Cara Mencari Staf Administrasi - Sahabat Wirausaha, dalam menjalankan sebuah bisnis atau usaha tentunya kita tidak bisa melakukan semuanya sendiri ya. Hal ini dikarenakan seiring dengan berkembangnya usaha, maka dibutuhkan pula tenaga tambahan agar mampu menyesuaikan dengan permintaan atau pesanan dari konsumen kita.

Maka dari itu, idealnya kita memerlukan staf atau karyawan untuk mendukung jalannya kegiatan bisnis. Dilansir dari Katadata.co.id, ada beragam jenis staf administrasi yang biasa dibutuhkan dalam bisnis, seperti administrasi lingkungan, administrasi keuangan atau bendahara, hingga staf administrasi publik yang umum diperlukan bagi sebuah bisnis.

Namun, sama seperti proses pencarian kandidat lainnya, mencari dan memilih staf admin yang tepat tentu tidak mudah dikarenakan persaingan yang ketat. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dijelaskan beberapa tips tentang cara mencari dan memilih staf admin yang tepat untuk perusahaan. Silahkan disimak ya!

Cara Memilih Staf Administrasi, Kenali 5 Kriteria Pentingnya

Secara umum, staf admin atau staf administrasi adalah suatu posisi pekerjaan yang bertugas untuk mengorganisir dan memastikan setiap pekerjaan administratif di perusahaan berjalan dengan lancar. Sesuai namanya, seorang staf admin juga umumnya akan berada dalam lingkup pengurusan administrasi seperti dokumen, input data, surat-menyurat, mengatur jadwal/agenda, dan lainnya. Berikutnya, sebagai staf admin yang dibutuhkan bagi bisnis tentunya harus memiliki kualifikasi yang telah ditentukan.

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik dan Efektif

Skill atau keterampilan yang diperlukan oleh staf admin yang pertama adalah kemampuan berkomunikasi yang baik secara verbal/lisan maupun tulisan. Seorang staf admin wajib memiliki kemampuan berbahasa yang efektif ketika berkomunikasi dengan berbagai pihak seperti pihak internal perusahaan, eksternal (partner/mitra), maupun pada saat membuat surat resmi. Kemampuan ini dapat memudahkan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan apabila dilakukan dengan baik.

2. Kemampuan Berorganisasi di Lingkungan Kerja

Karena umumnya staf administrasi akan berurusan dengan tugas-tugas administrasi, maka kemampuan berorganisasi menjadi salah satu kualifikasi yang penting untuk dijadikan standar. Tugas-tugas tersebut misalnya mengelola agenda rapat hingga pengarsipan dokumen. Hal ini dikarenakan tugas yang dikerjakan tidak sepenuhnya dilakukan secara individu, melainkan membutuhkan kerja sama serta koordinasi dengan rekan kerja bahkan atasan di perusahaan tersebut.

3. Kemampuan Berkolaborasi dengan Rekan Kerja

Sebagai staf administrasi, kualifikasi ini sangat diperlukan dalam membantu proses administrasi beragam jenis pegawai atau karyawan di perusahaan. Sama seperti poin sebelumnya, mulai dari manajer atau atasan hingga pegawai atau rekan kerja dari departemen lain pasti akan berhubungan erat dengan staf admin.

Oleh karena itu, kolaborasi antar keduanya sangat dibutuhkan agar proses administrasi yang dikerjakan dapat berjalan dengan lancar. Misalnya, mengurus surat perjalanan untuk manajer ke luar kota (atau business trip) serta pemrosesan dokumen tertentu bagi para pegawai.

4. Kemampuan Manajemen Waktu yang Baik dan Bisa Multitasking

Seperti yang kita ketahui sebelumnya, bahwa pekerjaan sebagai staf admin sangat beragam jenisnya. Oleh karena itu, staf admin harus memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu pula. Hal Ini sangat penting demi kelancaran kegiatan atau agenda di perusahaan, karena jika kegiatannya tertunda atau tidak terkoordinasi dengan baik maka bisa merugikan pihak yang terlibat di dalamnya.

Selain manajemen waktu yang baik, staf admin juga dituntut untuk mampu bekerja secara multitasking, yaitu mengerjakan pekerjaan yang berbeda dalam satu waktu. Contohnya, menerima panggilan telepon sambil mengetik informasi yang disampaikan oleh penelepon.

5. Kemampuan dalam Mengoperasikan Peralatan Administrasi

Dalam menjalankan tugasnya, seorang staf admin tentunya memerlukan beberapa fasilitas atau sarana peralatan yang dapat menunjang pekerjaannya. Maka dari itu, sebagai staf admin diperlukan keahlian dalam mengoperasikan perangkat keras untuk mengerjakan kegiatan administrasi seperti komputer untuk mengetik dokumen/surat, serta perangkat lunak seperti MS. Excel untuk mengolah data angka, mengelola penyimpanan/storage data atau file penting perusahaan, dan sebagainya.

7 Tips Mencari Staf Administrasi yang Tepat bagi Bisnis

Sahabat Wirausaha, ada beberapa tips penting untuk menemukan tips administrasi yang tepat bagi bisnis kita, yaitu:

1. Menentukan Kriteria yang Dibutuhkan

Sebelum mencari karyawan untuk posisi staf admin, sebaiknya Sahabat Wirausaha menentukan terlebih dahulu kriteria yang dibutuhkan. Buatlah daftar kriteria yang jelas dan spesifik seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan teknis, serta keterampilan interpersonal atau secara dua arah jika diperlukan. Hal ini dapat membantu dalam proses sortir calon staf admin yang tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

2. Menggunakan Sumber Daya yang Tepat

Ada banyak sumber daya atau sarana yang dapat digunakan untuk mencari staf admin, seperti situs web atau platform lowongan kerja (loker), perusahaan perekrutan atau outsourcing, serta media sosial. Namun, sebelum memilih sumber daya tersebut, pastikan agar dapat dicocokkan dengan kriteria yang telah ditetapkan. Jika perusahaan memiliki jaringan atau koneksi karyawan yang luas, kita juga dapat meminta referensi dari karyawan saat ini atau mantan karyawan yang dapat merekomendasikan calon staf admin.

3. Melakukan Seleksi dan Wawancara yang Cermat

Setelah mendapatkan calon staf admin, jangan langsung memutuskan untuk merekrutnya. Lakukan seleksi yang cermat dengan mengevaluasi kualifikasi, pengalaman kerja, dan keterampilan interpersonal mereka. Selain itu, proses wawancara atau interview terhadap calon staf admin perlu dilakukan secara cermat dan teliti. Hal ini dilakukan untuk mengetahui lebih banyak tentang latar belakang, kemampuan teknis, dan pengalaman mereka dalam pekerjaan sebelumnya.

4. Menilai Keterampilan Interpersonal

Sama seperti pembahasan sebelumnya. staf admin biasanya akan bekerja dengan banyak orang dalam perusahaan, seperti manajer, rekan kerja/pegawai, hingga pelanggan. Keterampilan interpersonal ini, di mana terjadi interaksi secara dua arah antara banyak pihak sangat diperlukan dalam pekerjaan ini. Pastikan calon staf admin yang dipertimbangkan memiliki keterampilan komunikasi yang baik, dapat bekerja dalam tim, dan mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja yang dapat berubah sewaktu-waktu.

5. Mengecek Referensi Kerja yang Dilampirkan

Kemudian, sebelum merekrut calon staf admin pastikan juga untuk melakukan pemeriksaan referensi kerja dari calon kandidat jika ada/dilampirkan. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa calon karyawan memiliki latar belakang pekerjaan yang baik. Dari referensi ini kita dapat melihat track record atau riwayat pekerjaan mereka, kualifikasi pendidikan, serta catatan kepolisian jika diperlukan.

6. Memberikan Tes Kerja

Selanjutnya, setelah melakukan pengecekan dan wawancara terhadap calon staf admin kita juga dapat memberikan tugas uji coba terkait dengan pekerjaan administratif yang dijalankan. Tugas ini dapat membantu penilaian kemampuan calon kandidat serta menjadi tolok ukur dalam kelulusan rekrutmen. Misalnya, calon kandidat dites untuk mengurus dokumen surat tugas untuk manajer, mengelola database karyawan untuk periode tertentu, dan sebagainya.

7. Memberikan Pelatihan

Setelah berhasil merekrut staf admin yang tepat, apabila memungkinkan perusahaan bisa memberikan pelatihan dan pengembangan terkait skill atau kemampuan yang diperlukan. Hal ini bertujuan agar mereka dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Misalnya, perusahaan dapat menyediakan pelatihan keterampilan teknis (mengurus dokumen, mengelola data, dan lainnya) dan keterampilan interpersonal (kemampuan berkomunikasi, negosiasi, dan lainnya) agar karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan optimal.

Manfaat Memilih Staf Administrasi yang Tepat bagi Bisnis

Jika dilihat secara sekilas, peran dan tugas staf administrasi mungkin terlihat cukup umum dan terkesan repetitif. Akan tetapi, tugas admin ternyata sangat berpengaruh bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan admin memegang peranan penting dalam bisnis, perusahaan, maupun organisasi. Tanpa staf admin, kegiatan di tiap divisi atau departemen pada perusahaan bisa terkendala akibat tidak ada yang mengelola.

Selain itu, terdapat 3 (tiga) alasan mengapa perusahaan dari skala kecil hingga besar memerlukan staf admin, di antaranya:

1. Membangun Koneksi atau Jaringan Sosial

Dalam menjalankan tugasnya, admin juga berkomunikasi dengan karyawan lain ketika menjadwalkan agenda rapat (meeting) atau memastikan ketersediaan perlengkapan kantor. Maka, dari tugas tersebut staf admin dapat berperan untuk membangun hubungan baik dengan berbagai karyawan di tiap departemen. Hubungan antar departemen dan divisi bisa terjalin dengan lebih kuat, serta kolaborasi juga dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

2. Menjamin Keamanan Data Perusahaan

Seorang staf admin juga turut bertanggung jawab dalam menyimpan data penting perusahaan, seperti laporan keuangan, rahasia transaksi, serta informasi klien. Melalui tugasnya, admin juga turut berperan dalam melindungi perusahaan dari ancaman pihak luar maupun pelanggaran hukum. Data-data tersebut dapat diarsipkan dan dikelola admin secara tertutup dan terbatas, sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengaksesnya ketika dibutuhkan.

3. Membantu Pekerjaan Para Direksi

Pada suatu perusahaan, jajaran direksi memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam menjalankan bisnis. Oleh karena itu, mereka tidak dapat melakukan tugasnya sendiri, termasuk para bawahannya seperti manajer, supervisor, atau lainnya.

Kehadiran seorang staf administrasi akan sangat membantu mereka, seperti menjadwalkan agenda rapat atau kunjungan, mempersiapkan ruangan untuk pertemuan dengan klien, dan lainnya. Maka, kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan lancar dari tugas yang dilakukan oleh staf admin.

***

Dalam mencari dan memilih staf admin yang tepat, tentunya membutuhkan waktu dan serangkaian proses yang harus dijalankan. Namun, sejatinya hal tersebut dapat memberikan hasil yang optimal pula bagi perkembangan perusahaan. Sebagai calon staf admin, mereka perlu memiliki kualifikasi dan kemampuan tertentu untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Melalui tips-tips di atas, semoga kita juga bisa mendapatkan kandidat terbaik dalam usaha ya, Sahabat Wirausaha. Salam sukses selalu.

Referensi : MyRobin.id, Prosple