UKM Indonesia

Job Description


Sumber : employsure

Di sebuah koloni semut, pembagian kerja lumrah dilakukan agar setiap kelompok semut fokus dan efektif mengerjakan tugas di posnya masing-masing. Ada semut pekerja yang bertugas bergerilya mencari dan mengumpulkan makanan, ada semut tentara yang bertugas menjaga sarang, dan ada semut ratu yang bertugas dalam menjaga kelangsungan hidup koloni semut.

Bayangkan jika semua semut melakukan tugas sebagai tentara, siapa yang akan mencari makan? Dan bayangkan jika semua semut bertugas sebagai pekerja, siapa yang akan menjaga sarang ketika ada serangan predator?

Baca Juga: Apa itu Struktur Organisasi?

Pembagian tugas pada koloni semut menjelaskan pentingnya sebuah pendelegasian tanggung jawab spesifik dalam sebuah organisasi. Demikian halnya pada sebuah organisasi atau perusahaan, pembagian tugas dimaksudkan agar setiap individu mengerjakan tugas secara fokus dan terarah sehingga lebih cepat mencapai tujuan organisasi.

Kamus bisnis kali ini akan membahas tentang Job Description. Mengapa suatu usaha harus membuatnya? dan apa manfaatnya? Sahabat Wirausaha wajib baca artikel Kamus Bisnis ini yah untuk mengetahuinya.

Baca Juga: Cerita Inspirasi Djampi Sayah


Definisi

Job Description atau deskripsi kerja adalah penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan (Mathis, 2006). Dalam job description terdapat uraian-uraian mengenai tugas yang harus dilaksanakan oleh karyawan sesuai dengan posisi jabatannya.

Fungsi dari job description yaitu memberikan arahan tentang tanggung jawab yang harus dilaksanakan seorang karyawan. Karyawan harus mengetahui apa saja rincian tugasnya untuk meminimalisir terjadinya kesalahan yang dibuat.

Baca Juga: Apa itu Aptitude Test?


Manfaat Membuat Job Description

Pelaku Usaha Kecil dan Menengah (UKM) sudah pasti berkutat dengan urusan bisnis, mulai dari proses produksi, distribusi, pemasaran, pengelolaan keuangan, melayani konsumen, dan sebagainya. Ketika usaha masih berskala mikro, mungkin pelaku usaha bisa menjalankan dan mengontrol bisnisnya seorang diri.

Ketika skala usaha bertambah semakin besar, beban pekerjaan pun akan semakin meningkat sehingga pelaku UKM tidak mampu lagi mengerjakan tugas dan tanggung jawab seorang diri. Untuk menopang beban pekerjaannya, pelaku usaha harus mau mendelegasikan pekerjaannya kepada orang lain. Jika tidak, usaha yang ia jalani tidak dapat melaju dan bertumbuh karena sudah pasti pelaku usaha punya keterbatasan untuk memperhatikan dan mengelola semua urusan dalam perusahaan.

Baca Juga: Apa itu Accesion Rate?

Merekrut karyawan adalah solusi yang dapat dilakukan agar beban pekerjaan yang menjadi tanggung jawab pemilik usaha berkurang. Melalui perekrutan artinya kita siap mendelegasikan pekerjaan yang sebelumnya kita lakukan seorang diri ke orang lain.

Agar pekerjaan yang didelegasikan dapat berjalan sesuai ekspektasi, kita perlu membuat deskripsi pekerjaan atau job description untuk karyawan, apa saja yang harus ia kerjakan dan berada dalam lingkup tanggung jawabnya. Deskripsi pekerjaan ini harus disampaikan sejelas-jelasnya hingga karyawan paham dan menjalani sesuai arahan yang diberikan. Dengan begitu kesalahan yang mungkin dilakukan dapat terminimalisir.

Baca Juga: Lima UKM yang Sukses Membangun Sustainable Business

Bagi pemilik usaha, job description diperlukan untuk menghindari tumpang tindih pekerjaan sehingga pembagian kerja antar karyawan berjalan lebih efektif. Adanya pembagian tugas juga memudahkan pemilik usaha memonitor dan mengevaluasi kinerja setiap karyawan.


Bagaimana Membuat Job Description ?

Langkah pertama untuk membuat job description yaitu menentukan apa saja posisi-posisi yang diperlukan untuk didelegasikan kepada karyawan. Mari umpamakan saat ini kita memiliki bisnis pakaian dan berjualan melalui toko online. Karena usaha semakin besar dan jumlah pembeli semakin meningkat, kita akan mendelegasikan pekerjaan kepada seorang karyawan pengelola media sosial dan seorang karyawan operasional penjualan, maka deskripsi pekerjaannya adalah sebagai berikut :

Job Description

Admin Media Sosial

Operasional Penjualan

  1. Memposting konten di media sosial 2x/hari pada pukul 10 pagi dan 4 sore.
  2. Mengelola akun media sosial toko online seperti mengupload foto barang dan sebagainya.
  3. Menjawab pertanyaan calon pembeli, baik di akun media sosial dan melalui kontak Whatsapp.
  4. Mencatat pesanan dan memverifikasi transfer yang masuk dari pembeli.
  1. Berkoordinasi dengan admin media sosial untuk memproses pesanan yang masuk.
  2. Melakukan pengemasan pesanan.
  3. Memproses pesanan ke ekspedisi.
  4. Mencatat semua jenis dan harga barang yang terjual.

Uraian pekerjaan itu memudahkan kita sebagai pemilik usaha untuk menjelaskan tugas dan tanggung jawab apa yang harus dikerjakan oleh karyawan. Pendelegasian pekerjaan itu tentunya disertai dengan pengawasan dan evaluasi untuk memastikan karyawan sudah mengerjakan dengan benar sesuai dengan arahan yang diberikan.

Baca Juga: Ragam Jenis Endorser Dalam Pemasaran Digital

Perusahaan yang berskala lebih besar umumnya memiliki jumlah karyawan yang banyak dengan tanggung jawab yang lebih beragam. Bahkan untuk proses perekrutan karyawan sendiri, sebuah perusahaan sudah mendelegasikan tugas tersebut kepada seorang manajer karyawan.

Seperti koloni semut yang diceritakan pada paragraf awal artikel ini, pembagian tugas dan tanggung jawab diperlukan agar suatu organisasi memiliki pembagian kerja yang terarah. Adanya pembagian tugas sejatinya bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar sistem yang terbentuk sehingga organisasi dapat mencapai tujuan-tujuannya secara efektif. Hal itu juga berlaku pada sebuah usaha. Semakin besar skala usaha, semakin harus melakukan delegasi pekerjaan dengan tugas dan tanggung jawab yang beragam.

Baca Juga: Apa itu Employee Background?

Bagi pemilik usaha yang merasa beban pekerjaannya semakin besar dan sudah saatnya mendelegasikan pekerjaan, sebaiknya perlu merinci job description bagi karyawan. Hal ini diperlukan agar karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas serta meminimalisir tumpang tindih pekerjaan yang dapat memicu sumber konflik antar karyawan dalam perusahaan.

Itulah pentingnya Job Description bagi suatu usaha. Pastikan dalam berbisnis, kita sudah memiliki pembagian kerja yang jelas dan terstruktur supaya masing-masing karyawan memiliki peran yang efektif mendukung perkembangan usaha. Jika karyawan kita bekerja dengan efektif dan produktif, pasti usaha kita juga cepat naik kelas!

Referensi:

Mathis, R.L. & J.H. Jackson. 2006. Human Resource Management: Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.

Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: