Sahabat Wirausaha, kualitas sangat erat keterkaitannya dalam upaya perusahaan untuk mencapai kepuasan dan loyalitas pelanggan. Kepuasan dan loyalitas pelanggan berperan penting dalam perkembangan sebuah bisnis. Oleh sebab itu, penting bagi bisnis untuk selalu menjaga kualitas produk dan layanan yang diberikan kepada konsumen.
Salah satu upaya dalam menjaga kualitas produk dan layanan yang kita berikan adalah dengan menerapkan sistem manajemen mutu atau yang dikenal dengan istilah QMS (Quality Management System).
Baca Juga: Pentingnya Memiliki Visi Dalam Menentukan Arah Pengembangan Usaha
Meskipun sistem ini banyak diterapkan oleh perusahaan skala besar, namun Quality management system juga bermanfaat bagi bisnis dengan skala yang lebih kecil atau UKM, terlebih jika UKM tersebut ingin memasuki pasar global. Untuk memahami konsep Quality management system dan manfaatnya bagi UKM, yuk kita bahas lebih lanjut melalui artikel ini!
Apa Itu Quality Management System?
Quality management system (QMS) atau sistem manajemen mutu adalah sebuah sistem yang berkelanjutan yang mencakup proses dan prosedur bisnis yang bertujuan untuk memastikan bahwa kualitas produk atau layanan memenuhi ekspektasi pelanggan. Sistem tersebut biasanya berulang dan terukur, dan bergantung pada konsep perbaikan berkelanjutan (continues improvement).
QMS membantu mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan organisasi untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasonal bisnis secara berkelanjutan. Dengan kata lain, quality management system (QMS) membantu bisnis menjaga kualitas atau mutu produk layanan agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan secara terus-menerus.
Baca Juga: Tips Menentukan Keunggulan Kompetitif Suatu Produk Melalui Metode Validasi
Salah satu upaya dalam mengimplementasikan quality management system (QMS) adalah dengan menerapkan dan mendapatkan sertifikasi manajemen mutu atau yang dikenal dengan ISO 9001. ISO 9001 ialah standar paling populer dalam seri ISO 9000 dan satu-satunya standar dalam seri yang dapat disertifikasi oleh organisasi.
Bagi Sahabat Wirausaha yang belum mengetahui mengenai standar ISO 9001, ISO 9001 merupakan standar internasional yang menetapkan sistem manajemen mutu organisasi yang berisi prosedur dan standar mengenai bagaimana operasional (desain/ pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan) dan aliran proses bisnis harus dijalankan termasuk penanganan dan memonitoring pekerjaan mulai dari input – output.
Secara umum ISO 9001 dapat dijadikan kerangka bagi perusahaan untuk menyediakan produk dan layanan berkualitas tinggi serta memastikan kepuasan pelanggan atas produk dan layanan yang diberikan. Hal tersebut akan membawa banyak manfaat, termasuk bagi pelanggan, manajemen, dan karyawan. Versi terbaru dari ISO 9001 adalah ISO 9001:2015.
Standar lain yang terkait dengan quality management system (QMS) ialah seri ISO 9000 lainnya (ISO 9002 untuk produksi dan instalasi, ISO 9003 untuk inspeksi dan pengujian akhir, dan ISO 9004 merupakan panduan manajemen mutu dan elemen sistem mutu), seri ISO 14000 (sistem manajemen lingkungan), ISO 13485 (sistem manajemen mutu untuk perangkat medis), ISO 19011 (manajemen audit sistem), dan IATF 16949 (sistem manajemen mutu untuk produk terkait otomotif).
Baca Juga: Bagaimana UKM Dapat Memvalidasi Potensi Produk dan Peluang Pasar?
Pentingnya Penerapan Quality Management System Bagi UKM
Quality management system (QMS) tidak hanya dapat diterapkan di perusahaan – perusahaan skala besar namun juga dapat diterapkan di usaha kecil menengah (UKM). Secara umum, hasil dari implementasi sistem manajemen mutu akan memberikan dampak pada meningkatnya efisiensi proses bisnis yang akan berpengaruh terhadap efisiensi biaya operasional dan waktu, serta bisa meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
Dengan keuntungan-keuntungan tersebut, para pelaku UKM diharapkan untuk memulai menerapkan standar sistem manajemen mutu pada bisnis yang dijalankannya. Belum lagi jika UKM tesebut berencana untuk memasuki pasar global, maka penerapan quality management system (QMS) yang berbasis ISO 9001 merupakan sebuah keharusan/kewajiban. Manfaat penerapan quality management system (QMS) pada UKM dapat dijabarkan, sebagai berikut:
Baca Juga: Pemanfaatan SDM Untuk Riset Pasar dan Pengembangan Produk
- Meningkatkan brand image bisnis dan kepercayaan konsumen yang diharapkan dapat meningkatkan penjualan, mendatangkan lebih banyak pelanggan, dan meningkatkan loyalitas pelanggan dengan pembelian yang berulang.
- Meningkatkan daya saing UKM, terutama jika ingin memasuki pasar global karena ISO 9001 merupakan standar internasional untuk sistem manajemen mutu.
- Terkontrolnya kualitas mutu kegiatan operasional dan proses bisnis sehingga berdampak pada kualitas produk dan layanan yang konsisten.
- Meminimalkan tingkat produktivitas yang tidak memenuhi standar mutu dan kesalahan.
- Meningkatkan efisiensi biaya operasional dan waktu produksi/layanan.
- Meningkatkan produktifitas secara keseluruhan.
- Memfasilitasi dan mengidentifikasi peluang pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan skill yang menunjang manajemen mutu.
Bagaimana Penerapan Quality Management System Diterapkan Oleh UKM
Sahabat Wirausaha, dalam penerapan quality management system (QMS), terdapat tujuh langkah yang dapat kita lakukan secara umum. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Design & Build
Dalam tahap desain, Sahabat Wirausaha dapat membuat garis besar model bisnis dan diagram alur proses untuk semua aktivitas atau kegiatan operasional bisnis. Mengidentifikasi setiap proses dan aktivitas produktif dalam bisnis akan berfungsi sebagai panduan untuk mengidentifikasi area perbaikan yang diperlukan nantinya.
Tulis deskripsi lengkap tentang produk dan layanan yang ditawarkan bisnis kita dan sertakan spesifikasi teknis atau gambar jika diperlukan. Lalu, bandingkan dengan produk dan layanan yang ditawarkan pesaing utama kita. Tempatkan penekanan pada aspek produk dan layanan yang membedakan kita dari pesaing.
Lalu, buatlah dokumen mengenai ringkasan garis-garis besar kebijakan & gambaran sistem manajemen mutu dalam organisasi. Di dalamnya berisi profil bisnis dan daya saing, proses alur bisnis, kegiatan operasional, SOP kerja, jobdesk dan standar kompetensi dari setiap karyawan, serta metode pengendalian mutu yang akan digunakan.
Hal lain yang harus Sahabat Wirausaha perhatikan ialah kita sebagai pemilik bisnis atau manajemen senior harus mengawasi bagian ini untuk memastikan kebutuhan organisasi dan kebutuhan pelanggan dapat tepenuhi oleh sistem ini.
2. Deploy
Deployment atau penyebaran dapat dilakukan dengan memecah setiap proses menjadi subproses. Lalu, komunikasikan rencana dan fase implementasi perubahan di seluruh bagian organisasi dengan jelas, dan pastikan semua karyawan mengetahui peran mereka dalam membawa bisnis sejalan dengan tujuan peningkatan kualitas.
Baca Juga: Menyiapkan Company Profile, Rencana Usaha, dan Proposal Bisnis untuk Mengundang Investor
3. Control, Measure, & Review
Pengendalian dan pengukuran adalah dua bidang penetapan yang sebagian besar dicapai melalui audit sistem manajemen mutu yang rutin dan sistematis. Audit sistem manajemen mutu ditujukan untuk memeriksa apakah ukuran kinerja dari setiap proses bisnis tercapai dan sistem dijalankan sesuai rencana.
Minta pelanggan kita untuk mengevaluasi pengalaman mereka secara keseluruhan mengenai produk dan layanan yang diberikan, dan mencocokkan umpan balik mereka dengan proses spesifik untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang kemungkinan area masalah potensial.
Pada titik ini, kita harus mengumpulkan berbagai informasi dari setiap area operasional atau proses bisnis dari tiga sudut pandang yang berbeda: kita sebagai business owner dan manajemen, karyawan, dan pelanggan.
Terima umpan balik dari karyawan, penyelia, dan/atau manajer untuk mengidentifikasi area peningkatan yang diperlukan dalam setiap proses bisnis.
4. Improve
Pada tahap ini, kita daat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan meninjau bagaimana hasil audit akan ditangani. Tujuannya adalah untuk menentukan efektivitas dan efisiensi setiap proses, mengkomunikasikan kembali temuan ini kepada karyawan, dan untuk mengembangkan praktik dan proses terbaik baru berdasarkan data yang dikumpulkan selama audit.
Baca Juga: Analisis TOWS Matrix dan Rencana Tindak Lanjut untuk UMKM
Contoh area dari proses bisnis yang perlu ditingkatkan dapat meliputi: pemborosan pada lini produksi, pengembalian produk yang berlebihan, tingkat pengeluaran, waktu yang lambat dalam proses multi-langkah, aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, dan keluhan pelanggan yang sering.
Sahabat Wirausaha, menerapkan quality management system (QMS) pada UKM tidaklah serumit yang dibayangkan, mengingat manfaat yang kita dapatkan jika menerapkan sistem ini. Secara singkat, kita hanya perlu membuat SOP untuk seluruh lini dan proses bisnis, mengkomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi, melakukan audit, dan melakukan peningkatan area operasional berdasarkan hasil audit.
Sahabat Wirausaha juga dapat mengambil sertifikasi ISO 9001 jika dirasa bisnis telah siap dan berencana untuk memasuki pasar global. Nah, mudah bukan? Yuk segera terapkan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan daya saing dan manfaat lainnya!
Jika merasa
artikel ini bermanfaat, yuk bantu sebarkan ke teman-teman Anda. Jangan lupa
untuk like, share, dan berikan komentar pada artikel ini ya Sahabat Wirausaha.
Referensi:
