjaan kepada manajer kreatif dan account manager.

Baca Juga: Kalau Kamu Udah Terapin 9 Ciri-Ciri Kepemimpinan Efektif Ini, Bisnismu Siap Naik Kelas

5. Struktur Organisasi Sirkular

Struktur organisasi sirkular tidak memposisikan atasan dan bawahan, tetapi pemimpin diposisikan di dalam lingkaran sebagai pusat organisasi. Struktur ini memiliki komunikasi terbuka dan kolaborasi antar-karyawan.

Adapun contoh dari struktur organisasi sirkular untuk UMKM terdapat pada industri manufaktur berskala kecil, yaitu bengkel. Misalnya, dalam usaha bengkel, terdapat pemilik yang bertugas menangani kasir dan membagi pekerjaan. Kemudian, terdapat 3 montir yang ketiganya dapat mengerjakan pekerjaan yang sama. Begitu dengan pemilik yang juga dapat menjadi montir ketika pelanggan sedang ramai.

6. Struktur Organisasi Flat

Struktur organisasi flat atau mendatar ini menciptakan kedekatan antara staf dan karyawan. Pasalnya, struktur ini tidak memiliki piramida dengan lapisan karyawan dan manajer. Struktur organisasi flat memastikan bahwa setiap karyawan memiliki akses yang sama ke semua tingkat manajemen.

Struktur organisasi flat ini merupakan struktur organisasi yang banyak digunakan untuk UMKM. Salah satu contohnya adalah bisnis kedai kopi. Struktur organisasi dalam bisnis ini adalah pemilik, barista, dan waiters.

***

Dengan mengetahui langkah dan cara membuat struktur organisasi untuk UMKM, Sahabat Wirausaha dapat segera membuat struktur yang tepat untuk bisnis yang dijalankan. Selain itu, jangan lupa untuk melakukan evaluasi untuk memastikan bisnis berjalan dengan lancar.

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi :

1. https://www.talenta.co/blog/struktur-organisasi-umkm/
2. https://associe.co.id/hr-management/struktur-organisasi-umkm/#:~:text=Struktur%20organisasi%20UMKM%20adalah%20struktur,mikro%2C%20kecil%2C%20dan%20menengah.
3. https://ukmindonesia.id/baca-deskripsi-posts/pola-struktur-organisasi-bagi-umkm
4. https://peoplemanagingpeople.com/culture/organizational-structure/
5. https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2023/12/22/cek-data-gibran-sebut-indonesia-punya-64-juta-umkm-apa-betul