Kupas Tuntas Apa itu Waralaba dan Bagaimana Cara Kerjanya?

Apa Itu Waralaba – Mungkin kamu pernah bermimpi memiliki bisnis sendiri, tetapi merasa bingung harus mulai dari mana? Membangun merek dari nol, menciptakan sistem operasional yang solid, dan merancang strategi pemasaran yang efektif memang terdengar rumit dan berisiko. Nah, bagi Sahabat Wirausaha yang merasakan tantangan ini, konsep waralaba atau franchise bisa menjadi jembatan untuk mewujudkan impian tersebut.

Apa Itu Waralaba?

Waralaba adalah sebuah model kemitraan bisnis dimana sebuah pihak memberikan hak kepada pihak lain untuk menjalankan usaha menggunakan merek, sistem, dan konsep bisnis yang telah dimilikinya. Agar lebih mudah dipahami, mari kita kenali dua pemeran utamanya:

Franchisor (Pemberi Waralaba): Ini adalah pihak yang memiliki merek, sistem bisnis, dan konsep usaha yang sudah mapan dan terbukti berhasil. Merekalah yang memberikan hak dan lisensi kepada pihak lain untuk menjalankan bisnisnya.
Franchise (Penerima Waralaba): Ini adalah kamu, atau siapa pun, yang membeli hak untuk menggunakan merek dan sistem bisnis dari franchisor. Sebagai franchisee, kamu akan menjalankan bisnis tersebut sesuai dengan standar dan panduan yang telah ditetapkan, dengan imbalan berupa biaya awal dan royalti berkala.

Dengan kata lain, sebagai franchisee, Sahabat Wirausaha tidak perlu lagi pusing membangun semuanya dari awal. Mulai dari resep produk, cara mengelola stok, pelatihan karyawan, hingga materi promosi, semuanya telah disiapkan oleh franchisor. Tugas kamu adalah menjalankan bisnis sesuai panduan yang sudah terbukti berhasil tersebut.

Jenis-Jenis Bisnis Waralaba

Untuk memahami lebih lanjut cara kerja waralaba, penting juga mengenali beberapa jenisnya. Umumnya, waralaba terbagi dalam dua kategori utama:

1. Waralaba Produk dan Distribusi

Model ini menekankan pada pendistribusian produk fisik. Franchisee hanya menjual barang dari franchisor tanpa mengubah sistem atau memproduksi ulang. Contohnya seperti waralaba air isi ulang, produk minuman kemasan, atau barang kebutuhan rumah tangga.

2. Waralaba Format Bisnis

Jenis apa itu waralaba ini paling umum ditemui di sektor makanan, minuman, dan jasa. Sistemnya lebih lengkap karena tidak hanya menjual produk, tetapi juga seluruh proses bisnisnya mulai dari SOP (standard operating procedure), pelatihan, branding, hingga pelayanan pelanggan.

Contohnya termasuk waralaba kopi kekinian, laundry, atau kursus anak. Dengan format ini, kamu menjalankan usaha seolah-olah seperti cabang resmi, meskipun dimiliki secara mandiri.

Cara Kerja Bisnis Waralaba

Agar lebih paham cara kerja waralaba, mari kita lihat prosesnya dari awal.

1. Pemilik Merek Menyusun Sistem

Sebelum menawarkan waralaba, pemilik usaha harus menyiapkan sistem kerja detail. Mulai dari pengelolaan stok, SOP pelayanan, standar rasa (untuk bisnis kuliner), serta sistem pelaporan keuangan. Semua harus terdokumentasi dengan baik.

Contoh "Kopi Senja": Pemilik "Kopi Senja" membuat buku panduan (SOP Book) setebal 100 halaman yang berisi:

Resep: Takaran pasti untuk "Es Kopi Susu Senja" adalah 1 shot espresso (dibuat dari biji kopi house blend), 20 ml sirup gula aren merek A, dan 100 ml susu UHT merk B.
SOP Pelayanan: Barista wajib menyapa pelanggan dengan kalimat, "Selamat menikmati senja di Kopi Senja!"
Sistem Keuangan: Semua transaksi wajib menggunakan aplikasi kasir X yang terhubung langsung dengan kantor pusat untuk pemantauan penjualan real-time.

Gabung jadi Member ukmindonesia.id buat update terus info seputar UMKM dan peluang usaha!

2. Franchisee Membayar Biaya Lisensi

Kamu sebagai calon mitra harus membayar franchise fee atau biaya awal. Apa itu waralaba ini adalah imbalan atas hak menggunakan nama merek, pelatihan awal, dan dokumen operasional. Besarannya bervariasi tergantung skala dan popularitas merek.

Contoh: Untuk membuka satu gerai "Kopi Senja", kamu sebagai franchisee harus membayar franchise fee sebesar Rp 75.000.000. Dengan biaya ini, kamu mendapatkan hak penggunaan merek "Kopi Senja" selama 5 tahun, buku panduan lengkap, paket pelatihan awal untuk 2 karyawan, dan desain standar interior outlet.

3. Lokasi dan Persiapan Usaha

Setelah disetujui, kamu akan memilih lokasi bisnis yang sudah dianalisis sebelumnya. Biasanya franchisor akan membantu survei lokasi agar strategis. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses renovasi atau penyesuaian outlet sesuai standar brand.

Contoh: Kamu mengajukan 2 pilihan lokasi, satu di jalan utama, satu lagi di dekat area kampus. Tim pusat "Kopi Senja" akan melakukan survei dan menyarankan lokasi dekat kampus karena sesuai dengan target pasar mereka. Kemudian kamu wajib mengecat dinding outlet dengan kode warna cat spesifik (misal broken white) dan memasang meja bar dengan material kayu yang sudah ditentukan.

4. Pelatihan dan Pendampingan

Sebelum membuka usaha, kamu akan mengikuti pelatihan dari tim pusat. Pelatihan ini meliputi pengelolaan operasional, penggunaan alat, sistem pemesanan, hingga cara melayani pelanggan.

Contoh: Kamu dan seorang calon barista akan diundang ke pusat pelatihan "Kopi Senja" selama 5 hari. Materinya mencakup cara mengoperasikan mesin kopi, meracik semua menu sesuai resep, menggunakan aplikasi kasir, hingga simulasi menghadapi keluhan pelanggan.

5. Operasional dan Monitoring

Setelah resmi beroperasi, usaha kamu akan berjalan dengan supervisi dari pusat. Beberapa waralaba mengirimkan tim support secara berkala untuk memastikan mutu layanan tetap terjaga.

Contoh: Setiap 3 bulan sekali, seorang Area Manager dari pusat akan datang untuk melakukan audit. Ia akan memesan kopi secara anonim (mystery shopping) untuk menilai rasa dan pelayanan. Selain itu, ia juga akan memeriksa kebersihan area bar dan kesesuaian stok bahan baku dengan laporan penjualan.

6. Royalti dan Laporan Keuangan

Setiap bulan, kamu wajib membayar royalty fee sesuai perjanjian. Ini biasanya berupa persentase dari omset kotor. Selain itu, kamu juga harus melaporkan hasil usaha secara rutin kepada pihak pusat.

Contoh: Perjanjian menetapkan royalty fee sebesar 5% dari omzet kotor. Jika bulan ini outlet berhasil mencetak omzet sebesar Rp 60.000.000, maka kamu wajib mentransfer royalti sebesar Rp 3.000.000 (5% x 60 juta) ke kantor pusat pada tanggal 5 bulan berikutnya. Laporan penjualan harian sudah otomatis terekam oleh sistem kasir.

Legalitas Waralaba di Indonesia

Di Indonesia, waralaba diatur melalui Peraturan Menteri Perdagangan. Waralaba wajib memenuhi beberapa ketentuan agar legalitasnya diakui. Beberapa dokumen penting yang perlu diperhatikan:

STPW (Surat Tanda Pendaftaran Waralaba)
NIB (Nomor Induk Berusaha)
Surat Perjanjian Waralaba yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak

Pastikan kamu hanya bermitra dengan waralaba yang sudah terdaftar resmi. Ini untuk menghindari risiko penipuan atau sistem yang tidak kredibel.

Ciri-Ciri Waralaba yang Layak Dipilih

Sebelum memilih apa itu waralaba, kamu perlu mengenali ciri waralaba yang layak dijalankan:

Punya sistem yang terdokumentasi rapi
Merek sudah dikenal luas
Memberikan pelatihan dan pendampingan
Laporan keuangan transparan
Produk atau jasa punya permintaan tinggi
Legalitas jelas

Selain itu, cari tahu testimoni mitra lain. Apakah mereka merasa puas, atau justru banyak mengeluh soal dukungan pusat.

Waralaba Lokal vs Internasional

Saat terjun ke dunia waralaba di Indonesia, Sahabat Wirausaha dihadapkan pada dua pilihan utama. Pilihan tersebut adalah bergabung dengan merek lokal yang sedang naik daun atau bermitra dengan merek internasional yang sudah mendunia. Keduanya menawarkan peluang yang menarik, namun datang dengan karakteristik dan pertimbangan yang sangat berbeda.

Waralaba lokal kerap menjadi pilihan menarik karena biaya awalnya yang lebih terjangkau. Selain itu, mereka umumnya lebih memahami selera dan karakter pasar domestik, serta mampu memberikan dukungan yang lebih cepat karena lokasinya yang dekat.

Di sisi lain, waralaba internasional menawarkan gengsi dan kekuatan merek yang sudah diakui secara global. Namun, keuntungan ini diimbangi dengan biaya investasi yang jauh lebih tinggi dan kewajiban untuk patuh pada standar operasional internasional yang ketat.

Contoh Waralaba Populer di Indonesia

Beberapa contoh waralaba yang berkembang pesat di Indonesia antara lain:

Waralaba minuman: Es Teh Indonesia, Haus!, Ngopi Dulu
Waralaba makanan cepat saji: Kebab Baba Rafi, Rocket Chicken
Waralaba laundry: LaundryKlin, QnC Laundry
Waralaba pendidikan: Kumon, Robota, English First

Semua contoh di atas memiliki keunikan dan pasar tersendiri. Pilih yang paling sesuai dengan target konsumen dan lokasi usahamu.

Apakah Waralaba Cocok untuk Kamu?

Waralaba cocok bagi kamu yang ingin menjalankan usaha dengan sistem terarah, terutama jika belum punya pengalaman membangun bisnis dari awal. Tapi, kamu tetap harus aktif, disiplin, dan serius menjalaninya.

Meski sistem sudah tersedia, keberhasilan apa itu waralaba tetap bergantung pada cara pengelolaan harian. Jangan berharap bisa langsung berhasil tanpa usaha keras dan komitmen tinggi. Selamat mencoba!

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM.

Sonia Fatmarani • Editor