Pengelolaan kas harian adalah salah satu kunci agar toko kelontong tetap berjalan lancar dan terhindar dari masalah keuangan. Setiap transaksi penjualan maupun pembelian mempengaruhi saldo kas, sehingga pencatatannya harus rapi dan akurat. 

Tanpa sistem yang jelas, uang masuk dan keluar bisa bercampur sehingga menyulitkan penghitungan laba. Dengan menerapkan metode yang tepat, arus kas harian dapat dipantau secara real time, membantu kamu mengambil keputusan bisnis lebih cepat. Berikut 8 langkah yang bisa kamu terapkan sebagai cara mengelola kas harian di toko kelontong agar keuangan selalu terkendali.

1. Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha

Kesalahan umum yang sering terjadi di toko kelontong adalah mencampur uang pribadi dengan uang toko. Kondisi ini membuat pencatatan menjadi kabur dan sulit mengetahui keuntungan sebenarnya. Memisahkan uang bisa dimulai dengan menyediakan kotak kas khusus yang hanya digunakan untuk transaksi toko.

Bila omzet toko sudah cukup besar, sebaiknya buka rekening bank terpisah yang khusus digunakan untuk usaha. Setiap uang hasil penjualan dimasukkan ke rekening tersebut, sementara kebutuhan pribadi diambil dari gaji atau pembagian laba yang sudah dihitung. Langkah ini bukan hanya membuat pencatatan lebih jelas, tetapi juga mempermudah perencanaan keuangan jangka panjang.

Dengan pemisahan ini, kamu akan terhindar dari kebiasaan memakai uang kas toko untuk kebutuhan pribadi secara spontan yang pada akhirnya mengganggu modal usaha. Langkah ini menjadi pondasi penting dalam cara mengelola kas harian di toko kelontong dengan rapi.

2. Mencatat Setiap Transaksi Secara Langsung

Kunci utama dalam cara mengelola kas harian di toko kelontong adalah mencatat semua transaksi begitu terjadi. Baik itu penjualan tunai, pembayaran dari pelanggan, pembelian stok, maupun pengeluaran kecil seperti membeli kantong plastik.

Gunakan buku kas manual jika kamu nyaman dengan cara tradisional, atau manfaatkan aplikasi pencatatan keuangan di ponsel untuk pencatatan otomatis. Aplikasi ini biasanya bisa langsung menjumlahkan pemasukan dan pengeluaran harian tanpa perlu kalkulasi manual.

Kedisiplinan mencatat secara langsung akan mengurangi risiko selisih kas saat tutup toko. Pastikan setiap catatan dilengkapi dengan tanggal, keterangan singkat, dan jumlah nominal. Dengan begitu, ketika melakukan evaluasi mingguan, semua data sudah lengkap dan jelas tanpa perlu mengingat-ingat transaksi yang terlewat.

Baca Juga: Modal Usaha Toko Kelontong Modern : Panduan Lengkap Biar Nggak Boncos di Awal

3. Menentukan Modal Kas Harian

Modal kas harian adalah uang yang disiapkan di awal hari untuk operasional. Misalnya, untuk memberi uang kembalian, membeli stok tambahan mendadak, atau membayar ongkos kirim barang.

Jumlah modal kas ini sebaiknya konsisten setiap harinya, misalnya Rp500.000. Jika ada keperluan tambahan, buat catatan agar penggunaan uang tetap terpantau. Dengan adanya batas modal kas harian, kamu lebih mudah memisahkan antara uang operasional dan hasil penjualan bersih.

Metode ini membantu mencegah kekeliruan seperti mengira semua uang di laci kas adalah keuntungan, padahal sebagian besar adalah modal untuk bertransaksi. Dalam praktik cara mengelola kas harian di toko kelontong, modal kas yang jelas membuat penutupan kas di akhir hari lebih akurat dan mudah dilakukan.

4. Mengatur Jadwal Setoran Penjualan ke Bank

Jika omzet harian cukup besar, sebaiknya uang tunai tidak disimpan di toko hingga malam hari. Menyimpan terlalu banyak uang tunai meningkatkan risiko kehilangan. Tetapkan jadwal setoran, misalnya setiap sore sebelum toko tutup atau pada hari-hari tertentu jika transaksi tidak terlalu ramai.

Kamu bisa menggunakan layanan setoran tunai di mesin cash deposit atau langsung ke teller bank. Bagi yang sudah memiliki rekening bisnis, uang yang disetor bisa langsung tercatat sebagai pendapatan toko. Selain meningkatkan keamanan, langkah ini juga membuat arus kas lebih rapi karena uang penjualan cepat masuk ke rekening resmi usaha.

Dengan penjadwalan yang konsisten, kamu juga dapat memprediksi saldo kas bank dan memanfaatkannya untuk pembayaran ke supplier tanpa perlu mengambil dari kas tunai di toko. Kebiasaan ini menjadi bagian dari cara mengelola kas harian di toko kelontong yang aman.

Baca Juga: Enggak Boleh Asal, Ini 8 Cara Memulai Usaha Warung Kelontong

5. Membuat Laporan Keuangan Harian

Membuat laporan keuangan harian membantu memantau kinerja toko dari waktu ke waktu. Laporan ini biasanya memuat informasi seperti:

• Total penjualan harian
• Pengeluaran harian
• Setoran ke bank
• Saldo kas akhir

Prosesnya dimulai dengan menghitung seluruh uang tunai yang tersisa di laci kas, lalu mencocokkannya dengan catatan transaksi yang sudah dibuat. Jika ada selisih, periksa kembali apakah ada transaksi yang belum tercatat atau kesalahan dalam memberikan kembalian.

Laporan harian ini sebaiknya disimpan dalam buku khusus atau file digital yang mudah diakses. Dengan kebiasaan ini, kamu akan punya rekam jejak keuangan yang jelas, memudahkan saat membuat laporan bulanan atau saat mengajukan pinjaman modal. Tanpa laporan harian, cara mengelola kas harian di toko kelontong akan sulit dilakukan secara konsisten.

6. Menggunakan Alat Pembayaran Digital

Penyediaan opsi pembayaran cashless seperti QRIS, e-wallet, atau transfer bank sangat membantu dalam pengelolaan kas. Setiap transaksi non-tunai akan tercatat otomatis di aplikasi penyedia layanan, sehingga memudahkan kamu saat merekap penjualan.

Dengan kombinasi pembayaran tunai dan non-tunai, arus uang menjadi lebih transparan. Pembayaran digital juga mengurangi risiko uang palsu atau selisih kas akibat kesalahan hitung.

Namun, penting untuk tetap mencatat transaksi digital ini di laporan harian. Meskipun datanya tersimpan di aplikasi, pencatatan manual tetap diperlukan agar semua pemasukan tercatat di satu tempat. Integrasi ini adalah salah satu cara modern dalam cara mengelola kas harian di toko kelontong.

Baca Juga: Buka 24 Jam, Cuan Tiap Hari: Coba Tebak, Berapa Modal Warung Madura?

7. Menyisihkan Keuntungan Secara Berkala

Banyak pemilik toko kelontong yang membiarkan seluruh hasil penjualan diputar kembali menjadi modal tanpa memisahkan keuntungan. Kebiasaan ini berisiko membuat toko terus beroperasi tanpa tabungan usaha.

Tentukan persentase keuntungan harian yang disisihkan, misalnya 10% dari laba bersih. Simpan keuntungan ini di rekening terpisah sebagai dana darurat atau tabungan untuk pengembangan usaha, seperti renovasi toko atau penambahan stok barang yang lebih bervariasi.

Dengan kebiasaan ini, kamu akan punya cadangan dana yang bisa digunakan saat penjualan sedang menurun atau ada kebutuhan mendadak. Kebiasaan menyisihkan laba ini juga termasuk dalam cara mengelola kas harian di toko kelontong agar bisnis bertahan lama.

8. Melakukan Audit Kas Secara Berkala

Meski pencatatan dan laporan sudah rapi, audit tetap perlu dilakukan untuk memastikan semua data benar. Audit kas dapat dilakukan mingguan atau bulanan, tergantung pada tingkat transaksi toko. Langkah audit biasanya meliputi pengecekan fisik kas, mencocokkan dengan catatan transaksi, memeriksa bukti pembelian dan pengeluaran, serta memastikan tidak ada transaksi yang hilang.

Jika ditemukan selisih, segera telusuri penyebabnya, apakah karena kesalahan pencatatan, pengeluaran yang lupa dicatat, atau masalah lainnya. Dengan audit yang konsisten, kamu bisa mendeteksi potensi kebocoran kas lebih awal. Audit rutin menjadi pelengkap penting dalam cara mengelola kas harian di toko kelontong yang profesional.

Dengan menerapkan delapan langkah ini secara konsisten, kas harian di toko kelontong akan menjadi lebih terstruktur. Keuangan yang terkontrol rapi bukan hanya membuat toko bertahan, tetapi juga memberi peluang untuk berkembang lebih besar di masa depan.

Jika artikel ini bermanfaat, mohon berkenan bantu kami sebarkan pengetahuan dengan membagikan tautan artikelnya, ya!

Bagi Sahabat Wirausaha yang ingin bergabung dengan Komunitas UMKM di bawah naungan kami di UKMIndonesia.id - yuk gabung dan daftar jadi anggota komunitas kami di ukmindonesia.id/registrasi. Berkomunitas bisa bantu kita lebih siap untuk naik kelas!