Penerapan Program 5R pada UMKM

Wawasan Bisnis Tips Bisnis

Penerapan Program 5R pada UMKM

Nikita Puspita Ing Endit • Penulis

Banu Rinaldi • Editor

18 Agustus 2022 • Waktu Baca 6 menit

18 Aug 2022

Waktu Baca 6 menit

Kalau Sahabat UKM diminta untuk memilih antara tinggal di lingkungan yang resik dan teratur dengan lingkungan yang kotor dan banyak ketidakaturan di dalamnya, kira-kira Sahabat UKM akan memilih yang mana? Rasa-rasanya Sahabat UKM akan memilih yang pertama ya, yaitu tinggal di lingkungan yang resik dan teratur. Karena secara alamiah, manusia memang memiliki kecenderungan untuk suka dengan hal-hal yang terlihat rapi, teratur, dan bersih.

Dilansir dari Psychology Today, hal ini ternyata selaras dengan hasil penelitian dari Princeton University yang menjelaskan bahwa situasi berantakan bisa membuat seseorang menjadi tidak dapat fokus, sehingga merasa kesulitan untuk berkonsentrasi dalam menyelesaikan tugas tertentu. Oleh karena itu, kerapihan dan keteraturan tidak hanya dibutuhkan di area lingkungan kita tinggal, namun juga dibutuhkan di area lingkungan kerja maupun bisnis Sahabat UKM. Hal ini biasa kita sebut dengan Program 5R. Apa itu Program 5R, apa manfaatnya, dan bagaimana cara menerapkannya akan kita bahas dalam artikel kali ini ya.

Baca Juga: Apa itu Reuse?

Gambar 1. Gagal Fokus karena Area Kerja Berantakan

sumber : lancangkuning.com

Mengenal Program 5R

Dalam artikel sebelumnya, Sahabat UKM sudah mengenal filosofi Kaizen bukan? Salah satu disiplin kerja Jepang yang merupakan bagian dalam filosofi Kaizen adalah 5S, singkatan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Ketika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, 5S ini berubah menjadi 5R, yaitu ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin. Sebelum kita berkenalan dengan masing-masing personil 5R, yuk kita bahas terlebih dahulu apa manfaat penerapan 5R dalam bisnis Sahabat UKM.

Manfaat Program 5R dalam Organisasi Bisnis

Secara umum, Program 5R merupakan metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif untuk memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di area kerja sekaligus meningkatkan kinerja perusahaan secara menyeluruh melalui capaian tingkat efisiensi dan efektivitas yang sangat tinggi. Lebih jauh, berikut manfaat menerapkan Program 5R dalam organisasi Sahabat UKM:

Membuat area kerja jadi lebih bersih, rapi, aman, dan menyenangkan
Mereduksi waktu yang terbuang untuk mencari alat kerja, material dan dokumen
Mengurangi kerusakan mesin karena peralatan selalu bersih dan terawat, sehingga membuat peralatan jadi lebih awet dan tahan lama
Menumbuhkan tanggung jawab seluruh anggota tim organisasi dan sense of belonging atau rasa memiliki di area kerja
Mengurangi resiko atau potensi bahaya yang menjadi penyebab umum terjadinya kecelakaan kerja
Meningkatkan produktivitas kerja melalui penataan material dan peralatan kerja yang baik, sehingga tim dapat bekerja lebih efektif dan efisien

Mengenal Lebih Dalam Personil 5R dan Cara Menerapkannya

Tak kenal maka tak paham. Yuk agar lebih mudah memahami Program 5R, kita bahas satu-persatu lebih dalam tentang masing-masing personil 5R ya Sahabat UKM.

Gambar 2. 5R

sumber: kaizenpro.asia

1. Ringkas

Prinsip ringkas adalah memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Dengan mengetahui item atau benda mana yang sudah tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpannya supaya dapat dengan mudah ditemukan sangatlah berguna bagi organisasi bisnis Sahabat UKM. Berikut beberapa cara untuk menerapkan ringkas:

Membuat daftar barang dan peralatan di area kerja

Hal pertama dalam menerapkan ringkas adalah membuat daftar nama barang dan peralatan yang terdapat di area kerja terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan agar tim mengerti barang dan peralatan apa saja yang ada beserta jumlahnya. Setelah mengetahui, maka diharapkan seluruh anggota tim ikut menjaga dan peduli terhadap barang-barang yang ada di area kerja, dapat mengetahui stock, dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan terhadap barang yang dapat membantu proses kerja.

Memisahkan barang dan peralatan yang diperlukan dan tidak diperlukan

Kategorikan barang dan peralatan yang diperlukan dan tidak diperlukan dengan tanda berbeda. Tanda ini akan sangat mempermudah tim dalam melakukan pemilahan. Misalnya menggunakan tanda merah untuk barang yang tidak diperlukan, dan menggunakan hijau untuk barang dan peralatan yang masih diperlukan.

Pemilahan terhadap barang yang diperlukan dan tidak diperlukan haruslah dilakukan secara rutin atau menjadi budaya dalam organisasi bisnis kita. Jika sudah menjadi budaya, maka dapat menimbulkan dampak positif bagi seluruh anggota tim dalam organisasi di lingkungan kerjanya, dimana seseorang rutin melakukan pemilahan dan tidak akan ada penumpukan barang dan peralatan yang tidak diperlukan lagi di area kerja.

Musnahkan barang yang tidak diperlukan

Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada tempat yang telah disediakan.

Tentukan area atau lokasi penyimpanan sementara

Area ini akan digunakan untuk menyimpan barang dan peralatan yang masih digunakan namun sangat jarang pemakaiannya atau menyimpan barang-barang yang sudah tidak digunakan dalam pekerjaan namun tidak boleh dibuang oleh perusahaan. Tandai area agar memudahkan karyawan untuk menyimpan barang-barang di tempat tersebut.

Gambar 2. Ringkas

sumber : kaizenpro.asia

2. Rapi

Rapi berarti menyimpan barang dalam tata letak yang benar mengikuti suatu aturan yang ditetapkan alias menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Hal ini akan mempermudah kita untuk mendapatkan barang tersebut ketika diperlukan. Sahabat UKM dapat menerapkan rapi di area kerja dengan cara :

Mendesain layout ruangan atau area kerja

Layout adalah hal yang mendasar dalam menciptakan kerapian. Hal ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada sesuai dengan kapasitasnya. Perhitungkan jumlah barang dengan kapasitas ruangan yang dibutuhkan.

Pemberian label terhadap semua barang di tempat kerja

Berikan penanda dalam bentuk label warna, nama, atau kode untuk mempermudah tim mengenali dan mencari barang di tempat kerja.

Buat garis batas di tempat kerja

Garis batas dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah dibuat sebelumnya. Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau stiker warna. Dengan adanya garis-garis pembatas, diharapkan tim pada tempat kerja tersebut mematuhi aturan dan tidak sembarang dalam menempatkan barang.

Gambar 3. Rapi

sumber : sistemmanajemenkeselamatankerja.blogspot.com

3. Resik

Resik adalah menjaga lingkungan kerja, serta barang, mesin, dan peralatan dalam keadaan baik, rapi, dan bersih. Aktivitas resik ini bukan hanya terkait standar cara membersihkan, melainkan juga mengandung prinsip preventif. Sehingga, sambil membersihkan area kerja, tim juga melakukan pengecekan mengenai kondisi atau status barang apakah masih bagus atau perlu dilakukan perbaikan sebagai tindakan preventif. Cara menerapkan resik antara lain:

Menyediakan alat kebersihan

Alat-alat kebersihan yang ada di lingkungan kerja baiknya dapat disediakan sesuai dengan kebutuhan atau fungsinya dan disimpan sesuai tempatnya.

Membagi tugas untuk bertanggung jawab pada kebersihan area masing-masing tempat

Dengan adanya penanggung jawab, seluruh anggota tim menjadi berkomitmen terhadap apa yang ditugaskan.

Melakukan pembersihan sesuai dengan jadwal

Jadwal kegiatan resik sebagai bentuk pengingat tim dalam melaksanakan tugas dan menumbuhkan kepedulian terhadap kebersihan lingkungan kerja.

Gambar 4. Resik

sumber : ajar.id

4. Rawat

Rawat adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai dengan membuat standarisasi yang mendukung untuk memelihara ketiga komponen 5R sebelumnya. Penerapannya adalah dengan:

Membuat pembakuan atau standarisasi pekerjaan

Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan sebelumnya, yaitu ringkas, rapi, dan resik, dibakukan dalam aturan tertulis yang biasa kita sebut dengan SOP

Mengkomunikasikan standar dengan anggota tim

Setelah standar dibakukan, kita perlu mengkomunikasikan kepada anggota tim serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan.

Gambar 5 Rawat

sumber : kaizenpro.asia

5. Rajin

Rajin adalah terciptanya kebiasaan pada tiap anggota tim untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai di 4R sebelumnya dan menjadi suatu kebiasaan untuk pengembangan yang berkelanjutan. Langkah penerapannya antara lain:

Membuat komitmen bersama

5R dapat berjalan hanya jika terdapat komitmen dari tiap individu anggota tim untuk mau mematuhi segala aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya

Teladan dari pemimpin

Pemimpin harus memberikan teladan yang baik agar anggota tim dapat mencontoh dn termotivasi untuk menerapkan 5R

Membuat evaluasi dan audit 5R

Buatlah evaluasi dan audit kinerja 5R sebagai alat kontrol terkait hambatan dalam penerapan dan bentuk perbaikan. Evaluasi dapat diadakan setiap minggu agar berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam waktu perbaikannya, sehingga lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Diperlukan juga adanya konsep reward untuk anggota tim yang senantiasa menerapkan 5R dan punishment untuk anggota tim yang tidak menerapkannya. Hal ini diharapkan dapat memicu motivasi seluruh anggota tim agar mau menerapkan program 5R.

Baca Juga : Audit

Gambar 6. Konsep Penghargaan dalam Rajin

sumber : blog.payrollbozz.com

Bagaimana Sahabat UKM, mudah bukan menerapkan program 5R di organisasi bisnis? Yuk kita coba terapkan mulai sekarang. Libatkan seluruh anggota tim organisasi bisnis Sahabat UKM ya. Selamat mencoba!

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Sumber referensi :