Sumber: Freepik.com
Dalam dunia bisnis, pencatatan keuangan menjadi sangat penting. Hal ini karena catatan keuangan menggambarkan kinerja suatu bisnis. Melalui laporan laba rugi, Sahabat Wirausaha dapat melihat refleksi bagaimana perusahaan itu mendapatkan rugi atau laba pada periode tersebut. Sementara itu, melalui neraca atau laporan posisi keuangan kita akan mendapat informasi bagaimana perubahan aset, utang, dan modal suatu bisnis.
Laporan laba rugi memuat informasi keuangan tentang pendapatan maupun beban yang harus dicatat. Salah satu beban yang banyak menyita penjualan adalah beban administrasi atau administrative expense.
Beban administrasi merupakan serangkaian beban yang terjadi pada bisnis dan tidak terkait langsung dengan proses produksi. Pada akuntansi, terjadi pemisahan antara beban yang berkaitan langsung dengan proses produksi dan proses bukan produksi. Beban yang tidak termasuk proses produksi inilah yang disebut beban administrasi. Contoh beban administrasi adalah gaji karyawan non produksi, biaya listrik toko, biaya sewa toko, beban asuransi, beban perlengkapan, dan lain-lain. Beban-beban ini diakui sebagai beban administrasi.
Bagi bisnis yang bergerak di bidang jasa dan perdagangan mungkin lebih mudah untuk mengetahuinya karena biasanya tidak ada pemisahan antara biaya yang terkait produksi dan tidak. Namun untuk perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur atau produksi tentu sangat penting untuk melakukan pengelompokan beban mana yang merupakan beban pokok penjualan atau cost of good sold (COGS) dan yang merupakan beban administrasi.
Baca Juga: Mengenal Biaya Tetap
Sebagai contoh, ada sebuah usaha roti rumahan yang memiliki 2 orang pembuat roti dan 1 orang tenaga penjual di toko. Dari sini Sahabat Wirausaha dapat mengkategorisasikan bahwa beban gaji untuk 2 orang pembuat roti merupakan beban pokok penjualan sedangkan tenaga penjual merupakan beban administrasi karena tidak terkait dengan proses produksi.
Beban administrasi merupakan beban yang sering kali mudah dikurangi ketika terjadi efisiensi oleh pihak manajemen. Hal itu disebabkan beban-beban tersebut tidak terkait langsung dengan proses penjualan. Para manajemen atau pemilik bisnis seringkali menginginkan beban administrasi yang rendah sehingga dapat meraup profit yang lebih besar.
Baca Juga: Peer to Peer Lending, Alternatif Pembiayaan UMKM di Saat Krisis
Beban administrasi biasanya dicatat oleh para akuntan ketika beban tersebut terjadi atau diakui secara langsung sehingga periode pencatatan dan saat uang dikeluarkan mungkin berbeda. Hal ini dikarenakan prinsip pengakuan yang sering digunakan untuk membuat laporan keuangan lebih akurat dibandingkan mencatat ketika uang dibayarkan.
Sebagai contoh, sebuah ruko disewa pada 1 Juli sebesar Rp1.000.000 selama satu tahun. Secara tunai, terdapat transaksi sewa bisnis sebesar Rp1.000.000. Pada akhir tahun, ketika dilakukan pencatatan laporan laba rugi, beban yang diakui sebagai beban sewa adalah sebesar setengahnya karena dari 12 bulan periode sewa yang baru dipakai adalah selama 6 bulan. Oleh karena itu, bukan Rp1.000.000 melainkan Rp500.000.000 yang menjadi beban sewa pada akhir tahun 31 Desember.
Baca Juga: Mengenal Cost of Capital
Nah, sekarang Sahabat Wirausaha sudah tahu apa itu beban administrasi dan bagaimana mencatatnya. Sahabat Wirausaha bisa mulai mengenali beban mana yang merupakan beban administrasi dan mana yang bukan. Yuk, buat laporan keuangan lebih rapi!
Referensi:
- https://www.indeed.com/career-advice/career-develo...
- https://www.investopedia.com/terms/a/administrativ...
