Tahukah Sahabat Wirausaha bahwa persediaan bahan baku adalah sangat penting bagi rantai pasok industri. Persediaan bahan baku dapat menjamin keberlangsungan proses produksi, jika bahan baku terhenti maka proses produksipun akan terhenti.

Tak bisa dipungkiri bahwa rata-rata para wirausaha UMKM masih melakukan usaha industry nya dengan cara manual dan konvensional, pembelian bahan baku dilakukan setiap hari, kemudian diproduksi, dan kemudian dijual sebagai bahan jadi atau bahan olahan. Tetapi cara ini sangat beresiko untuk kelangsungan produksi. Jika bahan baku tersebut kebetulan habis di pasaran, maka sahabat wirausaha tentu tidak bisa memproduksi barang sehingga efeknya akan mengecewakan customer yang saat itu ingin membeli produk sahabat semua.

Ada pula sebagian besar para wirausaha yang sudah melakukan pembelian bahan baku untuk periode waktu produksi tertentu, misal untuk satu minggu, tetapi tidak mencatat dan memantaunya dengan baik. Apa akibatnya? Kita tidak bisa mendeteksi jika tiba-tiba ada salah satu material yang habis, apakah karena hilang? Atau karena memberikan bahan tersebut tidak proporsional, bisa kelebihan atau dengan komposisi yang tidak pas. Hal ini tentu sangat mengganggu proses produksi selanjutnya.

Jadi keberadaan persediaan bahan baku sangatlah penting bagi industry UMKM yang mengolah bahan baku menjadi bahan olahan atau bahan jadi, untuk menjamin keberlangsungan proses produksi dan keberlangsungan usaha UMKM.

Baca Juga: Mengenal Ragam Standar Global Kemasan dan Label

Pengertian Persediaan Bahan Baku

Persediaan atau Inventory barang adalah semua jenis barang yang dibeli perusahaan kemudain disimpan, diproses, atau diolah kemudian dijual lagi untuk memperoleh keuntungan.

Persediaan barang diklasifikaskan dalam 3 kategori yaitu :

1. Persediaan bahan baku, yaitu segala jenis bahan mentah yang menjadi bahan dasar untuk proses produksi menjadi produk olahan atau produk jadi.

2. Persediaan bahan setengah jadi, yaitu segala jenis bahan yang sudah diproduksi dan masih dalam proses produksi sehingga belum menjadi produk olahan atau produk jadi.

3. Persediaan bahan jadi atau persediaan barang atau persediaan produk jadi, yaitu segala jenis bahan yang sudah selesai proses produksi dan sudah menjadi produk jadi yang siap dijual ke pasaran.

Ketiga kategori bahan tersebut harus dikelola dan dicatat dengan baik, proses masuk dan keluar barangpun harus dicatat dengan baik agar mempermudah kita melakukan penawaran penjualan, negosiasi penjualan, dan juga mempermudah kita dalam melakukan repeat order pembelian bahan baku dari supplier.

Manfaat Memantau Dan Mencatat Persediaan Bahan Baku

Saat ini masih banyak sahabat wirausaha yang malas mencatat dan memantau keberadaan persediaan barang, karena terkesan ribet dan menambah pekerjaan baru, mencatat pernak Pernik komponen material pendukung produksi, memang cape yak arena biasanya inventory persediaan bahan baku ini sangat banyak itemnya. Hal ini terjadi karena kebanyakan dari sahabat ini belum menyadari fungsi dan keuntungan melakukan pemantauan dan pencatatan bahan baku.

Baca Juga: Pentingnya Berjejaring dengan Supplier dan Kriteria Pemilihannya

Lalu apa sih fungsinya memantau dan mencatat bahan baku ?

Nah kita coba belajar dari kasusnya pak Andi lagi (nama disamarkan), wirausaha industry mikro dibidang pembuatan Bakso Goyang Lidah dengan berbagai varian seperti bakso daging, bakso urat, bakso ayam, bakso ikan, bakso keju, bakso udang dan bakso cumi. Ada 7 jenis produk yang diproduksi oleh pak Andi, yang memerlukan lebih dari 25 jenis bahan baku mulai dari daging, urat, ayam, ikan, keju, cumi, udang, keju, tepung terigu, tepung sagu, tepung tapioca, garam, bumbu-bumbu seperti bawang putih, bawang merah dll.

Contoh pak Andi memproduksi bakso setiap hari sejumlah 1000 box. Lalu pak Andi telah mengkalkulasi kebutuhan bahan baku untuk produksi perhari, lalu pak Andi membeli material bahan baku tersebut untuk 1 minggu.

Ketika pak Andi tidak melakukan pencatatan dan pemantauan dari 25 bahan baku untuk produksi bakso tersebut, maka banyak hal atau insiden yang bisa terjadi ditengah jalan dalam kurun waktu seminggu. Ada beberapa bahan baku yang tiba-tiba habis ditengah jalan, seperti udang dan cumi, kok bisa? Ternyata diambil sedikit untuk keperluan rumahtangga jadi campuran nasi goreng. Ada lagi yang tiba-tiba habis, yaitu ayam dan ikan, kenapa? Ternyata ada yang hilang, dan sebagian lain karena tidak mengambil bahan baku tersebut secara proporsional (melebihkan porsi ayam dalam adonan bakso). Tentu hal ini jadi masalah yang mempengaruhi bahkan menurunkan jumlah produksi, bahkan nyaris rugi karena tidak bisa memproduksi bakso udang dan bakso cumi, padahal dua jenis bakso tersebut sedang digandrungi masyarakat.

Dari kasus tersebut, akhirnya pak Andi memberlakukan aturan yang ketat dan memisahkan antar urusan usaha dengan urusan rumah tangga. Setiap bahan baku yang dibeli harus dicatat dengan rapih, baik jenis, berat dan bahkan harganya. Begitu juga setiap bahan baku yang diambil setiap hari untuk proses produksi, dicatat dengan detail baik jenisnya dan volume takaran yang diambilnya. Sehingga setiap hari pak Andi dapat update jumlah dan jenis bahan baku yang masih ada detail dengan volumenya.

Setelah pencatatan dan pemantauan bahan baku tersebut, maka pak Andi dapat melakukan penawaran penjualan dan bernegosiasi dengan customer yang ingin membeli bakso dan minta dikirimkan pada hari tertentu. Tentu hal ini sangat mempermudah pak Andi dan memperkecil resiko kehilangan bahan baku atau pemakaian bahan baku yang tidak pada tempatnya.

Itulah fungsi dan keuntungan yang bisa diperoleh dari pemantauan dan pencatatan persediaan bahan baku, yaitu dapat membantu kita untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku setiap hari, mempermudah kita dalam melakukan penjualan, dan mempermudah kita dalam melakukan repeat order pembelian kembali ke supplier, meminimalisir resiko kehilangan barang, serta menjamin kontinuitas proses produksi.

Baca Juga: Pengendalian Produksi

Tips Memantau dan Mencatat Persediaan Bahan Baku Bagi UMK

Untuk mempermudah pencatatan dan pemantauan bahan baku, maka sahabat wirausaha dapat mengikuti tips-tips berikut :

1. Buatlah Account persediaan barang dengan kode 1

2. Lalu buatlah pengelompokan persediaan barang dengan klasifikasi: bahan baku

a. Bahan baku dengan kode 1.1

b. Bahan setengah jadi dengan kode 1.2

c. Bahan jadi atau produk jadi dengan kode 1.3

3. Buatlah pengelompokan bahan baku berdasarkan kategori pemanfaatannya, misal:

a. Bahan baku tepung dengan kode 1.1.1

·Tepung terigu kode 1.1.1.1

·Tepung tapioca kode 1.1.1.2

·Tepung sagu kode 1.1.1.3, dst

b. Bahan baku daging dan sejenisnya dengan kode 1.1.2

·Daging kode 1.1.2.1

·Ayam kode 1.1.2.2

·Ikan kode 1.1.2.3

·Cumi kode 1.1.2.4, dst

c. Bahan baku bumbu dan sejenisnya dengan kode 1.1.3

·Bawang putih kode 1.1.3.1

·Bawang merah kode 1.1.3.2

·Minyak goreng kode 1.1.3.3, dst

d. Bahan baku bungkus dan finishing dengan kode 1.1.4

·Bungkus cap bakso sapi kode 1.1.4.1

·Bungkus cap bakso urat kode 1.1.4.2

·Bungkus cap bakso ayam kode 1.1.4.3, dst

4. Kemudian buatlah table barang keluar masuk lengkap dengan volume, tanggal, dan penerima.

5. Lalu tunjuklah satu orang yang khusus untuk mencatat dan mengawasi semua barang keluar dan barang masuk untuk keperluan produksi

6. Catat juga setiap barang yang masuk dari pembelian ke supplier

7. Catatlah barang yang keluar untuk penjualan.

Baca Juga: Mengenal Standar K3 Untuk Produksi

Contoh pencatatan persediaan bahan baku

Dengan tujuh langkah diatas maka sahabat semua akan dapat memantau setiap saat kondisi persediaan barang, baik bahan baku, bahan setengah jadi, atau produk jadi yang siap dijual.

Demikianlah tips –tips sederhana untuk memantau dan mencatat bahan baku bagi UMKM semoga bisa bermanfaat bagi sahabat semua. Selamat mencoba ya, good luck.

Jika merasa artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.

Sumber : www.alhafidzah.ponpes.id, www.databaseque.com, www.kemenkopukm.go.id,