Gambar dari medium.com

Pernahkah Sahabat Wirausaha mendengar istilah Process Improvement atau perbaikan proses? Ya, mungkin Sahabat Wirausaha merasa asing dengan istilah ini. Istilah ini sering digunakan oleh usaha skala besar untuk mengoptimalkan proses bisnis mereka.

Meskipun konsep ini tak begitu umum dilakukan di usaha skala kecil, namun Sahabat Wirausaha dapat mengadaptasi konsep ini untuk mengoptimalkan efisiensi proses bisnis usaha kecil. Apa sih yang dimaksud process improvement? Lalu, bagaimana melakukannya?

Apa itu Process Improvement?

Dilansir dari Reliableplant.com, process improvement adalah sebuah proses berkelanjutan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan meningkatkan proses kegiatan operasional bisnis dalam suatu organisasi, memastikan bisnis yang dijalankan dapat beroperasi pada tingkat optimal untuk memenuhi standar, tolok ukur kualitas, dan kuota. Singkatnya, process improvement adalah proses perbaikan yang dilakukan untuk mengoptimalkan proses bisnis agar memenuhi standar dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Baca Juga: Cara Tepat Menerima Kritik dan Saran Karyawan

Tujuan utama dari process improvement adalah meminimalkan kesalahan, mengurangi pemborosan, meningkatkan produktivitas dan merampingkan efisiensi proses internal dan eksternal perusahaan. Beberapa jenis process improvement yang paling umum dilakukan meliputi:

• Pengurangan biaya - Fokus pada pengurangan atau penghapusan tugas yang tidak perlu sehingga memungkinkan sumber daya dialokasikan kembali secara efisien.
• Meningkatkan komunikasi - Biasanya, hal ini dicapai dengan menggunakan perangkat lunak khusus untuk membantu karyawan melihat dan berbagi informasi yang diperlukan sehingga memastikan transparansi dan keselarasan lintas departemen.
• Visualisasi proses – Biasanya dilakukan dengan memodelkan alur kerja (workflow) untuk menyederhanakan audit dan melakukan peningkatan, serta mengidentifikasi hambatan (bottleneck) yang muncul.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Pemilik dan Pengelola Perusahaan

Teknik Process Improvement

Teknik process improvement adalah metode yang digunakan organisasi untuk mencari tahu masalah dalam suatu proses, bagaimana mengatasinya, dan menganalisis keberhasilan atau kegagalan dari perubahan. Terdapat beberapa macam teknik yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan Sahabat Wirausaha. Berikut adalah teknik yang dapat Sahabat Wirausaha gunakan untuk melakukan process improvement :

1. Kaizen - Teknik ini berfokus pada peningkatan kualitas dan produktivitas proses melalui pergeseran kecil dalam kerja dan budaya perusahaan.
2. 5S technique – Teknik ini adalah bagian dari metodologi Kaizen dan Lean. Itu singkatan dari: sort, straight, shine, standardize, dan sustain.
3. PDCA – Teknik ini bagian dari metodologi Kaizen dan merupakan singkatan dari plan, do, check, and act. PDCA membantu bisnis mengidentifikasi masalah, membuat, dan menerapkan solusi, mengevaluasi data, dan mendokumentasikan hasil akhir untuk mengimplementasikan rencana.
4. Six Sigma – Terdapat dua metodologi Six Sigma: define (definisikan tujuan), measure (ukur), analyze (analisis), improve (tingkatkan) and control (kontrol) atau dikenal dengan DMAIC method, dan DMADV atau singkatan dari define (definisikan tujuan), measure (ukur), analyze (analisis), design (desain), and verification (verifikasi).
5. Cause and effect analysis – Diadaptasi dari Six Sigma. Metode ini melibatkan diagram yang membantu mengidentifikasi masalah, menemukan hambatan, dan mencari tahu mengapa prosesnya tidak berjalan dengan benar.
6. SIPOC analysis – Teknik ini juga merupakan format diagram dari Six Sigma. Analisis ini dilakukan pada tahap pengukuran DMAIC atau DMADV, yang bertujuan membantu organisasi untuk menentukan dan menetapkan process improvement dan mengidentifikasi persyaratan sebelum memulai melakukan perubahan.
7. Value Streaming Mapping – VSM adalah teknologi lean management yang membantu menganalisis keadaan saat ini dan merancang strategi pengembangan masa depan. VSM menampilkan semua langkah penting dalam proses tertentu dan mengkuantifikasi waktu dan volume yang diambil pada setiap tahap. Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan perangkat lunak khusus atau dalam format Excel dan Word.
8. Total Quality Management (TQM) – TQM berfokus pada pencapaian kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan. Fokus dari teknik ini ada pada kepemimpinan yang baik, kualitas, mengutamakan pelanggan, pelatihan kerja, dan koreksi kesalahan yang konstan.
9. Kanban – Kanban adalah alat visualisasi alur kerja yang menyatukan unit bisnis, manajemen, dan karyawan untuk meningkatkan proses bisnis.
10. Process mapping – Teknik visualisasi lain yang membantu organisasi dalam memetakan rencana untuk perbaikan proses. Kita dapat membuat diagram alir yang memvisualisasikan informasi penting tentang alur kerja proses.

Baca Juga: Apa itu Radical Innovation?

Beberapa dari Sahabat Wirausaha mungkin berpendapat bahwa process improvement terlalu kompleks dilakukan untuk bisnis skala kecil, terlebih dengan minimnya kompleksitas masalah pada UMKM dibanding dengan kompleksitas masalah pada bisnis skala besar. Namun, bukan berarti UMKM tidak memerlukan perbaikan proses sama sekali.

Baca Juga: Cara Mendorong Kreativitas Dalam Berbisnis

Sahabat Wirausaha pasti menginkan bisnis untuk selalu bertumbuh dan berkembang, oleh sebab itu perbaikan proses diperlukan untuk menjaga kualitas dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan. Sahabat Wirausaha dapat melakukan perbaikan proses yang disesuaikan dengan kebutuhan usaha secara sederhana dengan teknik-teknik process improvement.

Referensi:

1. Creatio.com
2. Reliableplant.com