UKM Indonesia

​Standar Prosedur Umum Tender Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah dan BUMN

Penulis : Dimas A Septyan
Editor : Banu Rinaldi
09 Oktober 2022
Lama Baca : 7 menit

Tax icons isometric

Dalam berbisnis kita perlu melihat sebuah masalah untuk berusaha menyelesaikan permasalahan tersebut kedalam bentuk produk atau jasa. Permasalah ini ada dimana-mana, baik yang dirasakan oleh pengguna akhir, organisasi bisnis, hingga pemerintah.

Oleh karena itu, kita perlu menggunakan pendekatan yang berbeda untuk menyelesaikan masalah tersebut kepada sebuah kelompok tertentu. Pendekatan yang dapat digunakan adalah dengan menetapkan model bisnis.

Hal ini tentu saja berpengaruh terhadap strategi dan operasional bisnis yang digunakan kedepannya. Model bisnis Business to Costumer (B2C) yang menjual produk dan jasanya langsung kepada konsumen akhir akan memiliki perbedaan pendekatan dan strategi dengan model bisnis Business to Business (B2B) yang menjual produknya ke sesama pelaku bisnis.

Pemerintah juga membutuhkan sebuah kelompok yang dapat menyelesaikan sebuah masalah tertentu dalam bentuk pengadaan produk maupun jasa. Maka para pelaku bisnis dapat menggunakan pendekatan model bisnis Business to Government (B2G).

Kali ini kami akan menjelaskan kepada Anda terkait konsep B2G hingga prosedur tender pengadaan barang dan jasa pada sektor pemerintahan.

Apa Itu Model Bisnis B2G?

Business to Government (B2G) adalah sebuah model bisnis yang mencacu pada perdagangan barang maupun jasa antara sektor bisnis sebagai pemasok dan badan pemerintah sebagai pelanggannya.

Pemerintah pada umumnya menerbitkan sebuah tender dalam bentuk permintaan proposal maupun permintaan penawaran yang dibutuhkan, baik dalam bentuk barang ataupun jasa yang kemudian dapat ditanggapi oleh sektor bisnis.

Setelah Anda mengetahui pengertian model bisnis B2G, kini kami akan menjelaskan pengertian tender dan segala teknis yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa untuk pemerintahan.

Apa Itu Tender?

Menurut Perpres No.16 Tahun 2019, tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. Tender secara resmi diatur dalam Perpres dengan menggunakan dana negara yang prosesnya harus dilakukan secara adil, transparan, dan akuntabel.

Dalam prosesnya, penyelenggara akan mengundang vendor atau penyedia barang/jasa untuk memberikan penawaran harga dan kulitas barang yang dibutuhkan oleh pemerintah. Setelah itu akan dilakukan proses seleksi dengan mempertimbangkan kesesuaian kualitas produk atau jasa tersebut dengan harga yang ditawarkan. Vendor yang menawarkan kualitas dan harga terbaik pada akhirnya dapat memenangkan tender.

Persyaratan untuk Mengikuti Tender

Apabila Anda tertarik untuk mengikuti tender yang diterbitkan oleh pemerintah, maka Anda terlebih dahulu harus mempersiapkan persyaratannya. Pihak penyedia diharuskan untuk memenuhi persyaratan tersebut agar proses seleksi oleh kelompok kerja pemilihan pemberi tender dapat berjalan dengan lancar

Berdasarkan laman resmi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), berikut beberapa persyaratan untuk para calon penyedia atau vendor yang ingin mengikuti tender di pemerintahan.

1. Legalitas Perusahaan

Legalitas perusahaan dapat dibuktikan dari Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Akta Perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan dokumen lain yang diminta.

2. Mendaftarkan Akun di Website LPSE

Penyedia atau vendor dapat mendaftarkan akun di website Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai persyaratan mengakses website tersebut. Anda harus mengakses website LPSE kota terdekat dengan domisili bisnis Anda. Contohnya di Bantul maka dapat mengakses http://lpse.bantulkab.go.id kemudian klik tulisan ”mendaftar sebagai Penyedia barang/jasa”

3. Isi Form Pendaftaran Online

Anda dapat mengisi formulir pendaftaran secara online setelah Anda mendaftarkan akun di website LPSE tersebut. Anda diwajibkan untuk melengkapi berkas sebagai berikut:

  • KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan (salinan)
  • NPWP (asli dan salinan)
  • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Izin Jasa Konstruksi (SIUJK)/Izin usaha lain sesuai bidang masing-masing (asli dan salinan)
  • Tanda daftar perusahaan (TDP) (asli dan salinan)
  • Surat keterangan domisili usaha/SITU (asli dan salinan)
  • Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (asli dan salinan)
  • Untuk badan usaha PT (Perseroan Terbatas) melampirkan pengesahan akta yang diterbitkan oleh Kementerian Hukum dan HAM (asli dan salinan).
  • Print formulir keikutsertaan yang telah diisi dan ditandatangani di atas materai.
  • Print formulir pendaftaran yang telah diisi lengkap (identitas perusahaan, akta, izin usaha, pemilik, pengurus, dan staf ahli).
  • Berkas-berkas yang sudah lengkap dibawa ke kantor unit LPSE di mana anda mendaftar, untuk dilakukan Verifikasi Perusahaan.
  • Setelah dilakukan verifikasi dan diterima, user id dan password akan diaktifkan dan penyedia barang/jasa dapat mengikuti proses tender Elektronik di LPSE Kota /abupaten tersebut: https://indonesia.go.id/kategori/kependudukan/1342/cara-mendaftar-di-lpse
Pihak yang Terlibat

Dalam rangka melaksanakan proses tender dibutuhkan beberapa pihak agar program tender dapat berjalan dengan baik. Adapun pihak yang terlibat dalam proses tender adalah sebagai berikut:

1. Pokja ULP

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dalam ULP dilakukan oleh Kelompok Kerja.

(Perpres No. 4 Tahun 2015 Pasal 15 ayat (1))

2. Penyedia atau Vendor

Penyedia adalah badan usaha atau perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa.

(Perpres No. 4 Tahun 2015 Pasal 1 ayat (12)

3. Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

(Perpres No. 4 Tahun 2015 Pasal 1 ayat (8))

4. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

(Perpres No. 4 Tahun 2015 Pasal 1 ayat (7))

5. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD.

(Perpres No. 4 Tahun 2015 Pasal 1 ayat (6))

Standar Operasional Prosedur Tender

Dalam proses tender dibutuhkan sebuah standardisasi dalam hal prosedur operasional. Hal ini agar dapat menjamin proses pelaksanaan tender dapat berjalan dengan baik. Memahami Standar Operasional Prosedur (SOP) akan memberikan anda gambaran penuh terhadap alur dan proses tender di pemerintahan.

1. Proses Pengadaan Barang/Jasa

Proses pengadaan barang/jasa adalah langkah awal dari proses tender yang diawali dengan pembuatan paket tender hingga dinyatakan Penyedia yang memenangi paket tender tersebut.

Penyedia yang dinyatakan menang akan mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan standar kualitas dan biaya yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun alur standar operasional prosedur dalam proses pengadaan barang/ jasa adalah sebagai berikut:

A. Persiapan Pengadaan

Pada tahap ini, PPK akan menetapkan sebuah paket pekerjaan dengan spesifikasi yang dibutuhkan. PPK akan saling berkordinasi dengan Panitia Pengadaan dalam menyusun informasi tersebut.

Menurut Perpres Nomor 12 Tahun 2021, Jenis kontrak atau paket pekerjaan terdiri atas beberapa macam, yaitu:

  1. Lumsum, yaitu kontrak dengan pekerjaan dan jumlah harga yang pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu.
  2. Harga Satuan, yaitu kontrak dengan harga satuan yang tetap untuk setiap unit/jumlah.
  3. Gabungan Lumsum dan Harga Satuan, yaitu kontrak pengadaan gabungan lumsum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang disetujui.
  4. Kontrak Payung, yaitu kontrak harga satuan dengan periode waktu tertentu yang belum dapat ditentukan volumenya.
  5. Biaya Plus Imbalan, yaitu kontrak pengadaan dalam rangka penanganan keadaan darurat

Adapun alur persiapan pengadaan sebagai berikut:

  1. PPK menetapkan paket pekerjaan dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). SPSE merupakan e-procurement pada LPSE. PPK menetapkan sebuah paket pengadaan barang/jasa dengan memasukkan: Nama paket, Lokasi, Kode anggaran, Nilai Pagu, Target pelaksanaan, dan Kepanitiaan.
  2. Panitia Pengadaan memproses informasi tersebut dan memasukkan informasi ke dalam SPSE berupa:
    • Kategori paket pekerjaan;
    • Metode pemilihan penyediaan barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran;
    • Metode evaluasi pemilihan penyedia barang/jasa;
    • Harga perkiraan sendiri;
    • Persyaratan kualifikasi;
    • Jenis kontrak;
    • Jadwal pelaksanaan tender;
    • Dokumen pemilihan
B. Pengumuman tender

Setelah melalui proses verifikasi oleh PPK, informasi mengenai paket pekerjaan tersebut akan dimuat dalam website LPSE sehingga masyarakat umum dapat mengakses informasi tersebut. Adapun lebih lanjut mengenai alur pengumuman tender adalah sebagai berikut:

  1. Informasi tersebut dikumpulkan dan diverifikasi oleh PPK. Setelah diverivikasi dan telah mendapatkan penetapan PPK, paket pekerjaan tersebut akan tercantum dalam website LPSE dan panitia pengadaan mengumumkan paket tender sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  2. Masyarakat umum dapat melihat dan mengakses pengumuman pengadaan tersebut pada website LPSE yang bersangkutan.
C. Pendaftaran Peserta/Penyedia/Vendor Tender

Menurut Perpres Nomor 12 Tahun 2021, Terdapat beberapa metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dapat dipilih sesuai dengan kondisi dan tujuannya, antara lain sebagai berikut:

  1. E-Purchasing, yaitu pilihan paket pekerjaan yang telah tersedia dalam katalog elektronik dalam hal ini dinamakan LPSE
  2. Pengadaan langsung, yaitu pengadaan untuk barang/jasa dengan nilai kontrak maksimal Rp.200.000.000 (dua ratus juta rupiah)
  3. Penunjukan langsung, yaitu proses pengadaan dengan kondisi tertentu, seperti menindaklanjuti komitmen Internasional yang dihadiri oleh Presiden/Wakil presiden, Barang/jasa yang bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen, dan lain sebagainya.
  4. Tender cepat, yaitu pengadaan dengan spesifikasi dan volume pekerjaan yang sudah ditentukan dengan rinci yang dapat diserahkan kepada Penyedia yang telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKP).

Apabila Anda sebagai penyedia barang/jasa tertarik dengan paket pekerjaan yang dibutuhkan, maka Anda dapat menggunakan metode E-Purchasing. Adapun alur kerjanya sebagai berikut:

  1. Penyedia barang/jasa yang telah mendapatkan akses pada website LPSE dapat memilih dan mendaftar sebagai peserta tender pada paket-paket tender yang diminati.
  2. Dengan mendaftar sebagai peserta tender pada paket pekerjaan yang diminati maka Penyedia barang/jasa dianggap telah menyetujui Pakta Integritas.
  3. Dengan mendaftar sebagai peserta tender pada paket pekerjaan yang diminati, Penyedia barang/jasa dapat mengunduh (download) dokumen pengadaan paket pekerjaan tersebut.
D. Penjelasan Informasi Mengenai Tender

Segala informasi terkait spesifikasi, standar kualitas, hingga nilai proyek telah tercantum pada website LPSE sehingga tidak diperlukan tahapan yang dilalui dengan tatap muka pada tahap ini. Apabila Anda memiliki pertanyaan terkait informasi yang lebih detail, Anda dapat menanyakan secara online dan Panitia Pengadaan akan menjawab pertanyaan tersebut.

  1. Proses penjelasan petenderan dilakukan secara online tanpa tatap muka melalui website LPSE yang bersangkutan.
  2. Apabila waktu penjelasan tender telah berakhir, Panitia Pengadaan masih mempunyai waktu untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang mungkin belum terjawab.
  3. Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan, Panitia Pengadaan dapat melaksanakan proses penjelasan di lapangan/lokasi pekerjaan.
E. Penyampaian Penawaran

Pada tahap ini, masing-masing Penyedia akan mengirimkan dokumen penawaran yang telah disesuaikan dengan kebutuhan. Dokumen penawaran harus melalui proses enkripsi atau penyandian untuk menjamin kerahasiaan informasi di dalamnya. Anda dapat menggunakan APENDO yang telah tersedia di website LPSE untuk proses enkripsi dokumen.

  • Pada tahap penyampaian penawaran, Penyedia barang/jasa yang sudah menjadi peserta tender dapat mengirimkan dokumen (file) penawarannya dengan terlebih dahulu melakukan enkripsi/penyandian terhadap dokumen penawaran dengan menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) yang tersedia dalam website LPSE.
  • Pengguna wajib mengetahui dan melaksanakan ketentuan penggunaan APENDO yang tersedia dan dapat diketahui pada saat mengoperasikan APENDO. Hal ini bertujuan mengamankan informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut.
F. Proses Evaluasi Tender

Setelah Anda melalui proses upload dokumen penawaran, Panitia Pengadaan akan mendekripsi (pembukaan sandi) pada dokumen penawaran. Apabila terdapat masalah pada proses tersebut, Panitia Pengadaan akan melakukan pemunduran jadwal.

Proses evaluasi terhadap dokumen penawaran akan dilakukan secara offline dan hasil evaluasi akan dimasukkan ke dalam website LPSE.

  1. Pada tahap pembukaan dokumen penawaran, Panitia Pengadaan dapat mengunduh (download) dokumen penawaran tersebut dan melakukan dekripsi dokumen penawaran tersebut dengan menggunakan APENDO.
  2. Apabila dokumen penawaran tidak dapat dibuka, Panitia Pengadaan wajib menyampaikan dokumen penawaran terenkripsi yang tidak dapat didekripsi tersebut kepada LPSE untuk dilakukan analisa. Apabila dianggap perlu, LPSE dapat menyampaikan file penawaran tersebut kepada Direktorat e-Procurement LKPP.
  3. Apabila dokumen penawaran tersebut belum bisa didekripsi, LKPP melakukan analisa terhadap dokumen penawaran tersebut dan dapat merekomendasikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh Panitia Pengadaan.
  4. Dengan adanya proses penyampaikan informasi diatas, Panitia Pengadaan dimungkinkan melakukan pemunduran jadwal pada paket pekerjaan tersebut.
  5. Proses evaluasi (administrasi dan teknis, harga, kualifikasi) terhadap dokumen penawaran dilakukan secara manual (offline) di luar SPSE dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut dimasukkan ke dalam SPSE.
  6. Proses evaluasi kualifikasi dapat dilakukan dengan meminta dan memeriksa semua dokumen penawaran asli calon pemenang tender.
G. Apabila Tender Gagal dan Tender Ulang

Terdapat beberapa kasus yang menyatakan tender/tender dinyatakan gagal, maka Panitia Pengadaan akan melakkukan petenderan ulang. Informasi tersebut akan diinformasikan melalui email kepada seluruh Penyedia/Vendor yang terlibat.

Adapun lebih lengkapnya sebagai berikut:

  1. Terkait permasalahan diatas, Apabila masalah tersebut belum dapat dipecahkan maka Panitia Pengadaan memutuskan untuk melakukan tender ulang, maka terlebih dahulu Panitia Pengadaan harus membatalkan proses tender paket pekerjaan yang sedang berjalan (pada tahap apapun) pada SPSE dan memasukkan alasan penyebab tender harus diulang.
  2. Informasi tentang tender ulang ini secara otomatis akan terkirim melalui email kepada semua peserta tender paket pekerjaan tersebut.
  3. Termasuk dalam hal SPSE gagal karena teknis operasional LPSE.
H. Pengumuman Calon Pemenang Tender

Pada tahap pengumuman pemenang dan PPK telah menetapkan pemenang tender suatu paket pekerjaan, SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengumuman pemenang paket pekerjaan dimaksud dan juga mengirim informasi ini melalui email kepada seluruh peserta tender paket pekerjaan tersebut.

I. Sanggahan

Peserta tender lain dapat menyatakan sanggahan kepada Penyedia yang dinyatakan memenangi tender kepada PPK. PPK akan menanggapi proses sanggahan hingga batas akhir waktu sanggahan. Adapun alur sanggahan sebagai berikut:

  1. Peserta tender hanya dapat mengirimkan 1 (satu) kali sanggahan kepada PPK suatu paket pekerjaan yang dilakukan secara online melalui SPSE.
  2. SPSE memungkinkan PPK untuk melakukan jawaban terhadap sanggahan Peserta tender yang dikirimkan setelah batas akhir waktu sanggah.
  3. Dalam hal terdapat sanggah banding, proses tersebut dilakukan di luar SPSE dan Peserta tender mengirimkan kepada pejabat terkait.
  4. Proses sanggah banding tidak menghentikan tahapan tender selanjutkanya pada SPSE.
2. Pasca Proses Pengadaan

Pada tahap ini, PPK yang telah menetapkan pemenang tender dan Panitia Pengadaan akan mengirimkan pengumuman pemenang tender kepada Peserta tender melalui SPSE dan memintanya untuk menyelesaikan proses selanjutnya yang pelaksanaannya di luar SPSE.

Pemenang tender telah dinyatakan resmi dalam pengadaan barang/jasa apabila sebelumnya telah melakukan kewajiban dan haknya sesuai ketentuan yang berlaku atau ditetapkan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah terkait.

Proses pengadaan barang/jasa dilakukan diluar SPSE dengan pejabat Kementerian/Lembaga/Pemerintah daerah terkait untuk menyelesaikan transaksi pengadaannya segera setelah berakhirnya proses pengadaan.

  1. Proses pengadaan suatu paket selesai apabila PPK telah menetapkan pemenang tender dan Panitia Pengadaan mengirimkan pengumuman pemenang tender kepada Peserta tender melalui SPSE serta masa sanggah telah dilalui.
  2. SPSE secara otomatis akan mengirim pemberitahuan kepada pemenang tender dan meminta untuk menyelesaikan proses selanjutnya yang pelaksanaannya di luar SPSE.
  3. Dengan selesainya proses pengadaan melalui SPSE, PPK wajib membuat dan menyampaikan Surat Penetapan Pemenang kepada pemenang tender secara tertulis.
  4. Disertai dengan asli dokumen penawaran paket pekerjaan tertentu, pemenang tender melakukan penandatanganan kontrak dengan pejabat terkait yang dilakukan di luar SPSE.
  5. Proses pengadaan belum resmi/sah menjadi transaksi pengadaan apabila masing-masing pihak belum melakukan kewajiban dan haknya sesuai ketentuan yang berlaku atau ditetapkan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah terkait.
  6. Pemenang tender wajib menyelesaikan proses pengadaan di luar SPSE dengan pejabat Kementerian/Lembaga/Pemerintah daerah terkait.
  7. Setelah pemenang ditetapkan melalui website LPSE, pejabat Kementerian/Lembaga/Pemerintah daerah terkait dapat menghubungi pemenang untuk menyelesaikan transaksi pengadaannya segera setelah berakhirnya proses pengadaan.
  8. Pengguna dan masyarakat pada akhir proses pengadaan dapat mengetahui pemenang tender paket pekerjaan tertentu melalui website LPSE terkait.
3. Pembatalan/Pemutusan

Panitia Pengadaan berhak/dapat membatalkan/memutuskan proses pengadaan apabila memenuhi pasal 28 Keppres Nomor 80 Tahun 2003 dan dalam hal sedang berlangsungnya proses pengadaan barang/jasa, karena suatu dan lain hal yang mengakibatkan proses pengadaan barang/jasa tidak dapat melaksanakan dengan sempurna (terjadi gangguan teknis dan/atau non teknis, keadaan kahar).4. Penilaian

Apabila penyedia barang/jasa memiliki catatan kinerja (track record) yang buruk, maka Panitia Pengadaan berhak/dapat menggugurkan penawaran penyedia dan/atau memasukkan dalam daftar hitam (black list) dalam kurun waktu tertentu. Untuk keperluan ini Panitia Pengadaan memberitahukan secara tertulis kepada LPSE agar diumumkan dalam website LPSE.

Penutup

Saat ini, proses informasi mengenai tender pemerintah dapat diakses secara luas dan transparan oleh pemerintah. Hal ini merupakan penerapan Good Corporate Government di sektor pelayanan publik dan diharapkan dapat meningkatkan partisipasi publik dalam pembangunan nasional.

Anda dapat mengakses informasi tender pemerintah dengan mengunjungi website LPSE kota terdekat pada domisili bisnis Anda. Standar operasional prosedur diatas akan memberikan Anda gambaran penuh mengenai alur kerja dan prosedur dalam tender pemerintahan

Referensi:

  1. Perpres Nomor 12 Tahun 2021
  2. Tata Cara Lelang Barang dan Jasa Pemerintah | Pengadilan Tata Usaha Negara Bengkulu
  3. Cara Mendaftar di LPSE | Indonesia.go.id
  4. Prosedur Pelelangan Sederhana Pengadaan Barang/Jasa Lainnya | Binamarga.pu.go.id


Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: