Panduan Membuat Pembukuan Sederhana – Sebagai pelaku Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM), kamu pasti sibuk mengurus banyak hal, mulai dari produksi, pemasaran, hingga pelayanan pelanggan. Di tengah kesibukan itu, pembukuan mungkin terasa seperti tugas tambahan yang rumit dan memakan waktu.

Namun, tahukah kamu kalau pembukuan yang rapi adalah salah satu kunci penting untuk memahami kesehatan finansial bisnismu? Dengan pembukuan yang baik, kamu bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat. Kita memahami tantangan ini, karena itu artikel ini membahas panduan membuat pembukuan sederhana yang praktis dan mudah diikuti. Yuk, simak bersama!

1. Pahami Tujuan dan Manfaat Utama Pembukuan

Sebelum mulai mencatat angka-angka, penting sekali untuk kamu pahami dulu mengapa pembukuan ini begitu penting. Ini bukan sekadar formalitas atau kewajiban yang membosankan. Pembukuan adalah fondasi untuk kesehatan finansial usaha. 

Jika memiliki catatan keuangan yang teratur, kamu bisa mengetahui secara pasti berapa laba atau rugi yang dihasilkan bisnis dalam periode tertentu. Kamu juga bisa mengontrol arus kas dengan lebih baik, melihat ke mana saja uangmu keluar dan dari mana sumber pemasukan utamamu. 

Informasi ini menjadi dasar yang kuat saat kamu perlu mengambil keputusan penting, misalnya apakah sudah saatnya menambah stok barang, berinvestasi pada alat baru, atau bahkan mengajukan akses modal ke lembaga keuangan.

Baca Juga: Mengapa Bisnis Membutuhkan Dana Darurat, dan Bagaimana Cara Mempersiapkannya?

2. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis Secara Tegas

Ini adalah salah satu kesalahan umum yang sering dilakukan UMKM pemula: mencampuradukkan keuangan pribadi dengan keuangan bisnis. Mungkin kelihatannya sepele, tapi dampaknya bisa besar. Ketika uang pribadi dan bisnis tercampur, akan sangat sulit melacak kinerja keuangan bisnismu secara akurat. 

Kamu akan bingung mana pengeluaran untuk kebutuhan rumah tangga dan mana yang untuk operasional usaha. Oleh karena itu, langkah penting dalam panduan membuat pembukuan sederhana adalah membuat rekening bank terpisah khusus untuk bisnis. Semua transaksi bisnis, baik pemasukan maupun pengeluaran, harus melalui rekening ini. 

Dengan pemisahan yang jelas, kamu akan lebih mudah memantau arus kas bisnis, menghitung keuntungan, dan tentunya, membuat laporan keuangan yang lebih bisa diandalkan. Ini juga akan sangat membantu jika suatu saat kamu membutuhkan audit atau ingin mengajukan pinjaman usaha.

3. Simpan Semua Bukti Transaksi dengan Rapi

Setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnismu harus didukung oleh bukti yang sah. Bukti transaksi ini bisa berupa nota pembelian, kwitansi pembayaran, invoice penjualan, bukti transfer bank, atau struk belanja. 

Mengapa ini penting? Karena bukti transaksi adalah dasar dari pencatatan. Tanpa bukti, catatanmu bisa diragukan kebenarannya. Bayangkan jika ada pemeriksaan pajak atau kamu berselisih dengan supplier, bukti transaksi inilah yang akan menjadi penyelamatmu. Jadi, biasakan untuk selalu meminta dan menyimpan semua bukti transaksi.

Kamu bisa menyimpannya dalam map khusus yang diurutkan berdasarkan tanggal atau jenis transaksi. Di era digital ini, kamu juga bisa memfoto dan memindai bukti-bukti tersebut serta menyimpannya secara digital di cloud storage agar lebih aman dari risiko hilang atau rusak. Ini adalah bagian tak terpisahkan dari panduan membuat pembukuan sederhana yang disiplin.

4. Pilih Metode Pencatatan yang Paling Sesuai untuk Bisnis

Ada beberapa metode pencatatan yang bisa kamu pilih, sesuaikan dengan skala bisnis dan kenyamananmu. Untuk kamu yang baru memulai dan transaksinya belum terlalu banyak, pencatatan manual menggunakan buku kas sederhana mungkin sudah cukup. Kamu bisa membeli buku kas di toko alat tulis, lalu mencatat semua pemasukan di satu sisi dan pengeluaran di sisi lain.

Alternatif lain yang lebih modern adalah menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Kelebihannya, kamu bisa menggunakan formula untuk perhitungan otomatis dan datanya lebih mudah diolah. Jika bisnis sudah mulai berkembang dan transaksinya lebih kompleks, mempertimbangkan penggunaan software akuntansi sederhana bisa menjadi pilihan yang bijak.

Banyak software akuntansi yang dirancang khusus untuk UMKM, beberapa bahkan menawarkan versi gratis atau dengan biaya langganan yang terjangkau. Pilihlah metode yang paling mudah dan bisa kamu jalankan secara konsisten.

Gabung jadi Member ukmindonesia.id buat update terus info seputar UMKM dan peluang usaha!

5. Buat Pos-Pos Keuangan yang Relevan

Agar catatan keuanganmu lebih terstruktur dan mudah dianalisis, kamu perlu membuat daftar akun atau pos-pos keuangan. Sederhananya, ini adalah pengelompokan untuk setiap jenis transaksi. Untuk pemasukan, misalnya, kamu bisa membuat pos "Penjualan Produk A", "Penjualan Produk B", atau "Pendapatan Jasa". 

Untuk pengeluaran, contohnya bisa "Pembelian Bahan Baku", "Biaya Kemasan", "Biaya Listrik dan Air", "Biaya Transportasi", "Biaya Pemasaran", atau "budget Gaji Karyawan". Dengan mengelompokkan transaksi seperti ini, kamu akan lebih mudah melihat pos mana yang memberikan pemasukan terbesar dan pos pengeluaran mana yang paling banyak menyedot dana.

6. Lakukan Pencatatan Transaksi Secara Konsisten 

Kunci utama dari pembukuan yang akurat adalah konsistensi. Jangan menunda-nunda pencatatan transaksi. Idealnya, setiap kali ada transaksi, baik itu uang masuk maupun uang keluar, segera catat. Jika tidak memungkinkan, luangkan waktu setiap hari atau paling tidak setiap akhir pekan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi.

Catatlah secara kronologis, yaitu berdasarkan urutan tanggal terjadinya transaksi. Ini akan memudahkanmu dalam melacak riwayat keuangan dan menyusun laporan keuangan nantinya. Jika kamu menunda pencatatan terlalu lama, ada risiko transaksi terlupa atau bukti transaksi hilang, yang tentunya akan mempengaruhi keakuratan pembukuan.

7. Buat Laporan Keuangan Dasar Secara Berkala

Setelah rajin mencatat semua transaksi, langkah selanjutnya dalam panduan membuat pembukuan sederhana adalah menyusun laporan keuangan dasar. Untuk UMKM, ada beberapa laporan sederhana namun penting yang bisa kamu buat.

Pertama, laporan arus kas, yang menunjukkan semua aliran uang masuk dan uang keluar dalam periode tertentu (misalnya, bulanan). Dari sini kamu bisa melihat apakah bisnis memiliki cukup kas untuk operasional.

Kedua, laporan laba rugi, yang menghitung total pendapatan dikurangi total biaya untuk mengetahui apakah bisnis untung atau rugi. Ketiga, neraca sederhana, yang menunjukkan posisi aset (kekayaan), kewajiban (utang), dan modal bisnismu pada titik waktu tertentu. Membuat laporan ini secara berkala, misalnya setiap bulan, akan memberimu gambaran yang jelas tentang kinerja keuangan bisnis.

Baca Juga: 10 Alasan Pentingnya Pengelolaan Aset untuk Keberlangsungan UMKM

8. Manfaatkan Software Akuntansi Sederhana

Di era digital seperti sekarang, banyak teknologi yang bisa memudahkan pekerjaanmu, termasuk dalam hal pembukuan. Jika kamu merasa pencatatan manual atau menggunakan spreadsheet mulai merepotkan seiring berkembangnya bisnismu, pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi sederhana. 

Banyak pilihan software yang dirancang khusus untuk UMKM, dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur yang disesuaikan kebutuhan. Beberapa software bahkan menawarkan fitur otomatisasi, seperti pembuatan laporan keuangan secara instan dan integrasi dengan rekening bank. 

Meskipun mungkin ada investasi awal atau biaya langganan bulanan, penggunaan software bisa sangat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi pembukuan, serta menghemat waktu.

Itulah panduan membuat pembukuan sederhana yang bisa kamu terapkan untuk UMKM-mu. Memang, memulai sesuatu yang baru mungkin terasa berat di awal, tapi percayalah, manfaat yang akan kamu dapatkan dari pembukuan ini sangatlah besar. Dengan memiliki catatan keuangan yang teratur, kamu bukan hanya mendapatkan ketenangan pikiran, tetapi juga memegang kendali penuh atas kesehatan finansial bisnismu. Selamat mencoba!

Jika tulisan ini bermanfaat, silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM.