Pentingnya Struktur Organisasi - Sahabat Wirausaha sudahkah memiliki struktur organisasi dalam bisnis UMKM yang dijalankan? Dalam bisnis, memiliki struktur organisasi dapat membentuk alur komunikasi perusahaan. Bahkan, struktur ini dapat membuat kolaborasi untuk mengembangkan bisnis menjadi lebih besar. Selain itu, setiap karyawan dapat mengetahui jabatan, peran, dan tugasnya masing-masing.

Memiliki struktur organisasi yang jelas merupakan hal penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Sebab, dengan struktur organisasi yang baik, besar kemungkinan bisnis mampu bertahan dan berkembang. Berikut alasan pentingnya struktur organisasi bagi bisnis UMKM.

1. Menentukan Arah dan Tujuan yang Jelas

Struktur organisasi menjelaskan fungsi, peran, dan tugas pada setiap jabatan dengan rinci. Dengan demikian, dapat membantu mendefinisikan tujuan dan arah bisnis secara keseluruhan. Setiap individu dalam organisasi pun dapat memahami peran dan tanggung jawabnya masing-masing untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini menciptakan keselarasan dan fokus dalam menjalankan operasional bisnis.

Contohnya, jika Sahabat Wirausaha memiliki usaha pembuatan aksesoris dan memiliki tujuan ingin membuka toko atau butik kecil-kecilan. Dengan adanya tujuan ini, struktur organisasi dapat membantu membagi tugas karyawan dan target yang diinginkan. 

Baca Juga: Buat Bisnismu Lebih Efektif, Ini 7 Cara Membuat Struktur Organisasi untuk UMKM

2. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas

Struktur organisasi memudahkan karyawan untuk lebih efisien dengan spesialisasi pekerjaan. Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab pada struktur ini dapat meminimalisasi duplikasi pekerjaan dan meningkatkan efisiensi.

Selain itu, tidak sedikit karyawan yang merasa lebih mudah menyelesaikan pekerjaannya karena mendapatkan spesialisasi yang jelas. Mereka pun dapat melakukan komunikasi dan koordinasi antar divisi sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Dengan demikian, pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas menjadi lebih cepat dan efektif. 

3. Memperjelas Hirarki dan Rantai Komando

Struktur organisasi mendefinisikan struktur hirarki dan rantai komando dalam perusahaan. Maksudnya, struktur ini membantu setiap karyawan mengetahui siapa atasan mereka serta kepada siapa mereka harus menerima dan melaporkan pekerjaan.

Dengan hirarki dan rantai komando yang jelas, karyawan akan terhindar dari kebingungan dan salah komunikasi dalam menjalankan tugas. Tak heran, ini salah satu alasan mengapa pentingnya struktur organisasi untuk UMKM.

Sebagai contoh, seorang karyawan di toko roti memiliki tugas membuat adonan. Ia memiliki atasan seorang manajer dapur. Dengan demikian, dia tahu bahwa akan mendapatkan perintah dan melaporkan pekerjaan kepada manajer dapur tersebut.

4. Mempermudah Pengawasan dan Pengendalian

Struktur organisasi dapat menciptakan kerangka kerja untuk membantu pengawasan dan pengendalian pimpinan terhadap bawahan. Dengan demikian, Sahabat Wirausaha dapat memastikan tujuan perusahaan dapat tercapai melalui kerja sama tim yang baik.

Sahabat Wirausaha yang memiliki usaha katering, misalnya, dapat mengawasi langsung pekerjaan karyawan dengan turun langsung ke dapur dan mengecek kualitas produk. Hal ini dapat dilakukan meski sudah ada kepala dapur yang bertanggung jawab atas hal tersebut.

5. Meningkatkan Semangat Kerja dan Meminimalisasi Konflik

Pentingnya struktur organisasi yang baik karena mampu membuat karyawan semangat bekerja. Pasalnya, mereka dapat memahami peran dan tanggung jawab dengan jelas. Karyawan juga merasa dihargai atas kontribusi yang dilakukan.

Selain itu, dengan struktur yang jelas, konflik internal pun dapat diminimalisasi. Sebab, setiap individu sudah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dengan demikian, karyawan pun akan lebih termotivasi dalam memberikan hasil pekerjaan yang maksimal.

6. Memudahkan Promosi Karyawan

Pentingnya struktur organisasi yang baik juga membantu jalur pengembangan karir karyawan. Dengan memahami struktur dan hirarki organisasi, peluang promosi dan pengembangan diri terlihat lebih transparan. Karyawan pun dapat meningkatkan kinerjanya dan terus terdorong untuk berkontribusi pada perusahaan.

Sebagai contoh, saat salah satu leader dapur dalam bisnis rumah makan memutuskan berhenti bekerja. Karyawan lain dengan kemampuan yang mumpuni dan mendekati dengan leader itu memiliki peluang untuk naik jabatan.

7. Memudahkan Adaptasi Akan Perubahan

Meskipun telah memiliki hirarki yang jelas, pentingnya struktur organisasi yang fleksibel dapat membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan di lingkungan bisnis. Pasalnya, ketika dihadapkan dengan tantangan dan peluang baru, struktur organisasi yang jelas dan fleksibel membuat perusahaan dengan mudah melakukan penyesuaian dan restrukturisasi.

Misalnya, saat ada kompetitor yang membuka toko dekat dengan lokasi usaha Sahabat Wirausaha. Hal ini tentu membuat persaingan lebih ketat. Pentingnya struktur organisasi dapat membuat diubah dan disesuaikan dengan strategi yang akan dilakukan.

Contoh struktur organisasi pola sirkular. (Dok. Freepik.com)

Baca Juga: 7 Jenis Inovasi Organisasi yang Bisa Diterapkan Agar Bisnis Makin Produktif

Pilih Struktur Organisasi yang Sesuai dengan Bisnis

Dalam membuat struktur organisasi, Sahabat Wirausaha harus menyesuaikan dengan jenis dan tujuan bisnis yang dijalankan. Pasalnya, struktur organisasi yang tepat dapat membantu Sahabat Wirausaha menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam memilih struktur organisasi. Dalam bisnis kuliner, misalnya, Sahabat Wirausaha harus melihat jenis usaha yang dijalankan, seperti restoran, kafe, catering, atau usaha kuliner lain. Perhatikan juga skala usaha Sahabat Wirausaha, seperti berapa jumlah karyawan yang dimiliki dan berapa pelanggan setiap hari.

Di samping itu, budaya perusahaan yang ingin Sahabat Wirausaha ciptakan juga menjadi salah satu faktor penting menentukan struktur organisasi. Misalnya, ingin menciptakan lingkungan kerja yang kolaboratif dengan karyawan atau lebih ke hirarki. Hal ini juga akan memengaruhi gaya kepemimpinan Sahabat Wirausaha, lho.

Contoh struktur organisasi datar
Sumber: Myrobin 

Di dalam struktur organisasi datar, Sahabat Wirausaha selaku pemilik bertanggung jawab atas semua aspek bisnis, seperti pengadaan barang dan bahan baku, keuangan, marketing, dan perekrutan karyawan. Kemudian, karyawan dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan tugas yang diberikan.

Kita ambil contoh, Sahabat Wirausaha memiliki kedai kopi di pinggir jalan perumahan. Sahabat Wirausaha sendiri ingin terlibat secara langsung dalam pengelolaan dan berjalannya kedai ini. Sahabat Wirausaha memiliki 5 orang karyawan, terdiri dari dua orang barista, satu kasir, dan dua orang waiters. Dengan kondisi tersebut, Sahabat Wirausaha dapat memilih struktur organisasi datar atau sederhana.

Struktur organisasi datar tersebut sederhana dan mudah dikelola. Sahabat Wirausaha juga memiliki kontrol penuh atas semua aspek bisnis. Selain itu, struktur ini juga lebih fleksibel dan mudah beradaptasi dengan perubahan. Namun, struktur organisasi tersebut juga memiliki kekurangan, yaitu beban kerja yang berat, sulit mendelegasikan tugas dan mengembangkan bisnis.

Selain struktur organisasi datar, pemilik UMKM dapat menggunakan pola struktur organisasi yang lain. Berikut ulasan singkatnya:

1. Fungsional

Struktur organisasi fungsional dibuat sesuai dengan fungsi dan peran individu yang ada. Struktur ini dapat digunakan untuk bisnis skala kecil. Pasalnya, terdapat hirarki pengambilan keputusan yang jelas tetapi fleksibel.

2. Divisi

Struktur organisasi divisi membagi keahlian atau spesialisasi karyawan dalam satu kelompok atau divisi. Biasanya, struktur ini digunakan untuk bisnis dengan skala besar.

3. Matriks

Struktur organisasi matriks memungkinkan karyawan bekerja dalam tim fungsional dengan proyek yang memiliki struktur berbeda. Dalam struktur ini, karyawan biasanya melapor kepada dua atasan, yaitu atasan langsung dan tidak langsung.

4. Tim Project

Struktur organisasi berbasis tim proyek ini dibagi berdasarkan proyek pekerjaan yang sedang digarap. Hirarki pada struktur ini memungkinkan setiap individu termotivasi untuk membuat keputusan, tanggung jawab akan tugas tertentu, dan mampu memecahkan masalah.

Baca Juga: Kalau Kamu Udah Terapin 9 Ciri-Ciri Kepemimpinan Efektif Ini, Bisnismu Siap Naik Kelas

5. Sirkular

Struktur organisasi sirkular merupakan struktur yang tidak memiliki hirarki. Dalam struktur ini, pemimpin berada di dalam lingkaran sebagai pusat organisasi. Dengan demikian, setiap karyawan memiliki komunikasi yang terbuka dan dapat berkolaborasi dengan mudah.

***

Setelah mengetahui alasan pentingnya struktur organisasi dalam bisnis, Sahabat Wirausaha dapat mulai mempertimbangkan untuk membuat atau mengubah struktur organisasi dan menerapkannya pada usaha yang dijalankan.

Satu hal yang perlu diingat bahwa struktur organisasi dibuat untuk membantu menjalankan bisnis dengan tujuan yang sama, jika dirasa struktur organisasi justru membuat Sahabat Wirausaha, tandanya ada yang salah dalam struktur tersebut. Cobalah untuk mengevaluasinya. Selamat mencoba!

Jika tulisan ini bermanfaat , silahkan di share ke rekan-rekan Sahabat Wirausaha. Follow juga Instagram @ukmindonesia.id untuk update terus informasi seputar UMKM. 

Referensi:

1. https://www.kuncie.com/posts/apa-itu-struktur-organisasi/
2. https://www.kompas.com/skola/read/2022/01/20/090000069/mengapa-struktur-organisasi-sangat-diperlukan-dalam-organisasi-#google_vignette
3. https://lpm.uma.ac.id/pentingnya-struktur-organisasi-di-dalam-perusahaan/#:~:text=Struktur%20organisasi%20memudahkan%20karyawan%20untuk,pekerjaan%20mereka%2C%20jika%20mendapat%20spesialisasi.
4. https://bsa.id/berita/pentingnya-struktur-organisasi-bagi-perusahaan