Tips Tentukan Supplier Bahan Baku - Tahun 2017 lalu, sebanyak 2,5 juta unit android Samsung Galaxy Note 7 mendadak harus ditarik dari peredaran pasar. Penyebabnya adalah keluhan overheat, atau panas berlebih, yang menyebabkan baterai produk ini bisa meledak secara tiba-tiba. Usut punya usut, akar masalahnya ternyata ada pada kesalahan desain dan manufaktur dari pemasok (supplier) baterai dari gawai tersebut. Buntut dari masalah ini, brand Samsung ditaksir mengalami kerugian hingga 5 miliar US dollar, alias sekitar 75,8 triliun rupiah.

Melalui peristiwa tadi, kita belajar bahwa menentukan supplier bahan baku untuk produk tidak bisa dilakukan secara asal. Sebagai pengusaha, kita harus memahami pentingnya memilih supplier yang menghemat waktu dan biaya, mendukung inovasi, dan melayani dengan baik. Namun, mungkin banyak yang masih belum paham, bagaimana cara menentukan pemasok yang tepat untuk usaha kita?

Yuk kita bahas jawabannya pada artikel ini, yang dirangkum dari Agenda Kopi Darat Daring Juni Bersama ukmindonesia.id: Tips dalam Menentukan Supplier Bahan Baku. Agenda ini dibawakan oleh Acep Nugraha sebagai owner & co-founder dari “Pawon Narasa” yang memproduksi aneka cookies dan kue tradisional khas Indonesia. Silakan disimak ya!

Tips Pertama: Definisikan Kebutuhan Bisnis

Dalam menentukan supplier yang tepat bagi bisnis, kita perlu mempelajari beberapa tipsnya agar menghasilkan kerja sama yang menguntungkan dan berkelanjutan, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan Spesifikasi yang berdampak pada Kualitas

Penentuan spesifikasi produk sangat penting di awal penentuan supplier, yang akan berdampak pada kualitas produk akhir yang akan dipasarkan. Jadi, kita tidak bisa sembarangan dalam memilih supplier. Contohnya, kalau untuk kasus produksi di bidang makanan biasanya akan menyangkut soal kualitas. Maka dari itu, kita memerlukan validasi untuk kualitas tersebut berupa kegiatan sertifikasi yang dilakukan untuk produk makanan tersebut. Beberapa contohnya adalah sertifikasi PRT, HACCP, BPOM, dan SNI.

2. Menentukan Kuantitas Bahan Baku

Selanjutnya, kita harus menentukan kuantitas atau jumlah kebutuhan dari bahan baku yang kita cari. Hal ini akan berkaitan langsung dengan harga yang ditawarkan oleh supplier dan harga jual produk. Kuantitas ini bisa kita cari tahu dengan melakukan pencatatan dalam tiap satu siklus produksi. Misalnya, pelaku usaha memproduksi 1.000 pcs makanan eggroll untuk 4 varian dalam sebulan.

Baca Juga: Mulai 1 Juli, UMKM Bisa Cek Harga Bahan Baku Pangan Secara Mandiri

3. Menentukan Waktu untuk Jadwal Produksi & Pengiriman (Delivery)

Penentuan dalam membeli bahan baku ini sangat penting agar tidak mengganggu jadwal produksi kita. Selain itu, pengiriman bahan baku juga perlu diatur jadwalnya agar siklus produksi dan kegiatan stok bahan baku bisnis kita tetap berjalan secara efektif.

4. Mendapatkan Layanan yang Terbaik dari Supplier

Sama seperti poin sebelumnya, dari segi pelaku usaha kita juga sangat memerlukan layanan pelanggan dari supplier untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Misalnya pelayanan terkait ketentuan retur barang jika tidak sesuai pesanan, verifikasi pemesanan yang simpel, dan lainnya.

Tips Kedua: Evaluasi Pemasok yang Potensial untuk Keberlanjutan

Setelah menentukan kebutuhan, tahap berikutnya adalah riset atau “mencari tahu” lewat evaluasi pemasok/supplier yang potensial untuk diajak kerja sama secara berkelanjutan. Biasanya, pemasok tersebut lebih mudah didapatkan dari komunitas sesama pengusaha, agar bisa menjalin relasi dan saling bertukar informasi untuk pengembangan bisnis. Adapun beberapa poin dalam evaluasi ini adalah sebagai berikut:

1. Spesifikasi: Melakukan Sertifikasi dan Uji Coba Bahan

Sesuai dengan poin identifikasi sebelumnya, setelah melakukan kegiatan sertifikasi kita bisa melakukan uji coba bahan untuk produk yang ditawarkan. Misalnya untuk produk kue dari “Pawon Narasa”, biasanya makanan ini sangat bergantung dengan bahan baku telur. Kebetulan telur memiliki fluktuasi harga yang sangat tinggi.

Dari fluktuasi tersebut, kita bisa mencari alternatif lain yaitu menggunakan powder egg, di mana telurnya sudah berbentuk tepung. Setelah diuji coba, rasanya pun tidak kalah enak dengan kue yang menggunakan telur pada umumnya. Jadi powder egg ini bisa menjadi salah satu solusi untuk bahan produk tersebut, selama tetap relevan dengan produk kue atau makanan yang akan ditawarkan.

2. Kapasitas Produksi: Melakukan Jadwal Produksi dan Pengiriman

Selanjutnya, kita harus pastikan juga kapasitas produksi ke supplier, karena ada kaitannya dengan jadwal produksi yang telah dibuat. Amati juga dari kapasitas produksi supplier sejenis/kompetitor, sebagai acuan atau pembanding. Jika kita memang membutuhkan bahan baku yang lebih banyak, kita dapat menghubungi supplier “alternatif” tersebut untuk menyediakan bahan baku yang dibutuhkan dan memproses pengirimannya.

Baca Juga: Good Manufacturing Practices, Pedoman Produksi Pangan Olahan yang UMKM Perlu Ketahui

3. Sistem Produksi untuk Produk Pre-Order

Sistem produksi sangat penting juga kita tanyakan ke supplier, untuk mencegah terjadinya miss komunikasi atau kesalahpahaman antar kedua belah pihak. Misalnya, kita memesan kemasan pouch ke supplier. Awalnya kita mengira pembuatan kemasan pouchnya sudah modern atau memakai mesin, namun ternyata supplier tersebut membuatnya dengan cara manual dan memakan waktu yang cukup lama. Bahkan, ada juga yang harus menunggu 2 minggu karena memakai sistem pre order. Maka dari itu, perlu dipastikan sistem produksi apa yang digunakan oleh supplier.

4. Membangun Reputasi: Media Sosial, Website, dan Pelanggan

Di dunia digital, reputasi ini sangat berpengaruh dari umpan balik seperti feedback atau review yang ditujukan pada supplier dan usaha kita. Jika kita bekerja sama dengan supplier yang mendapatkan feedback kurang baik (misalnya pelayanannya kurang ramah), kita perlu antisipasi agar jangan sampai terjadi juga dengan kita. Implementasinya bisa melalui pelayanan yang optimal, baik melalui media sosial ataupun website.

5. Nilai Tambah (Value Proposition)

Evaluasi nilai tambah juga diperlukan agar hubungan kita dengan supplier bisa berkelanjutan, misalnya dengan membagikan cerita dari produk yang ditawarkan kepada pelanggan. Seperti produk dari “Pawon Narasa” yaitu eggroll singkong yang menggunakan tepung sejenis mocaf (modified cassava flour) atau tepung singkong yang telah dimodifikasi. Jadi, tepungnya lebih terstruktur dan aroma singkongnya tidak terlalu menyengat.

Nilai tambah yang menarik dan bisa diceritakan juga misalnya tepung tersebut dibuat dari singkong yang ditanam di bekas lahan tambang di pulau Bangka Belitung. Cerita dari produk tersebut bahwa tepungnya diperoleh dari Bangka Belitung, tepatnya di bekas lahan tambang dibuat agar menginspirasi pelanggan bahwa eggroll singkongnya dibuat dari pemberdayaan lahan yang dikelola secara optimal.

6. Aspek Legal dalam Usaha / Keuangan

Terakhir, upayakan juga agar supplier kita berbentuk badan usaha (PT atau CV) agar kita memiliki kesan yang baik terhadap mereka. Selain itu, hal ini juga membuktikan bahwa mereka punya aspek legalitas usaha yang kuat.

Tips Ketiga: Negosiasi

Proses berikutnya, setelah mempersiapkan definisi dan meriset pemasok yang potensial, kita bisa masuk ke tahap negosiasi dengan suppliernya, yang dirangkum dalam poin-poin berikut:

• Lakukan Persiapan Biaya dan Kredibilitas: Tanpa persiapan yang baik, proses negosiasi akan memakan biaya yang lebih besar. Maka dari itu, persiapkan anggaran biaya dengan supplier agar kredibilitas usaha terlihat baik dan mereka mau bekerja sama dengan kita.
• Aktif Mendengar, Good Negotiators are Detective: Saat bernegosiasi, kita harus aktif mendengar sebagai negosiator yang berjiwa “detektif”. Maksudnya, kita harus mampu mendengarkan dari segala arah, baik dari sisi supplier ataupun dari sisi konsumen.
• Sabar dan Mau Berkompromi: Dua hal ini perlu dilakukan dalam rangka mencari solusi alternatif yang tepat bagi kebutuhan bisnis. Misal seperti pada poin sebelumnya, karena bahan baku telur mengalami fluktuasi, “Pawon Narasa” akhirnya menggunakan powder egg.
• Saling Menghormati dan Bersikap Ramah: Sikap ini perlu diterapkan dengan para mitra supplier, namun jangan sampai sikap ini “melemahkan” posisi kita sebagai owner bisnis. Kedua belah pihak tetap perlu menjaga integritasnya demi terjalinnya kerja sama yang optimal.
• Jujur: Solusi yang Tepat dan Mendasar: Yang terakhir, nilai kejujuran sangat penting diterapkan saat bernegosiasi dengan supplier. Bersikap apa adanya dan terbuka, akan menimbulkan kepercayaan sehingga setiap masalah bisa dicarikan solusinya.

Dalam hubungan kerja dengan mitra bisnis kita, yaitu supplier, negosiasi ini sebenarnya bertujuan untuk mendapatkan hakikat “win-win solution”. Jadi, tidak ada yang sifatnya kemenangan mutlak, juga tidak ada kondisi kita menang atau mereka kalah. Melalui tujuan win-win solution, kedua belah pihak bisa menghasilkan hubungan yang lebih panjang ke depannya.

Baca Juga: Pemetaan Proses Produksi Dalam Usaha

Tips Keempat: Melakukan Manajemen Hubungan dengan Supplier

Terakhir, setelah kita mendapatkan supplier melalui proses negosiasi tentunya kita perlu juga menjaga hubungan kita dengan supplier tersebut. Adapun caranya bisa melalui komunikasi yang terbuka dan menjaga kolaborasi yang sudah ada. Jangan lupa juga untuk terus melakukan monitor kinerja dari supplier dengan salah satu indikator yang bernama “SMART”, yaitu:

• Specific : Perumusan tujuan bisnis yang spesifik
• Measurable : Target yang terukur dengan kriteria tertentu
• Attainable : Dapat dieksekusi secara realistis
• Relevant : Tetap sejalan dengan visi dan misi bisnis
• Timely : Memiliki periode waktu tertentu

Dalam menentukan supplier bahan baku, riset dan referensi yang tepat bisa membantu kita untuk mendapatkan “kandidat” supplier yang cocok bagi bisnis. Selain itu, jangan ragu untuk bergabung di komunitas sesama pelaku usaha, serta menjaga komunikasi yang baik dengan mereka untuk saling bertukar informasi demi pengembangan bisnis yang berkolaborasi. Selamat Mencoba!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.