Sahabat Wirausaha, di tengah ritme usaha yang makin cepat, pencatatan keuangan menjadi salah satu fondasi yang tidak boleh diabaikan. Apalagi sekarang transaksi sudah bercampur antara tunai, QRIS, transfer bank, dan marketplaces. Tanpa pencatatan yang rapi, usaha kecil bisa berjalan tanpa arah. Kamu mungkin merasa toko selalu ramai, tapi ketika membuka catatan akhir bulan, angka-angkanya tidak menjelaskan apa pun.

Banyak pelaku UMKM memulai pencatatan digital dengan Google Sheets karena gratis dan mudah digunakan. Namun, seiring bisnis berkembang dan transaksi makin banyak, Google Sheets sering terasa “kurang cukup”. Formula yang semakin rumit, kolaborasi yang rawan salah edit, dan tidak adanya fitur bisnis seperti laporan otomatis, stok, atau pengingat piutang membuat pemilik usaha mulai mencari alternatif.

Ada banyak pilihan aplikasi pencatatan digital yang lebih praktis, sebagian gratis, sebagian lainnya menawarkan fitur berbayar untuk usaha yang mulai naik kelas. Mari kita bahas bersama agar kamu bisa memilih alat yang paling sesuai kebutuhan bisnismu.

Mengapa Pencatatan Digital Menjadi Penting 

Digitalisasi bukan lagi pilihan; ia sudah menjadi bagian dari keseharian usaha. Dari pedagang sembako yang menerima pembayaran QRIS, penjual makanan ringan di pasar yang mencatat transaksi lewat ponsel, hingga pelaku online shop yang berjualan melalui marketplace—semua aktivitas ini menghasilkan data yang sebenarnya bisa menjadi dasar keputusan usaha.

Bank dan lembaga keuangan kini makin mengutamakan pelaku UMKM yang punya catatan digital rapi. Banyak UMKM yang tadinya tidak mungkin mendapat pinjaman karena tidak punya agunan, kini bisa mengajukan pembiayaan hanya karena mereka punya “rekam jejak keuangan” yang jelas.

Pencatatan rapi bukan sekadar alat menghitung pemasukan. Ia adalah “cermin” usaha yang membantu kamu melihat apa yang sebenarnya terjadi: produk mana yang paling laris, biaya mana yang membengkak, bagaimana arus kas berjalan, hingga kapan kamu siap menambah stok atau tenaga kerja.

Baca juga: 6 Aplikasi Dompet Digital Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis UMKM, Ini Daftarnya!

Ketika Google Sheets Mulai Tidak Cukup

Google Sheets tetap alat yang hebat. Namun, ia memiliki keterbatasan. Spreadsheet tidak dirancang khusus untuk memantau stok, membuat invoice otomatis, atau mencatat piutang pelanggan. Butuh waktu mempelajari formula, pivot, dan filter.

Semakin banyak transaksi, semakin besar kemungkinan terjadi salah input. Ketika tim ikut mencatat, risiko salah edit atau file rusak juga meningkat. Pada titik tertentu, UMKM membutuhkan aplikasi yang memang dirancang untuk menjalankan bisnis sehari-hari.

Dan di sinilah berbagai aplikasi pencatatan digital masuk sebagai solusi.

Aplikasi Alternatif Google Sheets yang Praktis untuk UMKM

Berikut adalah aplikasi yang layak menjadi pilihan para pelaku UMKM, mulai dari yang gratis hingga berbayar untuk usaha yang sudah lebih kompleks.

1. Buku Si Apik — Gratis dan Direkomendasikan OJK

Buku Si Apik adalah aplikasi pencatatan keuangan sederhana yang dikembangkan bersama perbankan mikro seperti BPR, dan didukung regulator. Ia dirancang khusus untuk pelaku UMKM mikro—pedagang pasar, kios pulsa, warung makan, hingga usaha rumahan.

Aplikasi ini ringan, gratis, dan memiliki fitur pencatatan pemasukan, pengeluaran, stok sederhana, dan utang-piutang. Karena sederhana, ia sangat cocok bagi UMKM yang baru pertama kali pindah dari buku tulis ke digital. Tidak butuh rumus, tidak butuh spreadsheet—cukup input transaksi harian dan sistem membuatkan rekapnya.

2. BukuWarung — Cocok untuk UMKM Harian dan Pedagang Pasar

Jika kamu butuh aplikasi serba cepat untuk mencatat penjualan, pengeluaran, dan pembayaran pelanggan, BukuWarung adalah pilihan yang sangat populer. Banyak penelitian UMKM menunjukkan bahwa penggunaan BukuWarung membantu pedagang mengurangi kesalahan catatan harian dan mempercepat proses rekapan.

Aplikasi ini gratis dan sangat ramah untuk pengguna yang belum familiar dengan akuntansi. Fitur pengingat utang-piutang sangat membantu pedagang yang memiliki pelanggan tetap, terutama di pasar atau lingkungan perumahan.

3. Akuntansiku — Pembukuan Lokal yang Mudah Dipahami

Akuntansiku adalah aplikasi pembukuan lokal untuk UMKM yang menyediakan pencatatan transaksi harian, laporan sederhana, manajemen stok, dan invoice dasar. Aplikasinya ringan, tampilannya bersih, dan mudah digunakan oleh pemilik usaha yang baru belajar digitalisasi pencatatan.

Untuk UMKM yang ingin sesuatu yang lebih rapi daripada spreadsheet namun tetap sederhana, Akuntansiku adalah pilihan yang seimbang.

4. Majoo — POS & Laporan Otomatis untuk Bisnis F&B dan Retail

Majoo menjadi salah satu aplikasi point-of-sale (POS) lokal yang paling banyak digunakan UMKM di Indonesia. Sistem ini sangat membantu pemilik kafe, toko roti, laundry, minimarket kecil, hingga barbershop mencatat transaksi setiap hari tanpa rumus yang rumit. Setiap penjualan yang masuk otomatis tercatat dalam laporan harian. Stok juga berkurang otomatis, sehingga pemilik usaha bisa langsung tahu barang mana yang harus diisi ulang.

Majoo juga menyediakan paket gratis dengan fitur dasar yang cukup untuk usaha kecil yang baru beralih dari pencatatan manual. Jika Google Sheets mulai terasa terlalu teknis atau lambat ketika transaksi meningkat, Majoo memberikan pengalaman pencatatan yang langsung “jadi”, tanpa perlu membuat template dari nol.

5. Olsera — POS Serbaguna untuk Toko Kecil, F&B, dan UMKM Retail

Olsera adalah aplikasi POS lokal lain yang banyak digunakan UMKM karena mampu menggabungkan kebutuhan kasir, stok, laporan penjualan, hingga toko online dalam satu sistem yang terintegrasi. Banyak pemilik toko kelontong, F&B skala kecil, kedai minuman, hingga usaha fashion rumahan menggunakan Olsera untuk mempercepat transaksi dan menghindari kesalahan pencatatan.

Kekuatan Olsera terletak pada fleksibilitasnya. Aplikasi ini dapat dipakai untuk toko fisik, tetapi juga bisa terhubung dengan toko online jika kamu berjualan melalui marketplace atau media sosial. Setiap transaksi yang masuk langsung membentuk laporan penjualan harian yang mudah dibaca. Bagi UMKM dengan banyak varian produk, fitur manajemen stok Olsera sangat membantu menghindari selisih stok yang sering terjadi jika hanya dicatat melalui spreadsheet.

Meskipun tidak semua fiturnya gratis, Olsera menyediakan akses yang cukup bagi UMKM kecil yang baru mulai digitalisasi. Jika kamu butuh aplikasi yang rapi, cepat, dan tidak membutuhkan banyak konfigurasi, Olsera adalah salah satu pilihan paling realistis.

Baca juga: Manfaat Transaksi Digital bagi UMKM: Omzet Naik, Pelanggan Bertambah, Tabungan Keluarga Lebih Stabil

6. Zahir Accounting — Solusi Profesional Ketika Usaha Mulai Naik Kelas

Zahir sudah dikenal puluhan tahun sebagai software akuntansi lokal Indonesia. Dibanding aplikasi gratis, Zahir menawarkan fitur akuntansi yang jauh lebih lengkap: laporan keuangan profesional, manajemen stok, buku besar, hutang-piutang, hingga analisis bisnis.

Memang Zahir bukan aplikasi gratis, tetapi ia layak disebut dalam artikel ini karena banyak UMKM yang mulai berkembang membutuhkan sistem akuntansi yang lebih kuat. Cocok untuk usaha dengan persediaan besar, distribusi, manufaktur kecil, atau usaha yang membutuhkan laporan keuangan lengkap untuk investor atau perbankan.

7. Akaunting — Open-Source dan Gratis untuk Pengguna Awal

Akaunting adalah software akuntansi open-source yang bisa digunakan gratis. Ia cocok bagi UMKM yang ingin fitur lebih lengkap tetapi belum siap berlangganan aplikasi premium. Akaunting bisa diakses melalui browser dan mendukung invoice, pengeluaran, laporan dasar, dan multi-user.

Ini pilihan bagus untuk usaha kecil-menengah yang ingin sistem lebih canggih tanpa biaya lisensi.

8. Manager.io — Gratis untuk Desktop, Lengkap untuk Akuntansi Dasar

Manager.io adalah software akuntansi gratis yang bisa diunduh di laptop. Fitur-fiturnya cukup lengkap untuk UMKM: pencatatan pemasukan, pengeluaran, stok barang, hutang-piutang, dan laporan keuangan sederhana.

Untuk pemilik usaha yang lebih nyaman bekerja di komputer daripada ponsel, Manager.io sangat cocok sebagai “buku besar digital” yang fungsional dan gratis.

9. GnuCash — Gratis dan Stabil untuk UMKM yang Ingin Pencatatan Lebih Serius

GnuCash sudah lama menjadi salah satu software akuntansi gratis paling stabil. Aplikasinya mendukung pencatatan arus kas, akun ganda, laporan keuangan dasar, dan cocok bagi UMKM yang membutuhkan struktur pencatatan yang sedikit lebih serius.

Meskipun tampilannya tidak semodern aplikasi berbasis ponsel, GnuCash kuat dan gratis sepenuhnya.

Bagaimana Memilih Aplikasi yang Tepat untuk Usahamu?

Kuncinya adalah memilih aplikasi yang paling mudah digunakan setiap hari. Pedagang pasar mungkin lebih nyaman dengan Buku Si Apik atau BukuWarung. Pemilik kafe kecil mungkin lebih pas memakai Majoo agar transaksi langsung masuk laporan. Usaha yang skalanya naik kelas bisa mempertimbangkan Zahir.

Tidak ada satu aplikasi yang cocok untuk semua usaha. Yang penting, pencatatan harus konstan, mudah dilakukan, dan benar-benar membantu kamu memahami kondisi usaha.

Baca juga: 5 Aplikasi Gratis yang Wajib Dimiliki Pelaku UMKM untuk Produktivitas

Saatnya Mengambil Keputusan Berdasarkan Data, Bukan Ingatan

Sahabat Wirausaha, dunia usaha sudah bergerak begitu cepat. Tanpa pencatatan yang rapi, kita akan tertinggal. Transaksi yang setiap hari kamu jalankan adalah data berharga yang bisa memetakan masa depan usahamu—asal dicatat dengan benar.

Google Sheets tetap bisa jadi titik awal. Namun, kalau bisnismu ingin berkembang, kamu berhak menggunakan alat yang mendukung pertumbuhanmu. Dengan begitu banyak pilihan aplikasi pencatatan digital, kamu bisa memilih yang paling sesuai kebutuhan dan kemampuanmu.

Sekarang saatnya bertanya pada diri sendiri:
Apakah bisnismu sudah mengambil keputusan berdasarkan data, atau masih mengandalkan ingatan?

Jika artikel ini bermanfaat, mohon berkenan bantu kami sebarkan pengetahuan dengan membagikan tautan artikelnya, ya!

Bagi Sahabat Wirausaha yang ingin bergabung dengan Komunitas UMKM di bawah naungan kami di UKMIndonesia.id - yuk gabung dan daftar jadi anggota komunitas kami di ukmindonesia.id/registrasi. Berkomunitas bisa bantu kita lebih siap untuk naik kelas!