UKM Indonesia

Cara Melakukan Evaluasi Kinerja Mitra Pemasok : Mengapa Penting dan Contoh Formulir Evaluasinya


sumber : tinypulse.com

Jika kita mengingat masa sekolah dulu, rasa-rasanya kita sering sekali menghadapi ulangan atau ujian bukan? Sebut saja dari ulangan caturwulan, ebtanas, atau ujian tengah dan akhir semester yang lebih dikenal UTS dan UAS oleh peserta didik zaman now. Ya Sahabat UKM, ujian perlu dilakukan sebagai instrumen evaluasi agar dapat mengetahui tingkat keberhasilan, dalam hal ini terkait dengan pendidikan kepada siswa. Tanpa evaluasi, kita tidak pernah tahu apakah goal yang kita tuju sudah tercapai atau belum.

Gambar 1. Ulangan Siswa

sumber : beritamalut.co

Evaluasi tidak hanya penting dalam dunia pendidikan, namun juga begitu penting dalam dunia bisnis Sahabat UKM. Ada banyak hal dalam bisnis yang perlu Sahabat UKM evaluasi, salah satunya adalah evaluasi kinerja pemasok.


Apa Itu Pemasok

Pemasok atau yang sering kita sebut dengan istilah supplier adalah pihak perorangan atau perusahaan yang memasok atau menjual bahan mentah ke pihak lain, baik itu ke perorangan atau perusahaan agar bisa dijadikan produk barang atau jasa. Pemasok memiliki peran yang sangat penting dalam proses bisnis kita, karena pemasok bertugas untuk memastikan bahan mentah yang Sahabat UKM butuhkan tersedia, memastikan seluruh bahan mentah tersebut dapat diterima oleh Sahabat UKM dalam kondisi baik, mengatur proses penyimpanan bahan mentah dengan baik sebelum disalurkan, hingga mengatur pengiriman bahan baku secara tepat waktu.

Gambar 2. Menjadi Pemasok

sumber : vale.com

Luar biasa bukan peran pemasok untuk bisnis kita, Sahabat UKM? Karena peran pemasok sangat penting, maka Sahabat UKM harus teliti dalam memilih rekanan yang akan dijadikan pemasok. Setelah bermitra, Sahabat UKM pun harus melakukan evaluasi kinerja pemasok secara berkala.


Pentingnya Melakukan Evaluasi Kinerja Pemasok

Kita telah menyepakati bersama betapa pentingnya peran pemasok dalam kegiatan operasional bisnis Sahabat UKM. Oleh karena itu, melakukan evaluasi kinerja pemasok rasanya penting untuk Sahabat UKM lakukan. Hal ini karena :

  • Meningkatkan pengelolaan bisnis

Yang paling fundamental dalam hal ini adalah Sahabat UKM tentu tidak akan dapat mengelola dengan baik sesuatu hal yang tidak kita ukur. Dengan adanya pengukuran ataupun evaluasi, kita dapat mengetahui apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Sehingga, pengelolaan bisnis dapat dilakukan dengan lebih baik.

Gambar 3. Pengelolaan Bisnis

sumber : markey.id

  • Meningkatkan Kinerja Pemasok

Tujuan utama dari proses evaluasi ini adalah meningkatkan kinerja pemasok. Dengan melakukan evaluasi, pemasok akan merasa bahwa kinerjanya selama ini diperhatikan, sehingga akan tumbuh daya saing, melakukan tindakan korektif dan komitmen untuk dapat memberikan kinerja yang lebih baik dari sebelumnya.

  • Adanya tren reduksi basis pasokan

Sahabat UKM tentu pernah mendengar just in time bukan? Praktik just in time yang semakin meningkat dalam bisnis khususnya di industri manufaktur membuat adanya tren reduksi basis pasokan, sehingga memungkinkan adanya sharing sumber daya antara perusahaan bisnis kita dengan pemasok. Dengan melakukan evaluasi, kita mengetahui apa yang menjadi kekuatan pemasok kita dan kelak dapat berkolaborasi sebagai upaya sharing sumber daya.


Cara Melakukan Evaluasi Kinerja Pemasok

Secara umum, evaluasi kinerja pemasok tidaklah jauh berbeda dengan seleksi pemilihan pemasok, antara lain :

  • Karakteristik atau spesifikasi produk, kehandalan produk, fungsional produk, dan lain sebagainya
  • Karakteristik proses, yaitu kemampuan pemasok dalam mendesain, ketersediaan kapasitas, kecanggihan teknologi yang dimiliki, dan lain sebagainya
  • Kinerja pengiriman, seperti ketepatan waktu pelayanan terkait pendistribusian bahan produksi atau material, keakuratan pelayanan terkait ketepatan jumlah, kelengkapan dokumen, dan lain sebagainya
  • Kemudahan komunikasi, seperti respon yang cepat, tanggung jawab dalam menangani penerimaan pesanan ataupun keluhan yang disampaikan perusahaan, mampu memberikan alternatif kepada perusahaan, dan lain sebagainya
  • Nilai, seperti harga, diskon, tahap dan termin pembayaran

Evaluasi pemasok dapat dilakukan dengan memberikan penilaian atas kriteria-kriteria di atas. Bentuk penilaiannya pun beragam. Jika terdapat kriteria yang menurut Sahabat UKM mutlak harus dipenuhi, maka bentuk penilaiannya bisa menggunakan ”ya” dan “tidak”. Selain bentuk penilaian seperti ini, Sahabat UKM juga dapat melakukan pembobotan untuk masing-masing kriteria.

Setelah itu, kita dapat menggolongkan pemasok ke dalam kinerja baik, cukup, dan kurang. Jika kinerja pemasok tidak sesuai dengan standar yang diharapkan Sahabat UKM, maka pemasok tersebut bisa saja tidak digunakan di periode-periode berikutnya.


Contoh Formulir Evaluasi Pemasok

Dalam pengisian formulir berikut ini, Sahabat UKM dapat membuat skala range jawaban, misal satu hingga lima; satu hingga enam, atau berapapun skala yang Sahabat UKM rasa sesuai. Berapapun skala yang Sahabat UKM gunakan, pastikan informasi tersebut lear dan tertulis secara jelas dalam formulir agar siapapun yang mengisi formulir tersebut dapat memahami. Misal di dalam formulir ini kita akan menggunakan range satu hingga lima dengan keterangan sebagai berikut :

1 = kurang

2 = cukup

3 = sedang

4 = baik

5 = memuaskan

Setelah itu, Sahabat UKM dapat merumuskan kriteria-kriteria apa saja yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja pemasok. Sebagai contoh, berikut kriteria yang akan kita gunakan :

Kualitas Pemasok

1

2

3

4

5

Bagaimana kualitas servis maupun/dan produk2 yang dipasok ?






Bagaimana penawaran harga yang diberikan oleh pemasok?






Bagaimana kualitas pengiriman pemasok?






Apakah penagihan terjadi dengan benar dan tepat waktu ?






Apakah Pemasok sudah memenuhi kesepakatan yang telah dibuat bersama?






Kendala Pengiriman

1

2

3

4

5

Apakah proses pengiriman sesuai dengan waktu yang sudah disepakati?






Bagaimana kendala pengiriman yang selama ini terjadi






Apakah pemasok memberitahukan Anda ketika terjadi penundaan pengiriman ?






Apakah pemasok pada saat melakukan kesalahan dalam pengiriman memberikan informasikan tepat waktu?






Apakah pemasok memberikan solusi ketika terjadi permasalahan ?






Fleksibilitas

1

2

3

4

5

Apakah Pemasok cukup fleksibel?






Bagaimana pemasok melakukan kesepakatan ketika terjadi pesanan

penting/pengiriman/maupun pengembalian barang ?






Penyediaan Informasi

1

2

3

4

5

Apakah pemasok menginformasikan perkembangan jenis barang/service yang

baru?






Bagaimana contact Anda dengan wakil pemasok?






Total






Kriteria-kriteria yang terdapat di dalam tabel tersebut hanya contoh ya Sahabat UKM. Kriteria hingga skala pengukuran dapat Sahabat UKM sesuaikan dengan kebutuhan yang ada.

Bagaimana Sahabat UKM, mudah bukan melakukan pengukuran kinerja untuk mitra pemasok bisnis kita? Mengingat betapa pentingnya peran pemasok dalam kelancaran operasional bisnis kita sehari-hari, maka sangat penting pula rasanya Sahabat UKM meluangkan waktu dan pikiran untuk dapat membuat standar kriteria evaluasi kinerja pemasok hingga betul-betul melakukan penilaian secara objektif. Dengan evaluasi ini, Sahabat UKM dapat melanjutkan kolaborasi dengan mitra-mitra pemasok dengan kinerja terbaik. Selamat mencoba!

Sumber referensi :

scm.nsu.edu. Supplier Performance Evaluation

Mungkin Anda perlu membaca Artikel ini: